A1.7.2 Schreibe einen Beschwerdebrief Flashcards
Verfasse einen Beschwerdebrief
Write a letter of complaint
Kann ein Problem in Form eines formalen Briefes wiedergeben
■Kann hilfreiche Phrasen für das Schreiben eines Beschwerdebriefes korrekt verwenden
Can express a problem in the form of a formal letter
■ Can correctly use helpful phrases for writing a letter of complaint
Mit freundlichen Grüßen und in der Hoffnung auf eine schnelle Klärung des Problems.
Max Mustermann
Sincerely, we hope that the problem will be resolved quickly.
John Doe
Vorschau und Aufwärmen
Einen Beschwerdebrief zu schreiben, ist ganz sicher keine leichte Aufgabe. Er sollte stets höflich, aber auch wirkungsvoll formuliert sein.
Eine wichtige Regel ist: Je aggressiver der Inhalt, umso höflicher die Form!
Preview and warm up
Writing a letter of complaint is definitely not an easy task. It should always be worded politely, but also effectively.
An important rule is: the more aggressive the content, the more polite the form!
Struktur eines Beschwerdebriefes
Wie alle Texte und Briefe, hat auch der Beschwerdebrief eine Struktur. Sie besteht aus folgenden Teilen:
■Briefkopf
In den Briefkopf kommen die Adressaten.
■Betreffzeile
Die Betreffzeile ist sozusagen der Titel des Briefes.
■Anrede
Die Anrede sollte auf jeden Fall formell sein.
■Einleitung
Die Einleitung fasst in 1-2 Sätzen zusammen, worum es in dem Brief gehen wird.
■Hauptteil
Der Hauptteil sollte höflich, aber bestimmt das Problem auf den Punkt bringen.
■Schlusssatz
■Verabschiedung
Der Schlusssatz und die Verabschiedung dürfen auf keinen Fall beleidigend oder unhöflich sein.
Structure of a letter of complaint
Like all texts and letters, the letter of complaint also has a structure. It consists of the following parts:
■ Letterhead
The addressees are in the letterhead.
■ Subject line
The subject line is, so to speak, the title of the letter.
■ Salutation
The form of address should definitely be formal.
■ Introduction
The introduction summarizes in 1-2 sentences what the letter will be about.
■ main part
The main part should be polite but firm in getting to the heart of the problem.
■ Final sentence
■ Farewell
The final sentence and the farewell must never be offensive or impolite.
Vokabeln rund um den Beschwerdebrief
1- höflich, aber bestimmt 2- auf den Punkt bringen 3- die Floskel 4- die Beleidigung 5- der Lösungsvorschlag 6- der Sarkasmus 7- die Reklamation 8- die Beschwerde
Vocabulary related to the letter of complaint
1- polite but firm 2- get to the point 3- the empty phrase 4- the insult 5- the proposed solution 6- the sarcasm 7- the complaint 8- the complaint
Was muss man bei einem Beschwerdebrief beachten?
Auch bei einem Beschwerdebrief gibt es ein paar Punkte, die man unbedingt beachten sollte:
■Der Beschwerdebrief sollte stets sachlich und nüchtern geschrieben sein und die Dinge auf den Punkt bringen.
■Die Sätze sollten knapp formuliert sein und keine unnötigen Floskeln enthalten. Die Situation aber trotzdem genau beschreiben.
■Beleidigungen und Sarkasmus sind in einem Beschwerdebrief nicht angebracht.
■Man sollte in der Einleitung, wenn möglich, auch etwas Positives einbauen.
■Es ist besser, zu bitten beziehungsweise zu ersuchen, anstatt zu befehlen.
■Wenn möglich, biete Lösungsvorschläge an.
■Man sollte stets erst überlegen und dann schreiben und den Brief vor dem Abschicken einen Tag liegen lassen und danach noch einmal durchlesen. Dadurch vermeidet man, zu verärgert zu schreiben.
What do you have to consider with a letter of complaint?
Even with a letter of complaint, there are a few points that you should definitely pay attention to:
■ The letter of complaint should always be written factually and soberly and get to the heart of things.
■ The sentences should be formulated briefly and contain no unnecessary empty phrases. Nevertheless, describe the situation precisely.
■ Insults and sarcasm are not appropriate in a letter of complaint.
■ If possible, you should also include something positive in the introduction.
■ It is better to ask, or to plead, rather than command.
■ If possible, offer suggested solutions.
■ You should always think about it first and then write and leave the letter for a day before sending it and then reread it. This avoids writing too angrily.
Begrüßungen und Einleitungssätze
Sehr geehrte Frau, Sehr geehrter Herr …
Sehr geehrte Damen und Herren, …
ich schreibe Ihnen bezüglich meines kürzlich bei Ihnen erworbenen …
es ist mir ein Anliegen, Ihnen mitzuteilen, dass ich die Organisation Ihres Kongresses am … als nicht ausreichend zufriedenstellend empfand.
Ihre Serviceleistung im Zuge des/der … war leider nur unzureichend zufriedenstellend.
Greetings and introductory sentences
Dear Madam, dear Sir …
Dear Sirs and Madames, …
I am writing to you regarding my recently acquired …
I would like to inform you that I have found the organization of your Congress on … to be insufficiently satisfactory.
Your service in the course of … was unfortunately only insufficiently satisfactory.
Verabschiedungen
Mit freundlichen Grüßen und in der Hoffnung auf eine schnelle Klärung des Problems, …
Mit freundlichen Grüßen und auf eine rasche Klärung des Vorfalls hoffend, …
In Erwartung einer umgehenden Aufklärung, …
Mit freundlichen Grüßen und in der Hoffnung auf eine baldige Rückmeldung, ….
Farewells
With best regards and in the hope of a quick clarification of the problem, …
With best regards and hoping for a quick resolution of the incident, …
In anticipation of an immediate clarification, …
With best regards and in the hope of getting back to you soon,….
Was ist wichtig in einem Beschwerdebrief?
Stelle dir vor, jemand schreibt einen Beschwerdebrief an dich.
Wenn dir jemand von einem Problem berichtet beziehungsweise sich bei dir über etwas beschwert, was wäre für dich wichtig zu wissen?
Wie sollte der Brief gestaltet sein? Notiere dir Stichpunkte.
What is important in a letter of complaint?
Imagine someone is writing a letter of complaint to you.
If someone tells you about a problem or complains about something to you, what would it be important for you to know?
How should the letter be designed? Make note of bullet points.
Schreibe eine Einleitung
Überlege dir 3-5 Themen beziehungsweise Situationen, zu denen man einen Beschwerdebrief schreiben kann. Sachmangel, nichtzufriedenstellende Dienstleistung, schlechte Organisation eines Kurses oder eines Events etc.
Danach überlege und schreibe zu allen Themen 1-2 Einleitungssätze.
Sehr geehrte Frau …,
ich schreibe Ihnen bezüglich des …, den ich bei Ihnen letzte Woche gekauft habe.
…
Auf die freundliche Aufmerksamkeit des Kundendienstes.,
Ich schreibe Ihnen über meine 1234-Bestellung, die ich letzte Woche bei Ihnen gekauft habe.
Das Kabel für mein iPhone hat nur 4 Tage funktioniert. Jetzt werden Telefone oder Tablets nicht mehr aufgeladen.
Ich würde gerne wissen, was zu tun ist.
Ich erwarte Ihre freundliche Antwort.
Mit besten Empfehlungen,
Magdalena
Write an introduction
Think about 3-5 topics or situations about which you can write a letter of complaint. Material defects, unsatisfactory service, poor organization of a course or an event, etc.
Then think about and write 1-2 introductory sentences on all topics.
Dear Mrs …,
I am writing to you regarding the … I bought from you last week.
…
To the kind attention of customer service.,
I am writing to you about my 1234 order which I bought from you last week.
The cable for my iphone only worked for 4 days. Now it no longer recharges phones or tablets.
I would like to know what to do.
I await your kind reply.
With best regards,
Magdalene
Und nun noch ein paar Schlusssätze
Du hast bereits einige Verabschiedungen kennengelernt. Diese können jedoch nicht allein, anschließend an den Hauptteil geschrieben werden.
Vorher sollten noch 1-2 Schlusssätze den Haupttext abrunden.
Überlege dir nun je 1-2 Schlusssätze zu den Einleitungssätzen aus der vorherigen Folie.
Wie bereits erwähnt, möchte ich das beschädigte Produkt unter keinen Umständen behalten.
Ich würde Sie deswegen nach der Rücksendung um eine Rückerstattung meines Geldes beziehungsweise um einen Gutschein im Wert des Produktes bitten.
And now a few more final sentences
You have already seen some farewells. However, these cannot be written alone after the main part.
Before doing this, you should round off the main text with 1-2 final sentences.
Now think about 1-2 final sentences for each of the introductory sentences from the previous slide.
As mentioned earlier, under no circumstances do I want to keep the damaged product.
I would therefore ask you for a refund of my money or a voucher for the value of the product after the return.
Schlusssätze
Ich wäre Ihnen sehr dankbar, wenn Sie mein Anliegen schnellstmöglich bearbeiten und mir eine Rückmeldung bezüglich der Lösung des Problems zukommen lassen könnten.
Ich glaube, es sollte kein Problem sein, die beschädigten Teile zu ersetzen. Ich bitte Sie um umgehende Rückmeldung.
Es wäre schön, wenn Sie sich sobald wie möglich bezüglich meines Anliegens melden.
Da die Fertigstellung des … bis zum … für unsere Firma äußerst wichtig ist, hoffe ich von Ihnen schnellstmöglich Lösungsvorschläge zu bekommen.
Final sentences
I would be very grateful if you could deal with my request as quickly as possible and send me feedback regarding the solution to the problem.
I believe it shouldn’t be a problem to replace the damaged parts. I ask for your immediate feedback.
It would be nice if you get in touch with me as soon as possible.
Since the completion of … by … is extremely important for our company, I hope to receive suggestions for solutions from you as soon as possible.
Und noch mehr Vokabeln rund um den Beschwerdebrief
1- der Sachmangel 2- unzufrieden 3- reklamieren 4- die Dienstleistung 5- ersetzen 6- Und noch mehr Vokabeln rund um den 7- Beschwerdebrief 8- zurücknehmen 9- zurückgeben 10- der Sachverhalt 11- der, die, das Ersatz-… 12- die Rückerstattung
And even more vocabulary around the letter of complaint
1- the material defect 2- dissatisfied 3- complain 4- the service 5- replace 6- And even more vocabulary around the 7- letter of complaint 8- take back 9- return 10- the facts 11- the, the, the replacement- ... 12- the refund
Hilfreiche Sätze und Phrasen für den Hauptteil
Leider erfüllte das Produkt nicht Ihre Versprechungen.
Da die Serviceleistung Ihrer Firma leider nur unzureichend erbracht wurde, ist der Vertrag meiner Ansicht nach ungültig.
Zuerst möchte ich Ihnen mitteilen, dass wir mit Ihrer bisher geleisteten Arbeit sehr zufrieden sind. Leider mussten wir jedoch feststellen, dass …
Danke für die rasche Bearbeitung unseres Problems bezüglich der … in der …-abteilung. Leider haben wir nun in der …-abteilung, das gleiche Problem feststellen müssen.
Helpful sentences and phrases for the main part
Unfortunately, the product didn’t live up to its promises.
As the service provided by your company was unfortunately inadequate, the contract is invalid in my opinion.
First, I would like to let you know that we are very satisfied with the work you have done so far. Unfortunately we had to find out that …
Thanks for the quick processing of our problem regarding the … in the … department. Unfortunately, we in the … department have now had to discover the same problem.
