Module 4 – MGMT et Organisation Flashcards
Quelques règles simples aidant à améliorer la gestion du temps (5):
– Faire correctement ce qui est juste – Ne pas remettre le travail à plus tard – S’attaquer à temps aux « gros morceaux » – Planifier par écrit – Faire une planification journalière
Méthode Eisenhower
A Les activités importantes et urgentes
Tâches à exécuter immédiatement et soi-même
B Les activités importantes et peu urgentes
Tâches pour lesquelles il est possible d’attendre ou de déléguer
C Les activités urgentes et peu importantes
Tâches à exécuter soi-même ou à déléguer rapidement
D Les tâches peu importantes et peu urgentes
Tâches inutiles = À abandonner / Poubelle !
Qu’est-ce que l’Ordre du jour?
Il s’agit d’un document qui énumère des questions à discuter lors d’une réunion ou d’une assemblée. De manière générale, le projet d’ordre du jour inclus dans le texte même de la convocation ou annexé à cette dernière. Il faut savoir que cet ordre du jour devient officiel seulement après son adoption par les participants, soit en début de séance.
De cette manière, les participants à la réunion ont le temps nécessaire pour se préparer à la discussion.
Que comprend généralement un ordre du jour? (9)
- Ouverture de la séance
- Nomination d’un président de séance ainsi que d’un secrétaire, s’ils ne sont pas déjà nommés
- Lecture et adoption de l’ordre du jour
- Lecture, s’il y a lieu, et approbation du procès-verbal de la dernière séance ou de la dernière réunion
- Le cas échéant, lecture de la correspondance et de certains documents ou rapports
- Énumération des sujets à traiter (mention des divers points numérotés alors à la suite des points précédents)
- Questions diverses
- Choix de la date, de l’heure et du lieu de la prochaine réunion, s’il y a lieu
- Clôture de la séance
Qu’est-ce qu’un Briefing d’agence?
En marketing, le « briefing d’agence » constitue la séance d’information ou d’orientation, où un document est réalisé avec l’agence de pub ou RP (relations publiques). C’est également souvent le nom donné au document remis à cette même agence. Concernant ce document, les notions de « concept marketing » ou de « concept communication » seront abordées dans les chapitres spécifiques à venir.
De manière générale, un briefing consiste à transmettre à l’autre un maximum d’information sur son entreprise, le produit, le public, etc., et les objectifs poursuivis. N’importe quel briefing devrait répondre aux questions suivantes : (image dropbox)
Qu’est-ce qu’un procès-verbal?
Il s’agit, malgré son nom, d’un acte écrit qui relate officiellement ce qui a été discuté et décidé au cours d’une séance, d’une assemblée, d’une réunion. L’objectif de ce document est de servir de référence dans l’avenir. Le procès-verbal se distingue du compte rendu surtout par son caractère officiel.
Souvent, la rédaction d’un procès-verbal est une obligation officielle ou réglementaire, soumise à une présentation formelle particulière. Dans un procès-verbal de réunion ou d’assemblée, il est précisé le nom des personnes présentes, des personnes absentes, ainsi que celui des personnes invitées (pour éviter les erreurs, le secrétaire peut faire circuler une liste sur laquelle les participants inscrivent leur nom) ; le lieu, la date et l’heure de la réunion y sont rappelés.
Que contient généralement un procès-verbal? (12)
- Nom du comité, conseil, etc.
- Titre de la réunion
- Date, heure et lieu de la réunion
- Liste des personnes présentes, absentes et invitées (par ordre alphabétique)
- Vérification du quorum (lorsque cette condition est requise)
- Nom de la personne qui assume la présidence et du secrétaire
- Lecture et adoption de l’ordre du jour
- Lecture (s’il y a lieu) et adoption du procès-verbal de la dernière réunion
- Points à l’ordre du jour
- Questions diverses
- Date, heure et lieu de la prochaine réunion
- Clôture de la séance
Définition de l’entreprise
En économie, l’entreprise est traditionnellement définie comme une organisation économique, de forme juridique déterminée, réunissant des moyens humains, matériels, immatériels et financiers, pour produire des biens ou des services destinés à être vendus sur un marché pour réaliser un profit.
Par quoi peut-on distinguer l’entreprise? (3)
- Son but : Il est l’essence même de son existence et se confond souvent avec la nature du bien ou service qu’elle produit.
- Les moyens qu’elle met en oeuvre pour atteindre ce but : Les objectifs de l’entreprise déterminent les moyens humains, matériels, immatériels et financiers qu’elle va engager pour les atteindre.
- La recherche du profit : Une entreprise ne peut exister que si elle crée de la valeur ajoutée du fait même de sa fonction de transformation.
L’entreprise est une unité complexe ; elle peut aussi être définie comme : (4)
• Une entité autonome :
Lors de sa création, l’entreprise acquiert une personnalité qui dépasse la notion juridique. De plus, l’entreprise se voit attribuer des propriétés spécifiques, tel un être vivant : la société naît, grandit, meurt et agit selon la morale (entreprise citoyenne, etc.).
• Une entité qui modifie son environnement :
Par son action, l’entreprise agit et réagit à son environnement via notamment les externalités qu’elle produit (pollution, etc.). Afin de pouvoir suivre le mouvement, elle change incessamment au monde qui l’entoure (sphère économique, sociale, juridique, etc.).
• Une organisation sociale :
Pour exister, l’entreprise emploie différents individus; ceux-ci n’ont pas toujours les mêmes objectifs que cette dernière. Il arrive donc que l’entreprise soit au centre de différents problèmes sociaux, reflets de la société.
• Un système complexe, car ouvert :
L’entreprise est constamment en relation avec un nombre important de partenaires avec lesquels elle échange des biens, des services, des hommes, des informations, etc.
La forme d’organisation d’une entreprise dépend d’une multitude de facteurs, tels que :
- La forme juridique désirée
- L’évolution historique de l’entreprise
- La branche dans laquelle elle évolue
- La taille de l’entreprise
- Les personnes concernées
- Le style de direction
- Les produits
- La dispersion géographique
- Les canaux de distribution
- Les débouchés
- Les procédés de fabrication
- Les objectifs de l’entreprise
- La situation économique générale
il est envisageable de définir que toutes les formes d’organisation, ou presque, découlent du mélange de trois principes généraux : (3)
- les principes de partage de décision (décisions centralisées ou décentralisées)
- les principes de direction (système hiérarchique ou fonctionnel)
- les principes de répartition des postes/tâches : par région, par objet (marque, type de produit, etc.), par opération élémentaire (R&D, production, vente).
Les ressources humaines peuvent donc être organisées comme : (5)
• Un département central
Département étoffé au niveau du siège central de l’entreprise
• Un service RH par unité
Un service RH pour chaque unité
• Un centre de services
Où se déroulent toutes les opérations administratives
• Un centre d’expertise
Composé de plusieurs spécialistes
• Un centre multifonctions
Composé d’équipes, dites de support, pluridisciplinaires (RH et finances, par exemple)
Trois niveaux de responsabilités peuvent être mis en évidence dans la gestion des ressources humaines:
– stratégie
– gestion
– réalisation.
RH – Niveau de responsabilité: Stratégie (7)
Il est primordial que la direction des ressources humaines ait une vision claire de tous les processus de la gestion des ressources humaines.
- Définir et faire appliquer la politique du personnel
- Définir la politique de formation, d’évolution
- Fixer des objectifs à court, moyen et long terme (en lien avec les objectifs et la stratégie de l’entreprise)
- Conseiller la direction et les cadres de l’entreprise
- Encadrer, coacher et motiver
- Élaborer le concept de communication interne
- Définir et interpréter des tableaux de bord, de contrôle
