Module 3 – La comptabilité Flashcards
La comptabilité en bref:
Une comptabilité claire constitue la condition préalable de toute activité commerciale réussie. Si vous comptabilisez méticuleusement toutes les entrées et les sorties, vous gardez le contrôle sur la situation réelle de votre entreprise. La comptabilité est également la base de votre budget ainsi que de votre planification.
Selon
l’art. 957 CO, doivent tenir une comptabilité et présenter des comptes (2):
- les entreprises individuelles et les sociétés de personnes qui ont réalisé un chiffre d’affaires supérieur à CHF 500 000.– lors du dernier exercice ;
- les personnes morales.
3 types d’entreprises ne tiennent qu’une comptabilité des recettes et des
dépenses ainsi que du patrimoine :
- les entreprises individuelles et les sociétés de personnes qui ont réalisé un chiffre d’affaires inférieur à CHF 500 000.– lors du dernier exercice ;
- les associations et les fondations qui n’ont pas l’obligation de requérir leur inscription au registre du commerce ;
- les fondations dispensées de l’obligation de désigner un organe de révision en vertu de l’art. 83b al. 2 CC.
La présentation des comptes doit permettre de montrer la situation économique de l’entreprise de façon qu’un tiers puisse s’en faire une opinion fondée. Les règles fondamentales sont (2):
- la continuité de l’exploitation ;
* La délimitation périodique et le rattachement des charges aux produits.
Les principes de l’établissement régulier des comptes sont (7):
- clarté, intelligibilité, intégralité, fiabilité et prudence ;
- permanence de la présentation et des méthodes d’évaluation ;
- interdiction de la compensation entre les actifs et les passifs et entre les charges et les produits ;
- enregistrement intégral, fidèle et systématique des transactions et des autres faits nécessaires ;
- adaptation à la nature et à la taille de l’entreprise ;
• traçabilité des enregistrements comptables :
Les livres et les pièces comptables sont conservés pendant dix ans sur support papier, support électronique ou toute forme équivalente.
• justification de chaque enregistrement par une pièce comptable :
Les quittances doivent préciser de quel commerce il s’agit ; elles doivent être signées par une personne responsable et consultables à tout moment.
5 types de comptabilisation:
- comptabilité par centre de coûts (cost center accounting, Kostenstellenrechnung): comptabilité par centre de charges, comptabilité des centres d’activité, comptabilité des charges par section
- comptabilité par objets de coûts (product costing, Kostenträgerrechnung) : calcul des objets de coûts, comptabilité des charges par unités d’imputation
- comptabilité des charges par nature (cost-type accounting, Kostenartenrechnung)
- comptabilité par activités (activity-based costing, process costing, Prozesskostenrechnung): comptabilité des coûts de processus
- comptabilité de gestion (cost accounting, Betriebsbuchhaltung) : comptabilité des coûts et prestations
Expliquer le Compte de résultat:
L’objectif d’une entreprise est de produire des biens et des services et de les vendre pour réaliser le plus de bénéfice possible. En parallèle, la production et la vente de ces biens et services engendrent des frais et des revenus. Ces éléments sont confrontés dans le compte de résultat, afin de calculer le résultat (gain ou perte). Les chiffres du compte de résultat se rapportent toujours à un certain laps de temps.
Il vous est également utile d’établir un compte de résultat semestriel, trimestriel, voire mensuel, afin de pouvoir vérifier rapidement si vous êtes encore dans le budget ou si vous devez corriger la situation.
Qu’est-ce qui est une “charge”?
Pour la production, vous avez besoin de main-d’oeuvre et d’avoirs (machines, etc.) et vous devez, si nécessaire, confier des mandats à l’extérieur. Cela implique, entre autres, des paiements de salaires, la consommation de matériel, l’usure des installations et des frais de loyer. En comptabilité, cette dépréciation de valeur est désignée « charges ».
Qu’est-ce qu’un “produit” (compta)”?
Lors de la vente de biens et de services, une plus-value
appelée « produits », est générée.
Compte de résultat par nature (méthode de l’affectation des charges par nature) (11)
- produits nets des ventes de biens et de prestations de services
- variation des stocks produits finis/semi-finis/variation des prestations de services non facturées
- charges de matériel
- charges de personnel
- autres charges d’exploitation
- amortissements et corrections de valeur sur les postes de l’actif immobilisé
- charges et produits financiers
- charges et produits hors exploitation
- charges et produits exceptionnels, uniques ou hors période
- impôts directs
- bénéfice ou perte de l’exercice
Quand est-ce qu’on définit un “bénéfice”? et “perte”?
Lorsque les recettes totales sont supérieures aux charges totales.
Lorsque les charges totales sont supérieures aux recettes totales, le résultat se nomme la « perte ».
Le calcul de ce résultat permet d’obtenir des totaux égaux dans chacune des
deux colonnes.
En comptabilité, les dépenses nécessaires à la production sont désignées par le terme de « charges ». Les entreprises distinguent (2)
- Les charges de production (dans l’industrie, matières premières et salaires des ouvriers) ou d’achat de marchandises (dans le commerce, achat de marchandises) = 1er niveau du compte de résultat.
- Les frais généraux (ou charges de fonctionnement, comme les salaires de l’administration et de la direction de l’entreprise, les loyers, les amortissements, les charges d’intérêts, etc.). = 2e niveau du compte de résultat.
Définir le “chiffre d’affaires”
Le prix de vente d’un bien ou d’un service multiplié par la quantité vendue
Il est aujourd’hui d’usage dans les entreprises de calculer des résultats intermédiaires du compte de résultat, ceci afin de fournir des éléments d’analyses pour
le calcul des ratios de gestion (5):
Marge brute ou bénéfice brut
– Salaires et charges sociales
– Autres charges d’exploitation
= EBITDA (Bénéfice/Perte avant intérêts, impôts et amortissements)
– Amortissements
= EBIT (Bénéfice/Perte avant intérêts et impôts)
– Charges financières (intérêts)
= EBT (Bénéfice/Perte avant impôts)
– Impôts
= Résultat (Bénéfice/Perte net(te))
Que fait le Bilan?
Le bilan d’une entreprise différencie la fortune (actifs) et les dettes (passifs). L’excédent de fortune, par rapport aux dettes, est appelé fortune nette ou fonds propres.
Les fonds propres de l’entreprise représentent le capital de départ, la mise de fonds qui a été nécessaire à la fondation de l’entreprise.
Que sont des actifs?
La fortune peut être composée d’argent liquide, d’avoirs sur le compte bancaire ou postal ainsi que de biens (véhicules, machines, immobilier, etc.). Dans la comptabilité, cette fortune est appelée actifs. Ces actifs (fortune et investissements) livrent des informations sur la manière dont votre entreprise a investi le capital qu’elle avait à disposition.
Structure minimale du bilan : les actifs
Aujourd’hui, la loi définit la notion d’actif. Tout chef d’entreprise doit faire état des éléments du patrimoine ; ceux-ci doivent remplir les conditions suivantes :
- L’entreprise peut disposer des éléments du patrimoine en raison d’événements passés.
- Elle en attend un flux d’avantages économiques.
- La valeur peut être estimée avec un degré de fiabilité suffisant.
Que sont les actifs circulants?
Les actifs circulants comprennent les moyens liquides (caisse, avoirs bancaires et postaux) et les éléments de fortune (avoirs des clients ou créances,
réserves), qui peuvent, à court terme (en un an) être convertis en argent.
Postes comptables :
– trésorerie et actifs cotés en bourse détenus à court terme
– créances résultant de la vente de biens et de prestations de services
– autres créances à court terme
– stocks et prestations de services non facturées
– actifs de régularisation
Que sont les actifs immobilisés?
Ils regroupent les éléments de fortune qui sont à disposition de l’entreprise à long terme (généralement pendant des années),
par exemple, pour l’aménagement du bureau, l’immeuble commercial, les machines. Postes comptables :
– immobilisations financières
– participations
– immobilisations corporelles et immobilisations incorporelles
– capital social ou capital de la fondation non libéré
Structure minimale du bilan : les passifs
Le passif comprend les capitaux étrangers et les capitaux propres. La notion de passif est définie expressément dans le nouveau droit comptable.
Pour qu’une dette soit inscrite au bilan dans les capitaux étrangers, les conditions suivantes doivent être remplies (3):
- La dette résulte de faits passés.
- Elle entraîne un flux probable d’avantages économiques à la charge de l’entreprise.
- Sa valeur peut être estimée avec un degré de fiabilité suffisant.
Expliquer brièvement les:
– capitaux étrangers à court terme
– capitaux étrangers à long terme
les capitaux étrangers à court terme comprennent les dettes qui seront vraisemblablement exigibles
dans les douze mois suivant la date du bilan ou dans le cycle normal des affaires.
Toutes les autres dettes sont classées dans les capitaux étrangers à long terme.
Présenter les postes comptables des: capitaux étrangers à court terme (4):
– dettes résultant de l’achat de biens et de prestations de services
– dettes à court terme portant intérêt
– autres dettes à court terme
– passifs de régularisation
Présenter les postes comptables des: capitaux étrangers à long terme (3):
– dettes à long terme portant intérêt
– autres dettes à long terme
– provisions et postes analogues prévus par la loi
Présenter les postes comptables des: capitaux capitaux propres / fonds propres (fortune nette) (5):
– capital social ou capital de la fondation
– réserve légale issue du capital
– réserve légale issue du bénéfice
– réserves facultatives issues du bénéfice ou pertes cumulées
– propres parts du capital (en diminution des capitaux propres)
Dans le cas des sociétés
anonymes, le capital-actions en fait partie ; dans le cas des Sàrl, cela concerne le capital social, les deux réserves ainsi qu’un bénéfice reporté échéant.
L’Annexe complète et commente les informations données dans les comptes annuels.
Que contient-elle? (3)
- des informations sur les principes comptables appliqués, lorsqu’ils ne sont pas prescrits par la loi ainsi que les autres informations prescrites par la loi ;
- des informations, une structure détaillée et des commentaires concernant certains postes du bilan et du compte de résultat ;
- le montant global provenant de la dissolution des réserves de remplacement et des réserves latentes supplémentaires dissoutes, dans la mesure où il dépasse le montant global des réserves similaires nouvellement créées, si la présentation du résultat économique s’en trouve sensiblement améliorée.
Vous ne pouvez pas évaluer vos machines, vos véhicules, votre stock ou votre prise de participation à votre guise. Selon l’art. 959 CO, le bilan doit refléter la situation financière de l’entreprise à la date du bilan.
Dans le nouveau droit, les principes en matière d’évaluation sont définis expressément, à savoir (3):
- évaluation individuelle ;
- évaluation prudente, mais qui ne doit pas empêcher une appréciation fiable de la situation économique de l’entreprise ;
- vérification et, le cas échéant, adaptation des valeurs lorsque des indices concrets laissent supposer que des actifs sont surévalués ou que des provisions sont insuffisantes.
Quel est le principe de l’évaluation individuelle?
En règle générale, les éléments de l’actif et les dettes sont évalués individuellement que s’ils sont importants et qu’en raison de leur similitude, ils ne sont habituellement pas regroupés.
Quels sont les 2 types de comptabilité à tenir?
- La comptabilité créances/dettes, dans laquelle les clients et les fournisseurs ont tous un compte. Y est comptabilisé l’entier des mouvements (factures, paiements). Le total est ensuite consigné dans le grand livre de la comptabilité financière.
- La comptabilité des postes ouverts (comptabilité des recettes et des dépenses), dans laquelle les factures ne sont pas comptabilisées. Les opérations ne sont comptabilisées qu’à partir du moment où le paiement est reçu. Le contrôle des paiements se fait en dehors de la comptabilité, sur la base des justificatifs qui sont déposés en tant que « factures non payées ». Lors de la clôture, la position est ajustée à l’aide des factures effectivement non payées.
Si vous avez des quantités faibles de données, une comptabilité des postes ouverts peut s’avérer utile. Par contre, si le nombre de factures et de paiements à comptabiliser est considérable, la tenue d’une comptabilité créances/dettes est préconisée.
Répartition du bénéfice et report des pertes:
Il faut garder à l’esprit que, durant la phase de démarrage, seule une minorité d’entreprises réussira à générer/engranger immédiatement des bénéfices. Au lieu d’un bénéfice net, votre bilan de clôture peut indiquer une perte qui est reportée sur la facture du prochain exercice financier. Tant que la perte se maintient au niveau du budget, votre situation n’est pas tragique. Du point de vue fiscal, vous pouvez même en retirer des avantages ;
en effet, les pertes peuvent être compensées par les bénéfices futurs pendant 7 ans.
Lorsque des bénéfices sont engrangés et pour autant que vous ayez une société anonyme ou une société à responsabilité limitée, vous ne pouvez pas les utiliser à votre guise : 5 % du bénéfice annuel d’une SA ou d’une Sàrl sont affectés à la réserve générale jusqu’à ce que celle-ci atteigne 20 % du capital social libéré. En cas de déficit de l’exercice, l’obligation de l’attribution de 5 % à la réserve générale est supprimée. En outre, la société est autorisée à constituer des réserves spéciales (art. 671 et 672 CO).
Les indispensables indicateurs financiers:
Pour gérer de la bonne manière la situation de votre entreprise, il est important d’avoir toujours en ligne de mire les éléments suivants : (4):
- les liquidités
- l’exploitation des créances et du stock
- la rentabilité
- la structure du capital
Les indispensables indicateurs financiers: la liquidité
Tout d’abord, vous devez surveiller de manière permanente les liquidités. En effet, la liquidité du 1er degré montre la solvabilité actuelle ; elle doit s’élever au moins à 20 % par rapport aux dettes à court terme. Dans le cas contraire, vous avez un risque d’insolvabilité.
Ensuite, la liquidité du 2e degré confirme les moyens immédiatement disponibles ainsi que les créances à court terme avec les engagements à court terme de votre société. Il est impératif que cette valeur se situe au-delà des 100 %.
Attention, ces indices laissent entrevoir uniquement le degré de liquidité moyen. En effet, la solvabilité à court terme n’est pas visible. À ce stade, les recettes et les dépenses à court terme ne ressortent pas. Pour avoir une meilleure vue de la situation, vous devez réajuster le plan des liquidités régulièrement (chaque mois ou, encore mieux, chaque semaine).
Les indispensables indicateurs financiers: le contrôle des créances
La liquidité de votre entreprise est en lien direct avec la rapidité d’établissement de vos factures après les travaux exécutés d’une part et, d’autre part, avec la ponctualité de paiement de vos clients. La morale de paiement moyenne du client se trouve grâce à la rotation des créances et à leur délai de règlement.
La rotation des créances désigne la fréquence des dettes actives des débiteurs avec le chiffre d’affaires total. De ce fait, plus le chiffre est élevé, meilleure est la situation.
Ensuite, le calcul du délai de règlement vise à déterminer le nombre moyen de jours que met l’entreprise pour recevoir le règlement des créances.
Il est important de souligner que la rotation des créances ne devrait pas passer en dessous d’un facteur entre 8 et 10. Le facteur 10 correspond, selon la formule ci-dessus, à un délai de paiement de 36 jours (supérieur donc à un délai de paiement accordé à 30 jours).
Les indispensables indicateurs financiers: gestion du stockage
Plus la durée de stockage moyenne est courte, plus le « capital total » est moindre. Aussi, une durée de stockage aussi brève que possible est préconisée. En même temps, il est important d’assurer une grande rapidité de livraison. Pour ce faire, vous devez avoir une comptabilité pour l’entrepôt qui vous informe du taux de rotation des stocks ainsi que de la durée moyenne de stockage.
Le taux de rotation des stocks indique combien de fois le stock moyen représentent
les achats de marchandises. L’idéal serait d’avoir un maximum de rotations.
La durée de stockage calculée ensuite indique combien de temps approximativement la marchandise reste dans l’entrepôt. Encore une fois, plus la durée est courte, meilleure est la gestion.
L’idéal est un petit stock avec une cadence de rotation élevée, tout en étant suffisant pour répondre à la demande (notion de just in time ou « flux tendu »).
Les indispensables indicateurs financiers: la rentabilité
La rentabilité de l’entreprise détermine les résultats à court et à long terme.
Nous évaluons ici le rapport entre le capital obtenu – c’est-à-dire, l’excédent du chiffre d’affaires par rapport aux charges – et le capital investi.
La rentabilité totale désigne le rapport du résultat avec l’ensemble des fonds propres et étrangers investis.
Le capital global correspond à la moyenne des sommes du bilan et des réserves latentes du début et de la fin de la période définie (bilan à l’ouverture et bilan à la clôture).
- Si le rendement de l’actif est supérieur aux intérêts des capitaux empruntés, alors le rendement est supérieur aux intérêts que l’entreprise doit payer pour les capitaux empruntés. En clair : l’entreprise fonctionne.
- Comme le capital complet entre dans le calcul, l’indicateur est bien plus pertinent que si les fonds propres étaient seuls pris en considération. En effet, si les fonds propres sont très minces et les fonds étrangers très élevés, le rendement des fonds propres est très important. Le bailleur de fonds sera sûrement ravi, mais l’entreprise risque de disparaître si les fonds étrangers ne peuvent plus être rémunérés ou remboursés.
Qu’est-ce que le Cash-Flow?
Plus que le bénéfice seul, le cash-flow est l’indicateur idéal pour évaluer la capacité
financière d’une entreprise. Le cash-flow montre si les moyens propres sont suffisants pour assurer l’existence de l’entreprise à long terme. On le calcule à partir du bénéfice de l’exercice, en y ajoutant les amortissements et les impôts. Sont également inclus les changements dans les réserves, les provisions, les produits et les charges hors exploitation, les dépôts de marchandises et les prélèvements privés ; ils doivent être calculés très précisément.
Financièrement, le cash-flow sur 3 ans devrait suffire à rembourser la totalité des fonds étrangers (facteur d’endettement 3).
Qu’est-ce que le “free cash-flow”?
Est le cash-flow net d’impôts et corrigé des investissements effectivement effectués et des changements dans les actifs circulants. En clair, il s’agit du cash-flow dont vous pouvez disposer librement en le versant en tant que bénéfice ou en l’investissant pour le développement de votre entreprise. Le free cash-flow sur 5 à 8 ans, devrait suffire à rembourser (en théorie) les dettes commerciales.
Qu’est-ce que la comptabilité analytique?
La comptabilité analytique (ou comptabilité de gestion) est un outil d’évaluation qui a pour fonction de surveiller les coûts et leur évolution plutôt que de simplement les recenser. Elle rassemble, suit et communique les informations sur les coûts (d’exploitation, gestion, etc.) que doit assumer l’entreprise.
La comptabilité analytique a, par exemple, pour vocation d’analyser le coût de revient des offres marketing et leurs conséquences sur le coût de production de l’organisation.
• La comptabilité analytique permet d’abord de donner un indicateur de prix minimal auquel devraient être proposés les articles ou services de l’entreprise. Le service marketing peut utiliser les coûts de production comme indicateur pour évaluer les économies d’échelle que peut amener une augmentation des ventes. La comparaison du coût de production et du coût de revient permet également d’évaluer la valeur des mesures marketing dans le succès de la vente du produit.
L’entreprise doit d’abord vendre et couvrir les frais fixes et ceci en accord avec sa stratégie, d’où l’utilité de la comptabilité analytique pour le marketing.
Qu’est-ce que la comptabilité financière?
La comptabilité générale, ou comptabilité financière, est le recensement et la mesure des flux des faits matériels et économiques d’une entreprise.
- Normalisée, la comptabilité financière permet d’évaluer et de contrôler l’entreprise et de comparer ses performances à celles d’entreprises similaires.
- Chronologique, elle fournit un enregistrement des opérations qui ont modifié le patrimoine de l’entreprise entre deux dates. Elle permet l’observation comparative (état des dettes, créances, trésorerie, volume d’affaires réalisées, résultats dégagés, dividendes versés).
• Obligatoire, elle permet :
– l’établissement du bénéfice fiscal servant de base au calcul de l’impôt sur le bénéfice ou sur le revenu ;
– aux tiers (dirigeants, propriétaires, prêteurs actuels ou potentiels de l’entreprise), de mesurer sa solvabilité (capacité à payer ses dettes), sa rentabilité (capacité à dégager du bénéfice) et de servir de base à une évaluation de sa valeur ;
– accessoirement, de produire des informations en vue d’établir la comptabilité
nationale.
