Module 3 – L'organisation de l'entreprise Flashcards
But et définition de l’organisation
Toute activité humaine organisée doit répondre à deux exigences fondamentales et contradictoires : la division du travail entre les différentes tâches à accomplir et la coordination des tâches pour l’accomplissement du travail.
Dans une entreprise, plusieurs personnes contribuent individuellement à la réalisation de la tâche globale de l’entité et à l’atteinte de ses objectifs. Ainsi, l’organisation consiste essentiellement à gérer cette division du travail. Pour ce faire, il est nécessaire d’attribuer une tâche partielle et bien définie à chacune de ces personnes.
Les problèmes surgissent principalement sur la manière de diviser le travail ainsi que sur les liens à créer entre ces tâches partielles. Les formes de division du travail ainsi que les formes d’organisation rencontrées dans la pratique sont diverses.
Définition “abordable” de l’organisation
« Une organisation est un ensemble d’acteurs tournés vers des objectifs généraux communs et qui, en vue de leur réalisation, recourent à une division du travail (une spécialisation des tâches) et à des modalités de coordination et de contrôle. »
Les 6 fonctions de l’entreprise selon H. Fayol:
- la fonction technique (production)
- la fonction commerciale
- la fonction financière (recherche et gestion des capitaux)
- la fonction de sécurité (protection des biens et des personnes)
- la fonction de comptabilité
- la fonction administrative (administrer, c’est prévoir, organiser, commander, coordonner et contrôler)
4 grandes fonctions nécessaires à la vie de l’entreprise:
- Les fonctions de direction regroupent les activités dont le rôle est de gouverner l’entreprise.
- Les fonctions de distribution comprennent les activités dont le rôle est de mettre à la disposition des clients les biens ou les services produits par l’entreprise. Il s’agit notamment des fonctions d’études commerciales, de vente, de publicité.
- Les fonctions de production concernent les activités dont le rôle est de créer les produits (ou les services) que l’entreprise a choisi de mettre sur le marché. Il s’agit entre autres des fonctions de fabrication et de contrôle de qualité.
• Les fonctions logistiques correspondent aux activités dont le rôle est de mettre à la disposition de l’entreprise tous les moyens qui leur sont nécessaires. Ces fonctions se décomposent principalement en fonction d’approvisionnement,
fonction d’équipement, fonction de maintenance (souvent appelée entretien), fonction de gestion du personnel, fonction financière,
fonction de recherche et de développement, fonction d’administration générale.
Le principe du maximum et le principe du minimum
Le principe du rationalisme, devenu principe économique dans son application purement économique, décrit la relation entre le but de toute action humaine et les moyens nécessaires à l’atteinte de cet objectif. Pour résumer, il s’agit soit de maximiser l’objectif avec des moyens donnés (principe du maximum), soit d’atteindre l’objectif en minimisant les moyens (principe du minimum).
Ce qui importe plutôt pour l’économicité, c’est le rapport entre les coûts (input) et l’effet/ le résultat (output). Pour calculer ce rapport, on distingue le principe du maximum et le principe du minimum. Le principe du maximum demande d’obtenir un effet maximum pour une quantité de frais donnés. Le principe du minimum demande d’obtenir un effet donné avec un minimum de frais.
Que faut-il pour que l’entreprise puisse être ou jouer son rôle?
Des fonctions sont primordiales et doivent être assurées.
Il s’agit notamment de la fonction commerciale,
de la fonction de production, de la fonction d’approvisionnement, de la fonction financière, de la fonction d’administration et de la fonction gestion du personnel.
2 principaux instruments d’organisation:
- en organisation structurelle : l’organigramme, la description de poste, le cahier des charges, le diagramme de fonction ;
- en organisation procédurale : la carte de déroulement, le diagramme de Gantt, le réseau maillé.
Définir la structure organisationnelle d’une entreprise revient à répondre aux questions suivantes :
- Comment sont mis en relation les différents éléments qui composent l’entreprise ?
- Comment sont répartis les facteurs de production utilisés par l’entreprise ?
La division des tâches au sein d’une structure organisationnelle suppose que celles-ci sont ensuite reliées par un ensemble de liens qui peuvent être :
- Des liens hiérarchiques : ils impliquent la définition de rapports de subordination entre les différents éléments.
- Des liens fonctionnels : les décisions d’un élément de la structure doivent pouvoir s’appliquer aux autres éléments dépendants de ce centre de compétence.
• Des liens de conseil : un élément de la structure peut contribuer au bon fonctionnement
d’un autre élément.
Par quoi s’expriment les structures informelles?
par le côté humain (sympathie, intérêt, etc.), le statut social, la nature de la tâche, les conditions de travail, etc.
En pratique, il est très difficile d’analyser les influences des structures informelles sur les formelles. Ces deux éléments existent ensemble. Toutefois, il est important de savoir qu’ils sont bel et bien présents afin de pouvoir relever les points positifs et surtout désamorcer les éventuels conflits.
Il existe trois niveaux de flux d’informations :
Le 1er niveau – les flux hiérarchiques formels
Le 2e niveau – les flux d’activités régulées
Le 3e niveau – les flux informels
Expliquez: Le 1er niveau – les flux hiérarchiques formels
- Ils sont issus de l’organigramme (mise en oeuvre de la supervision directe).
- Ils concernent les informations sur la division du travail, les postes existants, comment ils sont regroupés en unités, en services et comment l’autorité formelle circule entre eux.
Le 2e niveau – les flux d’activités régulées
Le système régulé comprend les flux contrôlés (matériel, informations, processus de décision) et est composé de flux horizontaux (le travail) et de flux verticaux montants ou descendants (les instructions).
- Le flux de travail opérationnel : Ce flux de travail traverse le centre opérationnel (réception, transformation et expédition). Dans cette transversalité (processus), on trouve les mouvements de matériel et d’informations (bons de commande, plans, normes de fabrication, factures, etc.).
- Le flux des informations et des décisions de contrôle : Ces flux verticaux d’informations de décisions vont du centre opérationnel à la ligne hiérarchique. Les informations sur l’exécution du travail montent et les ordres et les instructions descendent. À chaque niveau de la hiérarchie, il y a les décisions que prend l’encadrement dans un système de contrôle.
- Le flux des informations fonctionnelles : Les informations de conseil (de la technostructure, du personnel de soutien, du sommet) vers les opérationnels et la ligne hiérarchique.
Le 3e niveau – les flux informels
- Les organisations fonctionnent de façon plus complexe que les deux premiers niveaux.
- Il existe des centres de pouvoir cachés, des contacts privilégiés, etc.
Qu’est-ce que “l’éventail de subordination”
Un des critères importants lors de la définition d’une forme d’organisation est le nombre de collaborateurs subordonnés à chaque supérieur hiérarchique ; cet élément est nommé l’éventail de subordination.
Il est à noter que l’éventail de subordination est étroitement lié à la dimension verticale de la direction, appelée chaîne de commandement.
toute diminution de la largeur de l’éventail de subordination entraîne une prolongation de la chaîne de commandement et inversement.
