Expedir copias certificadas o simples de los instrumentos públicos

Question 1

Una copia certificada es el traslado literal, total o parcial que de un documento otorgado ante notario, que libre éste o el que tenga legalmente a cargo su Protocolo,

Answer 1

con certificación respecto a la exactitud del contenido y a número de folios que contenga el documento, así como la firma, signo y rubrica y, en todos los folios, el sello y rúbrica del notario autorizante.

Question 2

Están autorizados para expedir copia certificada y simple de un instrumento público:

1. el Notario ante quien fue otorgado el documento,
2. el Notario sustituto,

Answer 2

3. los Archiveros Generales de Distrito y

4. el Director de la Oficina de Inspección de Notarías.

Question 3

Cooperativa v. Registrador: La copia certificada “goza de particular pues…

Answer 3

es esta la que el Registrador de la Propiedad utiliza para estudiar en su fondo y en su forma’ la escritura presentada para calificar y si procede, inscribirla en el Registro dela Propiedad”. m

Question 4

Certificacion de copia

La certificación de una copia será efectuada al final o a continuación del instrumento.

Answer 4

En el caso de que hayan sido incorporados documentos al instrumento, la certificación los incluirá y ésta será efectuada al final o a continuación de éstos.

Question 5

Certificacion de copia

La certificación expresará el número de folios del instrumento, incluso los folios de los documentos que le hayan sido incorporados.

Answer 5

Será suficiente con indicar en guarismo los folios que éste contiene sin considerar el reverso, aunque esté escrito y numerado.

Question 6

Certificacion de copia

La certificación de una copia expresara que en el original aparecen:

(1) las firmas e iniciales de los comparecientes
(2) la firma, rúbrica, signo y sello del Notario

Answer 6

(3) la cancelación de las estampillas de Rentas Internas y del Impuesto Notarial

Question 7

Wester Federal v. Registrador:

Las certificaciones del notario cuando expide una copia certificada de un documento expresarán que en el original aparecen las firmas e iniciales de los comparecientes.

Answer 7

El notario solo certifica que en el instrumento matriz aparecen las firmas e iniciales de los comparecientes, sin tener que especificar el nombre e iniciales de los comparecientes.

Question 8

El notario tiene el deber de dar fe de que la escritura matriz contiene todas las firmas necesarias para su validez, pero no tiene que proveer copias de las firmas al hacer constar en la copia dónde aparecen las firmas en el original.

Answer 8

La certificación del notario sobre la exactitud del contenido y la existencia de firmas suple ese vacío.

Question 9

La copia certificada de una escritura no corrige las deficiencias de la escritura original, aunque en la copia el notario certifique que el original está firmado, signado, rubricado y sellado.

Answer 9

Si son falsos estos extremos, tanto el original como la copia carecen de toda validez.

Question 10

Aun cuando la ley no exige que aparezcan las firmas y nombres de los otorgantes al calce de una copia certificada de una escritura, la buena practica notarial aconseja que

Answer 10

al menos se mencionen los nombres de los firmantes, según aparecen sus firmas en la escritura original, a los fines de evitar complicaciones futuras.

Question 11

La certificación indicará, además:

(1) el número de folios que comprende
(2) la certificación de concordancia total o parcial con el original.
(3) En caso de certificación parcial el Notario hará constar que en lo omitido no hay nada que restrinja, modifique o condicione lo insertado

Answer 11

(4) el lugar y fecha de su expedición
(5) el nombre de la persona a favor de quien es expedida la copia
(6) que los documentos incorporados son copia fiel y exacta de los originales unidos a la matriz

Question 12

Todos los folios de la copia certificada, incluso los incorporados, llevarán el sello y rúbrica del Notario.

Answer 12

Si el reverso estuviere escrito, bastará con que el Notario rubrique y selle el anverso, excepto cuando el reverso constituya el final o el cierre del instrumento público.

Question 13

Al librarse una copia certificada, el notario consignará en la escritura matriz por nota firmada el nombre de la persona a quien se haya librado y la fecha, y el número que le corresponda a la copia según las ya expedidas.

Answer 13

Tales datos aparecerán en las copias.

Question 14

La nota de saca o nota de expedición de copia deberá ser puesta al margen de los folios de la matriz y de agotar éste, al pie de las mismas o en el reverso.

Answer 14

La nota de saca podrá ser hecha a máquina, por sello pre-impreso, manuscrita o impresa, o en cualquier otra forma legible, pero siempre estará firmada por el Notario.

Question 15

La ausencia de uno de los requisitos de la nota de saca en el original de una escritura pone en duda la admisibilidad en evidencia de la copia certificada en perjuicio de…

Answer 15

en perjuicio de otorgantes o terceros que pudieron haber pagado los derechos correspondientes por obtener la copia certificadas.

Question 16

El derecho a obtener copias de las escrituras que guarda el notario no es general.

Answer 16

Pueden solicitar principalmente copia de la escritura:

1. las personas otorgantes
2. las personas requirentes.

Pero también:

Question 17

Pueden solicitar y obtener copia de un documento matriz en un protocolo bajo la custodia de un notario, entre otros:

a) el causahabiente de cualquiera de las personas otorgantes o las personas requirentes en la materia del contrato:

Answer 17

1. el heredero o legatario de las partes
2. el donatario
3. el cesionario

Question 18

Pueden solicitar y obtener copia de un documento matriz en un protocolo bajo la custodia de un notario, entre otros:

b) el representante de cualquiera de las personas otorgantes o las personas requirentes al momento de solicitar la copia:

Answer 18

1. el abogado
2. el mandatario
3. el tutor de un incapaz o de un menor
4. el albacea o contador partidor
5. padre o madre con patria potestad
6. oficial autorizado de cualquier entidad

Question 19

Pueden solicitar y obtener copia de un documento matriz en un protocolo bajo la custodia de un notario, entre otros:

c) la persona a cuyo favor resulte del documento matriz algún derecho, o por acto distinto a este, en relación con la materia del contrato:

Answer 19

ejemplo: comunero, acreedor hipotecario, arrendatario, usufructuario, la persona que disfrute del derecho de uso y habitacion, el de la anticresis, titular del derecho de servidumbre, fiduciario y fideicomisario, la persona que invoque el derecho de retracto, conyuge no otorgante

Question 20

Pueden solicitar y obtener copia de un documento matriz en un protocolo bajo la custodia de un notario, entre otros:

d) Cualquier persona que…

Answer 20

a juicio del notario acredite tener interes legitimo en el documento para el ejercicio de un derecho, facultad o accion, o para acreditar la celebracion del acto contenido en el instrumento

Question 21

Pueden solicitar y obtener copia de un documento matriz en un protocolo bajo la custodia de un notario, entre otros:

e) El Registrador de…

Answer 21

la Propiedad

Question 22

Regla 48 sobre testamentos: en caso de reconocimiento de hijos, el que tiene interes en la filiacion tiene derecho a obtener copia parcial certificada en vida del testador, pero solamente en cuanto a

Answer 22

a la clausula de reconocimiento.

Question 23

Regla 43: ____ existirá derecho a obtener copias de testamentos antes de la muerte del testador.

Answer 23

NO

Question 24

Si un notario se niega a expedir una copia a alguien que alega tener derecho, este podra acudir formal o informalmente ante:

Answer 24

Director de Inspeccion (ODIN)

Question 25

ODIN ________ al quejoso y al notario y resolvera y notificara al notario

Answer 25

oirá

Question 26

Si ODIN le ordenan al notario que expida la copia, este lo hara constar en la nota de expedicion de la copia en la escritura matriz y en la certificacion de la misma copia.

Answer 26

Contra la negativa del notario a cumplir con la orden de expedicion, se podra recurrir al TSPR.

Question 27

SI ODIN dice que el notario actuo correctamente al denegar la copia de la escritura:

a) se podra recurrir ante la sala competente del Tribunal Superior. Dicha sala luego de examinar los argumentos de la persona solicitante y la resolucion de la ODIN, con o sin vista podra ordenar la expedicion de la copia o confirmar la denegacion.

Answer 27

Tal resolucion sera revisable mediante certiorari ante el TSPR.

Question 28

Art. 45 faculta al notario a expedir:

Copias certificadas
fotograficas o
por cualquier medio electronico de escrituras matrices

Answer 28

Una vez el notario las certifique, se consideraran validas a todos los efectos legales.

Question 29

Regla 52 autoriza a cobrar gastos, costos y desembolsos razonables en la busqueda y reproduccion de copia, ademas de

Answer 29

lo que dispone la ley por la expedicion.

Question 30

Art. 46: notarios podran expedir copias simples a solicitudes de las mismas personas pero sin garantia por la transcripcion de instrumento.

Answer 30

Copias simples no llevan firma, sello o rubrica. Tampoco se pondra nota de saca en la escritura matriz.

Notario podra incluir una nota bajo su firma y sello, al final del instrumento, a los efectos de identificar que la copia emitida es simple.