CAPÍTULO XI: INTERESADOS - PT1 Flashcards
Estás procediendo al cierre del proyecto cuando un accionista, no considerado inicialmente, solicita incluir un requisito adicional. No hay ni plazo ni presupuesto para estas actividades. ¿Qué debieras hacer?
a. Revisar la EDT para localizar descripciones incompletas
b. Revisar el acta de constitución para ver si hay algún error en el caso de negocio
c. Anotar que debes la próxima vez hacer una mejor gestión de las compras
d. Prestar más atención a la gestión de los interesados en el futuro
RPTA: D
Las opciones 1 y 2 son buenas ideas pero no resuelven el problema. La EDT y el acta de constitución no identifican a los interesados a nivel detallado. Debes mantener un comportamiento profesional y mejorar este aspecto. PMI® Código de Ética Profesional.
Como responsable del proyecto de implantación de un nuevo departamento de calidad en tu empresa, estás utilizando el Plan de Dirección del Proyecto, los datos de desempeño del trabajo de proyecto y el registro de incidentes para ajustar las estrategias definidas para cada interesado del proyecto ya que no se están logrando los resultados esperados. ¿En qué proceso te encuentras?
a. Gestionar la implicación de los interesados.
b. Gestionar las comunicaciones del proyecto.
c. Resolver conflictos y gestionar el equipo.
d. Monitorizar y controlar la participación de los interesados.
RPTA: D
Controlar la participación de los interesados significamonitorizar la implicación de las partes interesadas y hacer ajustes en las estrategias definidas para gestionar sus expectativas. PMBOK Guide ® 6th Ed 13.4
Monitorizar la participación de los os interesados
Estás tratando de entender las relaciones de autoridad y dependencia dentro y alrededor del proyecto. Para ello aplicarás la siguiente habilidad interpersonal y de equipo:
a. Consciencia cultural
b. Consciencia política
c. Gestión de conflictos
d. Ninguna de las anteriores
RPTA: B
PMBOK® Guide 6th Ed 13.3.2.4 la consciencia política se logra comprendiendo las relaciones de poder dentro y alrededor del proyecto.
Estás dirigiendo un proyecto que tiene por objetivo implantar un nuevo sistema de calidad total en las diferentes delegaciones nacionales de la empresa. Parte de los interesados están en la sede central donde trabajas por lo que es fácil el poder hablar con ellos y gestionar sus expectativas. No ocurre así con los que están en otros países por lo que tienes miedo de que no gestiones adecuadamente sus expectativas durante la ejecución del proyecto debido a la lejanía física y cultural. En un primer análisis identificas casi 100 interesados por lo que consideras que lo mejor es clasificar a los interesados por categorías. Para ello, te serán de especial utilidad las siguientes herramientas
a. La documentación de requisitos, la priorización y el cubo de interesados
b. El modelo de prominencia, el plan de gestión de interesados y el registro de incidentes
c. La matriz poder/interés, el modelo de prominencia y dirección de la influencia
d. El caso de negocios, el plan de gestión de beneficios y el plan de gestión de interesados
RPTA: C
La matriz poder/interés, el modelo de prominencia y dirección de la influencia son herramientas que facilitarán el mapeo/representación de interesados, que es un método para categorizar a los interesados utilizando diversos métodos. La categorización de los interesados ayuda al equipo a construir relaciones con los interesados del proyecto identificados. PMBOK (R) Guide 6th Ed.
Eres el director del proyecto para el desarrollo de una gama de juegos virtuales para entornos de rehabilitación robótica. Es un innovador proyecto que podrá introducirse en centros de atención a la personas con discapacidades y supondrá un nuevo posicionamiento de tu empresa. Eres consciente de lo importante que es gestionar bien los interesados de proyecto. Para ello te has reunido con tu equipo de dirección para tratar de analizar qué piensan los interesados identificados que puede pasar como resultado del proyecto. Por lo tanto, lo que estáis haciendo es
a. Identificar a todos los interesados
b. Determinar sus requerimientos
c. Determinar sus miedos y expectativas
d. Determinar su nivel de impacto en el proyecto
RPTA: C
Determinar sus expectativas implica analizar qué pensarán los interesados sobre lo que puede pasarle a ellos, su trabajo, su vida,.. por el hecho de llevarse a cabo el proyecto. Tienden a ser más ambiguas que los requerimientos. 13.1.3.1 Registro de interesados.
Como director de un proyecto de investigación y desarrollo en el sector farmacéutico, estás tratando de monitorizar y controlar que las estrategias de gestión de los accionistas de la compañía dan los resultados esperados. Paralelamente estás atento a identificar problemas y, si procede, ajustar el plan y las estrategias definidas para cada uno de ellos. Esto significa que estás
a. Gestionando las comunicaciones de proyecto
b. Controlando el cumplimiento del plan de comunicaciones
c. Gestionando la participación de los interesados
d. Monitorizando la participación de los interesados
RPTA: D
Si el proceso de gestionar los interesados tiene como objetivo poner en práctica lo establecido en el plan de gestión de interesadas, el proceso de control de interesados tiene por objetivo monitorizar y controlar que esta gestión da los resultados esperados y, en caso contrario, se identifican los problemas y se ajusta el plan y las estrategias definidas. PMBOK® Guide 6th Ed 13.4 Monitorizar la participación de los interesados.
Estás en el proceso de desarrollar estrategias de gestión adecuadas para lograr la participación eficaz de los interesados a lo largo del ciclo de vida del proyecto. Para ello, tienes en cuenta el análisis de sus necesidades, intereses y el posible impacto en el éxito del proyecto. Como resultado de este trabajo obtendrás un documento que incluirá todos los siguientes elementos EXCEPTO
a. El nivel de implicación actual y deseado de cada interesado relevante
b. El modo y frecuencia en que se actualizará la relevancia de cada interesado identificado
c. Qué información se enviará a qué interesado, en qué momento del proyecto y en qué formato
d. Las interrelaciones y potenciales solapes entre las necesidades y expectativas de los interesados
RPTA: C
PMBOK® Guide 6th Ed. 13.2.3.1 Plan de gestión de interesados. El nivel de implicación actual y deseado de cada interesado relevante, el modo y frecuencia en que se actualizará la relevancia de cada interesado identificado, el alcance e impacto de los cambios en los interesados y las interrelaciones y potenciales solapes entre las necesidades y expectativas de los interesados se recogerán en el plan de gestión de interesados.
Estás dirigiendo un proyecto que tiene por objetivo implantar un nuevo sistema de calidad total en las diferentes delegaciones nacionales de la empresa. Parte de los interesados están en la sede central donde trabajas por lo que es fácil el poder hablar con ellos y gestionar sus expectativas. No ocurre así con los que están en otros países por lo que tienes miedo de que no gestiones adecuadamente sus expectativas durante la ejecución del proyecto debido a la lejanía física y, en ocasiones, cultural. Por ello, es importante para tí disponer de una matriz de evaluación del involucramiento de los interesados actualizada que te permita
a. Si se están incluyendo en el alcance del proyecto los requisitos acordados con los interesados al inicio del proyecto
b. Si se está logrando la implicación de los interesados deseada o si se mantienen en su posición inicial
c. Evaluar las interelaciones que existen entre los interesados y las posibles sinergias que se pueden
obtener con estrategias conjuntas
d. Identificar interesados adicionales que se identifiquen durante la ejecución del proyecto
RPTA: B
La matriz de evaluación del involucramiento de los interesados permite comparar los niveles actuales de participación de los interesados con los niveles deseados de participación necesarios para la entrega exitosa del proyecto mediante el análisis de interesados que ayudará a determinar la posición de los individuos y grupos de interesados en cualquier momento determinado del proyecto. PMBOK (R) Guide 6th Ed. 13.2.2.5
Representación de Datos y 13.4.2.1 Análisis de Datos.
Eres el director del proyecto de desarrollo de una nueva evaluación por competencias en tu hospital. Para lograr el éxito del hospital, deben participar activamente todos los departamentos y secciones del hospital. Has convocado a los representantes de médicos, enfermeras y staff para aclararles dudas sobre aspectos de la evaluación del desempeño a implantar ya que te han llegado quejas y dudas sobre la conveniencia de su aplicación. Esto es un ejemplo de
a. recopilar requisitos de los interesados
b. gestionar las comunicaciones
c. gestionar la participación de los interesados
d. controlar el alcance
RPTA: C
En el proceso de comunicar los avances, cambios, problemas que vayan surgiendo, el project manager deberá dedicar tiempo y esfuerzo a gestionar adecuadamente las expectativas de las partes interesadas más relevantes. Es el proceso mediante el cual se comunica e interactúa con las partes interesadas durante la ejecución del proyecto para tratar de cumplir con sus expectativas, satisfacer sus necesidades, afrontar los problemas conforme aparecen y fomentar la participación de todas las partes interesadas en las decisiones y ejecución del proyecto. PMBOK® Guide 6th Ed 13.3 Gestionar la participación de los interesados de proyecto.
Entre la información que necesitarás para identificar bien tus interesados está
a. El registro de incidencias donde registrarás las quejas de los interesados
b. Los cuestionarios y entrevistas que vas a utilizar
c. Los datos de desempeño de cómo va el proyecto
d. Un documento que describa el plan definido para lograr los beneficios definidos en el plan de negocio
RPTA: D
PMBOK® Guide 6th Ed 13.1.1.2 Identificar interesados - Documentos de negocio. El Plan de gestión de beneficios es un un documento que describa el plan definido para lograr los beneficios definidos en el plan de negocio, entrada para identificar interesados. El resto o son herramientas de este proceso o salidas (datos de desempeño) de proceso de dirigir y gestionar los trabajos del proyecto.
Eres consciente de que para tu proyecto de implantación del inglés como lengua corporativa en toda tu organización necesitas aumentar el apoyo y reducir la resistencia al proyecto de los interesados incrementando la probabilidad de lograr los objetivos del proyecto ¿Quién es o quienes son los principales responsables de gestionar la participación e implicación de los interesados?
a. Los directores funcionales
b. El director del proyecto
c. El equipo de proyecto
d. El responsable del equipo designado a tal efecto
RPTA: B
El director del proyecto es el principal responsable de gestionar un aspecto tan crítico, relevante y delicado que no puede delegarse ni compartirse con el equipo. PMBOK® Guide 6th Ed (13.3 Gestionar la participación de los interesados).
Eres el project manager para el lanzamiento de un nuevo modelo de coche eléctrico. Tras elaborar el registro de interesados descubres un problema: te das cuenta que el análisis de interesados no se hizo correctamente. ¿Qué es lo mejor que puedes hacer?
a. Definir otras estrategias de gestión de su participación y compromiso
b. Revisar la estructura de desglose del trabajo.
c. Recoger de forma sistemática la información sobre los interesados y analizarla
d. Elaborar una matriz de probabilidad-impacto para clasificar los errores.
RPTA: C
Ya que lo que aparentemente no se hizo bien, y habrá que revisar, es la recogida de forma sistemática y el análisis de la información sobre los interesados. Una vez hecho, se podrá definir otras estrategias de gestión de su participación y compromiso. PMBOK Guide ® 6th Ed 13.1 Identificar interesados.
Habiendo sido nombrado director del proyecto del nuevo sistema de compra online de tu empresa, has acabado de cerrar el acta de constitución junto con tu patrocinador. Por lo tanto, tenéis ya claros los objetivos y el enunciado del trabajo del proyecto. ¿Qué es lo siguiente que debes hacer?
a. Recopilar los requisitos
b. Identificar las actividades con más detalle
c. Identificar a los interesados
d. Preparar el enunciado del alcance del proyecto
RPTA: C
Tienes el acta de constitución y el enunciado de trabajo del proyecto por lo que el siguiente paso es identificar a los interesados. PMBOK® Guide 6th ed.
Eres el director del proyecto de desarrollo de una nueva evaluación por competencias en tu hospital. Para lograr el éxito del hospital, deben participar activamente todos los departamentos y secciones del hospital. Con el objetivo de gestionar adecuadamente los muchos intereses que confluyen en este proyecto, deberás realizar todas las siguientes actividades excepto
a. Estar atento a la participación de los interesados más relevantes
b. Mantener un clima de confianza y comunicación abierta con los interesados
c. Evitar cualquier conflicto entre el equipo de proyecto y los interesados
d. Buscar acuerdos y puntos de encuentro entre interesados
RPTA: C
Es imposible evitar los conflictos. Son consustanciales a las relaciones entre personas. El papel del director será el de identificarlos a tiempo, recoger datos que le permitan analizar la causa raíz y, a partir de ahí, buscar la solución más adecuada. PMBOK® Guide 6th Ed 9.4.2.4 Habilidades interpersonales y de equipo.
Estás dirigiendo un proyecto para desarrollar unas lentes de contacto de material ultra-resistente que se integrarán con lentes de realidad aumentada. Antonio, que forma parte de tu equipo, está teniendo una discusión con un gerente de operaciones externo que quiere agregar una funcionalidad que considera clave. Sin embargo, él no forma parte del registro formal de interesados. Antonio quiere evitar ese alcance adicional porque puede ocasionar retrasos en la ejecución. ¿Qué deberías hacer como director del proyecto?
a. Incorporar al gerente de operaciones al registro de interesados, escuchar su propuesta y considerar el inicio de una solicitud de cambio
b. Persuadir al gerente de operaciones para que no agregue funcionalidad extra al proyecto
c. Recomendar a antonio que no invierta más tiempo en discusiones con ese gerente y que se enfoque en el trabajo pendiente del proyecto
d. Darle autoridad a Antonio para que resuelva el conflicto con el gerente de operaciones
RPTA: A
Monitorear el involucramiento de los Interesados es el proceso de monitorear las relaciones de los interesados del proyecto y adaptar las estrategias para involucrar a los interesados a través de la modificación de las estrategias y los planes de involucramiento. El gerente de operaciones podría ser un interesado clave del proyecto. En este proceso pueden aparecer nuevos interesados y habrá que hacer una solicitud de cambio. Una solicitud de cambio puede incluir acciones correctivas y preventivas para mejorar el nivel actual de involucramiento de los interesados o incluir nuevos. Lo primero que debería hacer es incorporarlo en el registro de interesados y escuchar su propuesta. PMBOK (R) Guide 6 th Ed 13.4.3
Monitorear el Involucramiento de los Interesados: Salidas.
