CAPÍTULO VIII: COMUNICACIONES - PT4 Flashcards
Eres el director del proyecto de apertura de una nueva sede de tu escuela de negocios en un país en otro continente. Tienes un equipo de trabajo aquí, otro en el país de destino, un socio local, varios proveedores tecnológicos, de servicios y, por supuesto, potenciales profesores y tutores. Las comunicaciones son un elemento crítico para el éxito del proyecto. Para elaborar el plan de gestión de las comunicaciones utilizarás información de los procesos de
a. Desarrollar el acta de constitución e Identificar interesados
b. Desarrollar el plan de dirección del proyecto e Identificar interesados
c. Identificar riesgos e Identificar interesados
d. Adquirir el equipo de proyecto y Efectuar las adquisiciones
RPTA: B
Los procesos que aportan información relevante para planificar las comunicaciones de proyecto son Desarrollar el plan de dirección del proyecto (donde se recoge cómo se va a ejecutar el proyecto y, entre otros, el plan subsidiario de gestión de los interesados) e Identificar interesados (donde se genera el registro de interesados que recoge necesidades, expectativas y requerimientos -algunos de comunicación- de los interesados). PMBOK® Guide 6th Ed 10.1.1 Planificar la gestión de las comunicaciones: Entradas.
Estás trabajando como Project manager en la creación de una nueva línea de negocio de cursos de inglés on line. Consciente de su importancia, quieres implicar a los interesados en los momentos adecuados del proyecto, resolver problemas a tiempo y negociar aquellos aspectos que sean necesarios. Para ello, preparar unas buenas presentaciones del avance del proyecto y unos informes visuales y fáciles de comprender. ¿Qué técnica o herramienta estás utilizado?
a. Método FODA
b. Métodos de comunicación
c. Habilidades interpersonales.
d. Habilidades de negociación
RPTA: B
Entre las técnicas y herramientas para gestionar la participación de los interesados está elegir el método de comunicación más adecuado y saber influenciar. PMBOK® Guide 6th Ed 11.3.2.2 Métodos de comunicación
Asegurarse de que existe un flujo óptimo de información entre todos los participantes del proyecto corresponde al proceso de:
a. Controlar las comunicaciones.
b. Gestionar las comunicaciones.
c. Distribuir la información.
d. Gestionar la participación de los interesados
RPTA: A
Controlar las comunicaciones implica monitorizar que existe un flujo óptimo de información entre las partes interesadas y asegurar que se satisfacen sus necesidades de información. PMBOK® Guide 6th Ed 10.3
Controlar las comunicaciones.
Estás en la fase de ejecución y observas los problemas para trabajar del equipo. Algunos de ellos tienen que ver con el grado de compromiso y otros con la falta de dedicación de algunos de los miembros del equipo.Organizas una reunión informal preparando una barbacoa en la que, además de buscar mejorar el espíritu de equipo y celebrar la reciente aceptación formal de un importante entregable por parte del cliente, deseas pulsar el estado del equipo y los interesados más relevantes. Durante esa celebración el responsable del departamento de calidad y el responsable de contratos llave en mano te diucen que se debieran mantener reuniones de seguimiento del estado del proyecto más estables. Tras escucharles y valorar su aportación decides
a. Indicarles que estas decisiones las toma el patrocinador del proyecto al trabajar en una organización por proyectos
b. Indicarles a los dos responsables que no es día para hablar de estos temas y que, por otra parte, el plan
de dirección está funcionando, como se ve por la exitosa aceptación del entregable por el cliente
c. Revisar la eficacia y eficiencia del plan de gestión de las comunicaciones del proyecto
d. Organizar más celebraciones de este tipo para celebrar logros y buscar aportaciones informales a la mejora de la gestión del proyecto
RPTA: C
Si hay una sugerencia de que haya reuniones más regulares es porque estas dos personas entienden que está habiendo problemas de comunicación y distribución de la organización.Como director del proyecto no debes despreciar estas sugerencias y debes evaluar si efectivamente está habiendo problemas y si el plan de gestión de las comunicaciones se está ejecutando correctamente y cumpliendo sus objetivos. En caso negativo, convendrá hacer ajustes. El proceso Monitorear las Comunicaciones a menudo conduce a la necesidad de ajuste, acción e intervención en las actividades de comunicación definidas en el plan de gestión de las comunicaciones. Estas solicitudes de cambio pueden conducir a revisiones de los requisitos de comunicación de los interesados, incluidos la distribución, contenido o formatode la información de los interesados y el método de distribución; PMBOK (R) Guide 6th. 10.3.3.2 Solicitudes de Cambio.
Diriges un proyecto que pretende implantar un innovador sistema de gestión del conocimiento e incentivar la innovación desde la base de la organización. El proyecto implica herramientas, procesos, formación y proyectos de cambio cultural y organizativo. Por lo tanto, la gestión de las comunicaciones es clave. Dentro de este contexto, la comunicación no verbal
a. Es muy relevante ya que lleva buena parte del mensaje
b. Es poco relevante ya que lo importante es lo que dices
c. Solamente es relevante a la hora de negociar contratos
d. Es relevante para ponerte en el lugar del otro
RPTA: A
La comunicación no verbal lleva un porcentaje muy alto del mensaje. PMBOK Guide 6th Ed 10. Gestión de las comunicaciones de proyecto.
Eres el director de sistemas de una empresa de telefonía. Vas a proceder a implantar un nuevo sistema de gestión de clientes que os permitirá una recogida y análisis de datos de los usuarios más rápido y cómodo. El patrocinador te solicita una descripción de dónde está ahora el proyecto en relación a la línea base de desempeño. Te está solicitando
a. El estado actual de los riesgos e incidentes
b. Un informe de las proyecciones del proyecto
c. Un informe de estado del proyecto
d. Ninguna de las anteriores
RPTA: C
El informe de estado recoge o puede recoger el análisis del desempeño pasado, el análisis de proyecciones del proyecto, el estado actual de riesgos e incidentes, una descripción de dónde esta ahora el proyecto en relación a la línea base de desempeño,… PMBOK® Guide 6th Ed 10.2.2.5 Informar el desempeño.
Trabajas en un proyecto en el que ya hay 8 interesados. Debido a la incorporación de varios miembros del equipo y proveedores, el número total de interesados sube a 12. ¿Cuántos nuevos canales de comunicación habrá?
a.38
b.48
c.40
d.60
RPTA: A
la respuesta correcta es la a). Si hay 12 interesados, el número de canales de comunicación serán n(n-1)/2=
12(12-1)/2= 12*11/2=66. Antes había 8x7/2= 28. Por lo tanto habrá 66-28= 38 nuevos canales de comunicación. PMBOK® Guide 6th Ed 10.1.2.2 Análisis de requisitos de comunicación.
Estás gestionando un complejo proyecto con más de 200 canales de comunicaciones, buena parte de ellos situados en centros de investigación de terceros países. Consciente de su singularidad, estás dedicando esfuerzos extra a asegurar el flujo óptimo de información entre todos los participantes en cualquier momento del proyecto. Para poder llevar a cabo es control, puedes necesitar todas las siguientes entradas EXCEPTO
a. Comunicaciones a los interesados sobre el estado de los entregables
b. Los puntos pendientes y el responsable de resolver cada uno
c. Las solicitudes de cambio aprobadas
d. La razón por la que se debe enviar determinada información a un interesado
RPTA: C
Las comunicaciones a los interesados sobre el estado de los entregables (comunicaciones de proyectos), los puntos pendientes y el responsable de resolver cada uno (registro de incidencias) y la razón por las que se debe enviar determinada información a un interesado (en el plan de gestión de las comunicaciones de proyectos) son entradas para controlar/monitorizar las comunicaciones (proceso en el que estás). PMBOK® Guide 6th Ed 10.3.1 Controlar o Monitorizar las comunicaciones: Entradas.
Estás dirigiendo y gestionando los trabajos del proyecto de diseño y prototipado de un nuevo sensor radioeléctrico que esperáis que tenga gran valor para la industria médica. Se están produciendo malentendidos y la información no está llegando adecuadamente a los interesados. Para poner un poco de orden revisas con tu equipo el plan de gestión de las comunicaciones donde puedes encontrarte:
a. Las restricciones y políticas de confidencialidad
b. Los procesos de escalado de decisiones y problemas
c. a) y b)
d. Ni a) ni b)
RPTA: C
El plan de gestión de las comunicaciones de proyecto puede incluir, entre otros aspectos, los requisitos de comunicación de los interesados, los procesos de escalado de decisiones y problemas y las restricciones a las comunicaciones derivadas de las políticas de la organización. PMBOK® Guide 6th Ed 10.1.3.1 Plan de gestión de las comunicaciones.
Eres el director del proyecto de peatonalización del centro histórico de una ciudad y debes tener especial cuidado con los intereses que confluyen en el proyecto. Por eso dedicas mucho tiempo a comunicarte e interactuar con los interesados durante la ejecución del proyecto para tratar de lograr su implicación más adecuada y participación en las decisiones del proyecto en el momento oportuno ¿Cuál de las siguientes NO es una técnica o herramienta dentro del complejo proceso de gestión de la participación de los interesados?
a. Los conocimientos y la formación técnica sobre el proyecto
b. Los métodos de comunicación
c. Las habilidades interpersonales
d. Las habilidades de gestión
RPTA: A
Las habilidades interpersonales, los métodos de comunicación y las habilidades de gestión son las tres técnicas y herramientas del proceso de Gestionar la participación de los interesados. PMBOK® Guide 6th Ed 13.3.2 Gestionar la participación de los interesados: Técnicas y herramientas
Diriges el proyecto para el diseño de un mecanismo de guiado para asistencia en operaciones de la columna vertebral. En el proyecto tienes identificados cuarenta diferentes canales de comunicación. Debido a la incorporación de varios miembros del equipo y proveedores, el número total de interesados sube a 12.
¿Cuántos nuevos canales de comunicación habrá?
a.38
b.48
c.40
d.26
RPTA: D
Ahora habrá 12x11/2 = 66 canales. Si antes había 40, entonces habrá 26 nuevos. PMBOK® Guide 6th Ed 10.1.2.2 Análisis de los requerimientos de comunicación
Usted ha planificado con los miembros de su equipo las Olimpiadas en su ciudad y cuenta con total apoyo de las autoridades gubernamentales. Durante la fase de ejecución del proyecto ingresan nuevos miembros a su equipo y empiezan a atravesar por varios conflictos que están poniendo en riesgo el éxito del proyecto. ¿Qué es lo mejor que podría hacer?
a. Mantener comprometidos a los miembros del equipo que realizaron la planificación para que ellos sean quienes completen el proyecto durante la ejecución
b. Retener información a los nuevos miembros del equipo hasta no estar completamente seguro que no va a equivocarse
c. No considerar nuevas ideas innovadoras de los miembros del equipo, si no fueron consideradas esas ideas en la etapa previa de planificación
d. Mantener a todos los interesados informados, especialmente cuando el cumplimiento de compromisos está en riesgo
RPTA: D
El DP debe generar confianza entre los miembros de su equipo a través de la cooperación, el intercambio de información y la resolución eficaz de conflictos. Mantener el flujo de información con todos los miembros de su equipo será fundamental para generar confianza.
En un proyecto de elaboración de teclados virtuales para computadoras te acaban de nombrar como director de proyecto. Mientras revisas el estado actual del proyecto descubres que un miembro del equipo no está respetando las normas de calidad establecidas por la compañía para el armado de teclados. ¿Cuál es la mejor forma de comunicarte con esta persona para solucionar el problema?
a. Formal escrita b. Informal verbal c. Formal verbal
d. Informal escrita
RPTA: B
A sería correcto luego de haber comunicado de manera informal. B es lo más apropiado para comunicarse por primera vez para averiguar la causa raíz del problema. C y D no son apropiadas.
Frases tales como “estás loco, eso nunca lo hemos realizado antes” o “eso va a ser carísimo” o “ni lo sueñes, es imposible de realizar”, son ejemplos de:
a. Comunicación interactiva
b. Retroalimentación
c. Generadores de conflicto
d. Ruidos o bloqueadores
RPTA: D
Esas frases son bloqueadores de la información entre emisor y receptor.
Eres el director del proyecto para la remodelación de una escuela rural. Para lograr un proyecto exitoso será muy importante tener una comunicación fluida con el Cliente (Directora de la escuela). ¿Por qué será tan importante una buena comunicación entre estos interesados?
a. La Directora completará una encuesta de satisfacción sobre el desempeño del trabajo del director del proyecto
b. La Directora no comprende la terminología moderna de gestión de proyectos, por lo que deberá ser educada
c. A pesar que el alcance del proyecto está detallado en el contrato, la comunicación entre los interesados facilitará la comprensión de los objetivos
d. Se evitarán los ruidos de la comunicación entre receptor y emisor
RPTA: C
A y B no son apropiadas. D es falsa porque los ruidos entre emisor y receptor son inevitables.
