CAPÍTULO VIII: COMUNICACIONES - PT3 Flashcards
Los requisitos de comunicación de los interesados, las razones para la distribución de la información, frecuencia, métodos para preparar la información y diagramas de flujos de información son elementos de (elige la respuesta más adecuada):
a. Plan de distribución de la información
b. Análisis de los requerimientos de la comunicación
c. Plan de gestión del proyecto
d. Plan de gestión de las comunicaciones
RPTA: D
Ya que el plan de gestión de la comunicación describe los requerimientos de comunicación de las partes interesadas entre otras cosas. Es un plan subsidiario del plan de gestión del proyecto por lo que la respuesta B es parcialmente correcta pero no la más adecuada. PMBOK® Guide 6th Ed 10.1.3.1 Plan de gestión de las comunicaciones
Estás recogiendo y analizando las necesidades de información de los interesados del proyecto para desarrollar unas comunicaciones apropiadas que garanticen el éxito del proyecto.¿Cuál de las siguientes información no será entrada para este proceso en el que te encuentras?
a. El registro de incidentes
b. El registro de interesados
c. El plan para la dirección del proyecto
d. El acta de constitución
RPTA: A
Estás en el proceso de planificar la gestión de las comunicaciones. Las respuestas 2,3, y 4 junto con los activos de los procesos de la organización son cuatro entradas del proceso de planificar la gestión de las comunicaciones. PMBOK® Guide 6th ed (10.1.1 Planificar la gestión de las comunicaciones: Entradas).
Estás en la fase de ejecución y observas los problemas para trabajar del equipo. Muy especialmente los problemas asociados a las intereferencias en los mensajes que estáis comunicando. En estos momentos os va a tocar además negociar con varios proveedores con los que está habiendo problemas y queréis hacerlo bien. Como director del proyecto transmitirás a tu equipo y al director de compras que las habilidades para comunicarte de manera no verbal son
a. De poca relevancia porque lo importante es el mensaje y no los gestos o movimientos faciales que hagas
b. Muy importantes, de hecho tienden a ser mucho más importantes que el propio mensaje enviado
c. Relevantes cuando se trata de motivar a un equipo y transmitir emociones pero mucho menos importante en una negociación
d. Muy importantes, de hecho suponen un 30 % del contenido del mensaje enviado
RPTA: B
La comunicación puede ser verbal o no verbal. Las palabras suelen suponer un 10% del mensaje, el tono de voz un 40% y el lenguaje corporal el 50% restante aproximadamente (https://www.pmi.org/learning/library/understanding-nonverbal-communications-diverse-project-team-6996).
La parte no verbal incluye el lenguaje corporal adecuado para transmitir significado a través de gestos, tono de voz y expresiones faciales. La imitación (mirroring) y el contacto visual también son técnicas importantes. Los miembros del equipo deben ser conscientes del modo en que se están expresando, tanto a través de lo que dicen como de lo que no dicen. PMBOK (R) Guide 6th Ed. 10.2.2.3 Habilidades de Comunicación.
La mejor manera de definir el proceso de monitorizar o controlar las comunicaciones es:
a. Recoger datos del desempeño del trabajo.
b. Asegurar que las necesidades de información de los participantes se satisfacen.
c. Recoger y preparar la información para su distribución o archivo, entre otras.
d. Recoger las necesidades de comunicación de las partes interesadas.
RPTA: B
Este procesomonitoriza que lo establecido en el plan de comunicaciones y ejecutado en el proceso de gestionar las comunicaciones, cumple los objetivos, satisface las necesidades de información de los participantes y es eficiente. PMBOK® Guide 6th Ed 10.3 Monitorizar/Controlar las comunicaciones.
Necesitas buscar correspondencia e informes anteriores del proyecto y el acta de la reunión en la que se trató un riesgo que ahora te preocupa. ¿Dónde los podrás encontrar?
a. En la actualización de los activos de los procesos de la organización
b. En los informes del proyecto
c. En los registros del proyecto
d. En documentación sobre lecciones aprendidas
RPTA: C
Los registros del proyecto -que están dentro de las actualizaciones de los activos de los procesos de la organización- son el documento concreto donde buscar correspondencia, memorandums e informes anteriores del proyecto así como el acta de la reunión. PMBOK® Guide 6th ed (10.2.3.4 Actualizaciones de los activos de procesos de la organización).
Diriges un proyecto que pretende implantar un innovador sistema de gestión del conocimiento e incentivar la innovación desde la base de la organización. El proyecto implica herramientas, procesos, formación y proyectos de cambio cultural y organizativo. Por lo tanto, la gestión de las comunicaciones es clave. Por ello, dedicas buena parte de tu tiempo a gestionar y controlar las comunicaciones porque si hay problemas de comunicación, el resultado más probable será
a. Conflictos
b. Retrasos en el proyecto
c. Aumento de riesgos
d. Mala calidad
RPTA: A
El principal resultado de una mala planificación, gestión y control de las comunicaciones serán los conflictos entre miembros del equipo e interesados de proyecto. 10. Gestión de las comunicaciones de proyecto (Si bien PMBOK® Guide 6th Ed no lo indica, aparecen preguntas en el examen. Ver Manual para project managers. Daniel Echeverria).
En relación a tu papel como director de proyectos y la gestión de interesados y las comunicaciones del proyecto, ¿Cuál de las siguientes afirmaciones no consideras correcta?
a. Es una de las áreas a las que más tiempo dedicarás como director del proyecto
b. Implicará preguntar a todos los interesados sobre sus necesidades y expectativas para incluirlas sin falta en el alcance del proyecto.
c. Eres el principal responsable de mantener informadas a todas las partes interesadas
d. Eres responsable de que tus mensajes sean entendidos por el receptor para lo cual deberás buscar retroalimentación
RPTA: B
Es cierto que deberás preguntar a todas las partes interesadas sobre sus necesidades y expectativas pero, tras ello, deberás clasificarlas en función de diferentes criterios y atender las solicitudes más relevantes, viables y que no afecten negativamente al proyecto. PMBOK® Guide 6th ed 13.1 Identificar interesados.
Los project manager dedican buena parte de su tiempo a comunicarse con los miembros del equipo y otras partes interesadas ya sean internas o externas a la organización. De ahí la importancia de concienciarse de su relevancia e impacto en el éxito de un proyecto. ¿De qué depende el grado de éxito en la comunicación entre el project manager y los miembros de su equipo?
a. Del grado de conocimiento técnico que tenga el Project manager.
b. Del tamaño y complejidad del proyecto.
c. Del nivel jerárquico del project manager en la compañía.
d. De la relación que establezca el project manager con ellos.
RPTA: D
El grado de confianza, respeto mutuo, cercanía y alineamiento con los objetivos del proyecto serán los factores más decisivos para una buena comunicación. PMBOK® Guide 6th Ed 10.2 Gestionar las comunicaciones de proyecto.
Trabajas en el desarrollo de un parque eólico en otro país. Los interesados están dispersos en diferentes países y oficinas. Para evitar problemas, en la reunión de inicio has definido y consensuado unas reglas básicas de funcionamiento. ¿Cuál de las siguientes medidas crees tú que tendrá mayor impacto en el proyecto?
a. Una buena identificación de requisitos de comunicación.
b. Un buen plan de gestión de las comunicaciones.
c. Establecer un orden del día, de preguntas y respuestas que garantice unas reuniones y discusiones
ordenadas.
d. Elegir la tecnología y modo de comunicación más adecuado.
RPTA: B
El plan de comunicación engloba las tres opciones: la selección de las tecnologías más adecuadas para cada comunicación, el análisis de requisitos de información que requiere cada parte interesada y una organización adecuada de las reuniones. PMBOK® Guide 6th Ed 10.1 Planificar la gestión de las comunicaciones
Eres el Project manager de un proyecto que tiene por objetivo desarrollar un nuevo producto financiero para los clientes de la entidad bancaria para la que trabajas. El responsable financiero y el responsable de compras del proyecto te llaman para quejarse airadamente de que no han recibido un documento que, ellos así te lo hacen saber, sí han recibido otros departamentos. ¿Qué es lo mejor que puedes hacer?
a. Informar al patrocinador del tono y contenido de la queja
b. Enviar el documento una vez acabada la reunión
c. Decirles que deben solicitarlo a través de su director funcional
d. Consultar el plan de gestión de las comunicaciones
RPTA: D
Es mejor consultar el plan de gestión de las comunicaciones en el que estará reflejada qué información tiene que tener cada interesado y con qué objetivo. De esta manera, se puede ver si conviene actualizar el plan para incluir el envío de esta documentación a los dos demandantes. PMBOK® Guide 6th Ed 10.3.1.1 Plan de dirección del proyecto.
Tu cliente, director de desarrollo de negocio de una entidad bancaria, te ha pedido, como directora de proyecto de la apertura de 20 nuevas sucursales en un país en el que están creciendo mucho, te pide que le envíes toda la correspondencia, memorandos y documentos de comunicación generados en el proyecto desde su inicio. Como no considerabas que esa información fuera relevante, no la has ido guardando sistemáticamente y has perdido parte de ella. Le envías un correo electrónico indicándole que le adjuntas la que consideras más crítica ¿Consideras que has actuado correctamente?
a. Sí, ya que con tu criterio has ido guardando la que te parecía más relevante y es la que le estás enviado
b. No, porque depende de la complejidad del proyecto que esta información se guarde a no
c. Sí, ya que esta información no forma parte de los entregables del proyecto y es decisión tuya decidir qué información envías al cliente
d. No, todos esos documentos son registros del proyecto y como tales deben mantenerse de manera organizada
RPTA: D
El plan de gestión de las comunicaciones es un componente del plan para la dirección del proyecto que describe la forma en que se planificarán, estructurarán, implementarán y monitorearán las comunicaciones del proyecto para lograr la eficacia. El plan contiene entre otros aspectos uuMétodos o tecnologías utilizados para transmitir la información, tales como memorandos, correo electrónico, comunicados de prensa o medios sociales; PMBOK (R) Guide 6th Ed. 10.1.3.1 Plan de Gestión de las Comunicaciones.
Recibes un entregable que, tras su revisión, concluyes que está incompleto y no cumple los requisitos preestablecidos. ¿Cómo lo comunicarás?
a. Verbal formal
b. Verbal informal
c. Escrito formal
d. Escrito informal
RPTA: C
Las comunicaciones relativas a revisiones de entregable incompletos y que no cumplen los requisitos preestablecidos se deben comunicar de forma escrita formal. PMBOK® Guide 6th Ed 10. Gestión de las comunicaciones de proyecto
Diriges un proyecto que pretende implantar un sistema de gestión del conocimiento e incentivar la innovación desde la base de la organización. El proyecto implica herramientas, procesos, formación y proyectos de cambio cultural y organizativo. Tienes contabilizados 15 interesados. Por lo tanto, la gestión de las comunicaciones es clave. Para evitar problemas, decides racionalizar el flujo de reporte y dejas únicamente 5 interesados. ¿Cuántos canales menos habrá ahora?
a.10
b.95
c.105
d.10
RPTA: B
Antes había n(n-1)=15x14/2=105 y ahora hay 5x4/2=10. Por lo tanto, has conseguido reducir los canales en
95. PMBOK® Guide 6th Ed 10.1.2.2 Análisis de los requerimientos de comunicación
¿Qué harías si descubrieras que ninguno de los miembros del equipo de proyecto está revisando las actualizaciones semanales del avance del proyecto?
a. Establecer reconocimientos a aquellos que realicen correctamente las revisiones.
b. Crear plantillas y formatos más sencillos que faciliten el trabajo a los miembros del equipo.
c. Adecuar el plan de gestión de la comunicación manteniendo las necesidades de comunicación de los interesados.
d. Establecer un registro de revisión que debe ser firmado tras revisarlo.
RPTA: C
En ocasiones al elegir la respuesta hay que tratar de buscar la causa raíz –utilizando por ejemplo técnicas como los 5 porqués-. Hay dos respuestas que no entran al problema adoptando soluciones parciales y una tercera que ofrece recompensas por algo que el trabajador tiene que hacer porque forma parte de su cometido. Por ello, la respuesta correcta es la que se refiere al plan de gestión de la comunicación para el cual el project manager deberá ganarse la aprobación de las personas que, en definitiva, van a tener que hacer ese trabajo. PMBOK® Guide 6th Ed 10.3 Controlar/monitorizar las comunicaciones.
Eres el director de un proyecto que desarrollará una red inalámbrica de comunicaciones en una región de Nueva Zelanda. Todo el equipamiento eléctrico lo habéis subcontratado a una empresa local especializada. Os han entregado uno de los principales entregables: el diseño funcional y planos eléctricos. Lo analizas con tu equipo y observas que está incompleto. ¿Cuál será la mejor forma de comunicarlo al proveedor?
a. Verbal formal
b. Verbal informal
c. Escrita informal
d. Escrita formal
RPTA: D
Toda la información referente a un contrato y muy especialmente comunicaciones que implican la aceptación o rechazo de un entregable deben hacerse de forma escrita formal y siguiendo lo establecido en el contrato. PMBOK® Guide 6th Ed 10. Gestión de las comunicaciones de proyectos.
