CAPÍTULO II: GESTIÓN DE INTEGRACIÓN - PT2 Flashcards
Eres el Project manager de un proyecto que tiene por objetivo desarrollar un nuevo producto financiero para los clientes de la entidad bancaria para la que trabajas. Uno de los entregables es el software que dará soporte a las operaciones. Puesto que habéis optado por una gestión adaptativa/ágil, durante lamonitorización y control de los trabajos del proyecto deberéis estar atentos a todos estos aspectos MENOS
a. El seguimiento, revisión y regulación del progreso y el desempeñomediante el mantenimiento de un único registro de trabajos pendientes.
b. La decisión de qué trabajos pendientes se realizarán para la siguiente iteración según la prioridad
comercial y la capacidad del equipo.
c. La realización de mediciones de la capacidad del equipo y el progreso contra el alcance original
d. Que las solicitudes de cambios y los informes de defectos se prioricen respecto a trabajos pendientes de la iteración para reducir costes de no calidad
Respuesta: D
Las solicitudes de cambios y los informes de defectos son evaluados por el representante de la empresa en consulta con el equipo en busca de contribuciones técnicas, y se les asignan prioridades de acuerdo con el registro de trabajos pendientes. PMBOK (R) Guide 6th Ed. Apendice X3 - X3.3.4 Grupo de Procesos de Monitoreo y Control
Eva está redactando el informe final de cierre del proyecto con un resumen del desempeño del proyecto. ¿Qué debería hacer en relación a los beneficios estimados de ese proyecto en caso que todavía no se hayan alcanzado?
a. Gestionar de manera proactiva la consecución de los beneficios que faltan, para poder cerrar el proyecto
b. Indicar el grado en que se alcanzaron los beneficios y cuáles son las estimaciones para la realización de
los beneficios en el futuro
c. Esperar hasta que se alcancen esos beneficios para poder completar el informe final
d. Indicar el grado en que se alcanzaron y avanzar con el cierre anticipado del proyecto
Respuesta: B
El plan de gestión de beneficios del proyecto es el documento que describe el modo y el momento en que se entregarán los beneficios del proyecto, y describe los mecanismos que deben estar a disposición para medir esos beneficios.Los beneficios estimados de un proyecto pueden tener un horizonte mayor al ciclo de vida del proyecto. Si los beneficios no se alcanzaron al cierre, debería indicar el grado en que se alcanzaron y cuáles son las estimaciones para la realización de beneficios en el futuro. PMBOK (R) Guide 6th Ed. 1.2.6.2 Plan de Gestión de Beneficios del Proyecto
Eres el director de un proyecto que está entrando ya en la fase de cierre del proyecto. El proyecto se completa y el entregable final lo habéis enviado al cliente. Sin embargo, el cliente no da por recibido el entregable ya que se niega a dar la última aceptación. ¿Qué debería hacer el director del proyecto?
a. Informar a la dirección de la situación
b. Pedir ayuda al equipo
c. Iniciar los procedimientos legales
d. Documentar la situación
Respuesta: D
Entre las actividades necesarias para satisfacer los criterios de culminación o salida de la fase o del proyecto están asegurarse de que todos los documentos y entregables estén actualizados y de que todos los incidentes estén resueltos; y confirmar la entrega y la aceptación formal de los entregables por parte del cliente; Por tanto, en primer lugar se debe documentar la situación. Posteriormente podrían ser las otras acciones. En el proyecto todo debe estar documentado. Es lo primero que se debe hacer. En este caso, hay un contrato de por medio, dado que menciona al cliente. Al haber contrato, seguramente hay una fecha de entrega a cumplir. Si no se documenta que se está entregando, puede generar un incumplimiento. Todo el resto de las acciones son posteriores a documentar que el cliente no está aceptando el producto. PMBOK (R) Guide 6th Ed. 4.7 Cerrar el Proyecto o Fase
Estás dirigiendo y gestionando el trabajo del proyecto de desarrollo de una nueva carrera profesional en una compañía. Como información necesaria para ejecutar bien este proceso necesitarás tener presentes
a. Los planes subsidiarios del proyecto
b. Acciones correctivas aprobadas
c. Acciones preventivas aprobadas
d. Todas las anteriores
Respuesta: D
El proceso de dirigir y gestionar el trabajo de proyecto es el proceso en el que se ejecuta el plan de dirección con los cambios aprobados. Las entradas son el plan de dirección y sus planes y los cambios ya aprobados (y que hay que ejecutar). Como resultado de esa labor, se obtendrán, datos de desempeño del trabajo y parte del proyecto ejecutadas (entregables). PMBOK® Guide 6th Ed 4.3.1 Dirigir y gestionar el trabajo del proyecto
Tu proyecto está en la fase inicial, has creado ya el acta de constitución y estás trabajando en la identificación de los interesados. ¿Cuál de las siguientes actividades NO tienes porqué abordar en esta fase?
a. Crear el sistema de control de cambios.
b. Revisar los documentos de adquisiciones.
c. Realizar un análisis de partes interesadas.
d. Revisar las lecciones aprendidas en proyectos anteriores.
Respuesta: A
El sistema integrado de control de cambios no se crea en la fase inicial sino como parte de las actividades de la planificación del proyecto. Sin embargo sí que es necesario analizar las lecciones aprendidas por si hay algún aspecto de la identificación de interesados que falló en proyectos anteriores y no queremos que ocurra, analizar la importancia e impacto de los interesados en el proyecto para definir la estrategia con cada parte interesada y revisar los posibles contratos de adquisición porque un probable proveedor será otra parte interesada. PMBOK® Guide 6th Ed 4.2.3.1 Plan de dirección del proyecto
Si como recién llegado a la empresa tienes duda sobre quién debe aprobar los cambios en los entregables del proyecto, deberás consultar:
a. La matriz de asignación de responsabilidades.
b. El proceso de gestión del cronograma
c. El sistema de gestión de la configuración del proyecto.
d. El sistema de control de cambios.
Respuesta: D
El sistema de control de cambios es el conjunto de procedimientos documentados que regulan los cambios en los entregables y establecen las responsabilidades en cada caso. Este incluye el plan de gestión de cambios y el plan de gestión de la configuración, planes incluidos en el plan de dirección del proyecto. PMBOK® Guide
6th Ed 4.6 Realizar el control integrado de cambios
Alvaro ha organizado el cronograma del proyecto en una hoja de ruta que incluye sprints de 2 semanas, historias de usuarios en cada sprint y especificaciones para cada historia. Lo único que tiene el alcance definido es una visión del producto y un plan de entregas y el detalle del primer sprint, todo el resto se irá definiendo con el avance del proyecto. ¿Qué herramienta está utilizando Alvaro?
a. Planificación ágil de entregas b. Intensificación (Crashing)
c. Ejecución rápida (Fast tracking)
d. Modelado para la optimización iterativa del cronograma
Respuesta: A
La planificación ágil de liberaciones o entregas proporciona una línea de tiempo resumida de alto nivel del cronograma de liberación (normalmente 3 a 6 meses) en base a la hoja de ruta del producto y la visión de producto para su evolución. La planificación ágil de liberaciones también determina la cantidad de iteraciones o sprints de la liberación, y permite al responsable del producto y al equipo decidir cuánto es necesario desarrollar y cuánto tiempo insumirá tener un producto entregable sobre la base de las metas, dependencias e impedimentos del negocio. PMBOK (R) Guide 6th Ed. 6.5.2.8 Planificación Ágil de Liberaciones
Eres el director de un proyecto de compra de una empresa e integración de su estructura, procesos y sistemas con los de tu compañía. El proyecto es complejo y no conviene dar pasos en falso. Por ello, te has reunido con el equipo de dirección del proyecto para evaluar cómo vais a definir, planificar, gestionar y controlar el coste, alcance, plazo… del proyecto. Estáis tratando de visualizar cómo tiene que desarrollarse el proyecto para, de esta manera, planificarlo y definir cómo se va a gestionar, monitorizar y controlar. Os preocupa centraros en las áreas y procesos clave. ¿En qué proceso os encontráis?
a. Elaborar el acta de constitución
b. Elaborar los planes subsidiarios del proyecto
c. Desarrollar el plan de dirección del proyecto
d. Definir el alcance del proyecto y sus entregables principales
Respuesta: C
El plan de dirección documentarán las acciones necesarias para definir, preparar e integrar y coordinar todos los Planes Subsidiarios, definirá la manera en que se va a ejecutar, supervisar, controlar y cerrar el proyecto. El equipo de dirección debe preguntarse cómo va a definir, planificar, gestionar y controlar el coste, alcance, plazo… del proyecto. Para ello debe tratar de visualizar cómo tiene que desarrollarse el proyecto para, de esta manera, planificarlo y definir cómo lo va a gestionar, monitorizar y controlar. PMBOK® Guide 6th Ed 4.2
Desarrollar el plan de dirección del proyecto
Estás dirigiendo y gestionando la ejecución del trabajo del proyecto de desarrollo de una nueva carrera profesional en una compañía. Como resultado de este proceso obtendrás
a. La corrección de un error en unos perfiles profesionales definidos
b. Datos sobre los trabajos completados
c. El diseño conceptual de la carrera formativa
d. Todo lo anterior
Respuesta: D
La salidas de este proceso son nuevas propuestas de cambios, entregables (el diseño conceptual), datos de desempeño del trabajo (observaciones ymediciones), cambios ymedidas correctivas o preventivas o retrabajos ejecutados y actualizaciones a los documentos y planes del proyecto. PMBOK® Guide 6th Ed 4.3.3 Dirigir y gestionar el trabajo de proyecto: Salidas
Estás gestionando un proyecto con un alto componente de diseño industrial y con una compleja red de requisitos y especificaciones. Durante la ejecución del proyecto, recibes una solicitud de modificación del plazo de entrega del proyecto por parte de un proveedor, ¿Qué proceso deberás activar?
a. Elaborar el plan de gestión de los requisitos del proyecto
b. Realizar el Control Integrado de Cambios
c. Elaborar el Plan de Dirección del Proyecto
d. Revisar los activos de los procesos de la organización
Respuesta: B
El proceso que consiste en revisar todas las solicitudes de cambios es el denominado “Realizar el Control
Integrado de Cambios”. PMBOK® Guide 6th Ed (4.6 Realizar el control integrado de cambios)
Estás dirigiendo el proyecto de diseño de una aplicación para la preparación de exámenes de certificación de una reconocida institución internacional en gestión de proyectos. Habéis acabado la reunión semanal del comité de control de cambios aprobando la reducción del plazo de entrega en un mes y la introducción de una funcionalidad. Estos cambios aprobados deberéis tenerlos en cuenta a la hora de abordar el proceso de
a. Monitorizar y controlar los trabajos de proyecto
b. Controlar los riesgos
c. Controlar los costes
d. Controlar la calidad
Respuesta: D
Los cambios aprobados son entrada para el proceso de controlar la calidad. Algunos de los cambios aprobados pueden incluir modificaciones -reparación de defectos entre ellos- en los entregables del proyecto que habrá que verificar que han sido incluidos antes de proceder a la validación con el cliente. PMBOK® Guide 6th Ed
4.6.3 Realizar el control integrado de cambios: Salidas
Una de las técnicas y herramientas necesarias para gestionar adecuadamente lo que se aprende en la organización y se puede aplicar en el proyecto y viceversa es la gestión del conocimiento de la que podemos decir todo MENOS
a. Deben realizarse cara a cara con el equipo para asegurar que se recogen bien sus propuestas
b. La naturaleza de las herramientas que se utilicen dependerá del grado de innovación y la diversidad del equipo de proyecto
c. Podrá incluir la observación de cómo desempeñan los miembros del equipo sus actividades profesionales
(reverse shadowing)
d. Una buena idea es organizar cenas y cafés informales donde compartir ideas con el equipo de proyecto
Respuesta: A
PMBOK ® Guide 6th Ed. 4.4.2.3 Gestión del conocimiento. No deben necesariamente realizarse cara a cara con el equipo para asegurar que se recogen bien sus propuestas sino que las técnicas pueden ser virtuales, cara a cara o mixtas.
Eres el director del proyecto de instalación de un novedoso y silencioso sistema de recogida neumática de basuras en una universidad. Lleváis ya casi cincomeses de ejecución. Vais a comenzar una serie de actividades críticas cuando el responsable del departamento de maquinaria te indica que no podrá tener listas las máquinas previstas en el plan. ¿Qué es lo mejor que puedes hacer?
a. Asumirlo como inevitable y solapar actividades que pensabas realizar de forma secuencial
b. Adelantar trabajos aunque no tengas todos los permisos con el objetivo de ganar una semanas
c. Evaluar el impacto en el proyecto en el proyecto e informar del mismo al patrocinador
d. Convocar una reunión urgente con el gerente funcional y el patrocinador para resolver el tema
Respuesta: C
Dentro del proceso de control integrado de cambios, se debe tener muy en cuenta (como un PMIsmo) que ante una propuesta de cambio al plan de dirección -como sería la que el responsable de maquinaria-, el director de proyectos debe primero evaluar el impacto de la propuesta, analizando alternativas y presentándolas después ya al patrocinador directamente ya inicialmente al gerente funcional para que vean las implicaciones antes de tomar cualquier decisión definitiva. PMBOK® Guide. 6th Ed 4.6 Realizar el control integrado de cambios
María Echecañas está tratando de completar el acta de constitución del Proyecto para lograr la autorización formal de la existencia de tu proyecto, lograr la autoridad para asignar los recursos de la organización a las actividades del proyecto y confirmar el compromiso de su organización con el proyecto. Sin embargo, le está constando centrar los aspectos fundamentales para lograr que todos los interesados clave tengan una visión clara del proyecto y muestren su apoyo. Desde tu punto de vista, ¿Cúal de las siguientes situaciones describe mejor el problema con el que se encuentra María con mayor probabilidad?
a. Es un proyecto con muchas incertidumbres aunque también tiene algunas oportunidades de negocio que hay que concretar
b. No tienen claros los objetivos del proyecto y cuál es su relación con los objetivos estratégicos de la organización
c. No está claro quien será el equipo de dirección del proyecto que deberá abordar la fase de planificación
y es necesario cerrarlo antes de aprobar el acta de constitución.
d. No tiene claro el alcance del producto a desarrollar lo que complica convencer a los interesados clave de la relevancia del proyecto
Respuesta: B
Los aspectos más relevantes a la hora de desarrollar el acta de constitución son la justificación y los objetivos del proyecto dejando claro su vínculo directo entre el proyecto y los objetivos estratégicos de la organización. Esto permitirá que el director del proyecto tenga una mejor comprensión del propósito, los objetivos y los beneficios esperados del proyecto. Este entendimiento favorecerá una asignación eficiente de los recursos a las actividades del proyecto. PMBOK (R) Guide 6th Ed. 4.1 Desarrollar el Acta de Constitución del Proyecto
Entre tus responsabilidades en este momento del proyecto están las de solicitar cambios, utilizar el sistema de autorización de trabajos, la mejora continua mediante la identificación de lecciones aprendidas, realizar el aseguramiento de la calidad,… ¿En qué grupo de procesos te encuentras?
a. Planificación
b. Ejecución
c. Monitoreo y control
d. Cierre
Respuesta: B
Solicitar cambios, utilizar sistema de autorización de trabajos, la mejora continua mediante la identificación de lecciones aprendidas, realizar el aseguramiento de la calidad,… u otras como ejecutar los planes del plan para la Dirección del proyecto o ejecutar el alcance del producto forman parte de la ejecución del proyecto. PMBOK® Guide 6th Ed 4.3 Dirigir y gestionar el trabajo del proyecto
