CAPÍTULO VII: RECURSOS - PT4 Flashcards
El histograma de recursos del proyecto de diseño e implantación de un proceso de mejora continua en empresa del sector digital que diriges es todo menos
a. Un diagrama de barras que muestra la cantidad de tiempo que un recursos está planificado que trabaje en un período de tiempo
b. Otra forma de presentar el calendario de recursos
c. La disponibilidad de los recursos se puede representar como una línea para fines comparativos
d. Ayudará en la elaboración del cronograma de proyecto
RPTA: B
Un histograma de recursos es un diagrama de barras que muestra la cantidad de tiempo que un recursos está planificado que trabaje en un período de tiempo en el que la disponibilidad de los recursos se puede representar como una línea para fines comparativos y puede ser de ayuda para realizar cronogramas que tengan en cuenta las restricciones de recursos. PMBOK® Guide 6th Ed Glosario 3. Definiciones.
Barbacoas tras el final de fase, crear la EDT, fines de semana de viaje juntos,… son ejemplos de
a. Capacitación
b. Actividades de desarrollo del espíritu de equipo
c. Gestión de conflictos
d. Habilidades interpersonales
RPTA: B
Entre las actividades de desarrollo del espíritu de equipo están todas aquellas que creen unidad y enfoque, sean de ocio o de trabajo: barbacoas tras el final de fase, crear la EDT, fines de semana de viaje juntos,… PMBOK® Guide 6th Ed 9.4.2.4 Actividades de desarrollo del espíritu de equipo.
Tras el proceso de adquirir los recursos de proyecto, obtendrás
a. Documentación sobre los materiales, equipos, naves,… Que se utilizarán para el proyecto
b. Registros con los nombres de las personas que han sido finalmente asignadas para realizar los paquetes de proyecto de las primeras fases
c. Ni a ni b
d. a y b
RPTA: D
PMBOK ® Guide 6th Ed. 9.3.3.1 y 9.3.3.2 . Se obtendrán las asignaciones (recursos realmente incluidos en el proyecto) de recursos físicos y humanos.
Como director del proyecto de diseño y ejecución de un nuevo sistema de detección de metales, has acabado con la elaboración de la EDT, el plan de gestión de la calidad y el plan de mejoras del proceso. El siguiente paso que darás será
a. Adquirir el equipo de proyecto
b. Definir roles y responsabilidades para cada una de las actividades tanto de ejecución como de control
c. Determinar las necesidades de comunicación de las diferentes partes interesadas y el equipo de proyecto
d. Priorizar los riesgos de proyecto
RPTA: B
Tras acabar con el plan de calidad y el plan de mejora continua del proyecto, el siguiente paso que darás será definir roles y responsabilidades para cada una de las actividades tanto de ejecución como de control. Las necesidades de comunicación dependerás de las asignaciones de responsabilidades en la RAM. PMBOK® Guide 6th Ed 9.1 Planificar la gestión de recursos.
Eres la directora del proyecto de ampliación del hospital en el que trabajas. El alcance incluye la construcción de un nuevo pabellón, el diseño y puesta en marcha de nuevos servicios médicos y compra y puesta en funcionamiento de todo el equipamiento necesario. En este momento, tras definir el diagrama de red del cronograma, vas a proceder a estimar los recursos necesarios. ¿Cuál de las siguientes afirmaciones relativa a este proceso es correcta?
a. Se deben considerar los riesgos a la hora de estimar los recursos necesarios
b. Es aceptable incorporar colchones para protegernos del patrocinador si se producen imprevistos
c. a) y b)
d. Ni a) ni b)
RPTA: A
Los eventos de riesgos pueden impactar en la disponibilidad y selección de recursos. Es lícito recoger reservas de contingencia para riesgos identificados pero estas deben ser conocidas y comunicadas al patrocinador. PMBOK® Guide 6th Ed 9.2 Estimar los recursos de las actividades.
Iciar está dirigiendo un proyecto de puesta en funcionamiento de un nuevo servicio de transporte interurbano en una región. El proyecto implica a equipos jurídicos, técnicos de transporte, empresas de trabajo de campo, ingenieros de diseño,… Una de las claves del proyecto es la dedicación intensiva del equipo jurídico a la elaboración de los pliegos administrativos de la contratación de los nuevos servicios de transporte. En la reunión mensual de reporte, el responsable del departamento jurídico te indica que todo el equipo estará volcado en la respuesta a las múltiples alegaciones que ha habido a otros de los servicios licitados y que no podrán realizar el trabajo en las fechas indicadas. Indagas el coste de externalizar estos trabajos a una consultora jurídica y llegas a la conclusión de que el coste no es asumible por el proyecto. Valoras las siguientes opciones pero descartas la relativa a:
a. Actualizar el cronograma de proyecto retrasando la ejecución de esos pliegos al momento en que los técnicos jurídicos queden libres
b. Solicitar al director de negocio, patrocinador del proyecto, que os ayude a resolver este serio problema de recursos
c. Reunirte con el departamento de jurídico y el de compras y adquisiciones para ver si hay alguna otra opción de externalizar estos servicios
d. Reunirte con el project manager del otro proyecto de licitación de servicios interurbanos y negociar la utilización de los recursos que necesitas
RPTA: A
Antes que nada hay que buscar alternativas. aceptar el retraso e impacto en el proyecto y directamente modificar el cronograma no resuelve el problema. Por ello, buscarás acciones correctiva o preventivas para realineae el desempeño del trabajo del proyecto con el plan para la dirección del proyecto y asegurar que el desempeño futuro del trabajo del proyecto esté alineado con el plan para la dirección del proyecto. Las tres opciones correctas buscan opciones para definir esas acciones. PMBOK (R) Guide 6th Ed. 4.3.3.4 Solicitudes de Cambio.
Según las investigaciones de Herzberg cuando los factores higiénicos son óptimos evitan la insatisfacción de los empleados, y cuando los factores higiénicos son pésimos provocan insatisfacción. Desmotivan pero no motivan. ¿Cuál de los siguientes es un factor higiénico?
a. Oportunidad de aprender una nueva herramienta
b. Un buen aumento de salario y beneficios sociales
c. Superación de nuevos retos y sensación de mejora continua
d. Reconocimiento
RPTA: B
Herzberg propone una teoría de la motivación en el trabajo, se caracteriza por dos tipos de necesidades que afectan de manera diversa el comportamiento humano. Factoresmotivacionales o de función: son los que están relacionados con el trabajo que él desempeña por ejemplo el reconocimiento, el trabajo estimulante y el crecimiento y desarrollo personal. Factores ambientales o higiénicos: localizados en el ambiente que los rodea y están manejados por la empresa por ejemplo las condiciones de trabajo, el que nunca se logra satisfacer totalmente las necesidades del ser humano. Manual para Project managers. Ed Wolters Kluwer,
2013. PMBOK® Guide 6th Ed 9.4.2.5 Reconocimientos y recompensas.
Eres una técnico de recursos humanos y la directora del proyecto de diseño e implantación de un programa de desarrollo por competencias en tu organización. Estás dirigiendo y gestionando el trabajo de proyecto y analizando las evaluaciones de desempeño del equipo. Parece que existen problemas que hay que abordar.
¿Qué es lo mejor que puedes hacer?
a. Dirigir el equipo de proyecto
b. Desarrollar el equipo de proyecto
c. Controlar las comunicaciones
d. Monitorear y controlar el trabajo de proyecto
RPTA: A
Cuando durante la ejecución de los trabajos de proyecto obtienes información -a través de las evaluaciones de desempeño del equipo y los informes de desempeño del trabajo por ejemplo- que te hace pensar que el equipo no está trabajando como debiera, debes abordar el proceso de Dirigir el equipo de proyecto donde monitorizarás qué ocurre, darás retroalimentación, propondrás ajustes,…PMBOK® Guide 6th Ed 4.3 Dirigir y gestionar el trabajo de proyecto.
La capacidad de ser persuasivo, tomar el mayor número de datos relevantes, ser capaz de expresar argumentos bien estructurados o la capacidad para tener en cuenta diferentes puntos de vista de una situación son muy necesarias especialmente para
a. Inteligencia emocional
b. Toma de decisiones
c. Capacidad de influir
d. Resolución de conflictos
RPTA: C
PMBOK ® Guide 6th Ed. 9.5.2.1 Habilidades interpersonales y de equipo. Aunque puedan útiles para cualquiera de las habilidades indicadas, la que mejor recoge todos estos aspectos es la habilidad de influir en otros.
¿Cuál de los siguientes factores NO es un factor higiénico según Herzberg?
a. Oficinas luminosas y bien diseñadas.
b. Buen clima de trabajo.
c. Reconocimiento del trabajo realizado.
d. Salario.
RPTA: C
La teoría de los factores higiénicos que indica que hay aspectos relacionados con el ambiente de trabajo – salario, beneficios, condiciones físicas del lugar…- que si están no se aprecian y si faltan son grandes desmotivadores; y factores motivacionales que están más relacionados con la propia esencia del trabajo y la satisfacción resultante de su realización –oportunidad de aprender nuevas habilidades, superación de retos personales o profesionales, sensación de avance y mejora continua, reconocimiento…-. El reconocimiento no es un factor higiénico sino motivador. PMBOK® Guide 6th Ed 9.4.2.5 Reconocimientos y recompensas.
Estás gestionando un proyecto de desarrollo de un nuevo software con un enfoque ágil manteniendo reuniones de seguimiento al final de los sprints quincenales. Conforme avanza el proyecto te das cuenta de que las reuniones son cada vez más difíciles ya que los asistentes llegan tarde, no han traído preparada su parte del trabajo, discuten por cualquier cosa y, debido a estas circunstancias, el responsable del producto te informado de que dejará de asistir a estas reuniones que considera improductivas. En la próxima reunión, que es de retrospectiva y tiene lugar cada mes, asitirá el patrocinador que desea saber cómo va el proyecto. Ante esta situación, como director del proyecto, lo mejor que puedes hacer es
a. Solicitar a los miembros del equipo que se comporten correctamente ya que si no su evaluación de desempeño y sus reconocimientos serán negativos.
b. Retrasar la reunión de retrospectiva un par de semanas hasta que logres reconducir el ambiente del equipo ya que tienes miedo de la reacción del patrocinador ante estas reuniones tan accidentadas
c. Pedir al equipo de proyecto que se comprometa a elaborar una reglas básicas que se recojan en el acta de constitución del equipo
d. Organizar una cena con barbacoa con todo el equipo para tratar de relajar el ambiente y construir un espíritu de equipo más sólido
RPTA: C
Lo primero que habrá que hacer (y que resolvería el problema raíz, el mal comportamiento de los miembros del equipo en las reuniones) es pedir al equipo de proyecto que se comprometa a elaborar una reglas básicas que se recojan en el acta de constitución del equipo. Una vez elaboradas, si no se cumplen, podrán tomarse medidas más drásticas. Las reglas básicas, definidas en el acta de constitución del equipo, establecen el comportamiento esperado de los miembros del equipo del proyecto, así como de otros interesados, con respecto al involucramiento de los interesados. PMBOK (R) Guide 6th Ed. 13.3.2.4 Reglas Básicas.
Ana Botellín, está al cargo de un proyecto muy complejo, no tanto por sus aspectos técnicos como por el número de afectados en el proyecto que se oponen a él. Una de las habilidades más importantes que debe adquirir es la de negociar puesto que prácticamente tiene que negociar con todo el mundo salvo con
a. El responsable de compras
b. Otros directores de proyecto
c. El cliente
d. Los jefes funcionales
RPTA: C
Una de las funciones del patrocinador es la de hacer de enlace entre el proyecto y el cliente. Salvo que se indique lo contrario, las negociaciones con el cliente las llevará el patrocinador (al que podrá asesorar el director de proyecto lógicamente). PMBOK® Guide 6th Ed Cap 2 Interesados de proyecto.
Eres el Project manager de un proyecto que tiene por objetivo el diseño de un sistema para el reconocimiento facial mediante una nueva tecnología. Estás evaluando el desempeño del equipo utilizando los criterios que la organización ha establecido a nivel general pero también has incorporado indicadores específicos del proyecto –muy especialmente relativos al funcionamiento como equipo. ¿En qué proceso te encuentras?
a. Gestionar el equipo de proyecto
b. Adquirir el equipo de proyecto
c. Desarrollar el equipo de proyecto
d. Informar del desempeño
RPTA: C
El Project manager, como resultado del proceso de desarrollar el equipo, hace evaluaciones del desempeño del equipo utilizando los criterios que la organización haya establecido a nivel general o el plan de gestión de recursos humanos en el contexto del proyecto. PMBOK® Guide 6th Ed 9.4.2.7 Evaluaciones de desempeño individual y del equipo.
Has sido asignado a un proyecto en marcha porque el anterior director causó baja en la empresa. Te has encontrado con que la ánimo del equipo es bastante bajo y la comunicación es poc fluída y muy desconfiada. Ello está llevando a que el equipo está teniendo dificultades para terminar los entregables, todo ello entre muchos incidentes y conflictos. ¿Qué puedes hacer para tratar de crear un buen espíritu de equipo y reducir los conflictos?
a. Reemplazar a los miembros clave del equipo por personas nuevas y más implicadas
b. Desarrollar a los miembros del equipo mediante un sistema de recompensas y clarificando sus roles y
responsabilidades
c. Reconstruir el equipo rehaciendo el plan de dirección para que lo sientas como propio
d. Puesto que el anterior director de proyecto anterior falló en el desarrollo del equipo, indicar a tu equipo que necesitarás tiempo extra para cambiar su actitud
RPTA: B
Desarrollar el Equipo es el proceso de mejorar las competencias, la interacción de los miembros del equipo y el ambiente general del equipo para lograr un mejor desempeño del proyecto. Este proceso produce como resultado una mejora del trabajo en equipo, mejoras de las habilidades interpersonales y competencias, empleados motivados,… PMBOK (R) Guide 6th Ed 9.4 Desarrollar el Equipo, 9.4.2.5 Reconocimiento y Recompensas, 9.4.2.4 Habilidades Interpersonales y de Equipo.
Es clave para el éxito del proyecto organizar, gestionar y liderar bien el equipo de proyecto. Pero este equipo lo deben formar personas con roles y responsabilidades bien definidos y asignados. Tienes que además tener claros los recursos que vas a necesitar para lo cual será de utilidad representar la descomposición del proyecto según los perfiles y roles de las personas y las instalaciones, bienes y equipos necesarios. Para ésto último utilizarás
a. Una estructura de desglose de la organización
b. Una estructura de desglose de recursos
c. Una matriz raci
d. Una matriz de asignación de responsabilidades
RPTA: B
La estructura de desglose de recursos es un diagrama jerárquico utilizado para descomponer el proyecto según el tipo de recursos. PMBOK® Guide 6th Ed (9.2.2.3 Estructura de desglose de los recursos).
