4.4 - La tenue des dossiers Flashcards
En vertu des articles 2.01 et 2.06 du Règlement sur la tenue des dossiers et des cabinets de consultation des ingénieurs, tous les ingénieurs du Québec doivent tenir un registre de leurs dossiers.
a) Un registre de mandats
b) Un registre de facturation
c) Un dossier général du projet
d) Un dossier technique du projet
e) Un registre des réunions sociales
a) Un registre de mandats
c) Un dossier général du projet
d) Un dossier technique du projet
Une bonne tenue de dossiers et la présence d’un registre constituent des atouts pour l’ingénieur, car elles permettent une pratique professionnelle efficace et permettent de faire bonne impression devant le client.
Les dossiers de votre employeur ne sont considérés comme vos dossiers que si vous y avez accès et pouvez inscrire les éléments ou renseignements requis.
Si vous n’avez pas accès au document de l’employeur, quels dossiers doit conserver l’ingénieur ?
a) Un dossier de correspondance
b) Une référence au contrat ou au projet
c) Une description du travail effectué
d) Un dossier technique du projet
e) Une copie des études, rapports et autres documents préparés par lui-même et pertinents à son travail
f) Un dossier de facturation
Si ce n’est pas possible, l’article 2.06 du Règlement sur la tenue des dossiers et des cabinets de consultation des ingénieurs exige que l’ingénieur tienne dans un classeur :
b) Une référence au contrat ou au projet
c) Une description du travail effectué
d) Un dossier technique du projet
e) Une copie des études, rapports et autres documents préparés par lui-même et pertinents à son travail
Qu’est-ce que la gestion électronique des dossiers comparée à la gestion intégrée des documents ?
a) Gestion électronique des dossiers : gestion des documents électroniques qui composent un dossier.
b) Gestion intégrée : gestion des documents papier uniquement.
c) Gestion intégrée : gestion des documents tant papier qu’électroniques qui composent un dossier.
d) Gestion électronique des dossiers : gestion des documents papier uniquement.
a) Gestion électronique des dossiers : gestion des documents électroniques qui composent un dossier.
c) Gestion intégrée : gestion des documents tant papier qu’électroniques qui composent un dossier.
Une gestion intégrée des documents (GID) est composée des quatre volets. Lesquels ?
a) Acquisition
b) Stockage
c) Diffusion
d) Destruction
e) Classement
f) Archivage manuel
g) Révision automatique
a) Acquisition
Important de préserver l’intégrité des documents électroniques en :
-Utilisant la signature numérique de l’Ordre
-Ou en signant numériquement ses documents version PDF/A
Numériser ses documents est une bonne pratique. Ça peut être fait à des fins de consultation ou substitution.
b) Stockage
-Type de support de stockage : doit être adapté au volume des documents, fréquence de consultation, importance des données, etc. (SSD, Cloud, etc)
-Organisation du stockage : hiérarchisée en fonction du contenu, provenance, état, etc.
-Durée de conservation
-Lieu de stockage : Court terme - doit être sécurisé et accès limité. Long terme - Sécurité accrue des données, doit être dans un lieu différent du stockage court terme.
c) Diffusion
-Préserver adéquatement la confidentialité de tout document d’ingénierie en assurant la confidentialité du système envisagé pour la transmission.
-Ne pas utiliser le courriel comme un document d’ingénierie pour transmettre des aspects critiques.
-Prendre les précautions nécessaires avant de transmettre un document technologique qui n’a pas été signé avec la signature de l’Ordre.
e) Classement
Un classement adéquat permet de retrouver l’information nécessaire plus rapidement et efficacement au jour le jour ou lorsqu’un client demande une copie d’un document.
Trois aspects clés :
-Nommage des documents (noms significatifs)
-Établissements des métadonnées (les données sur les données, intégrées aux propriétés d’un fichier)
-Structure des répertoires
Vrai ou Faux. Le processus de numérisation d’un document exige qu’un ingénieur ayant déjà authentifié un document sur support papier l’authentifie à nouveau en version numérique.
Faux.
Le document a déjà été authentifier. Le processus de transfert doit conserver l’intégrité du document.
L’intégrité est assurée lorsque l’information est intégrale (elle n’est pas altérée) et le support de l’information assure une stabilité de celle-ci.
Il doit aussi conserver la confidentialité du document, qu’il soit authentifier avant, ou non
Vrai ou Faux. Le processus administratif de transfert peut être pris en charge par l’employeur.
Vrai.
Il peut être exécuté par toute personne formée à cette tâche.
Afin d’assurer la préservation de l’intégrité des documents numérisés, il faut :
a) Vérifier l’information
b) Documenter le transfert
c) Assurer l’accessibilité
d) Protéger la confidentialité
e) Assurer la durée de vie
f) Fournir une copie papier sur demande
g) Conserver une copie
h) Connaître les responsabilités
i) Ignorer les erreurs de numérisation
j) Supprimer les copies originales
a) Vérifier l’information
b) Documenter le transfert
c) Assurer l’accessibilité
d) Protéger la confidentialité
e) Assurer la durée de vie
f) Fournir une copie papier sur demande
g) Conserver une copie
h) Connaître les responsabilités
À quels moments la destruction des documents peut-elle se faire ?
a) L’élimination de documents devenus inutiles en cours ou en fin de projet
b) Après chaque révision mineure
c) Lorsque le client le demande
d) La numérisation des documents
e) L’expiration de la durée prescrite de conservation
f) La réception de nouveaux documents sans lien avec les précédents
a) L’élimination de documents devenus inutiles en cours ou en fin de projet
d) La numérisation des documents
e) L’expiration de la durée prescrite de conservation
Pour assurer une destruction sécuritaire des documents, il faut mettre en œuvre une politique de destruction et tenir un registre des documents détruits.
Les dossiers de l’ingénieur doivent être conservés pour une période minimale de combien d’années ?
a) 5 ans à partir de la date du dernier service rendu
b) 10 ans à partir de la date du dernier service rendu ou la date de fin des travaux
c) 7 ans à partir de la date de signature du contrat
d) 3 ans à partir de la date de fin du projet
b) 10 ans à partir de la date du dernier service rendu ou la date de fin des travaux
Quelle est la recommandation pour les formats de conservation des documents électroniques ?
a) Texte : HTML, XLSX ; Image : GIF, PNG
b) Texte : PDF/A, TIFF, PDF ; Image : TIFF, JPEG 2000 compressé
c) Texte : DOCX, JPEG ; Image : PNG, BMP
d) Texte : RTF, EPUB ; Image : BMP, TIFF
b) Texte : PDF/A, TIFF, PDF ; Image : TIFF, JPEG 2000 compressé
Quelle est la recommandation pour la conservation des documents papier ?
a) Conserver dans un endroit sécuritaire et contrôlé
b) Conserver dans une boîte d’archives non scellée
c) Laisser à la disposition de tous les employés de l’entreprise
d) Numériser et détruire immédiatement les originaux
a) Conserver dans un endroit sécuritaire et contrôlé
Quels sont les trois type de cessation d’exercice d’un ingénieur ?
- Définitive: Par choix, décès ou sanction disciplinaire
- Temporaire: Par choix ou sanction disciplinaire
- Partielle: Sanction disciplinaire
Par choix, l’ingénieur à 21 jours avant la date fixée pour faire connaitre à l’Ordre son cessionnaire.
Décès ou sanction : 15 jours pour faire connaitre à l’Ordre le gardien provisoire.
Doit en aviser l’ordre et communiquer l’information dur le cessionnaire sinon, après la période prescrite, elle prendra possession des dossiers.
