PAGSULAT Quiz 2 Flashcards
ay isang kasulatang nagbibigay kabatiran tungkol sa gagawing pulong o paalala tungkol sa isang mahalagang impormasyon, gawain, tungkulin, o utos.
Memo o Memorandum
ay bahagi na ng buhay ng maraming tao sa kasalukuyan.. Ito ay pangkaraniwang gawain ng bawat samahan, organisasyon, kompanya, paaralan, institusyon, at iba pa.
Pagpupulong o miting
sa kanyang aklat na Writing in the Discipline, ang mga kilala at malalaking kompanya at mga institusyon ay kalimitang gumagamit ng mga colored stationery para sa kanilang mga memo
Ayon kay Dr. Darwin Bargo (2014)
ginagamit sa mga pangkalahatang kautusan, direktiba, o impormasyon
Puti
ginagamit naman para sa request o order na nanggagaling sa purchasing department
Pink o rosas
ginagamit naman para sa mga memo na nanggagaling sa marketing at accounting department
Dilaw o luntian
ayon din kay may tatlong uri ng memorandum ayon sa layunin nito.
Bargo (2014),
3 uri ng memorandum
a. Memorandum para sa kahilingan-
b. Memorandum para sa kabatiran -
c. Memorandum para sa pagtugon -
dito makikita ang panimula o layunin ng memo.
Sitwasyon
Kadalasang ang ‘Mensahe ay maikli lamang ngunit kung ito ay isang detalyadong memo kailangang ito ay magtaglay ng sumusunod:
a. Sitwasyon
b. Problema
c. Solusyon
d. Paggalang o Pasasalamat
nakasaad ang suliraning dapat pagtuonan ng pansin. Hindi lahat ng memo ay nagtataglay nito.
Sitwasyon
nagsasaad ng inaasahang dapat gawin ng kinauukulan.
Solusyon
wakasan ang memo sa pamamagitan ng pagpapasalamat o pagpapakita ng paggalang.
Paggalang o Pasasalamat
ang nagtatakda ng mga paksang tatalakayin sa pulong. Ang pagkakaroon ng maayos at sistematikong adyenda ang isa sa mga susi ng matagumpay na pulong
adyenda
- (Adyenda) Ito ang nagsasaad ng sumusunod na mga impormasyon:
a. mga paksang tatalakayin
b. mga taong tatalakay o magpapaliwanag ng mga paksa
c. oras na itinakda para sa bawat paksa
Mga Hakbang sa pagsulat ng Adyenda
- Magpadala ng memo na maaaring nakasulat sa papel o kaya naman ay isang e-mail na nagsasaad na magkakaroon ng pulong tungkol sa isang tiyak na paksa o layunin sa ganitong araw, oras, at lugar.
- Ilahad sa memo na kailangan nilang lagdaan ito bilang katibayan ng kanilang pagdalo o kung e-mail naman, kinakailangang magpadala sila ng kanilang tugon. Ipaliwanag din sa memo na sa mga dadalo, mangyaring ipadala o ibigay sa gagawa ng adyenda ang kanilang concerns o paksang tatalakayin at maging ang bilang ng minutong kanilang kailangan upang pag-usapan ito.
- Gumawa ng balangkas ng mga paksang tatalakayin kapag ang lahat ng mga adyenda o paksa ay napadala o nalikom na. Higit na magiging sistematiko kung ang talaan ng adyenda ay nakalatag sa talahanayan o naka-table format kung saan makikita ang adyenda o paksa, taong magpapaliwanag. at oras kung gaano ito katagal pag-uusapan. Ang taong naatasang gumawa ng adyenda ay kailangang maging matalino at mapanuri kung ang mga isinumiteng adyenda o paksa ay may kaugnayan sa layunin ng pulong. Kung sakaling ito ay malayo sa paksang pag-uusapan, ipagbigay-alam sa taong nagpadala nito na ito ay maaaring talakayin sa susunod na pulong.
- Ipadala ang sipi ng adyenda sa mga taong dadalo, mga dalawa o isang araw bago ang pulong. Bilang paalala ay muling ilagay rito ang layunin ng pulong, at kung kailan at saan ito gaganapin.
- Sundin ang nasabing adyenda sa pagsasagawa ng pulong.
Mga Dapat Tandaan sa Paggamit ng Adyenda
- Tiyaking ang bawat dadalo sa pulong ay nakatanggap ng sipi ng mga adyenda
- Talakayin sa unang bahagi ng pulong ang higit na mahahalagang paksa
- Manatili sa iskedyul ng agenda ngunit maging flexible kung kinakailangan
- Magsimula at magwakas sa itinakdang oras na nakalagay sa sipi ng adyenda
- Ihanda ang mga kakailanganing dokumento kasama ng adyenda
Ang opisyal na talá ng isang pulong ay tinatawag na _______. Ito ay kalimitang isinasagawa nang pormal, obhetibo, at komprehensibo o nagtataglay ng lahat ng mahahalagang detalyeng tinalakay sa pulong
katitikan ng pulong.
Ito ay naglalaman ng pangalan ng kompanya, samahan, organisasyon, o kagawaran, Makikita rin dito ang petsa, ang lokasyon, at maging ang oras ng pagsisimula ng pulong.
Heading
-Dito nakalagay kung sino ang nanguna sa pagpapadaloy ng pulong gayundin ang pangalan ng lahat ng mga dumalo kasama ang mga panauhin. Maging ang pangalan ng mga liban o hindi nakadalo ay nakatala rin dito.
Mga kalahok o dumalo
Dito makikita kung ang nakalipas na katitikan ng pulong ay napagtibay o may mga pagbabagong isinagawa sa mga ito.
Pagbasa at pagpapatibay ng nagdaang katitikan ng pulong-
Dito makikita ang mahahalagang talå hinggil sa mga paksang tinalakay. Inilalagay rin sa bahaging ito kung sino ang taong nanguna sa pagtalakay ng isyu at maging ang desisyong nabuo ukol dito.
Action items o usaping napagkasunduan (kasama sa bahaging ito ang mga hindi pa natapos o nagawang proyektong bahagi ng nagdaang pulong)
Hindi ito laging makikita sa katitikan ng pulong ngunit kung mayroon mang pabalita o patalastas mula sa mga dumalo tulad halimbawa ng mga suhestiyong adyenda para sa susunod na pulong ay maaaring ilagay sa bahaging ito.
Pabalita o patalastas
Iskedyul ng susunod na pulong-Itinatala sa bahaging ito kung kailan at saan gaganapin ang susunod na pulong.
Iskedyul ng susunod na pulong
Inilalagay sa bahaging ito kung anong oras nagwakas ang pulong
Pagtatapos-
mahalagang ilagay sa bahaging ito ang pangalan ng taong kumuha ng katitikan ng pulong at kung kailan ito isinumite
Lagda
Mga Dapat Gawin ng Taong Naatasang Kumuha ng Katitikan ng Pulong
- Hangga’t maaari ay hindi participant sa nasabing pulong
- Umupo malapit sa tagapanguna o presider ng pulong.
- May sipi ng mga pangalan ng mga taong dadalo sa pulong
- Handa sa mga sipi ng adyenda at katitikan ng nakaraang pulong
- Nakapokus o nakatuon lamang sa nakatalang adyenda
- Tiyaking ang katitikan ng pulong na ginagawa ay nagtataglay ng tumpak at kompletong heading
- Gumamit ng recorder kung kinakailangan
- Itala ang mga mosyon o pormal na suhestiyon nang maayos
- Itala ang lahat ng paksa at isyung napagdesisyunan ng koponan
- Isulat o isaayos agad ang mga datos ng katitikan pagkatapos ng pulong
-Sa ganitong uri ng katitikan, ang lahat ng detalyeng napag-usapan sa pulong ay nakatala. Maging ang pangalan ng mga taong nagsalita o tumalakay ng paksa kasama ang pangalan ng mga taong sumang-ayon sa mosyong isinagawa.
c. Resolusyon ng Katitikan-
Ulat ng Katitikan
Isinasalaysay lamang ang mahahalagang detalye ng pulong. Ang ganitong uri ng katitikan ay maituturing na isang legal na dokumento.
Salaysay ng Katitikan
Nakasaad lamang sa katitikan na ito ang lahat ng isyung napagkasunduan ng samahan. Hindi na itinatala ang pangalan ng mga taong tumalakay nito at maging ang mga sumang- ayon dito. Kadalasang mababasa ang mga katagang “Napagkasunduan na…” o “Napagtibay na…..
Resolusyon ng Katitikan
