21. PROCUREMENT Flashcards
Hankinta ja jakelu ovat linkkejä ulkomaailmaan
Hankinta ja jakelu ovat linkkejä ulkomaailmaan. Hankinta tuo raaka-aineita ja komponentteja yhtiön tuotannon sisälle. Jakelun kautta se yhtiön tuotannon tuotos siirtyy ulos yrityksestä.
Mitä kaikkea ostajien työnkuvaan kuuluu? - > asioita, joita yli 90% ostajista sanoo tekevänsä
- Suunnitella yrityksen hankintastrategiat
- Edistää hankintastrategioiden toteutusta
- Arvioida sisäisten asiakkaiden toiveita ja tarpeita
- Määritellä hankintatarpeeseen sopiva prosessi
- Etsiä potentiaalisia toimittajia
- Analysoida toimittajien tarjouksia ja valita paras
- Hoitaa toimittajaneuvottelut
- Edistää yrityksen ja toimittajan välistä toimintaa
- Huolehtia, ylläpitää ja kehittää toimittajasuhteita
- Osallistua poikkifunktionaaliseen yhteistyöhön
Suuri tuleminen kuitenkin odotuttanut…
Hankinnalla on ainakin 5000 vuotta vanha historia tai jopa miljoonia vuosia vanhaa, kun mietitään, miten apinatkin on aina vaihtanut pähkinöitä banaaneihin jne.
Miksi ostaminen on tosi tärkeä toiminto yrityksissä?
Ostot ylivoimaisesti yrityksen suurin kuluerä
- Koska ostot on yleensä noin 50-60% myynnistä, toimialojen välillä suuriakin eroja: autot 60% (kaikki ostot 80%), virvoitusjuomat 65%, sairaalat 20%
- ulkoistamisen odotetaan kasvattavan ostojen osuutta entisestään
Ostoissa säästetty euro jää paljon helpommin tuloslaskelman viimeiselle riville kuin asiakkaalta laskutettu euro. Ostoissa kannattaa yrittää säästää.
- vaadittu lisämyynti = säästetty euro / kateprosentti
- jos yrityksen kateprosentti on 5 niin ostossa säästetty euroon yhtä arvokas kuin 20 euron lisämyynti (=1/5%)
- ostossa säästettyjä euroja kutsutaankin koviksi euroiksi!
Ostokustannuksissa hajontaa ostajien välillä!
- ostajan osaamisen ja tarkkaavaisuuden merkitys helposti 10%
Ostamisen tärkeyttä ei kannata aliarvioida!
Vuosittaiset hankinnat lähes 100 miljardia pelkästään autoteollisuudessa.
Mitkä ovat ostojen välillisiä hyötyjä?
- Sisäisen tuottavuuden ja tehokkuuden takaaminen: laatu-, toimitusvarmuus-, joustavuus- ja standardointiaspekti, tuotelinjojen muutosten, lisäysten ja karsintojen analyysi (esim. kauppa)
- Jatkuva informaation kerääminen ja välittäminen: kilpailija- ja teknologiaseuranta, asiakastoiveet ketjussa taaksepäin, talouden kehitys, yhteiskunnalliset trendit, lakien muuttuminen jne.
- Toimitusketjun ja sijoitetun pääoman hallinta: yritysyhteistyön edistäminen ja toimittajasuhteiden kehittäminen. ulkoistamisen suunnittelu, toteutus ja hallinta. varastot (määrä ja omistus), toimitus- ja läpimenoajat, maksuehdot…
- Asiakasfokuksen ylläpito: ”miten me voimme osaltamme edistää loppuasiakkaan kokemaa hyötyä”. huomioitava sekä sisäinen että ulkoinen asiakas
- Sisäinen koulutuspiste: ostojen kautta voi oppia yrityksestä paljon!
LISÄARVO
Lisäarvo on muodikas termi, jota käytetään nykyään hankintatoiminnassa. Usein nykyään ajatellaan, että ostojen tehtävä on tuottaa lisäarvoa yrityksen arkeen.
Miten ostajat näkevät tuottavansa lisäarvoa? -> case allokoi 100 % eri ”lisäarvokategorioihin”
Ostajat näkevät tuovansa lisäarvoa eniten Kustannusten vähentämisen (38%) kautta ja toiseksi eniten kustannusten välttämisen (19%) kautta.
Kustannusten välttäminen: tarpeen pienentäminen tai kustannusten nousun hillitseminen
”Perinteinen” näkemys ostamiseen siis turhan usein vielä voimissaan
Usein vieläkin ajatellaan virheellisesti, että paras ostaja on sellainen, joka pystyy vaan tinkimään mahdollisimman paljon.
Mitä ostotoiminta on?
Ostotoiminta on kaikkea, mistä yritykseen tulee lasku! Esim. ostot, leasing, vuokraus, ulkoistus.
Mitä asioita yritykset ostavat? (TENTTIIN!)
- Raaka-aineet (mineraalit ja kasvatus/viljely): esim. rauta, kupari, hiili, öljy, liha, vilja, kahvi, sokeri, puuvilla -> saatavuus voi vaihdella, hintamuutosten takia oston ajoitus tärkeätä + laadussa saattaa olla joskus yllättävää vaihtelua -> SUORA HANKINTA
- Puolivalmiit tuotteet ja komponentit: esim. teräslevyt, langat/vaijerit, autonrenkaat, vaihdelaatikko -> neuvotellaan mm. vuosi sopimuksia ja tehdään kotiin kutsuja, + laadunvalvonta toimittajavalinnassa ja -arvioinnissa tärkeätä -> SUORA HANKINTA
- MRO-tarvikkeet (maintenance, repair and operating materials): esim. huolto- ja siivousvälineet, vara-osat, toimistotarvikkeet jne. (nykyään melkein kaikki mitä ei kuulu lopputuotteeseen). Tuotevalikoima ja toimittajakanta varsin runsas -> ostajat keskittyvät usein prosessin tehostamiseen (keskittäminen, standardointi, ostokortit, e-hankinta, ulkoistaminen…) -> EPÄSUORA HANKINTA
- Palvelut: ulkopuolisten toimittamia erilaisia ”sopimuspohjaisia” aktiviteetteja (kertaluonteisista hankinnoista ulkoistettuihin prosesseihin) -> tarvemäärittely monivaiheisempaa ja palvelutarjoajien vertailu vaikeaa. Kaikki on neuvoteltavissa, sopimus tärkeä ja mittaaminen hankalaa. Osto-osasto pääasiallisena hankkijana ainoastaan puolessa caseistä!
- Investointihyödykkeet: hankinnat, joista tehdään poistoja (esim. rakennukset, koneet, IT) -> ostajat tuovat mm. selkeyttä spesifikaatioihin ja varmistavat markkinat. Osto-osasto aivan liian harvoin mukana investointihankinnoissa!
- Jälleenmyyntihyödykkeet: vähittäis- ja erikoiskaupassa myytävät tavarat, omat merkit -> päätöksinä ”mitä myydään” ja ”mikä myy”. Toimittajien etsintä ja hyvien ehtojen neuvottelukeskeistä osaamista
Painotuksissa on tietysti toimialaeroja
- Suorat hankinnat, eli raaka-aineet ja puolivalmiit tuotteet+komponentit kattavat 50% ostoista keskimäärin
- Epäsuorat hankinnat, eli MRO-tarvikkeet kattavat noin 20% hankinnoista
- Palvelut kattavat lopun, noin 30% hankinnoista.
- MUTTA TOIMIALOILLA NÄMÄ SUHTEET VAIHTELEVAT! Esimerkiksi palveluorganisaatioissa tai julkisen vallan hankinnoissa palveluostamiset korostuvat huomattavasti enemmän.
Oston tulevaisuus näyttää valoisalta
Halutaan keskittyä ydinosaamiseen
- ”kukaan ei voi tehdä kaikkea itse”
Pyritään lisäämään kokonaistehokkuutta
- ”ostettava mistä halvimmalla saa”
- kokonaispalvelu paranee kun ammattilainen hoitaa
- tuotannon globalisoituminen pakottaa
Yritetään parantaa joustavuutta
- mm. ulkopuolisen kapasiteetin sopeuttaminen helpompaa
Vähennetään investointeja ja jaetaan riskiä
- esim. kapasiteetin laajentamistilanteissa
Kohdemarkkinoiden erityispiirteet pakottavat
- esim. kauppapoliittiset rajoitteet
Oston ja toimitusketjun raja hämärtymässä
Oston ja toimitusketjun raja on hämärtymässä, koska ostotoiminta on muuttunut perinteisestä vaihdannan tehostamisesta kohti enemmän verkostojen ja resurssien hallintaa. Ostotoiminta on sisäisten ja ulkoisten resurssien ja kyvykkyyksien hallintaa.
Operatiivinen painopiste on pienentynyt ja toisaalta ostojen tavoitteet ovat laajentuneet. Ei enää pyritä vain säästämään mahdollisimman paljon, vaan halutaan, että yritys pystyy vastaamaan asiakkaiden tarpeisiin mahdollisimman paljon.
Mikä on ostoportfolion merkitys?
Se auttaa hahmottamaan ostajan arkea. Se kertoo, miten hankintoja pitää tehdä ja millä tavalla.
Mitä päätöksiä Ostostrategia sisältää? (TENTTIIN)
- Miksi ostetaan: yrityksen fokus ja ydinosaaminen, ostajien osaaminen, yritysympäristömuutokset, tuotevastuu, tullimääräykset jne.
- Mitä ostetaan: valmista itse vs. osta -päätös, ulkoistamisen rooli ja syvyys, räätälöidyt vs. standardiratkaisut, neuvotteluvoiman analysointi
- Miten ostetaan: järjestelmät ja prosessit, tietotekniikan kehittyminen, neuvottelut vs. tarjouskilpailut, pitkät vs. lyhyet sopimukset, tilausten avoimuus sekä riskien ja tiedonjakaminen
- Millä perusteilla ostetaan: tasapainottelua hinnan, laadun, palvelun, riskien jne. välillä, hinta vs. toiminnallisuus, etiikka ja vihreät arvot, osto vs. leasing
- Keneltä ostetaan: yksi vs. usea toimittaja, isot vs. pienet toimittajat, paikallinen, alueellinen, kotimaa, maanosa, kansainvälinen, toimittajasuhteiden johtaminen (SRM), toimittajien kehittäminen
- Kuinka paljon ja milloin ostetaan: pidettyjen varastojen määrä, rooli ja omistuskysymykset (VMI), ostohinnan muodostuminen ja suojausmahdollisuudet
- Kuka ostaa: keskitetty vs. keskijohtoinen vs. hajautettu organisointi, ostajien osaamisen kehittäminen, ostamisen ulkoistaminen
- Kuinka hyvin ostetaan: ulkoinen ja sisäinen tehokkuus, mittarien kehittäminen
Pitäisikö valmistaa itse vai ostaa? -> make or buy -päätös
Vertikaalinen integraatio toimintatapana vähentynyt. Eli ei nykyään tehdä enää kaikkea itse, vaan usein yritykset nykyään ostaa paljon tuotteita.
- paljon puhuttu lisääntyneen kilpailun aiheuttamasta ostopakosta -> keskittyminen, tuottavuus, joustavuus, asiakaspainotteisuus…
Päätöstä tehdessä huomioitava monia muuttujia
- nykyinen osaaminen ja osaamisen kehittämissuunnitelmat
- nimikkeen ennustettu kysyntä ja oma kapasiteettitilanne
- kustannukset, laatu, toimitusvarmuus ja joustavuus -> ketkä kaikki edes pystyisivät ja haluaisivat tarjota tuotetta?
- ulkoiset, sisäiset ja henkilökohtaiset vaikuttavat voimat -> riippumattomuuden merkitys, työllistäminen, yrityskoon pieneneminen…
Ostamista tukee fokusajattelu ja kustannukset
- tuotetta ei haluta / osata itse valmistaa -> vältetään sitoutumista, ei haluta investoida teknologian kehittämiseen…
- tuote helposti ostettavissa tehokkailta markkinoilta -> ostaminen kustannuksiltaan halvempi vaihtoehto
Valmista vai osta -kustannuskäyrät
Jos valmistetaan itse, se vaatii isomman alkuinvestoinnin, mutta muuttuva kustannus on todennäköisesti alhaisempi. Siinä kassavirta on ajan alussa suurempi ja laskee alemmas.
Jos ostetaan, niin alkuinvestointia ei ole, mutta muuttuva kustannus on korkeampi. Eli pitää ostaa tarpeeksi paljon, että sen kokonaiskustannus nousee itse valmistamista korkeammaksi. Siinä kassavirta on tasainen koko ajan.
Kaikki ostokset eivät ole samanlaisia. Ostoportfolion maailmaan siirrytään.
Kaikki ostokset eivät ole samanlaisia, vaan pitäisi huomioida, että mitä ollaan ostamassa, millaisilta markkinoilta ja kuinka paljon. Jos ostetaan tosi isoa settiä, niin se osto on hyvin erilainen, kuin jossain tosi pienessä ostossa. Eli alla olevat jutut vaikuttavat tähän.
Mitä tuotetta asiakas on ostamassa?
- kuinka tärkeä
- kuinka helppo saada
- mikä on hintataso
- mitkä ovat volyymit
Miten tuote ostetaan?
- ”mitä maksimoidaan”
- sopimusten luonne
- hinnan määräytyminen
- yhteistyön muodot
- ostoalue ja -muoto
Toimittajien valinta?
- mahdollisten toimittajien valinta ja vertailu
- päätösmuuttujien keskinäinen paino
Ostoportfolio ostamisen apuvälineenä (kutsutaan myös kategoriajohtamiseksi) (TENTTIIN)
- Yrityksellä erilaisia intressejä toimittajia kohtaan, jotka tulee huomioida käytöksessä: kehitelmä myynnin portfoliomallista (Peter Kraljic 1983)
- Ostoportfolio on kahden akselin nelikenttämalli; ostavan yrityksen suhteellinen ostovoima ja ostoriski (Suomi): ostovoimaa voidaan pitää suurena jos ostot yli 1% toimittajan myynnistä - akselina käytetään joskus myös kokonaisostoja, kokonaiskustannuksia…. ostoriskiin liittyy mahdollisten tavarantoimittajien lukumäärä ja etäisyys - akselina käytetään joskus myös teknistä monimutkaisuutta…
- Pohjalla kuluanalyysi ja toimittajakantatuntemus: usein työntekijöillä varsin erilaiset käsitykset tuotteiden sijainnista. ”miten valta jakautunut ostajan ja myyjän välillä”
- Tuotteen sijainti matriisissa vaikuttaa ostostrategiaan: selventää mihin ostajan tulisi käyttää suurin osa ajastaan! Matriisin sisäiset siirtymisen mahdollisia arvoanalyysillä, standardoinnilla…
