19. PROJECTHALLINTA Flashcards
Projektit varsin yleisiä yritysmaailmassa
Esim. asiantuntijaprojekteja liittyen yritysstrategiaan, risteilyaluksen valmistusprosessi. Projekti voi kestää vain hetken ja toiset voi kestää vuosikymmeniä.
Projekteja on hyvin erilaisia ja yrityselämässä, kuin myös arjessa on monenlaisia projekteja.
Mitä projektilla tarkoitetaan?
Kertaluontoinen, organisoitu panostus jonkin ennalta määritellyn tavoitteen saavuttamiseksi. Tuotantotyypeistä puhuttaessa projektilla tarkoitetaan jonkinlaisen uniikin panoksen tuottamista.
Kertaluonteisuus ja uniikkius ei välttämättä pidä paikkansa, koska kyllä joku laiva tai asiantuntijaprojekti voi olla hyvinkin samanlainen kun toinen.
Mitä projektisoituminen tarkoittaa?
Projektisoituminen on toiminnan organisointi siten, että pääosa työstä tehdään projektiryhmissä (lisääntynyt paljon viime aikoina)
- asiakaskohtaiset ratkaisut nykyisen trendinl ähtökohtana
- tuotteiden elinkaarienl yheneminen pakottaa uuteen toimintamalliin
- pakottaa katsomaan yritystä ja sen toimintaa uudella tavalla
Mitä projektinhallinnalla tarkoitetaan?
Resurssien (ihmiset, koneet ja materiaali) suunnittelu, ohjaaminen ja valvonta niin, että tekniset, kustannukselliset ja aikatavoitteet saavutetaan.
Mitkä ovat projektityöskentelyn hyviä puolia?
- Selkeä organisaatiorakenne
- Rakenteen joustavuus
- Mahdollisuus hallita suuria kokonaisuuksia
- Tavoitteellisuus ja tavoitteiden selkeys
- Helppo seurattavuus ja mitattavuus
- Ryhmän johtaminen vapauttaa johtamisresursseja
- Mahdollisuus resurssien joustavaan allokointiin
- Mahdollisuus tasata työkuormaa ja saada tukea toisilta
- Ryhmätyöskentelyn yleiset edut
- Mahdollisuus oppia toisilta
- Sisäinen tiedonkulku
- Hyvä sitoutuneisuus
- Työskentelyjännitteen syntyminen
Mitkä ovat projektityöskentelyn varjopuolia?
- Projektien resurssitaistelut
- Osallistujien ristiriitaiset tavoitteet
- Suunnitelmat ja todellisuus eivät kohtaa
- Liukuvat ajankohdat
- Usein myöhästyvät
- Projektien toteutukset uupuvat johtamisen puutteiden vuoksi
- Tilanteet muuttuvat jatkuvasti
- Lokeroituminen
- Työn kuormittavuus ja kuormitusvaihtelut
- Työntekijöiden yleinen projektiosaamattomuus
- Ryhmätyöskentelyn yleiset ongelmat
- Kokemusten siirtämisen vaikeus
- Sisäinen tiedonkulku
- Tiedottaminen sidosryhmille
- Stressaava työjännite
Projektien hyvät puolet voi olla myös huonoja puolia, tilanteista ja ihmisistä riippuen.
Projekteihin erilaisia lähestymisnäkökulmia
Operaatiopainotteinen näkökulma: Projektin ytimessä on aika, ajoitus ja resurssit.
Laskentapainotteinen näkökulma: Projektin ytimessä on budjetointi ja valvonta.
Johtamiskeskeinen näkökulma: Osallistuva suunnittelu, Kehittämishankkeet, Tiimityöskentely, Jälkiarviointi, Johtajuus
Miksi operaatiopainotteinen näkemys projekteihin on tärkeä?
Projektipäällikön suurimmat murheet tutkimusten mukaan:
Riittämättömät resurssit 69%
Aikataulujen pitäminen 67%
Mitkä asiat lisäävät projektin haasteellisuutta?
Projektit ovat erilaisia ja niiden haasteellisuutta lisää mm.:
- projektin suuri koko: osapuolien määrä, €-määrä, merkitys
- projektin pitkä ajallinen kesto
- eri osa-alueiden keskinäinen riippuvuus
- uusien ratkaisuiden epävarmuustekijät
- poikkeuksellisen suuret laatuvaatimukset
- julkisuus ja politikointi
- uusi toimintaympäristö ja oudot kulttuurit
- onnistumisen paine
Millainen on projektin elinkaari?
- Projektin raamien asettaminen tapahtuu ensin
- ongelma
- päämäärä
- tavoite
- menestystekijöiden
- tunnistaminen
- oletukset, riskit, esteet - Projektin suunnittelu
- vaiheiden tunnistus
- kestoajan arviointi
- resurssitarve
- projektiverkko
- projektiehdotus - Projektin toteutus
- tiimin organisointi
- toimintasäännöt
- resurssien jako
- töidenjärjestely
- töiden dokumentointi - Projektin valvonta
- raportointi
- valvontavälineet
- valvonta
- muutokset - Projektin lopetus
- asiakkaan hyväksyntä
- projektiraporttien
- viimeistely
- jälkitarkastus
Mitä tarkoittaa Projektiositus (work breakdown structure)?
- Projektisuunnittelussa tehdään usein ensimmäisenä projektiositusta.
- Osituksessa projekti jaetaan itsenäisesti suunniteltaviin ja toteutettaviin paloihin
- Projektiosituksen tavoitteita ovat mm.: jako osa-projekteihin, osa-aikataulujen synnyttäminen, jako vastuukokonaisuuksiin, luoda puitteet kustannusohjaukselle, antaa työlle hierarkinen jäsentely ja koodaus, integroida ajallinen ja taloudellinen ohjaus… eli hallinnan keskeinen informaatioväline
Mitkä ovat projektiosituksessa käytettävät menetelmät?
- Osituksessa käytössä: vaiheittainen ositus, järjestelmiin osittaminen (itsenäiset kokonaisuudet), rakenteellinen ositus, työlajin mukainen ositus jne.
Mitä tarkoittaa Projektivaiheistus?
Projektivaiheistuksessa tavoitteena ymmärtää osien keskinäinen suhde: helpottaa projektin johdon päätöksentekoa. Päätetään mikä asia tehdään ensin ja mikä sitten, eli laitetaan projekti erillisiin vaiheisiin.
Mitä on Aikaohjaus?
Usein ”ylhäältä-alaspäin” prosessi
- projektin vaaditun kokonaiskeston pohjalta määritetään kuinka paljon minkäkin yksittäisen vaiheen toteutukseen olisi aikaa
Aikataulu muodostaa projektin ytimen
- kivijalka, johon perustuvat resurssi- ja kustannusohjaus
- projektipäällikön suurin murheen aihe
Aikatauluongelmista monia seurauksia
- myöhästymissakot, sidotun pääoman korko, projektin tuotto, menetetyt tuotot, markkinaetu, maine, toimitusikkuna, resurssit ja kustannukset
Henkilömäärän lisääminen ei useinkaan ole pelastus, jos kesto uhkaa mennä pitkäksi
- parempi keino on allokoida projektihenkilöiden aika uudestaan!!
Gantt-kaavio aikaohjauksen apuvälineenä - perusmuodossa useita rajoitteita
Gantt-kaavio on aikaohjauksen perinteisin työkalu. Siinä yksittäiset työvaiheet esitetään kaaviossa, jossa visuaalisesti värilaatikoilla esitetään, että mikä vaihe tehdään ensin, koska se alkaa ja kauanko siinä menee ja mitä tehdään seuraavaksi jne.
Mitkä ovat Gantt-kaavion rajoitteita?
- Se ei kerro, että mitkä ovat eri työvaiheiden riippuvuudet.
- Ei kerro, että mikä vaihe pitää olla tehty, ennen kun toinen voi alkaa?
- Ei kerro, että mitkä vaiheet ovat kriittisimpiä, joissa myöhästyminen siirtää heti deadlinea.
- Päivittäminen työlästä
- Kesto ei kerro työmäärää
- Vaatii paljon tilaa visuaalisesti: pitää olla perkeleen isot paperit
Toimintaverkkomenetelmät?
Toimintaverkkomenetelmissä on Gantt-kaavion rajoitteet huomioitu. On kaksi erilaista verkkomallia. Niissä eri työvaiheiden keskinäistä suhdetta kuvataan nuolilla.
Activity-on-node (AON) = tehtävä on pallon sisällä. Kun A on valmis, niin voidaan alkaa tekemään esim. B ja C.
Activity-on-arc/arrow (AOA) = tehtävä on nuolissa ja palloissa on tapahtumia. Kun 1 tapahtuma on tehty, niin työvaihe A voidaan aloittaa. Jos vaikka saadaan rakennuslupa, niin voidaan aloittaa työvaihe A, joka on kaivaukset tontilla.
AOA ja varjotehtävät
Viivat kuvaavat AOA ilmaisussa sekä tehtävää että tehtävien välistä suhdetta
- varjomuuttujilla (dummy) otetaan huomioon, että asioiden välillä voi olla suhde vaikka ei tehtävää
- Esim. tehtävää 3 ei voi aloittaa, ennen kuin 1 ja 2 on tehty.
Projektin hallinnassa käytetään kolmea perustyökalua
- Kriittinen polku
- PERT
- Kiirehtiminen
Kriittinen polku - critical path method (CPM) (TENTTIIN!)
Kriittinen polku selvittää projektin kokonaisajan kannalta keskeiset vaiheet
- ei-kriittisen polun vaiheissa on ylimääräistä aikaa (eli slackiä)
Menetelmä auttaa tunnistamaan projektin kannalta kriittiset vaiheet, kohdistamaan resurssit oikein ja kommunikoimaan projektin luonteen. Osoittaa siis projektin minimikeston.
- slack-vaiheen myöhästyminen ei välttämättä myöhästytä koko projektia
Prosessikuvauksen lisäksi on hyvä tietää vaiheiden alkamisajoista ja kestoista
- yksittäisen vaiheen aikaisin ja viimeisin mahdollinen aloitusajankohta
- oletuksena deterministiset vaiheajat: jos A kestää 3 minuuttia, niin se kestää tasan sen. Ei ole mitään vaihteluväliä tai hajontaa, vaan se vie aina sen 3 min.
DuPont kehitti menetelmän vuonna 1956
- huoltotaukojen ajoittaminen kemikaalitehtaassa (tehdas kiinni)
- käyttivät aktiviteettien kestoina historiasta pääteltyjä ka. aikoja
PERT - program evaluation and review technique (TENTTIIN!)
Tehtävien kestoissa on todellisuudessa satunnaisuutta, joka tulee ottaa huomioon
- PERT -menetelmässä vaiheaikojen varianssi otetaan huomioon. Sen hyvä puoli on, että se huomioi, että tehtävien kestoissa on satunnaisuutta ja vaihtelua.
- aikojen jakauma oletetaan beta-jakauman muotoiseksi
U.S. Navy kehitti menetelmän vuonna 1958
- Polaris-ohjus projekti (AOA-kuvaus)
- Voidaan käyttää AOA ja AON lisäksi muissakin.
Mitkä ovat CPM- ja PERT-menetelmien perusoletuksia? (TENTTIIN)
- Vaiheet voidaan erotella toisistaan
- Vaiheiden verkostosuhteet selvät
- Vaiheilla selkeä alku- ja loppupiste
- Vaiheiden kestoajat ja varianssit määriteltävissä ja toisistaan riippumattomia: PERT:ssä vaiheiden aikajakauma beta-jakautunut ja projektin keston varianssi kriittisen polun vaiheiden varianssien summa
- Projektinhallinta kohdistuu pääasiassa kriittiselle polulle: kriittisen polun kokonaiskesto seuraa normaalijakaumaa. PERT:ssä lähtökohtana, että vain yhdellä polulla merkittävä todennäköisyys olla kriittinen (toteutuu käytännössä huonosti)
Projektin kiirehtiminen - project crashing (TENTTIIN)
Yksi projektin hallinnan työkalu. Joissain tapauksissa projektia kannattaa pyrkiä nopeuttamaan.
Kun projektia tehdään, niin kokonaiskustannuksiin vaikuttaa nopeutuskustannukset (suora kustannus) ja ”sakkomaksu” eli ei kauppoja kun kestää liikaa (epäsuora kustannus). Projektin optimaalinen kokonaiskesto määritellään siis näiden kahden kustannuksen luoman kokonaiskustannuksen minimoinnin perusteella.
Miten Projektin kiirehtiminen tapahtuu? (TENTTIIN)
Projektin joitakin vaiheita voidaan tehdä nopeammin
- henkilöresurssien kasvattaminen; ylityöt, työvuorojen lisääminen, henkilöiden siirrot, uusien palkkaaminen
- koneresurssien kasvattaminen; hankinta tai vuokraus
Vaiheiden kiirehtimispotentiaalisssa (aikasäästö) ja -kustannuksissa (kustannus per päivä) on eroja
- kiirehtimisen kustannus oletetaan laskuissa usein lineaariseksi
- joitakin vaiheita ei vain voi kiirehtiä
Projektin kiirehtiminen kannattaa aloittaa luonnollisesti kriittisen polun työvaiheista
- korkein marginaalihyöty ensin jne.
- uudet kriittiset polut tulee myös luonnollisesti huomioida
Kiirehtimisen kustannuskäyrän muoto
Laskuissa oletetaan, että kiirehtimisen aikasäästöt voidaan jakaa yksittäisiksi päiviksi ja kustannuksilla on lineaarinen suhde (käytännössä usein ensimmäisten päivien kiirehtiminen kuitenkin viimeisiä halvempaa).
Jos kiirehditään, niin yksittäisen tuotteen kustannus kasvaa. Mitä enemmän kiirehditään, sitä enemmän se maksaa. Eli kustannuksilla on lineaarinen suhde.
Todellisuudessa se kuvaaja ei ole lineaarinen suora vaan vähän alas roikkuva käyrä. Siksi koska yleensä projektia voidaan aluksi kiirehtiä tosi halvalla, mutta jos kiirehditään tosi paljon, niin joudutaan esimerkiksi ostamaan uusi kone tai jotain, niin viimeiset kiirehtimispäivät ovat tosi kalliita.
Missä tilanteissa Gant, CPM, PERT ja crashing -työkaluja hyödynnetään?
A. Budjettien tekeminen
B. Aika ja kustannus trade-offin hallinta
C. Kustannusten tarkkailu
D. Resurssien allokointi ja johtaminen
…eli suunnittelussa, toteutuksessa ja valvonnassa
Projektit ja ajan lisäksi muiden resurssien hallinta
Aika ei ole ainoa resurssi jota pitää tarkkailla
- ihmiset, koneet ja laitteet, raha jne.
- resurssien välillä luonnollisesti keskinäisiä trade-offeja
Töidenjärjestelyllä pyritään yleensä tasaisempaan resurssien kuormitukseen
- vaiheen ajoitusta muutetaan (yleensä myöhennetään): oletuksena systeemissä oleva joustovara
- vaiheen kestoa pidennetään resurssimäärää vähentämällä
- vaiheen kestoa lyhennetään resurssimäärää lisäämällä
- koko projektia myöhästytetään
- tehdään uusi projektisuunnitelma
Mitkä ovat projektivalvonnan kolme arviointikriteeriä?
- Laatu
- Aika
- Kustannukset
Tavoitteiden välillä usein trade-offeja! Vaikka kustannukset ja aikataulu piti, niin ei se auta, jos laatu on ihan skeidaa.
Mitkä ovat projektin tavallisimmat seurantasuureet?
Projektin kustannus-aika käyrän olisi hyvä olla S:n muotoinen. Eli aluksi oli aikaa suunnitella ja lopuksi olisi aikaa viimeistellä. Mutta harvoin se toteutuu.
Projektin toteutumista seurataan katsomalla alkuperäinen budjetti ja minkä verran siihen kohtaan on mennyt resursseja. Kustannukset voivat olla paljon suuremmat, kuin suunniteltiin. Budjetin ja kustannusten vertaileminen ei kerro oikein yhtään mitään! Se kertoo vain, paljonko rahaa oli mennyt johonkin päivään mennessä, mutta ei kerro paljonko se projekti on oikeasti edennyt.
Siksi tarvitaan kolmas käyrä: valmistuneen osuuden arvo, joka kertoo missä kohtaa projektissa oikeasti mennään.
- Siten voidaan laskea aikatauluerotus ja kustannuserotus. Eli arvioidusta valmistusasteesta ollaan jäljessä X% tai rahaa kulunut X€ enemmän, kuin ajateltiin.
Luettele 10 yleistä syytä projektien epäonnistumiselle?
Epäonnistumisilta hankala välttyä!
- Asiakkaan odotuksia ei selvitetty riittävästi
- Projektin prioriteetti pudonnut
- Vastuut puutteellisesti määritelty
- Aikataulu ylioptimistinen
- Projektisuunnitelmaa ei käytetty ohjaamiseen
- Puutteelliset resurssit
- Projektia ei seurata suunnitelmaa vasten
- Ei sovittua kommunikointitapaa
- Fokus hävinnyt
- Muutosjohtaminen unohtunut
