Module 4.4 - La tenue des dossiers

Question 1

En vertu des articles 2.01 et 2.06 du Règlement sur la tenue des dossiers et des cabinets de
consultation des ingénieurs, tous les ingénieurs du Québec doivent tenir un registre de leurs
dossiers.

L’ingénieur doit tenir, à l’endroit où il exerce sa profession :
• Un registre de mandats;
• Un dossier général du projet;
• Un dossier technique du projet;

Si vous n’avez pas access au document de l’employeur, quels dossiers doit conserver l’ingenieur ?

Answer 1

Si ce n’est pas possible, l’article 2.06 du Règlement sur la tenue des dossiers et des cabinets
de consultation des ingénieurs exige que l’ingénieur tienne dans un classeur :

• Une référence au contrat ou au projet;
• Une description du travail effectué;
• Un dossier technique du projet;
• Une copie des études, rapports et autres documents préparés par lui-même et
pertinents à son travail.

Question 2

Qu’est ce que la gestion electronique vs la gestion integree des documents ?

Answer 2

1. Gestion ELECTRONIQUE des dossiers : gestion des documents électroniques qui composent un
   dossier.
2. Gestion INTEGREE : gestion des documents tant papier qu’électroniques qui composent un
   dossier.

Une gestion intégrée des documents (GID) est composée des quatre volets suivants :

1. Acquisition
2. Classement
3. Stockage
4. Diffusion

Question 3

Afin d’assurer la preservation de l’integrite des documents numerises, il faut:

Answer 3

1. Verifier l’information
2. Documenter le transfert
3. Assurer l’accessibilite
4. Proteger la confidentialite
5. Assurer la duree de vie
6. Fournir une copie papier sur demande
7. Conserver une copie
8. Connaitre les responsabilites

Question 4

A quels moments la destruction des documents peut elle se faire ?

Answer 4

• l’eliminaton de documents devenus inuties en cours ou en fin de projet
• la numerisation
• l’expiration de la duree prescrite de conservation

Question 5

Les dossiers de l’ingenieur doivent etre conserves pour une periode minimale de combien d’annees ?

Answer 5

10 ans a partir de la date du dernier service rendu ou la date de fin des travaux

Question 6

Quels formats recommende-t-on pour la conservation des documents electroniques ?

Answer 6

Texte: PDF/A, TIFF, PDF
Image: TIFF, JPEG 2000 compresse

Question 7

Quels sont les trois type de cessation d’exercice d’un ingenieur ?

Answer 7

1. Definitive: Par choix, deces ou sanction disciplinaire
2. Temporaire: Par choix ou sanction disciplinaire
3. Partielle: Sanction disciplinaire

Doit en aviser l’ordre et communiquer l’information dur le cessionnaire sinon, apres la periode prescrite, elle prendra possession des dossiers.