ORG1A Flashcards
Nenne 3 neue Ideen für den Non-Profit Bereich
- Bezirkskonzepte bei den Gemeinden zur Zusammenlegung der Verwaltung, nicht Politik!
- Ebenso im Sozialbereich
- Arbeitsabläufe „elektronifizieren“, ELAK * Arbeitsabläufe von „Verschwendung“ befreien
- Dienstleistungen neu denken Bürgersservice in der Plus City oder elektronische Versorgungsplattform für ältere, immobile Personen über Skype?
- Das Altenheim 2030: Nur weil wir mehr alte Menschen haben wird es nicht mehr Altenheime geben! Dienstleistungen für das Alter müssen überdacht werden; Bsp.: Billa- Lieferservice – Dienstleistungen anpassen! Generell muss Altenheim andere Funktionen übernehmen.
Definiere das Wort Organisation
Eine Organisation kann eine soziale Struktur sein, die aus planmäßigen Zusammenwirken von Menschen entsteht, sich zur Umwelt abgrenzt und mit anderen Akteuren interagieren kann.
Um zu wissen “Organisationen sind gestaltbar” muss ich das Unternehmen durchschauen, was sind dafür die Voraussetzungen?
- die Organisation als Gesamtes ist zu durchschauen, zu verstehen.
- Strukturen verstehen, erkennen
- Arbeitsabläufe verstehen, Prozessabläufe
- Arbeitsplätze bewerten, beschreiben
- die Org muss Personenunabhängig denken können
Beschreibe das Vorgehen bei der Untersuchung einer Organisation, was könnten Deine Ziele dabei sein?
Ziele:
- Kosten senken,
- Qualität steigern,
- Zeit verringern-
- Effizienz und Effektivität steigern
Vorgehensweise:
Anamnese - Diagnose - Therapie
Empirische Methoden zum Analysevorgang:
Fragebogen, Interview, (teilnehmende Beobachtung), Mystery Shopping oder Mystery Eating,…
Danach kommt die Datenanalyse, Auswertung - ist abhängig von Aufgabenstellung.
Bericht - über Auftrag, Methode, Ergebnis, Interpretation, Literatur?
Selbst- gegen Fremduntersuchung - interne Untersuchungen oft nicht so effektiv wegen Betriebsblindheit, Gefahr bei Außenstehenden oft nicht ausreichendes Wissen über Betrieb.
Der Zusammenhang zwischen Effektivität und Effizienz, erkläre die Begriffe und den dazugehörigen Vorgang.
Effektivität umfasst den gesamten Prozess der Wirksamkeit und Zweckmäßigkeit von der Zielfindung bis zum Outcome, hingegen die Effizienz die Wirtschaftlichkeit von Input bis Output bezeichnet.
Wie kann die Effizienz (Input, Prozesse, Output) in einem Unternehmen gesteigert werden?
Input - Ressourceneinsatz:
- weniger, kostengünstiges Personal
- Digitalisierung
- Standardisierung
- Lagerhaltung
- billigere Infrastruktur
- Lieferantenauswahl …
Throughput - Prozesse - Leistungserstellung
- Optimierte Prozesse
- Logistik
- neue Technologien
- Standardisierung
- Digitalisierung
- Ausgliederung
- Shared Services
Output - Leistungen - Wirkungen
- Leistungsumfang
- Qualität
- Kern- und Zusatzleistungen
- Anspruchsberechtigung
- Leistungszeitpunkt
Die Führungskraft als Motor
Was sind die Aufgabenbereiche einer Führungskraft, nenne 4 Kernbereiche und davon je 2 Teilaufgaben.
Aufgaben einer FK
-
Sicherung der Zukunft
- Chancen erkennen
- Freiräume nutzen
- Wachstum schaffen
- sinnvolle Allianzen
- nachhaltig Profit erzielen
-
Aktiv auf Kunden zugehen
- Bedürfnisse erkennen
- Kundennutzen entwickeln
- Die wichtigsten Kundenbez. selbst pflegen
-
Veränderungen initiieren und gestalten
- selbst Veränderungsmanager sein
- Mit Widerständen und Konflikten umgehen können
-
MitarbeiterInnen führen
- Ziele vereinbaren
- Delegieren
- Teams entwickeln
- FK als Personalist
-
Leistungsprozesse managen
- Leistungsprozesse überblicken
- analysieren und optimieren
- nicht wertschöpfende Prozesse eliminieren
-
Ergebnis- & Ertragsbewusstsein etwickeln
- Kosten- und Ertragsbewusstsein entwickeln
- mit Zahlen führen
- Controlling einbauen
- Navigationssystem für den eigenen Bereich eintwickeln und einsetzen
Das Flügelrad der Unternehmensführung, welche Änderungen können fast überall zu Optimierung führen?
Leitbild
ein U braucht ein Leitbild (Ziele, Strategie) und dieses entsteht durch eine gemeinsame Analyse der FK
Kundenorientierung
Kundenbefragungen, -evaluierungen, Kunde kann 3 Personen sein: Nutzer/Auftraggeber/Zahler
Prozessoptimierung
Prozesse vereinfachen –> weniger Ressourcen –>weniger Personal -das worum sich alles dreht
Ressourcen sparsam verwenden
(Gebäude, Personal, Infrastruktur)
Beschreibe die Entwicklungsphasen von Arbeitsgruppen nach Glasl
1. Forming
Kontakte suchen, abtasten, erproben, Orientierung an Symbolen und Normen
1.1 Storming
Untergruppen bilden, Kampf um Führung, Rollen ausprobieren,…
2. Norming
Gruppe gibt sich Regeln zum Erfolg, Leistung, Entscheidung, Einfluss, Fürhung, Klimapflege, Fachautorität
3. Performing
Rollen-/Stil- Festlegungen aufbrechen, Potenziale, ideale und intentionale Ebene für Leistung erschließen
4. Reforming
Gruppe beherrscht Selbsterneuerung: Ziele, Werte, Rollen, Strukturen, Verfahren werden situativ gebildet
Erkläre die Entwicklungsphasen von Organisationen nach Glasl
Pionierphase, Differenzierungsphase, Integrationsphase, Assoziationsphase
1. Pionierphase - Die Org. als Großfamilie - pulsieren einer informalen Gemeinschaft
1-2 Krise: Beherrschbar? Steuerbar? Strukturen und Kommunikatin müssen mitwachsen.
2. Differenzierungsphase - die Org. als Apparat/ Konstruktion - Aufbauen eines steuerbaren Apparates
2-3 Krise: lebbar? ein Ganzes? Org. ist zu komplex, ist der Kontakt zu Mitarbeitern und Kunden verloren?
3. Integrationsphase - die Org. als lebendiger Organismus - Entwicklung eines ganzheitlichen Organismus
3-4 Krise: “ego”-zentrisch? Umfeld? Blick nur auf sich.
4. Assoziationsphase -die Org als Glied eines Biotops - Assoziative Vernetzung mit vielen Umwelten
4 Krise: Machtblöcke?
Eine Organisation in der Pionierphase, was zeichnet diese aus, wie ist sie aufgebaut?
„Die Organisation als Großfamilie“
„Alles für unsere Kunden!”
Absolute Kundentreue, persönliche Kenntnis der Kundensituation; Persönlichkeit der Pioniere prägt Politik, Struktur, Arbeitsstil – alles!
Charismatische und autokratische Führung; warm, emotionell; Funktionen rund um Persönlichkeitsprofil der Menschen; personenzentriert
improvisieren – Flexibilität; technische und materielle Mittel „nicht wichtig”
Außenbeziehungen:
Personenzentriert - Beziehungen zu Lieferanten, Kunden: informell, persönlich, freundschaftlich, „Stammtisch“ unregelmäßig, nicht formell organisiert, Lose Netzwerke
Wie sind Unternehmen in der Differenzierungsphase aufgebaut, was zeichnet sie aus?
„Die Organisation als Apparat/Konstruktion.“
„Wir verkaufen alles was für uns gut ist!”
Systematik, Ordnung, Logik, Steuerbarkeit, Planbarkeit
Formalisierte Strukturen, Regeln, Standardvorschriften; Funktionalitäts-Struktur; Stab-Linien-System;
Hierarchie: konstituierendes, organisierendes, dirigierendes Management;
Sachlich („Sachzwänge“), rational, distanziert, kalt
Arbeitsteilung! Strikte Trennen von Planung / Ausführung / Kontrolle, MitarbeiterInnen passen sich der Sachlichkeit an
Außenbeziehungen:
Sachlich, systematisch:
Systematische, meist schriftliche Befragungen bei Kunden, Öffentlichkeit (Image-Untersuchungen), Distanz – bis misstrauisch oder feindselig (Kunde als Beute, Eroberungsobjekt) Innenwelt vor dem Einblick Externer abschirmen
Unternehmen in der Integrationsphase haben tendenziell welche Werte und Strukturen?
„Die Organisation als lebender Organismus“
„Wir lösen die Probleme unserer Kunden! Wir stiften Nutzen!”
Visionen, Ziele, Strategien, Policy = kooperativ entwickeln
Netzwerk von kleinen, mehr oder weniger selbständigen Units; „intrapreneuring“ (Unternehmer im Unternehmen); situativ-agogisch führen, integrierte Funktionen, Teams, job-enrichment, autonome Gruppen
Selbstplanung, Selbstorganisation, Selbstkontrolle im Rahmenplan, „soft technology“
Außenbeziehungen:
Kulturelles, soziales, technisch-instrumentelles Subsystem integrieren
Kunden-Orientierung und Output-Orientierung an oberster Stelle:
Periodische Befragungen und Begegnungen mit Kunden, Kundenkonferenzen
Lieferanten-Beziehungen insofern dies der eigenen Kundenbeziehung nützt
Unternehmen in der Assoziationsphase zeigen welche Merkmale?
4. Assoziationsphase
„Die Organisation als Glied eines Biotops.“
Biotop: „Schicksalsgemeinschaft”, organisierte Beziehung mit Umwelten, Prozess-Verantwortung/-Management entlang der Wertschöpfungsprozesse:
stromaufwärts und stromabwärts – mit Partner-Unternehmen
Beziehung mit externen Partnern, assoziativ-kooperative Formen: strukturiert = permanente gemeinsame Organe,
Gemeinsame Marktforschung, Strategieentwicklung, Logistik, gemeinsame Produkt- und Verfahrensentwicklung, Aushilfe = trouble shooting;
offene Bücher = offenes Kalkulieren, profit-sharing
Umfassende Stakeholder-Orientierung
- Kundennutzen (Customer value added)
- Lieferantennutzen (Supplier value added)
- Eigentümernutzen (Shareholder value added)
- Unternehmensnutzen (MA, Know-how, Marktposition…)
- Gesellschaftlicher Nutzen (Society value added)
- Nutzen für zirkuläre Leistungspartner
Welche Organisationsmodelle gibt es? Zähle 3 auf.
- (der Eisberg)
- (der Mintzberg)
- 7S Modell (statisches Modell)
- EFQM Modell (differenziertes, statisches Modell)
- Trigon Modell nach Glasl (dynamisches Modell)
- St. Galler Management Modell (Prozessorganisation)
Welchen Zweck erfüllen Organisationsmodelle?
- Sie sind Erklärungsansätze für Organisationen,
- machen diese messbar und vergleichbar,
- machen Strukturen sichtbar,
- helfen, Situationen zu analysieren,
- Probleme zu verstehen und zu erklären,
- und sind hilfreich, um Lösungsansätze zu erarbeiten.
Beschreibe den Aufbau und den Nutzen des EFQM Modells als gängiges Organisatinsmodell.
EFQM Modell ist ein differenzierteres, statisches Modell
Selbstbewertungssystem
Unternehmen schätzt sich nach vorgegebenen 9 Kriterien selbst ein. Durch objektive Punktevergabe von max. 1000 Punkten wird das Ergebnis vergleichbar gemacht.
Das Modell unterscheidet 5 Befähiger-Kriterien und 4 Ergebnis- Kriterien beinhalten insgesamt 32 Einzelkriterien
Nutzen:
Ergebnisse sollen helfen eigene Stärken, Schwächen und Verbesserungspotentiale zu erkennen und die Unternehmensstrategie darauf auszurichten. Grundlage zur Vergabe vieler Qualitätspreise z.B. EFQM Excellence Award.
Nenne drei Vor- und drei Nachteile des EFQM Modells
Wie ist das Trigon Modell aufgebaut, für welche Unternehmen ist es geeignet und welchen Nutzen hat es.
Trigon Modell nach Glasl ist ein dynamisches Modell mit einem ganzheitlichen Systemkonzept
Es beschreibt 7 Wesenselemente und 3 Subsysteme die ein Unternehmen ausmachen:
-
Kulturelles Subsystem (schwer zu ändern)
1. Identität
2. Strategie, Policy, Programme -
Soziales Subsystem (besser zu ändern)
3. Struktur der Aufbauorganisation
4. Menschen, Gruppen, Klima
5. Einzelfunktionen, Organe -
Technisches Subsystem (leicht zu ändern)
6. Abläufe, Prozesse
7. Physisch-materielle Mittel
Es gibt 4 Entwicklungsphasen der Org.
- Pionierphase
- Differenzierungsphase
- Integrationsphase
- Assoziationsphase
Nutzen:
Es dient dazu, zu analysieren in welcher Phase welche Kategorien zum tragen kommen und analysiert/überarbeitet/optimiert gehören.
Beschreibe wie sich laut Trigon Modell die Identität im Innensystem und zum Umfeld hin verhält, wie sie sich entwickelt.
Die Identität ist die Basis jeder Organisation
im Innensystem ist Identität bezeichnend für:
- die gesellschaftliche Aufgabe einer Org.
- Mission, Sinn und Zweck
- Leitbild
- Fernziele
- Philosophie und Grundwerte
- Image nach innen
- historisches Selbstverständnis der Org
Identität zum Umfeld ist gezeichnet durch:
- Image beim Kunden, Lieferanten, Banken, Politik, Gewerkschaft, etc.
- Konkurrenzprofil
- Position in Märkten und Gesellschaft
- Selbständigkeit bzw. Abhängigkeit
Beschreibe wie sich laut Trigon Modell Policy, Strategie und Programme im Innensystem und zum Umfeld hin verhalten, wie sie sich entwickeln.
2. Policy, Strategie, Programme
Grundlage dafür ist die Identität
Policy, Strategie Programme im Innensystem:
- Langfristige Programme d. Org
- Unternehmenspolitik
- Leitsätze für Produkt-, Markt-, Preis-, Personalpolitik
…zum Umfeld
- Leitsätze für Umgangsfomen mit Lieferanten, Kunden,…
- PR Konzepte
- Marktstrategien
- Übereinstimmung mit Spielregeln der Branche
Beschreibe wie sich laut Trigon Modell die Struktur im Innensystem und zum Umfeld hin verhält, wie sie sich entwickelt.
3. Struktur
Wird zum Thema wenn Identität und Policy, Strategie und Programme stehen.
Struktur im Innensystem:
- Statuen, Gesellschaftervertrag
- Aufbauprinzipien der Org
- Führungshierarchie
- Linien- und Stabstellen
- zentrale und dezentrale Stellen
- formales Layout
…zum Umfeld:
- strukturelle Beziehungen zu externen Gruppierungen
- Präsenz in Verbänden etc.
- strategische Allianzen
Beschreibe wie sich laut Trigon Modell die Kategorie Menschen, Gruppen, Klima im Innensystem und zum Umfeld hin verhalten, wie sie sich entwickeln.
4. Menschen, Gruppen, Klima
die Basis dafür ist die Kenntnis der Identität, Entwicklung von Policy, Strategie, Programmen, und der Struktur.
Menschen, Gruppen, Klima im Innensystem:
- Wissen und Können der MitarbeiterInnen
- Persönliche Haltung und Einstellung
- Beziehungen untereinander
- gelebte Führungsstile
- informelle Zusammenhänge und Gruppierungen
- Rollenverteilung, Macht, Konflikte
- Betriebsklima
…zum Umfeld
- Pflege der informellen Beziehungen zu externen Stellen
- Beziehungsklima in der Branche
- Stil des Umgehens mit Macht gegenüber dem Umfeld
Beschreibe wie sich laut Trigon Modell die Kategorie Einzelfunktionen und Organe im Innensystem und zum Umfeld hin verhalten, wie sie sich entwickeln.
5. Einzelfunktionen, Organe
Die Grundlage dafür ist die Kenntnis über 1. Identität, 2. Policy Strategie- Programme, 3. Struktur, 4. Menschen, Gruppen, Klima.
Einzelfunktionen und Organe im Innensystem:
- Aufgaben, Kompetenzen, Verantwortun entsprechend verteilen
- Aufgabeninhalte der einzelnen Funktionen beschreiben
- Gremien, Kommissionen, Projektgruppen implizieren
- Spezialisten miteinbinden
- Koordination
…zum Umfeld:
- Verhältnis zum üblichen Branchenverständnis über Arbeitsteilung
- Funktionen zur Pflege der externen Schnittstellen
