ORG1A Flashcards
Nenne 3 neue Ideen für den Non-Profit Bereich
- Bezirkskonzepte bei den Gemeinden zur Zusammenlegung der Verwaltung, nicht Politik!
- Ebenso im Sozialbereich
- Arbeitsabläufe „elektronifizieren“, ELAK * Arbeitsabläufe von „Verschwendung“ befreien
- Dienstleistungen neu denken Bürgersservice in der Plus City oder elektronische Versorgungsplattform für ältere, immobile Personen über Skype?
- Das Altenheim 2030: Nur weil wir mehr alte Menschen haben wird es nicht mehr Altenheime geben! Dienstleistungen für das Alter müssen überdacht werden; Bsp.: Billa- Lieferservice – Dienstleistungen anpassen! Generell muss Altenheim andere Funktionen übernehmen.
Definiere das Wort Organisation
Eine Organisation kann eine soziale Struktur sein, die aus planmäßigen Zusammenwirken von Menschen entsteht, sich zur Umwelt abgrenzt und mit anderen Akteuren interagieren kann.
Um zu wissen “Organisationen sind gestaltbar” muss ich das Unternehmen durchschauen, was sind dafür die Voraussetzungen?
- die Organisation als Gesamtes ist zu durchschauen, zu verstehen.
- Strukturen verstehen, erkennen
- Arbeitsabläufe verstehen, Prozessabläufe
- Arbeitsplätze bewerten, beschreiben
- die Org muss Personenunabhängig denken können
Beschreibe das Vorgehen bei der Untersuchung einer Organisation, was könnten Deine Ziele dabei sein?
Ziele:
- Kosten senken,
- Qualität steigern,
- Zeit verringern-
- Effizienz und Effektivität steigern
Vorgehensweise:
Anamnese - Diagnose - Therapie
Empirische Methoden zum Analysevorgang:
Fragebogen, Interview, (teilnehmende Beobachtung), Mystery Shopping oder Mystery Eating,…
Danach kommt die Datenanalyse, Auswertung - ist abhängig von Aufgabenstellung.
Bericht - über Auftrag, Methode, Ergebnis, Interpretation, Literatur?
Selbst- gegen Fremduntersuchung - interne Untersuchungen oft nicht so effektiv wegen Betriebsblindheit, Gefahr bei Außenstehenden oft nicht ausreichendes Wissen über Betrieb.
Der Zusammenhang zwischen Effektivität und Effizienz, erkläre die Begriffe und den dazugehörigen Vorgang.
Effektivität umfasst den gesamten Prozess der Wirksamkeit und Zweckmäßigkeit von der Zielfindung bis zum Outcome, hingegen die Effizienz die Wirtschaftlichkeit von Input bis Output bezeichnet.
Wie kann die Effizienz (Input, Prozesse, Output) in einem Unternehmen gesteigert werden?
Input - Ressourceneinsatz:
- weniger, kostengünstiges Personal
- Digitalisierung
- Standardisierung
- Lagerhaltung
- billigere Infrastruktur
- Lieferantenauswahl …
Throughput - Prozesse - Leistungserstellung
- Optimierte Prozesse
- Logistik
- neue Technologien
- Standardisierung
- Digitalisierung
- Ausgliederung
- Shared Services
Output - Leistungen - Wirkungen
- Leistungsumfang
- Qualität
- Kern- und Zusatzleistungen
- Anspruchsberechtigung
- Leistungszeitpunkt
Die Führungskraft als Motor
Was sind die Aufgabenbereiche einer Führungskraft, nenne 4 Kernbereiche und davon je 2 Teilaufgaben.
Aufgaben einer FK
-
Sicherung der Zukunft
- Chancen erkennen
- Freiräume nutzen
- Wachstum schaffen
- sinnvolle Allianzen
- nachhaltig Profit erzielen
-
Aktiv auf Kunden zugehen
- Bedürfnisse erkennen
- Kundennutzen entwickeln
- Die wichtigsten Kundenbez. selbst pflegen
-
Veränderungen initiieren und gestalten
- selbst Veränderungsmanager sein
- Mit Widerständen und Konflikten umgehen können
-
MitarbeiterInnen führen
- Ziele vereinbaren
- Delegieren
- Teams entwickeln
- FK als Personalist
-
Leistungsprozesse managen
- Leistungsprozesse überblicken
- analysieren und optimieren
- nicht wertschöpfende Prozesse eliminieren
-
Ergebnis- & Ertragsbewusstsein etwickeln
- Kosten- und Ertragsbewusstsein entwickeln
- mit Zahlen führen
- Controlling einbauen
- Navigationssystem für den eigenen Bereich eintwickeln und einsetzen
Das Flügelrad der Unternehmensführung, welche Änderungen können fast überall zu Optimierung führen?
Leitbild
ein U braucht ein Leitbild (Ziele, Strategie) und dieses entsteht durch eine gemeinsame Analyse der FK
Kundenorientierung
Kundenbefragungen, -evaluierungen, Kunde kann 3 Personen sein: Nutzer/Auftraggeber/Zahler
Prozessoptimierung
Prozesse vereinfachen –> weniger Ressourcen –>weniger Personal -das worum sich alles dreht
Ressourcen sparsam verwenden
(Gebäude, Personal, Infrastruktur)
Beschreibe die Entwicklungsphasen von Arbeitsgruppen nach Glasl
1. Forming
Kontakte suchen, abtasten, erproben, Orientierung an Symbolen und Normen
1.1 Storming
Untergruppen bilden, Kampf um Führung, Rollen ausprobieren,…
2. Norming
Gruppe gibt sich Regeln zum Erfolg, Leistung, Entscheidung, Einfluss, Fürhung, Klimapflege, Fachautorität
3. Performing
Rollen-/Stil- Festlegungen aufbrechen, Potenziale, ideale und intentionale Ebene für Leistung erschließen
4. Reforming
Gruppe beherrscht Selbsterneuerung: Ziele, Werte, Rollen, Strukturen, Verfahren werden situativ gebildet
Erkläre die Entwicklungsphasen von Organisationen nach Glasl
Pionierphase, Differenzierungsphase, Integrationsphase, Assoziationsphase
1. Pionierphase - Die Org. als Großfamilie - pulsieren einer informalen Gemeinschaft
1-2 Krise: Beherrschbar? Steuerbar? Strukturen und Kommunikatin müssen mitwachsen.
2. Differenzierungsphase - die Org. als Apparat/ Konstruktion - Aufbauen eines steuerbaren Apparates
2-3 Krise: lebbar? ein Ganzes? Org. ist zu komplex, ist der Kontakt zu Mitarbeitern und Kunden verloren?
3. Integrationsphase - die Org. als lebendiger Organismus - Entwicklung eines ganzheitlichen Organismus
3-4 Krise: “ego”-zentrisch? Umfeld? Blick nur auf sich.
4. Assoziationsphase -die Org als Glied eines Biotops - Assoziative Vernetzung mit vielen Umwelten
4 Krise: Machtblöcke?
Eine Organisation in der Pionierphase, was zeichnet diese aus, wie ist sie aufgebaut?
„Die Organisation als Großfamilie“
„Alles für unsere Kunden!”
Absolute Kundentreue, persönliche Kenntnis der Kundensituation; Persönlichkeit der Pioniere prägt Politik, Struktur, Arbeitsstil – alles!
Charismatische und autokratische Führung; warm, emotionell; Funktionen rund um Persönlichkeitsprofil der Menschen; personenzentriert
improvisieren – Flexibilität; technische und materielle Mittel „nicht wichtig”
Außenbeziehungen:
Personenzentriert - Beziehungen zu Lieferanten, Kunden: informell, persönlich, freundschaftlich, „Stammtisch“ unregelmäßig, nicht formell organisiert, Lose Netzwerke
Wie sind Unternehmen in der Differenzierungsphase aufgebaut, was zeichnet sie aus?
„Die Organisation als Apparat/Konstruktion.“
„Wir verkaufen alles was für uns gut ist!”
Systematik, Ordnung, Logik, Steuerbarkeit, Planbarkeit
Formalisierte Strukturen, Regeln, Standardvorschriften; Funktionalitäts-Struktur; Stab-Linien-System;
Hierarchie: konstituierendes, organisierendes, dirigierendes Management;
Sachlich („Sachzwänge“), rational, distanziert, kalt
Arbeitsteilung! Strikte Trennen von Planung / Ausführung / Kontrolle, MitarbeiterInnen passen sich der Sachlichkeit an
Außenbeziehungen:
Sachlich, systematisch:
Systematische, meist schriftliche Befragungen bei Kunden, Öffentlichkeit (Image-Untersuchungen), Distanz – bis misstrauisch oder feindselig (Kunde als Beute, Eroberungsobjekt) Innenwelt vor dem Einblick Externer abschirmen
Unternehmen in der Integrationsphase haben tendenziell welche Werte und Strukturen?
„Die Organisation als lebender Organismus“
„Wir lösen die Probleme unserer Kunden! Wir stiften Nutzen!”
Visionen, Ziele, Strategien, Policy = kooperativ entwickeln
Netzwerk von kleinen, mehr oder weniger selbständigen Units; „intrapreneuring“ (Unternehmer im Unternehmen); situativ-agogisch führen, integrierte Funktionen, Teams, job-enrichment, autonome Gruppen
Selbstplanung, Selbstorganisation, Selbstkontrolle im Rahmenplan, „soft technology“
Außenbeziehungen:
Kulturelles, soziales, technisch-instrumentelles Subsystem integrieren
Kunden-Orientierung und Output-Orientierung an oberster Stelle:
Periodische Befragungen und Begegnungen mit Kunden, Kundenkonferenzen
Lieferanten-Beziehungen insofern dies der eigenen Kundenbeziehung nützt
Unternehmen in der Assoziationsphase zeigen welche Merkmale?
4. Assoziationsphase
„Die Organisation als Glied eines Biotops.“
Biotop: „Schicksalsgemeinschaft”, organisierte Beziehung mit Umwelten, Prozess-Verantwortung/-Management entlang der Wertschöpfungsprozesse:
stromaufwärts und stromabwärts – mit Partner-Unternehmen
Beziehung mit externen Partnern, assoziativ-kooperative Formen: strukturiert = permanente gemeinsame Organe,
Gemeinsame Marktforschung, Strategieentwicklung, Logistik, gemeinsame Produkt- und Verfahrensentwicklung, Aushilfe = trouble shooting;
offene Bücher = offenes Kalkulieren, profit-sharing
Umfassende Stakeholder-Orientierung
- Kundennutzen (Customer value added)
- Lieferantennutzen (Supplier value added)
- Eigentümernutzen (Shareholder value added)
- Unternehmensnutzen (MA, Know-how, Marktposition…)
- Gesellschaftlicher Nutzen (Society value added)
- Nutzen für zirkuläre Leistungspartner
Welche Organisationsmodelle gibt es? Zähle 3 auf.
- (der Eisberg)
- (der Mintzberg)
- 7S Modell (statisches Modell)
- EFQM Modell (differenziertes, statisches Modell)
- Trigon Modell nach Glasl (dynamisches Modell)
- St. Galler Management Modell (Prozessorganisation)
Welchen Zweck erfüllen Organisationsmodelle?
- Sie sind Erklärungsansätze für Organisationen,
- machen diese messbar und vergleichbar,
- machen Strukturen sichtbar,
- helfen, Situationen zu analysieren,
- Probleme zu verstehen und zu erklären,
- und sind hilfreich, um Lösungsansätze zu erarbeiten.
Beschreibe den Aufbau und den Nutzen des EFQM Modells als gängiges Organisatinsmodell.
EFQM Modell ist ein differenzierteres, statisches Modell
Selbstbewertungssystem
Unternehmen schätzt sich nach vorgegebenen 9 Kriterien selbst ein. Durch objektive Punktevergabe von max. 1000 Punkten wird das Ergebnis vergleichbar gemacht.
Das Modell unterscheidet 5 Befähiger-Kriterien und 4 Ergebnis- Kriterien beinhalten insgesamt 32 Einzelkriterien
Nutzen:
Ergebnisse sollen helfen eigene Stärken, Schwächen und Verbesserungspotentiale zu erkennen und die Unternehmensstrategie darauf auszurichten. Grundlage zur Vergabe vieler Qualitätspreise z.B. EFQM Excellence Award.
Nenne drei Vor- und drei Nachteile des EFQM Modells
Wie ist das Trigon Modell aufgebaut, für welche Unternehmen ist es geeignet und welchen Nutzen hat es.
Trigon Modell nach Glasl ist ein dynamisches Modell mit einem ganzheitlichen Systemkonzept
Es beschreibt 7 Wesenselemente und 3 Subsysteme die ein Unternehmen ausmachen:
-
Kulturelles Subsystem (schwer zu ändern)
1. Identität
2. Strategie, Policy, Programme -
Soziales Subsystem (besser zu ändern)
3. Struktur der Aufbauorganisation
4. Menschen, Gruppen, Klima
5. Einzelfunktionen, Organe -
Technisches Subsystem (leicht zu ändern)
6. Abläufe, Prozesse
7. Physisch-materielle Mittel
Es gibt 4 Entwicklungsphasen der Org.
- Pionierphase
- Differenzierungsphase
- Integrationsphase
- Assoziationsphase
Nutzen:
Es dient dazu, zu analysieren in welcher Phase welche Kategorien zum tragen kommen und analysiert/überarbeitet/optimiert gehören.
Beschreibe wie sich laut Trigon Modell die Identität im Innensystem und zum Umfeld hin verhält, wie sie sich entwickelt.
Die Identität ist die Basis jeder Organisation
im Innensystem ist Identität bezeichnend für:
- die gesellschaftliche Aufgabe einer Org.
- Mission, Sinn und Zweck
- Leitbild
- Fernziele
- Philosophie und Grundwerte
- Image nach innen
- historisches Selbstverständnis der Org
Identität zum Umfeld ist gezeichnet durch:
- Image beim Kunden, Lieferanten, Banken, Politik, Gewerkschaft, etc.
- Konkurrenzprofil
- Position in Märkten und Gesellschaft
- Selbständigkeit bzw. Abhängigkeit
Beschreibe wie sich laut Trigon Modell Policy, Strategie und Programme im Innensystem und zum Umfeld hin verhalten, wie sie sich entwickeln.
2. Policy, Strategie, Programme
Grundlage dafür ist die Identität
Policy, Strategie Programme im Innensystem:
- Langfristige Programme d. Org
- Unternehmenspolitik
- Leitsätze für Produkt-, Markt-, Preis-, Personalpolitik
…zum Umfeld
- Leitsätze für Umgangsfomen mit Lieferanten, Kunden,…
- PR Konzepte
- Marktstrategien
- Übereinstimmung mit Spielregeln der Branche
Beschreibe wie sich laut Trigon Modell die Struktur im Innensystem und zum Umfeld hin verhält, wie sie sich entwickelt.
3. Struktur
Wird zum Thema wenn Identität und Policy, Strategie und Programme stehen.
Struktur im Innensystem:
- Statuen, Gesellschaftervertrag
- Aufbauprinzipien der Org
- Führungshierarchie
- Linien- und Stabstellen
- zentrale und dezentrale Stellen
- formales Layout
…zum Umfeld:
- strukturelle Beziehungen zu externen Gruppierungen
- Präsenz in Verbänden etc.
- strategische Allianzen
Beschreibe wie sich laut Trigon Modell die Kategorie Menschen, Gruppen, Klima im Innensystem und zum Umfeld hin verhalten, wie sie sich entwickeln.
4. Menschen, Gruppen, Klima
die Basis dafür ist die Kenntnis der Identität, Entwicklung von Policy, Strategie, Programmen, und der Struktur.
Menschen, Gruppen, Klima im Innensystem:
- Wissen und Können der MitarbeiterInnen
- Persönliche Haltung und Einstellung
- Beziehungen untereinander
- gelebte Führungsstile
- informelle Zusammenhänge und Gruppierungen
- Rollenverteilung, Macht, Konflikte
- Betriebsklima
…zum Umfeld
- Pflege der informellen Beziehungen zu externen Stellen
- Beziehungsklima in der Branche
- Stil des Umgehens mit Macht gegenüber dem Umfeld
Beschreibe wie sich laut Trigon Modell die Kategorie Einzelfunktionen und Organe im Innensystem und zum Umfeld hin verhalten, wie sie sich entwickeln.
5. Einzelfunktionen, Organe
Die Grundlage dafür ist die Kenntnis über 1. Identität, 2. Policy Strategie- Programme, 3. Struktur, 4. Menschen, Gruppen, Klima.
Einzelfunktionen und Organe im Innensystem:
- Aufgaben, Kompetenzen, Verantwortun entsprechend verteilen
- Aufgabeninhalte der einzelnen Funktionen beschreiben
- Gremien, Kommissionen, Projektgruppen implizieren
- Spezialisten miteinbinden
- Koordination
…zum Umfeld:
- Verhältnis zum üblichen Branchenverständnis über Arbeitsteilung
- Funktionen zur Pflege der externen Schnittstellen
Beschreibe wie sich laut Trigon Modell die Kategorie Prozesse, Abläufe im Innensystem und zum Umfeld hin verhalten, wie sie sich entwickeln.
6. Prozesse und Abläufe
Die Grundlage sind dabei die Kenntnis über Identität, Policy - Strategie - Programme, Struktur, Menschen- Gruppen- Klima, Einzelfunktionen - Organe.
Prozesse und Abläufe im Innensystem:
- primäre Arbeitsprozesse
- sekundäre und tertiäre Prozesse:
- Informationsprozesse
- Entscheidungprozesse
- interne Logistik
- Planungs- und Steuerungsprozesse
- Supportprozesse
…zum Umfeld:
- Beschaffungsprozesse für Ressourcen
- Lieferprozesse (JIT)
- Speditions-Logistik
- Aktivitäten zu Beschaffung externer Informationen
Beschreibe wie sich laut Trigon Modell die Kategorie Physische Mittel im Innensystem und zum Umfeld hin verhält, wie sie sich entwickelt.
7. Physische Mittel
Die Grundlage sind dabei die Kenntnis über Identität, Policy - Strategie - Programme, Struktur, Menschen- Gruppen- Klima, Einzelfunktionen - Organe, Prozesse und Abläufe.
Physische Mittel im Innensystem:
- Instrumente
- Maschinen
- Geräte
- Material
- Möbel
- Transportmittel
- Gebäude
- Räume
- finanzielle Mittel
…zum Umfeld:
- Physisches Umfeld
- Platz im Umfeld - Verkehrssystem
- Verhältnis Eigenmittel-Fremdmittel
Beschreibe das neue St. Galler Management Modell und seinen Nutzen.
Es soll ein Gestaltungsrahmen für Führungskräfte sein, das eigene Unternehmen als Ganzheitlich zu erkennen und daraus Probleme zu identifizieren und zu lösen.
6 zentrale Kategorien werden unterschieden:
Gesellschaftliches & ökologisches Umfeld:
- Umweltsphären
- Anspruchsgruppen
- Interaktionsthemen
Innenansicht des Unternehmens:
- Ordnungsmomente
- Prozesse
- Entwicklungsmodi
Beschreibe die Bedeutung von Umweltsphären im St. Galler Management Modell
Umweltsphären = relative Bezugsräume im Umfeld der Unternehmen wie z.B. Gesellschaft, Technologie, Wirtschaft und Ökologie,
Damit steht das Unternehmen in Wechselwirkung und muss sie daher genau auf Trends / Veränderungen analysieren.
Beschreibe die Bedeutung von Anspruchsgruppen im St. Galler Management Modell
Anspruchsgruppen= alle Gruppen & Individuen, die in irgendeiner Form von der Wert- oder Schadschöpfung der Unternehmen betroffen sind.
-> Stakeholder!
Oft konfliktbeladen –> Priorisierung vornehmen.
Beschreibe die Bedeutung von Interaktionsthemen im St. Galler Management Modell
Interaktionsthemen = Normen, Werte, Anliegen, Interessen, Ressourcen.
Also Gegenstände der Austauschbeziehung zwischen Anspruchsgruppen und Unternehmung und die Kommunikation dieser.
Beschreibe die Bedeutung von Prozessen im St. Galler Management Modell
Prozesse= routinierte Abläufe, die das Alltagsgeschehen eines Unternehmens prägen.
Z.B. Managementprozesse, Geschäftsprozesse, Unterstützungsprozesse
Beschreibe die Bedeutung von Ordnungsmomente im St. Galler Management Modell
Ordnungsmomente = Alltagsgeschehen, das in Form der Prozesse abläuft verlangt nach einer Ausrichtung und Sinngebung.
Sie ergeben sich aus dem Alltagsleben und strukturieren dieses wiederum. -> also Zirkulärer Zusammenhang zwischen Prozessen & Ordnungsmomenten.
Teilbereiche: Strategie, Struktur, Kultur.
Beschreibe die Bedeutung von Entwicklungsmodi im St. Galler Management Modell
Entwicklungsmodi = die verschiedenen Arten der Weiterentwicklung einer Unternehmung in Form von Optimierung (kontinuierliche Verbesserung des Bestehenden) oder Erneuerung (sprunghaft stattfindende Schaffung von neuem).
Beschreibe den Leistungsprozess nach dem St. Galler Management Modell
Neben den bekannten Abläufen Input, Throughput (Kernprozesse, Prozess der internen Wertschöpfung) und Output (Kunde / Kundensystem)
nehmen Managementprozesse und Supportprozesse Einfluss auf das Endprodukt und die Erstellung dessen.
Welche grundlegenden Organisationstypen kennen Sie?
Nenne Sie praktische Beispiele.
Arten von Organisationen:
Kleinstunternehmen, KMU, Internationale, Branchen, Start ups, NPO, Produktion, Dienstleistung, Beratung
-
Produktorganisation
z. B. Maschinenbau, Chemie
Output: im Vorhinein beschreibbares Gut
Technische Qualifikationen
Produzent und Kunde sind getrennt
-
Dienstleistungsorganisation
z. B. Bank, KH, Amt
Output: Arbeit für den einzelnen Kunden, Service
Technische, handwerkliche und soziale Fähigkeiten
Kommunikation als wesentlicher Erfolgsfaktor
-
Professionelle Organisation (Beratung)
z. B. Berater
Output: entwickelt bei Kunden bestimmte Fähigkeiten
Konzeptive Fähigkeiten
Kreative, kundenspezifische Lösungen
Je nach Typ sind andere Aspekte im Mittelpunkt
Während einer Organisationsentwicklung ist die Frage, ob man nur Hersteller oder auch Serviceorganisation oder sogar Problemlöser sein will, interessant.
Nennen Sie Unterschiede der Organisationstypen im Bezug auf Kundenbeziehungen.
Kundenbeziehungen in
- Produktorganisation:
Durch Zwischenhandel: unpersönlich möglich
- Dienstleistungs Organisation:
Persönlich bis unpersönlich, Kunde tritt vorübergehend in Organisation ein
- Professionelle Organisation
Vertrauensbeziehung, sehr persönlich
Nennen Sie Unterschiede der Organisationstypen im Bezug auf Arbeitsteilung.
Arbeitsteilung in
- Produktorganisation:
Planung- Ausführung- Kontrole beliebig trennbar, Koordination auch ex post möglich
- Dienstleistungs Organisation:
Ausführung enthält immer etwas von Planung und Kontrolle, pro ante Koordination: „one face to hte customer“
- Professionelle Organisation
Planung, Ausführung, Kontrolle möglichst in einer Person integriert
Nennen Sie Unterschiede der Organisationstypen im Bezug auf Vorhersagbarkeit des Outputs.
Vorhersagbarkeit des Outputs in
- Produktorganisation:
Ergebnis in Maß, Zahl, Eigenschaft vorhersagbar
- Dienstleistungs Organisation:
Resultat nicht 100% vorher bestimmbar
- Professionelle Organisation
Wenig vorhersagbar, kreativ = Uniqueness des Klienten
Nennen Sie Unterschiede der Organisationstypen im Bezug auf den Output.
Outputs in
- Produktorganisation:
Materielles Produkt!
Ablösbar vom Produzenten
zirkuliert zum Verbraucher
- Dienstleistungs Organisation:
Arbeitsprozess!
Leistung wird direkt am Kunden erbracht
- Professionelle Organisation
Immaterielle Leistung = kreative Idee!
Einmligkeit des Klienten Idee- & wertgebunden
Nennen Sie Unterschiede der Organisationstypen im Bezug auf Kontrollformen.
Kontrollformen in
- Produktorganisation:
Jederzeit in jeder Form: präventiv = pro ante,
im laufenden Prozess,
und ex post = Sperren, ausscheiden, nacharbeiten
- Dienstleistungs Organisation:
Im Leistungsprozess = Verfahrenskontrolle, Feedback im Prozess, ex post zumeist sinnlos (Kompensation)
- Professionelle Organisation
Strenge Berufsethik: Selbstkontrolle pro ante: Intervision! Lernen! Leitbild, Leitsätze, Strtegie
Einmligkeit des Klienten Idee- & wertgebunden
Nennen Sie Unterschiede der Organisationstypen im Bezug auf den Arbeitsablauf.
Arbeitsablauf in
- Produktorganisation:
Geschlossener Ablaufplan grundsätzlich möglich
- Dienstleistungs Organisation:
Ständiges Prozess- Feedback hilfreich bzw. notwendig
- Professionelle Organisation
Maßgeblich: Kernprozess vollzieht sich im Klienten, Prozess- Feedback!
Nennen Sie Unterschiede der Organisationstypen im Bezug auf das Führungskonzept.
Führungskonzepte in
- Produktorganisation:
Vertikal, Ebenen nach Erfordernissen technologischer Differenzierung unter Berücksichtigung psycho- sozialer Bedingungen
- Dienstleistungs Organisation:
Zielgruppenorientiert: Freiräume, Klimapflege wichtig, widerspruchsfreie Ethik
- Professionelle Organisation
Sehr flach, möglichst kollegial
Was versteht man unter Arbeitsteilung und Koordination in einem Unternehmen?
Die Aufgabenanalyse zerlegt die Gesamtaufgabe des Unternehmens in Teilaufgaben. Dabei erhält man einen Überblick über die im Unternehmen ablaufenden Prozesse und Arbeitsschritte.
Die Teilaufgaben werden von der Aufgabensynthese anschließend zu Arbeitsstellen (Stellen, Abteilungen) zusammengefasst.
Ich muss also etwas auseinandernehmen und es dann wieder, so wie ich es benötige, zusammenfügen.
Nenne 5 Organisationsinstrumente
- Formalisierung
- Standardisierung
- Spezialisierung/ Arbeitsteilung
- Delegation
- Koordination
- Kommunikation
- Konfiguration
Was versteht man unter dem Organisationsinstrument Standardisierung?
Und was kann man standardisieren und welche Gefahren birgt dies?
Standardisierung hat das Ziel einheitliche Abläufe, Ergebnisse, Fähigkeiten, Werte und Normen zu schaffen.
Es dient der Reduktion der intra- und interbetrieblichen Prozesskosten (-> hohe Kosteneinsparung möglich)
Was kann man standardisieren?
Abläufe Gefahr: Bürokratischer Zirkel
Ergebnisse (abstrakt und/oder konkret) Gefahr: Übersehen der „weichen Faktoren“
Fähigkeiten Gefahr: Keine Identifikation mit der Organisation
Werte und Normen Gefahr: Dogmatismus (Verordnung)
Wo, in welchen Bereichen kann das Organisationsinstrument Spezialisierung angewandt werden und was ist das Ziel?
auf Tätigkeiten, Aufgaben, Phase, Rang oder Zweckbeziehung;
Ziel: Übung und Vertiefung - Gefahr: Monotonie
Warum und worauf wird das Organisationsinstrument Spezialisierung angewandt?
Welche Gefahren birgt es?
Spezialisierung: Warum?
Wirkungsweise der Spezialisierung:
- Einschränkung: des Tätigkeitsbereichs
- Wiederholung: vermehrt ähnliche Tätigkeiten durchführen
- Lernen: durch Gewohnheit (Stabilisierung) & Vertiefung (Weiterentwicklung)
- Lerninhalte: Wissen, Fertigkeiten, Abläufe, Werkzeuge, Sprachen
Spezialisierung: Worauf?
Frage: Auf welche Arbeitsinhalte konzentriere ich mich?
- Kriterien der Arbeitsteilung
- Funktion: Einkauf, Produktion, Verkauf
- Objekt: Produkte, Märkte/Regionen, KundInnen
Gefahr:
Betriebsblindheit! Selbst in Spezialbereichen (Bsp. OP,…) sollte nach spätestens 10 Jahren der Bereich gewechselt werden, da auch bei Hoch- Spezialisierungen Monotonie entstehen kann.
Beschreibe das Organisationsinstrument Delegation und nenne Ziele
Übertragung von Zuständigkeiten von einer Instanz an untergeordnete Stelle; spezifisches Mittel der Arbeitsteilung
Ziel: Entlastung übergeordneter Stellen, Erhöhung der Motivation von MA durch Ausschöpfung der Fähigkeiten; ganz wichtig: Kontrolle ist erforderlich
Koordination als Organisationsinstrument
Was bedeutet dies?
Zwischenmenschliche Kommunikation als…
Gegenseitige Abstimmung / Persönliche Weisung (bei Bedarf, flexibel)
Routinen:
Standardisierung von Abläufen, Ergebnissen, Fähigkeiten, Werten und Normen (Effizient, da nicht immer neu zu erfinden)
Was bedeutet Kommunikation als Organisationsinstrument?
Persönliche Weisung:
- Wer? Instanzenzug
- Wie? Delegation
- Partizipation: Beteiligung der untergeordneten Instanz an der Willensbildung der übergeordneten
Gegenseitige Abstimmung:
- Wer? Passerellen, informelle Kommunikation, Mehrliniensystem, Stäbe
- Komitees z.B.: Projektteams, Tasc force, Qualitätszirkel,…
Was bezeichnet das Organisationsinstrument Konfiguration?
Konfiguration = Einstellung
Bezeichnet eine bestimmte Anpassung von Programmen oder Hardwarebestandteilen eines PC´s an das vorhandene System, sowie das System selbst in seiner Zusammenstellung. Neben der Installation (Ersteinstellung) umfasst der Begriff auch die wählbaren Vorstellungen (Optionen) der Betreibsparameter.
Übertragen des Begriffs auf Produkte: Uhren, Auto,…
Übertragen des Begriffs auf Organisationen:
etwa in der kkStB waren Gebäude genormt
große Konzerne wie HP: Standards für Serviceabteilungen hinsichtlich Personalausstattung incl. Qualifikation
Kostenrechnung: Verrechnung von Arbeitszeit bei Dienstleistungen
Was beinhaltet eine Arbeitsplatzbeschreibung?
Nenne 5 Punkte
- Einordnung der Stelle in die Unternehmensorganisation
- Stellvertretung
- Tätigkeitsbeschreibung
- Zielsetzung (Hauptaufgabe) der Stelle
- Aufgaben (Führungsaufgaben, Fachaufgaben, besondere Aufgaben & personenbezogene Aufgaben)
- Kompetenzen und Pflichten
- Anforderungen an den Stelleninhaber
- Zusammenarbeit mit anderen Stellen
- Weiterbildungsmöglichkeiten
- Leistungskriterien / Messpunkte für Leistungsstandards
- Arbeitszeit/Einstufung
Welche Vor- und Nachteile bietet die Arbeitsplatzbeschreibung?
Vorteile:
- Klar definierter Handlungsspielraum
- Vermeidung von Kompetenzkonflikten
- Leichtere Stellenausschreibung, Stellenbesetzung, Personalentwicklung
- Leichtere Einarbeitung neuer Mitarbeiter
Nachteile:
- Fixierung auf beschriebene Tätigkeit
- Hoher Zeit- und Organisationsaufwand
- Kosten der Einführung, regelmäßigen Überarbeitung und Aktualisierung
- Förderung von Überorganisation und Bereichsdenken
Nenne einige allgemeine Ausgangspunkte für das Projektmanagement
- Das Projekt
- Die Strukturen
- Der Arbeitsplatz
- Die Tätigkeiten
- Die Qualifikationen
- Die Personen
Beschreibe die Teilbereiche der Struktur eines Projektauftrags
- Problemstellung
- Auftraggeber
- Betroffene
- Zielsetzung
- Restriktionen
- Vorgangsweise
- Zeitplan/Arbeitspakete
- Erfolgskriterien
- Was wurde schon unternommen? …
- Widerstände/Altlasten
- Projektleitung/-team
- Steuerungsgruppe
- Projektressourcen
- Stolpersteine
- Projektorganisation
- Projektumwelt
- Personalvertretung …
Welche Untersuchungsmethoden gibt es, um einen Projektauftrag zu analysieren.
- Dokumentenanalyse
- Stichproben
- Workshops
- Mystery shopping/ Mystery Eating
- Teilnehmende Beobachtung
- Kundenbefragung
- Mitarbeiterbefragung
- Fallbeispiele
- Multimoment- Aufnahme
- Selbstaufschreibung
- Vorgefertigt oder
- selbsterstellt (Aufwand vs. Nutzen)
Welche Strukturtypen gibt es bei Projekten?
Wie sind Organisationen dabei personell aufgebaut.
- Reine Projektorganisation
- Stabsprojektorganisation
- Einflussprojektorganisation
Bei der Einflussprojektorganisation ist einer zuständig und es wird so dahingearbeitet. Dies ist die schlechteste Variante dieser drei. Projektleiter sollte hierarchisch über den anderen stehen.
Was ist eine Aufbauorganisation?
Die Aufbauorganisation bildet das hierarchische Gerüst einer Organisation (z. B. einer Behörde oder eines Unternehmens). Sie beschreibt den vertikalen Informations- und direktiven Fluss in einer Organisation, also wer welche Entscheidungen von wem bekommt und an wen weitergeben kann. Die Aufbauorganisation wird im sogenannten “Organigramm” formal dargestellt.
- Funktions-/objektorientierte Organisation
- Phasenorientierung (Projekte)
- Beispiele aus der Praxis: Linz AG, voestalpine, Magistrat Linz
Beschreibe die Vor-und Nachteile eines Einliniensystems
Vorteile:
- Klare Anweisungs- und Berichtskette (eine Führungskraft)
- Eindeutigkeit der Kompetenzregelung
- Einfache Beziehungsstruktur
- Gute Kontrollmöglichkeit, da klar und übersichtlich
- Schutz der Hierarchie vor Übergriffen von Dritten
- einheitliche Kommunikationswege
Nachteile:
- starke Beanspruchung übergeordneter Instanzen
- Koordinationsaufgaben
- Lange, umständliche Weisungs- und Informationswege
- lange Entscheidungsprozesse d. h. geringe Flexibilität
- geringe Kreativität und Engagement wegen Kompetenzabgrenzung
- Risikovermeidungs- und Sicherheitseinstellung
- Kein flexibles, informelles & eigenverantwortliches Handeln
- Schnelle Überlastung der Leitung
Hilfselemente einführen:
- Projektgruppe (flexibilisiert Einliniensystem)
- Informelle Gruppe (arbeiten formal gut zusammen)
- Fayolsche Brücke (Passerelle = franz. „Übergang“)
Beschreibe Vor- und Nachteile einer Stablinienorganisation und nenne Beispiele welche Funktionen ein Stab sein können
Stabstelle ist außerhalb der Linie nicht anweisungsbefugt!
Mögliche Stabstellen: PR, Qualitätsmanagement, Interne Revision
Vorteile:
- das Einsetzen von Spezialisten (Stäbe) erhöht die Entscheidungsqualität, da Unterstützung der Führung durch Stäbe
- Potentielle nachfolgende Führungskraft
- die Abhängigkeit des Vorgesetzten von seinen Mitarbeitern wird zur Stabstelle verschoben.
- „Assistenz der Leitung“
- die Linieninstanzen als auch die Führungskräfte werden entlastet, ohne in Kompetenzen einzugreifen.
- Durch Nutzung des Spezialwissens des Stabes und den Überblick der Linie wird ein sinnvoller Ausgleich der Entscheidungsqualität geschaffen
Nachteile:
- Obwohl die Stabsstellen keine Entscheidungsbefugnis besitzen, ergibt sich in der Praxis eine gewisse Entscheidungsgewalt
- Konfliktmöglichkeiten zwischen Linie und Stab durch nicht erlaubte Machtausübung des Stabes Bsp. Sekretärin
- die Transparenz der Entscheidungsprozesse geht verloren
- durch eine selektive Weitergabe von Informationen entsteht die Gefahr von Manipulationen.
- Überdimensionierte Stabsstrukturen können Entscheidungsprozesse verlangsamen.
Beschreibe die Bedeutung, die Vor- und Nachteile eines Mehrliniensystems
In Amerika in den frühen 20er Jahren entstanden, wird aber immer noch gelebt
Es bedeutet: jeder Mitarbeiter hat mehrere Vorgesetzte, eine Organisationseinheit ist mehreren übergeordneten Einheiten zu unterstellen
Vorteile:
- Spezialisierung durch Funktionsteilung
- direkte Weisungs- und Informationswege
- Betonung der Fachautorität
- sachliche Konfliktfähigkeit zur Erzeugung produktiver Konflikte für neuartige Lösungen
- kurze Anordnungswege
Nachteile:
- Probleme der Abgrenzung von Zuständigkeiten, Weisungen und Verantwortungsbereichen für ein gesamthaft koordiniertes Handeln
- schwierige Fehlerzuweisung
- hohes sachliches und persönliches Konfliktpotential wegen Kompetenzüberschneidungen Belastung des Mitarbeiters
- mangelnde Absprache der Leitung
Was unterscheidet das Einlinien- vom Mehrliniensystem
Worin könnten Probleme im Stab-Liniensystem entstehen?
Stäbe unterstützen Linieninstanzen in Spezialfragen und beraten in fachlich-qualitativen Themen.
Aufgabe: Entscheidungsvorbereitung durch Informationssuche und Alternativen-Bewertung.
- Konflikte zwischen Stab und Linie
→ wie weit ist eine Abgrenzung der Beratungsfunktion von der Anweisungs- und Entscheidungsbefugnis realistisch?
→ Linieninstanz fühlt sich von den Vorschlägen der Stabsspezialisten bedroht
- Gegenseitige Abhängigkeit voneinander
- Möglichkeit der Entscheidungsmanipulation → steigende Expertenmacht
- Überlastung der Linieninstanz führt zu Übertragung der Anweisungs- und Entscheidungsbefugnisse an die Stabstelle, dadurch entsteht ein (informales) Mehrliniensystem
→ Mehr Absprachen und Informationsaustausch notwendig
Was ist eine Funktionale Organisation?
- Für kleine und mittlere Unternehmen
- Bei homogenem Leistungsprogramm
- Hohe Spezialisierung
- Hoher Koordinationsaufwand
- Gliederung nach Wichtigkeit der Funktion
- Es geht um Funktionen, nicht um Prozesse
- Sinnvoll bei Unternehmen z.B. LinzAG (Wasser, Strom, Linien,…)
Was ist eine divisionale Organisation?
Divisionale Organisation = Spartenorganisation
für mittlere und große Unternehmen
Sparten = Produktgruppen, räumliche oder sachliche
Absatzgebiete (Länder oder Zielgruppen)
Für alle Sparten gültige Zentralabteilung
zB Fibu, Kore, Personalverrechnung
Erkläre den Aufbau einer Netzwerk- Organisation
- eigene Rechtspersönlichkeit
- eigene organisationale Identität
- wirtschaftliche Abhängigkeit
- organisatorische Verflechtung
- Kennzeichnend für regionale Netzwerke ist
- ihr gemeinsames soziales Milieu (=ähnliches Verständnis von Kooperation, Kommunikation & Konfliktbewältigung
- Gesellschaft & Unternehmen der Region müssen für die Leistungsfähigkeit zusammenfließen
- Intensiver Austausch von materiellen Gütern, Infos & Wissen innerhalb der Netzwerke
- Kooperation in hoch standardisierten Abläufen (Buchhaltung, Mitarbeiterschulungen)
- Bsp. Smart
Was sind die Vor- und Nachteile einer Netzwerkorganisation
Vorteile:
- Synergieeffekte & Wettbewerbsvorteile
- Marktstellungsvorteile
- Verbesserter Zugang zu Know-how & Infos, da diese unter Netzwerkpartnern geteilt werden
- Verbesserte Flexibilität
Nachteile:
- Höherer Koordinations- und Kommunikationsaufwand durch die Abstimmung zwischen mehreren Beteiligten
- Bei mangelnder Abstimmung Gefahr der Mehrfachausführung
- Was mit Zeitverzögerung & erhöhtem Ressourceneinsatz verbunden ist
- Vertrauensbildung mit zukünftigen Netzwerkpartnern kann schwierig sein
Was ist eine Matrix Organisation?
Kombination Funktionale und Divisionale
Organisation
Grundgedanke des Mehrliniensystems
Die Matrixorganisation ist die Grundform einer mehrdimensionalen Organisationsstruktur, bei der im Zuge der Bereichsbildung für sämtliche Teilhandlungen Entscheidungskompetenzen formuliert und auf Entscheidungseinheiten übertragen werden, die nur gemeinsam Beschlüsse fassen dürfen.
Was sind interne Dienstleister?
- Eine „Hausdruckerei“ kann nur für eine Firma/Konzern (intern) arbeiten oder auch für mehrere Firmen
- Küche, Einkauf, Instandhaltung, Buchhaltung, Reinigung, …
Zentrale Frage: Wo setzen wir die Grenzen einer Organisation, wo öffnen wir die Grenzen?
- Beispiele: Bezirksabfallverband, Buchhaltungsverband, gemeinsame Küche für mehrere Heime
Was sind “Shared services” und wo werden diese genutzt?
Shared Services
= Zentralisierung von Aufgaben, Funktionen oder Tätigkeiten, die in gleicher oder ähnlicher Form an mehreren Stellen im Unternehmen durchgeführt werden, werden an einer zentralen Stelle zusammengefasst! (Bsp.: Personalverrechnung, Rechnungswesen, IT)
Vorteile -> Kostenersparnis
Was ist eine Albauforganisation und welche Ziele verfolgt diese?
Die Ablauforganisation ist eine Organisationsform deren Grundlage die Ergebnisse der Aufbauorganisation sind. Dabei dienen dynamische Arbeitsprozesse zur Erreichung bestimmter Ziele.
Prozesse sind Gegenstand der Ablauforganisation
Ziele:
effiziente Ressourcennutzung, Motivation, Flexibilität
Was umfasst die Arbeitsorganisation einer Ablauforganisation?
- Arbeitsanalyse & personelle Zuordnung
- Zeitliche Strukturierung
- Räumliche Strukturierung
- IT & Kommunikation
Was umfasst eine Prozessorientierte Organisation
Ablauforganisation rückt in den Mittelpunkt
Process-Cycle = Prozesslebenszyklus
- Prozessbibliothek
- QM wird von der Qualitätssicherung erweitert zur Produktivitätserhöhung!
- Prozesslandkarte (siehe Voestalpine oder Altenheim)
- (Vgl. wie bei geographischer Landkarte beim Straßennetz)
- Ist eine Art der Qualitätsmanagementdokumentation
- 3 Kategorien dienen als Gliederung:
- Management-, Steuerungsprozess (operative Planung, Schulungen, Controlling)
- Wertschöpfungs-, Kernprozess (Kunden, Geschäftspartner, von Anfrage bis Auslieferung, macht das Geschäft der Org. aus)
- Unterstützungsprozesse (Umsetzung und Kontrolle)
Wofür gibt es eine Prozesslandkarte?
Aufbau, Struktur, Überblick, Probleme ersichtlicher,…
Beschreibe den Ablauf einer Prozessbeschreibung
- Präambel - Prozesszweck
- Einordnung des Prozesses durch Nummerierung
- Formale Gestaltung wie Version, Ausgabedatum, Freigabevermerk
- Registrierung: Verantwortlichkeiten für Ausgabe, Registrierung und Evidenz
- Einheitliche Gliederung
- Prozessverantwortlicher, Prozessteam, Rechte
- Kunden incl. Erwartungen
- Ziel des Prozesses: messbare Ziele festlegen
- Anwendungsbereich ggf. mit dienstleistungsspezifischen oder regionalen Ausnahmen
- Input, Output
- Erster und letzter Prozessschritt
- Schnittstellen
- Erforderliche Ressourcen
- Mitgeltende Unterlagen: Formulare, Anweisungen, Checklisten, Handouts, rechtliche Grundlagen, …
- Erfolgsfaktoren
- Abkürzungen, Begriffe, Definitionen
- Zuständigkeiten für Prozesse oder Teile davon
- Messgrößen für das Reporting
- Einheitliche Ablaufdarstellung, erforderliche eingehende oder ausgehende Dokumente
- Nächstes und letztes Audit
Was versteht man unter “Change” Konzepten?
Ein Konzept zur kontenuierlichen Verbesserung des Unternehmens.
- neue Dienstleistungen erfinden
- Schnittstellenmanagement
- Shared Service Center
- Zusammenlegungen
Angenommen zwei Gemeinden werden zusammengelegt, wie ist die Herangehensweise?
- Konzept erarbeiten und Bevölkerung informieren
- Bevölkerung abstimmen lassen
- nicht Mitarbeiter abstimmen lassen
- passendes Organisationsmodell
- wird etwas von Land vorgegeben? zB 3 Gemeinden zusammenlegen (Steiermark)
