GBW1C NPO Flashcards
1
Q
Was ist eine Non Profit Organisation? Definiere!
A
Konstitutive Merkmale:
- Mindestmaß an Struktur (Verein)
- Gewinnausschüttungsverbot
- Besondere Stellung von Sachzielen (oberstes Ziel Erfüllen der Sachziele)
Akzessorische Merkmale:
- Besonderheiten der Leistungsstruktur
- Besonderheiten der Ressourcenausstattung/ Finanzstruktur
- Besonderheiten der Aufbauorganisation/ Führungsstruktur
- Besonderheiten der Personalstruktur
Der Auftraggeber ist das Land oder die Gebietskörperschaft - bedarfsorientierte Unternehmen
2
Q
Definieren Sie den Erfolg eines Bedarfswirtschaftlichen vs. Erwerbswirtschaftlichen Unternehmen. Und erklären Sie, warum dieser Unterschied besteht?
A
Erwerbswirtschaftliches Unternehmen - oberstes Ziel Gewinn Bedarfswirtschaftliches Unternehmen - oberstes Ziel das erfüllen der Sachziele, dann erst die Kostendeckung und als Drittes erst der Gewinn.
3
Q
Wer ist Zahler der DL?
A
Land/Gebietskörperschaft, nicht der Kunde (selten der Kunde - für Individualleistungen)
4
Q
In welchen Branchen sind NPOs tätig?
A
In fast allen Bereichen: zb. Gesundheit, sozial, Kultur, Tierschutz, Interessensvertreungen, etc
5
Q
Nennen Sie 8 große bekannte NPOs
A
Caritas, Diakonie, Volkshilfe, WWF, Tiergarten Schönbrunn, Sportunion, WKO, Landestheater, Rotes Kreuz, Landes Museen, ASKÖ, AK, Greenpeace, Hilfswerk
6
Q
Wer trifft die Entscheidungen in einer NPO?
A
Ehrenamtlicher Vorstand inkl. Beirat entscheidet meist und die Geschäftsführung und die Mitarbeiter führen aus, setzen um.
7
Q
Was ist das Duale Führungssystem
A
Ehrenamtliche (haben eine Funktion, Funktionäre) und Hauptamtliche arbeiten zusammen
8
Q
Erkläre den Unterschied zwischen Ehrenamt und Freiwilligenarbeit
A
Ehrenamt Mitarbeiter sind Funktionäre, haben eine Funktion
Freiwillige Mitarbeiter arbeiten freiwillig für diverse Projekte, unbezahlt (Union- Fußballtrainer)
9
Q
Wozu wird über ein Managementmodell so genau berichtet ? Warum ist die genaue Beschreibung der Organisation notwendig?
A
Hauptsächlich um die Finanzierung der Organisation und der einzelnen Bereiche vorm Vorstand (Ehrenamtlich) zu argumentieren.
10
Q
Was ist das eigentliche Ziel des Freiburger Managementmodells
A
- Ressourcenthema lösen
- Arbeit , Kapital
- Professionalität soll sich weiterentwickeln
11
Q
Management Orientierung in einer NPO heißt was? Was wird dadurch bedingt?
A
Management Orientierung bedeutet eine Erfolgs- und qualitätsorientierte Führung der NPO
Diese bedingt:
- Marketingorientierung
- Zukunfts und Zielorientierung
- Effektivitäts- und Effizienzorientierung
12
Q
Wer sind Kunden des NPOs im Bezug auf Marketing?
A
Klient
Angehörige
Subventionsgeber
Mitglieder
Firmen die Kooperationen haben
= Stakeholder
13
Q
Was sind für Sie Probleme in der Zielsetzung von NPOs im Gegensatz zu POs ?
A
- Überprüfbarkeit
- Definierbarkeit
- Beständigkeit
Hilfsindikatoren um eine Aussage treffen zu können sind z.b. Differenz Gehalt M und F reduzieren, Reintegration von Jugendlichen
14
Q
Welche Arten von NPOs gibt es?
A
- Staatliche
- halbstaatliche und
- private NPOs
15
Q
Warum werden die dritten Sektoren (NPOs) immer bedeutungsvoller?
A
- Wegen demografischer Entwicklungen
- staatlicher Politik
- Marktentwicklung.
16
Q
Was zeichnet den dritten Sektor in Österreich aus?
A
- Die Vielfältigkeit der Organisationen (Heterogenität)
- das freie Vereinswesen
- Einfluss von Kirchen
- Einfluss von politischen Parteien
17
Q
Welche Rechtsformen von NPOs gibt es?
A
- Ideeller Verein
- Genossenschaft
- Stiftung
- gemeinnützige GmbH & AG
18
Q
Welche aktuellen Herausforderungen gibt es für NPOs?
A
- Allgemeine gesellschaftliche Trends
- strukturelle Veränderungen
- Finanzierung & Ressourcen
- erhöhte Ansprüche und Anforderungen an Effizienz, Effektivität, Professionalität, Transparenz
- Relationship Management
19
Q
Zielstruktur & Zielbildungsprozess bei NPOs
A
- Sachzieldominanz: schwierige(re) Zieloperationalisierung
- starre Ziele: idR geringere Flexibilität bei der Anpassung an geänderte Umfeldbedingungen
- Zieldimensionen-Erweiterung um makropolitische Prozesse: gesetzlicher / politischer Auftrag
=> Berücksichtigung übergeordneter staatlicher / politischer Interessen
- Vielzahl an Stakeholdern: oft heterogene Interessenlagen (& Normensysteme, Berufsgruppen…)
20
Q
Was sind Sachziele bzw. Formalziele?
A
Sachziele:
- Art und Umfang des Leistungsangebotes
- Versorgungsniveau
- Versorgungsqualität
- Ausbildung
- Forschung
Formalziele:
- Wirtschaftlichkeit
- Sicherung der Liquidität
21
Q
Was versteht man unter Organisationspolitik?
A
Vision:
- richtungsweisende normative Vorstellung eines zentralen Ziels
- (motivierende, Orientierung bietende) Leitidee für die Zukunft
Mission (Statement)
- Werte, Selbstverständnis & Funktionen (primärer Zweck, Existenzgrund)
- als sinnvoll erachtete Aufgaben (=> Leistungsart, -menge und -qualität)
- Aussagen zu: Organisationszweck, Zielen, Werten, handlungsleitenden Maximen, Verhaltensstandards, Strategien… Für wen sind wir da? Was macht uns einzigartig?
Leitbild
22
Q
Leistungswirkungs- & Leistungserbringungsziele
A
Leistungswirkungsziele (Outcome):
- Erreichen der Mission
- Zustands- & Verhaltensänderungen bei Stakeholdern (Beeinflussungsziele)
Leistungserbringungsziele (Output):
- Definition von Leistungen (die Wirkungen generieren sollen)
- Aufgabenerbringungen für Stakeholder (durch konkrete Aktivitäten, zB Beratungsgespräche)
- Leistungskatalog
23
Q
Wie müssen Ziele formuliert sein? (WICHTIG!!!)
A
- Ziele müssen operational formuliert sein, da sonst die Kontrolle der Zielerreichung nicht oder nur schwer möglich ist. - Zielinhalt (Was soll erreicht werden?)
- Zielausmaß (Wieviel soll vom Zielinhalt erreicht werden?)
- Zeitraum (Zeitpunkt innerhalb dessen das Ziel erreicht werden soll)
- Gültigkeit (wer, welche organisatorische Einheit/Instanz ist für das Ziel verantwortlich?)
24
Q
Wesentliche generelle Zielfelder für NPO
A
- Qualität
- Produktivität (Wirtschaftlichkeit)
- Innovationsfähigkeit
- Attraktivität für qualifizierte Mitarbeiter
- Erfüllung finanzieller Verpflichtungen (Liquidität!)
- kompetentes Management
25
Erläutern sie Eigen- und Fremdfinanzierung
Eigenfinanzierung:
* Selbstfinanzierung (Überschussfinanzierung)
* Beteiligungsfinanzierung
Fremdfinanzierung:
* Kreditfinanzierung
* Subventionsfinanzierung
26
Finanzierungsformen für NPOs
Außenfinanzierung:
* Beteiligungsfinanzierung
* Kreditfinanzierung (langfristig oder kurzfristig)
* Subventionsfinanzierung & öffentliche Finanzierung
Innenfinanzierung:
* Überschussfinanzierung (Selbstfinanzierung oder Finanzierung aus Abschreibungen und Rückstellungen)
* Finanzierung aus Vermögensumschichtung
27
Güter- und Geldkreislauf in NPO
28
Nennen Sie drei interne & externe Stakeholder der Bergrettung
Intern: Vorstand, Mitglieder, Mitarbeiter, Ehrenamtliche MA
Extern: Spender, Lieferanten, Kunden, Medien
29
Einnahmequellen von NPOs
* Mitgliedsbeiträge
* Leistungsentgelte
* Zuschüsse
* Kredite
* Sonstige (Vermögensverwaltung und -umschichtung,...)
30
Erläutern sie Finanz- und Ressourcenmanagement bei NPOs
* Kurzfristiges Finanz-/Liquiditätsmanagement.
* Zahlungsfähigkeit aufrechterhalten (Finanzplanung)
* strukturelle Finanzdefizite =\> Leistungs- & Ressourcenstruktur hinterfragen
* Langfristiges/strategisches Finanzmanagement
* (finanzorientierte) Lagebeurteilung (Umfeld- & Organisationsanalyse)
* Beziehung zu Kapital-/Ressourcengebern optimal gestalten
* Fundraising Ressourcen-Portfolios als Analyseraster
* Sponsoring
31
Was ist Fundraising?
* Fundraising ist die umfassende Mittelbeschaffung einer Nonprofit-Organisation (Finanz- und Sachmittel, Rechte und Informationen, Arbeits- und Dienstleistungen),
* wobei der Schwerpunkt auf der Eirwerbung finanzieller Mittel liegt.
* Die benötigten Ressourcen werden ohne marktadäquate materielle Gegenleistung beschafft.
32
Welche Fundraising-Instrumente gibt es?
* persönliche Ansprachen
* Haus- und Straßensammlungen
* Spendenbriefe, Mailings, Jubiläums- und Kondolenzspenden
* Veranstaltungen (Events)
* Legate / Testamentsspenden
* Patenschaften
* Kampagnen mit Unterstützung von Massenmedien (Humanitarian Broadcasting) …
33
Unterscheiden Sie Strukturen und Prozesse
* Strukturen als statische Ordnung
* Prozesse/Abläufe als dynamische Verknüpfung (Zusammenwirken interdependenter Einheiten)
34
Was bedeutet Prozessmanagement?
Gestaltung von (Kern-)Prozessen, Management der Wertkette
35
Warum ist Prozessbeherrschung wichtig?
Prozessbeherrschung ist die Voraussetzung erfolgreichen Managements
36
Welche Arten von Prozessen kennen Sie?
Geschäfts- / Kernprozesse:
* Innovations- und Leistungserstellungsprozesse
* Beschaffungs- und Kunden-/Absatzprozesse
Führungs- /Managementprozesse:
* Normative Orientierungsprozesse
* Strategische Entwicklungsprozesse
* Operative Führungsprozesse
Support- / Unterstützungsprozesse:
* Verwaltung
* Ressourcen-, Informations-, Personal-, Facility-Management, Fuhrpark…
37
Beschreiben Sie die Prozessarchitektur
* Sie hat alle Unternehmensbereiche und Funktionen zu erfassen
* Jeder Prozess ist einer verantwortlichen Funktion und Person zuzuordnen (Prozesseigner / Prozessowner)
* Liegen alle für die Erfüllung der ISO-Standards relevanten Prozesse vor?
38
Analyse der Wertkette
* Untersuchung der Wertschöpfung einer Organisation
* kombinierte Betrachtung von Prozessen, Kosten & „Kunden“
* NPO in strategisch wichtige Wertschöpfungsprozesse zerlegen
* Analyse:
* Beitrag der Prozesse zur Wertschöpfung bzw. zum „Kundennutzen“ (Prozesseffektivität)
* Prozesse optimal gestaltet? (Prozesseffizienz) -
Stärken & Schwächen / Ansatzpunkte für Verbesserungen
Ansatzpunkte für In- und Outsourcing
* Wertkette = Kosten produzierende Prozesslandkarte (Kunde nimmt Leistung in Anspruch: Kostenkette =\> Wertkette)
39
Analyse der Wertkette – Beispiel Wohnheim inkl. Werkstätte
40
Welche Einflussfaktoren auf die Produktivität kennen Sie? (WICHTIG!!!)
* Qualität/Beherrschung von Komplexität
* Wertkette/Aufteilung in fixe und variable Kosten
* Prozessneugestaltung/Prozessverbesserung
* Kostentreiber/„systematische Müllabfuhr“
* Organisation/Gremien/Funktionengestaltung
41
Merkmale von Dienstleistungen
* Immaterialität (Nichtlagerfähigkeit, Nichttransportfähigkeit)
* Einbezug des externen Faktors(!)
* mangelnde Standardisierung
* weitere Besonderheiten
* wie sofortiger Verbrauch,
* keine Wiederverkäuflichkeit,
* keine Rückgängigmachung
42
Gütermäßige Charakteristika der NPO-Leistungen
* Individuelle Güter / Individualleistungen
* Meritorische Güter
* Kollektive Güter / DL mit Kollektivgutcharakter:
* Free-Rider-Problem (Trittbrettfahrer)
* z.B. politische Interessenvertretung, Öffentlichkeitsarbeit, Imageförderung…
* erschwerte Vermittlung des Erfolgs
43
Wie definiert sich Erfolg bei NPOs?
* Erfolg als komplexes, multidimensionales Konstrukt
* keine absolute Größe
* aus versch. Perspektiven interpretierbar
* Erfolg von NPO: Verwirklichung der Mission/Sachziele
* priorisierte Erwartungen/Bedürfnisse aller Stakeholder effektiv
* (zielgerichtet) und effizient (wirtschaftlich) erfüllen Zufriedenheit von Leistungsempfängern, Mitgliedern, Mitarbeitern & Ressourcengebern
44
Modell des NPO-Erfolgs
45
Performance Measurement
* PM: systematische Leistungserfassung & -beurteilung
* Leistungsmessung & Leistungstransparenz
* Mehrdimensionales Performanceverständnis – Erfolgsmessung:
* Kennzahlen- & Indikatorensysteme
* Benchmarking
* Auditing & Assessments
* Befragungen
* Balanced Scorecard (BSC)
46
Welche Probleme bei der Leistungserfassung & -messung gibt es
* ggf. Ängste von Mitarbeitern
* ggf. zu hoher administrativer Aufwand
* fehlende Benchmarks
* fehlende Verknüpfung zu Wirkungen
=\> engen Leistungsbegriff erweitern: Mengen-, Qualitäts-, Ziel- & Wirkungsdimensionen
47
Leistungswirkungen
* betreffen Leistungsprogramme
* z.T. direkt messbar (z.B. verringerte Rückfälligkeitsrate)
* idR nicht direkt fass- bzw. quantifizierbar
* indirekt messen durch ausgewählte beobachtbare Sachverhalte:
stellvertretende Abbildung der Wirkung (Indikatoren)
48
Welche Kennzahlen & Indikatoren von Leistungswirkung kennen Sie
* Arten:
* Input-Kennzahlen / -Indikatoren
* Output-Kennzahlen / -Indikatoren Outcome-Kennzahlen / -Indikatoren
* Anforderungen:
* Vergleichbarkeit
* Stetigkeit
* Zielbezogenheit
* geringe Anzahl (Schlüsselkennzahlen / -indikatoren)
49
Bezugsrahmen zur Erfassung von Kosten, Leistungen & Wirkungen von NPO
50
Nenne Merkmale von Strategien
* „große Entscheidungen“
* legen das/die Aktivitätsfeld(er) der NPO fest
* sind konkurrenzbezogen (z.B. Imitation, Kooperation, Abgrenzung usw.).
* beziehen sich auf Umweltsituationen/-entwicklungen (Chancen & Risiken)
* beziehen sich auf Ressourcen, Stärken + Schwächen (im Vgl. zum Mitbewerb) spiegeln Wertvor- und Einstellungen sowie Anliegen der Entscheidungsträger gesamthafte Ausrichtung der Organisationsaktivitäten
* basieren auf Erwartungen & sind somit zukunftsorientiert
* können/sollten Ergebnis eines systematischen Planungsprozesses sein
51
Gründe für strategisches Management in NPO:
* zunehmende Komplexität ihrer Umfelder & Stakeholderbeziehungen
* neue Herausforderungen wie zunehmender Wettbewerbs-, Privatisierungs-, Interaktions- und Kooperationsdruck, Professionalisierungsanforderungen von Auftraggebern u.v.m.
52
Führung in NPO
* Führungsstil
* autoritär
* kooperativ
* Führungstechniken
* Mbe (management by exceptions - Führung nach dem Ausnahmeprinzip)
* Mbd (management by delegation – Führung nach dem Delegationsprinzip)
* Mbo (management by objectives – Führung durch Zielvereinbarung)
* Führungmittel
* Informationen
* Kommunikation – Partizipation
* Führungsmodelle
* Kombination von 1, 2, 3
53
Grundregeln des Delegierens
für die Führung
* Auswahl der richtigen Mitarbeiter
* Verantwortungsbereiche abgrenzen und überwachen
* Koordination der delegierten Aufgaben
* Förderung und Beratung der Mitarbeiter
* Ausreichende und rechtzeitige Information der Mitarbeiter Ablauf- und Erfolgskontrolle
* Mitarbeiterbeurteilung, Feedback
* Rück- und Weiterdelegation vermeiden
54
Zielsetzungs- und Planungspyramide
55
NPO-spezifisches Kennzahlensystem
56
Controlling
* ganzheitliche Steuerung der NPO
* Führungsunterstützung durch entscheidungsrelevante Informationen („Servicefunktion“)
* **Funktionen**: Koordinations-, Informationsversorgungs-, Planungs- & Kontrollfunktion
* **Aufgaben von Controllern:** strategische Planung, Budgetplanung, KoRe, Abweichungsanalysen, Berichtswesen, Beratung usw.
=\> nicht nur Wirtschaftlichkeitscontrolling, sondern auch Aufgabencontrolling = Analyse und Steuerung vorökonomischer bzw. ideeller Kriterien (z.B. Abnehmerzufriedenheit, Grad der Missionserfüllung etc.)
* **Instrumente des strategischen Controllings:** strategische Analysen, Szenariotechniken
* **Instrumente des operativen Controllings:** Kosten- u. Leistungsrechnung, Kennzahlen & Indikatoren, Budgetierung, Finanzplanung, Investitionsrechnungen, Benchmarking
57
Risikomanagement
* **Risiken** = negative Abweichungen tatsächlicher von geplanten Ergebniswerten
* **Risikoarten**: zB Risiken höherer Gewalt, polit. Risiken (Gesetzesänderungen...), Geschäftsrisiken (Beschaffung...), Finanzrisiken (Liquiditätsplanung...), Betriebsrisiken (Personal, EDV...), (nicht) versicherbare Risiken, kleine, mittlere, große & existenzbedrohende Risiken, etc.
* **Beispiele für Risiken in NPO:** unzureichende Marktakzeptanz (Qualitätsmängel, schlechtes Image, usw.), niedrige Auslastungsgrade, Forderungsausfälle, Kürzung von Zuschüssen, usw.
* **Risikomanagement (RiM):** institutionalisierter Rahmen von Regelungen und Maßnahmen für eine strukturierte, transparente und kontinuierliche Identifikation, Bewertung und Steuerung von Risiken
* Integration in alle Bereiche/Hierarchieebenen, Organisationsprozesse & Informationswesen
* Risiken frühzeitig erkennen =\> rechtzeitig Gegen- bzw. Präventivmaßnahmen ergreifen
* besseres Erkennen von positiven Risiken (Chancen)
* **Ziele von RiM bei NPO:**
* Sicherung ihrer Existenz & ihres (künftigen) Erfolgs
* handlungsfähig bleiben (Alternativen haben)
* Risiken minimieren & Erfolgschancen erhalten / ausbauen
58
Risikomanagement (II)
* Risikomanagementsystem – Teilsysteme:
* **Risikofrüherkennung** (Frühwarnsystem): mit Frühwarnindikatoren für wichtige Bereiche aktuelle + potentielle Risiken erfassen & geeignete Gegenmaßnahmen formulieren u. umsetzen; Soll- & Schwellenwerte, Toleranzgrenzen festlegen =\> Risikoalarmierung
* **Internes Überwachungssystem:** interne Kontrollen (z.B. technische K.), interne Revision (prozessunabhängige, interne Überwachung) & organisatorische Sicherungsmaßnahmen
* **Risikocontrolling**: Voraussetzung für adäquate Risikoanalyse und -beurteilung
* **Risikomanagementprozess** – 3 Phasen:
* Risikoidentifikation
* Risikosteuerung/-bewertung
* Risikoüberwälzung/-bewältigung
* Rahmen: risikopolitische Grundsätze (klare Kompetenz- u. Aufgabenverteilung, Kommunikation & Risikosensibilisierung der Mitarbeiter)
* Personal-Risikomanagement
* Verknüpfung mit anderen Steuerungsinstrumenten/-ansätzen
