GBW1C NPO Flashcards
Was ist eine Non Profit Organisation? Definiere!
Konstitutive Merkmale:
- Mindestmaß an Struktur (Verein)
- Gewinnausschüttungsverbot
- Besondere Stellung von Sachzielen (oberstes Ziel Erfüllen der Sachziele)
Akzessorische Merkmale:
- Besonderheiten der Leistungsstruktur
- Besonderheiten der Ressourcenausstattung/ Finanzstruktur
- Besonderheiten der Aufbauorganisation/ Führungsstruktur
- Besonderheiten der Personalstruktur
Der Auftraggeber ist das Land oder die Gebietskörperschaft - bedarfsorientierte Unternehmen
Definieren Sie den Erfolg eines Bedarfswirtschaftlichen vs. Erwerbswirtschaftlichen Unternehmen. Und erklären Sie, warum dieser Unterschied besteht?
Erwerbswirtschaftliches Unternehmen - oberstes Ziel Gewinn Bedarfswirtschaftliches Unternehmen - oberstes Ziel das erfüllen der Sachziele, dann erst die Kostendeckung und als Drittes erst der Gewinn.
Wer ist Zahler der DL?
Land/Gebietskörperschaft, nicht der Kunde (selten der Kunde - für Individualleistungen)
In welchen Branchen sind NPOs tätig?
In fast allen Bereichen: zb. Gesundheit, sozial, Kultur, Tierschutz, Interessensvertreungen, etc
Nennen Sie 8 große bekannte NPOs
Caritas, Diakonie, Volkshilfe, WWF, Tiergarten Schönbrunn, Sportunion, WKO, Landestheater, Rotes Kreuz, Landes Museen, ASKÖ, AK, Greenpeace, Hilfswerk
Wer trifft die Entscheidungen in einer NPO?
Ehrenamtlicher Vorstand inkl. Beirat entscheidet meist und die Geschäftsführung und die Mitarbeiter führen aus, setzen um.
Was ist das Duale Führungssystem
Ehrenamtliche (haben eine Funktion, Funktionäre) und Hauptamtliche arbeiten zusammen
Erkläre den Unterschied zwischen Ehrenamt und Freiwilligenarbeit
Ehrenamt Mitarbeiter sind Funktionäre, haben eine Funktion
Freiwillige Mitarbeiter arbeiten freiwillig für diverse Projekte, unbezahlt (Union- Fußballtrainer)
Wozu wird über ein Managementmodell so genau berichtet ? Warum ist die genaue Beschreibung der Organisation notwendig?
Hauptsächlich um die Finanzierung der Organisation und der einzelnen Bereiche vorm Vorstand (Ehrenamtlich) zu argumentieren.
Was ist das eigentliche Ziel des Freiburger Managementmodells
- Ressourcenthema lösen
- Arbeit , Kapital
- Professionalität soll sich weiterentwickeln
Management Orientierung in einer NPO heißt was? Was wird dadurch bedingt?
Management Orientierung bedeutet eine Erfolgs- und qualitätsorientierte Führung der NPO
Diese bedingt:
- Marketingorientierung
- Zukunfts und Zielorientierung
- Effektivitäts- und Effizienzorientierung
Wer sind Kunden des NPOs im Bezug auf Marketing?
Klient
Angehörige
Subventionsgeber
Mitglieder
Firmen die Kooperationen haben
= Stakeholder
Was sind für Sie Probleme in der Zielsetzung von NPOs im Gegensatz zu POs ?
- Überprüfbarkeit
- Definierbarkeit
- Beständigkeit
Hilfsindikatoren um eine Aussage treffen zu können sind z.b. Differenz Gehalt M und F reduzieren, Reintegration von Jugendlichen
Welche Arten von NPOs gibt es?
- Staatliche
- halbstaatliche und
- private NPOs
Warum werden die dritten Sektoren (NPOs) immer bedeutungsvoller?
- Wegen demografischer Entwicklungen
- staatlicher Politik
- Marktentwicklung.
Was zeichnet den dritten Sektor in Österreich aus?
- Die Vielfältigkeit der Organisationen (Heterogenität)
- das freie Vereinswesen
- Einfluss von Kirchen
- Einfluss von politischen Parteien
Welche Rechtsformen von NPOs gibt es?
- Ideeller Verein
- Genossenschaft
- Stiftung
- gemeinnützige GmbH & AG
Welche aktuellen Herausforderungen gibt es für NPOs?
- Allgemeine gesellschaftliche Trends
- strukturelle Veränderungen
- Finanzierung & Ressourcen
- erhöhte Ansprüche und Anforderungen an Effizienz, Effektivität, Professionalität, Transparenz
- Relationship Management
Zielstruktur & Zielbildungsprozess bei NPOs
- Sachzieldominanz: schwierige(re) Zieloperationalisierung
- starre Ziele: idR geringere Flexibilität bei der Anpassung an geänderte Umfeldbedingungen
- Zieldimensionen-Erweiterung um makropolitische Prozesse: gesetzlicher / politischer Auftrag
=> Berücksichtigung übergeordneter staatlicher / politischer Interessen
- Vielzahl an Stakeholdern: oft heterogene Interessenlagen (& Normensysteme, Berufsgruppen…)
Was sind Sachziele bzw. Formalziele?
Sachziele:
- Art und Umfang des Leistungsangebotes
- Versorgungsniveau
- Versorgungsqualität
- Ausbildung
- Forschung
Formalziele:
- Wirtschaftlichkeit
- Sicherung der Liquidität
Was versteht man unter Organisationspolitik?
Vision:
- richtungsweisende normative Vorstellung eines zentralen Ziels
- (motivierende, Orientierung bietende) Leitidee für die Zukunft
Mission (Statement)
- Werte, Selbstverständnis & Funktionen (primärer Zweck, Existenzgrund)
- als sinnvoll erachtete Aufgaben (=> Leistungsart, -menge und -qualität)
- Aussagen zu: Organisationszweck, Zielen, Werten, handlungsleitenden Maximen, Verhaltensstandards, Strategien… Für wen sind wir da? Was macht uns einzigartig?
Leitbild
Leistungswirkungs- & Leistungserbringungsziele
Leistungswirkungsziele (Outcome):
- Erreichen der Mission
- Zustands- & Verhaltensänderungen bei Stakeholdern (Beeinflussungsziele)
Leistungserbringungsziele (Output):
- Definition von Leistungen (die Wirkungen generieren sollen)
- Aufgabenerbringungen für Stakeholder (durch konkrete Aktivitäten, zB Beratungsgespräche)
- Leistungskatalog
Wie müssen Ziele formuliert sein? (WICHTIG!!!)
- Ziele müssen operational formuliert sein, da sonst die Kontrolle der Zielerreichung nicht oder nur schwer möglich ist. - Zielinhalt (Was soll erreicht werden?)
- Zielausmaß (Wieviel soll vom Zielinhalt erreicht werden?)
- Zeitraum (Zeitpunkt innerhalb dessen das Ziel erreicht werden soll)
- Gültigkeit (wer, welche organisatorische Einheit/Instanz ist für das Ziel verantwortlich?)
Wesentliche generelle Zielfelder für NPO
- Qualität
- Produktivität (Wirtschaftlichkeit)
- Innovationsfähigkeit
- Attraktivität für qualifizierte Mitarbeiter
- Erfüllung finanzieller Verpflichtungen (Liquidität!)
- kompetentes Management
Erläutern sie Eigen- und Fremdfinanzierung
Eigenfinanzierung:
- Selbstfinanzierung (Überschussfinanzierung)
- Beteiligungsfinanzierung
Fremdfinanzierung:
- Kreditfinanzierung
- Subventionsfinanzierung
Finanzierungsformen für NPOs
Außenfinanzierung:
- Beteiligungsfinanzierung
- Kreditfinanzierung (langfristig oder kurzfristig)
- Subventionsfinanzierung & öffentliche Finanzierung
Innenfinanzierung:
- Überschussfinanzierung (Selbstfinanzierung oder Finanzierung aus Abschreibungen und Rückstellungen)
- Finanzierung aus Vermögensumschichtung
Güter- und Geldkreislauf in NPO
Nennen Sie drei interne & externe Stakeholder der Bergrettung
Intern: Vorstand, Mitglieder, Mitarbeiter, Ehrenamtliche MA
Extern: Spender, Lieferanten, Kunden, Medien
Einnahmequellen von NPOs
- Mitgliedsbeiträge
- Leistungsentgelte
- Zuschüsse
- Kredite
- Sonstige (Vermögensverwaltung und -umschichtung,…)
Erläutern sie Finanz- und Ressourcenmanagement bei NPOs
- Kurzfristiges Finanz-/Liquiditätsmanagement.
- Zahlungsfähigkeit aufrechterhalten (Finanzplanung)
- strukturelle Finanzdefizite => Leistungs- & Ressourcenstruktur hinterfragen
- Langfristiges/strategisches Finanzmanagement
- (finanzorientierte) Lagebeurteilung (Umfeld- & Organisationsanalyse)
- Beziehung zu Kapital-/Ressourcengebern optimal gestalten
- Fundraising Ressourcen-Portfolios als Analyseraster
- Sponsoring
Was ist Fundraising?
- Fundraising ist die umfassende Mittelbeschaffung einer Nonprofit-Organisation (Finanz- und Sachmittel, Rechte und Informationen, Arbeits- und Dienstleistungen),
- wobei der Schwerpunkt auf der Eirwerbung finanzieller Mittel liegt.
- Die benötigten Ressourcen werden ohne marktadäquate materielle Gegenleistung beschafft.
Welche Fundraising-Instrumente gibt es?
- persönliche Ansprachen
- Haus- und Straßensammlungen
- Spendenbriefe, Mailings, Jubiläums- und Kondolenzspenden
- Veranstaltungen (Events)
- Legate / Testamentsspenden
- Patenschaften
- Kampagnen mit Unterstützung von Massenmedien (Humanitarian Broadcasting) …
Unterscheiden Sie Strukturen und Prozesse
- Strukturen als statische Ordnung
- Prozesse/Abläufe als dynamische Verknüpfung (Zusammenwirken interdependenter Einheiten)
Was bedeutet Prozessmanagement?
Gestaltung von (Kern-)Prozessen, Management der Wertkette
Warum ist Prozessbeherrschung wichtig?
Prozessbeherrschung ist die Voraussetzung erfolgreichen Managements
Welche Arten von Prozessen kennen Sie?
Geschäfts- / Kernprozesse:
- Innovations- und Leistungserstellungsprozesse
- Beschaffungs- und Kunden-/Absatzprozesse
Führungs- /Managementprozesse:
- Normative Orientierungsprozesse
- Strategische Entwicklungsprozesse
- Operative Führungsprozesse
Support- / Unterstützungsprozesse:
- Verwaltung
- Ressourcen-, Informations-, Personal-, Facility-Management, Fuhrpark…
Beschreiben Sie die Prozessarchitektur
- Sie hat alle Unternehmensbereiche und Funktionen zu erfassen
- Jeder Prozess ist einer verantwortlichen Funktion und Person zuzuordnen (Prozesseigner / Prozessowner)
- Liegen alle für die Erfüllung der ISO-Standards relevanten Prozesse vor?
Analyse der Wertkette
- Untersuchung der Wertschöpfung einer Organisation
- kombinierte Betrachtung von Prozessen, Kosten & „Kunden“
- NPO in strategisch wichtige Wertschöpfungsprozesse zerlegen
- Analyse:
- Beitrag der Prozesse zur Wertschöpfung bzw. zum „Kundennutzen“ (Prozesseffektivität)
- Prozesse optimal gestaltet? (Prozesseffizienz) -
Stärken & Schwächen / Ansatzpunkte für Verbesserungen
Ansatzpunkte für In- und Outsourcing
- Wertkette = Kosten produzierende Prozesslandkarte (Kunde nimmt Leistung in Anspruch: Kostenkette => Wertkette)
Analyse der Wertkette – Beispiel Wohnheim inkl. Werkstätte
Welche Einflussfaktoren auf die Produktivität kennen Sie? (WICHTIG!!!)
- Qualität/Beherrschung von Komplexität
- Wertkette/Aufteilung in fixe und variable Kosten
- Prozessneugestaltung/Prozessverbesserung
- Kostentreiber/„systematische Müllabfuhr“
- Organisation/Gremien/Funktionengestaltung
Merkmale von Dienstleistungen
- Immaterialität (Nichtlagerfähigkeit, Nichttransportfähigkeit)
- Einbezug des externen Faktors(!)
- mangelnde Standardisierung
- weitere Besonderheiten
- wie sofortiger Verbrauch,
- keine Wiederverkäuflichkeit,
- keine Rückgängigmachung
Gütermäßige Charakteristika der NPO-Leistungen
- Individuelle Güter / Individualleistungen
- Meritorische Güter
- Kollektive Güter / DL mit Kollektivgutcharakter:
- Free-Rider-Problem (Trittbrettfahrer)
- z.B. politische Interessenvertretung, Öffentlichkeitsarbeit, Imageförderung…
- erschwerte Vermittlung des Erfolgs
Wie definiert sich Erfolg bei NPOs?
- Erfolg als komplexes, multidimensionales Konstrukt
- keine absolute Größe
- aus versch. Perspektiven interpretierbar
- Erfolg von NPO: Verwirklichung der Mission/Sachziele
- priorisierte Erwartungen/Bedürfnisse aller Stakeholder effektiv
- (zielgerichtet) und effizient (wirtschaftlich) erfüllen Zufriedenheit von Leistungsempfängern, Mitgliedern, Mitarbeitern & Ressourcengebern
Modell des NPO-Erfolgs
Performance Measurement
- PM: systematische Leistungserfassung & -beurteilung
- Leistungsmessung & Leistungstransparenz
- Mehrdimensionales Performanceverständnis – Erfolgsmessung:
- Kennzahlen- & Indikatorensysteme
- Benchmarking
- Auditing & Assessments
- Befragungen
- Balanced Scorecard (BSC)
Welche Probleme bei der Leistungserfassung & -messung gibt es
- ggf. Ängste von Mitarbeitern
- ggf. zu hoher administrativer Aufwand
- fehlende Benchmarks
- fehlende Verknüpfung zu Wirkungen
=> engen Leistungsbegriff erweitern: Mengen-, Qualitäts-, Ziel- & Wirkungsdimensionen
Leistungswirkungen
- betreffen Leistungsprogramme
- z.T. direkt messbar (z.B. verringerte Rückfälligkeitsrate)
- idR nicht direkt fass- bzw. quantifizierbar
- indirekt messen durch ausgewählte beobachtbare Sachverhalte:
stellvertretende Abbildung der Wirkung (Indikatoren)
Welche Kennzahlen & Indikatoren von Leistungswirkung kennen Sie
- Arten:
- Input-Kennzahlen / -Indikatoren
- Output-Kennzahlen / -Indikatoren Outcome-Kennzahlen / -Indikatoren
- Anforderungen:
- Vergleichbarkeit
- Stetigkeit
- Zielbezogenheit
- geringe Anzahl (Schlüsselkennzahlen / -indikatoren)
Bezugsrahmen zur Erfassung von Kosten, Leistungen & Wirkungen von NPO
Nenne Merkmale von Strategien
- „große Entscheidungen“
- legen das/die Aktivitätsfeld(er) der NPO fest
- sind konkurrenzbezogen (z.B. Imitation, Kooperation, Abgrenzung usw.).
- beziehen sich auf Umweltsituationen/-entwicklungen (Chancen & Risiken)
- beziehen sich auf Ressourcen, Stärken + Schwächen (im Vgl. zum Mitbewerb) spiegeln Wertvor- und Einstellungen sowie Anliegen der Entscheidungsträger gesamthafte Ausrichtung der Organisationsaktivitäten
- basieren auf Erwartungen & sind somit zukunftsorientiert
- können/sollten Ergebnis eines systematischen Planungsprozesses sein
Gründe für strategisches Management in NPO:
- zunehmende Komplexität ihrer Umfelder & Stakeholderbeziehungen
- neue Herausforderungen wie zunehmender Wettbewerbs-, Privatisierungs-, Interaktions- und Kooperationsdruck, Professionalisierungsanforderungen von Auftraggebern u.v.m.
Führung in NPO
- Führungsstil
- autoritär
- kooperativ
- Führungstechniken
- Mbe (management by exceptions - Führung nach dem Ausnahmeprinzip)
- Mbd (management by delegation – Führung nach dem Delegationsprinzip)
- Mbo (management by objectives – Führung durch Zielvereinbarung)
- Führungmittel
- Informationen
- Kommunikation – Partizipation
- Führungsmodelle
- Kombination von 1, 2, 3
Grundregeln des Delegierens
für die Führung
- Auswahl der richtigen Mitarbeiter
- Verantwortungsbereiche abgrenzen und überwachen
- Koordination der delegierten Aufgaben
- Förderung und Beratung der Mitarbeiter
- Ausreichende und rechtzeitige Information der Mitarbeiter Ablauf- und Erfolgskontrolle
- Mitarbeiterbeurteilung, Feedback
- Rück- und Weiterdelegation vermeiden
Zielsetzungs- und Planungspyramide
NPO-spezifisches Kennzahlensystem
Controlling
- ganzheitliche Steuerung der NPO
- Führungsunterstützung durch entscheidungsrelevante Informationen („Servicefunktion“)
- Funktionen: Koordinations-, Informationsversorgungs-, Planungs- & Kontrollfunktion
- Aufgaben von Controllern: strategische Planung, Budgetplanung, KoRe, Abweichungsanalysen, Berichtswesen, Beratung usw.
=> nicht nur Wirtschaftlichkeitscontrolling, sondern auch Aufgabencontrolling = Analyse und Steuerung vorökonomischer bzw. ideeller Kriterien (z.B. Abnehmerzufriedenheit, Grad der Missionserfüllung etc.)
- Instrumente des strategischen Controllings: strategische Analysen, Szenariotechniken
- Instrumente des operativen Controllings: Kosten- u. Leistungsrechnung, Kennzahlen & Indikatoren, Budgetierung, Finanzplanung, Investitionsrechnungen, Benchmarking
Risikomanagement
- Risiken = negative Abweichungen tatsächlicher von geplanten Ergebniswerten
- Risikoarten: zB Risiken höherer Gewalt, polit. Risiken (Gesetzesänderungen…), Geschäftsrisiken (Beschaffung…), Finanzrisiken (Liquiditätsplanung…), Betriebsrisiken (Personal, EDV…), (nicht) versicherbare Risiken, kleine, mittlere, große & existenzbedrohende Risiken, etc.
- Beispiele für Risiken in NPO: unzureichende Marktakzeptanz (Qualitätsmängel, schlechtes Image, usw.), niedrige Auslastungsgrade, Forderungsausfälle, Kürzung von Zuschüssen, usw.
-
Risikomanagement (RiM): institutionalisierter Rahmen von Regelungen und Maßnahmen für eine strukturierte, transparente und kontinuierliche Identifikation, Bewertung und Steuerung von Risiken
- Integration in alle Bereiche/Hierarchieebenen, Organisationsprozesse & Informationswesen
- Risiken frühzeitig erkennen => rechtzeitig Gegen- bzw. Präventivmaßnahmen ergreifen
- besseres Erkennen von positiven Risiken (Chancen)
-
Ziele von RiM bei NPO:
- Sicherung ihrer Existenz & ihres (künftigen) Erfolgs
- handlungsfähig bleiben (Alternativen haben)
- Risiken minimieren & Erfolgschancen erhalten / ausbauen
Risikomanagement (II)
- Risikomanagementsystem – Teilsysteme:
- Risikofrüherkennung (Frühwarnsystem): mit Frühwarnindikatoren für wichtige Bereiche aktuelle + potentielle Risiken erfassen & geeignete Gegenmaßnahmen formulieren u. umsetzen; Soll- & Schwellenwerte, Toleranzgrenzen festlegen => Risikoalarmierung
- Internes Überwachungssystem: interne Kontrollen (z.B. technische K.), interne Revision (prozessunabhängige, interne Überwachung) & organisatorische Sicherungsmaßnahmen
- Risikocontrolling: Voraussetzung für adäquate Risikoanalyse und -beurteilung
-
Risikomanagementprozess – 3 Phasen:
- Risikoidentifikation
- Risikosteuerung/-bewertung
- Risikoüberwälzung/-bewältigung
- Rahmen: risikopolitische Grundsätze (klare Kompetenz- u. Aufgabenverteilung, Kommunikation & Risikosensibilisierung der Mitarbeiter)
- Personal-Risikomanagement
- Verknüpfung mit anderen Steuerungsinstrumenten/-ansätzen
