Kompetenzbereich Practice (4.5.5 Organisation, Information und Dokumentation) Flashcards
Script Level D - Teil 2
Welches sind Auswahlkriterien für die Wahl für eine Projektorganisationsform?
Nenne mindestens 3.
Erfahrungen mit den verschiedenen Organisationsformen
Strategische Bedeutung des Projekts
Komplexität des Projekts
Art des Projekts
Ressourcenverfügbarkeit
Projektdauer
Größe des Unternehmens
Welche Projektorganisationsformen gibt es?
Projektmanagement in Linie
Einfluss- oder Stabsprojektorganisation
Matrix-Projektorganisation
Autonome (Reine) Projektorganisation
Beschreibe die Befugnisse des Projektmanagers & die organisatorische Zuordnung der Projektmitarbeiter:
Projektorganisation - Befugnisse des Projektmanagers - Organisatorische
Zuordnung der Projektmitarbeiter
Stabs- - Nur Koordinator - Verbleiben in der Linie
Matrix- - Fachlicher Vorgesetzter - Verbleiben disziplinarisch
in der Linie
Autonome - Fachlicher und disziplinarischer
Vorgesetzter - Wechseln ins Projekt
Beschreibe die Tätigkeit des Projektmanagement-Office:
Das Projektmanagement-Office (Projektmanagementbüro) ist projektübergreifend tätig und hat
keine administrativen Aufgaben in den einzelnen Projekten. Es dient der Unterstützung der
Weiterentwicklung des Projektmanagements. (Timinger, 2017)
Nenne mindestens 3 Aufgaben eines PMO:
Für die Aufgaben des PMO gibt es keine offizielle Definition, sie variieren stark je nach Unternehmen:
Berichtet an die Geschäftsführung
bzw. dem Portfolio-Manager
Definition von Vorgaben für das
Projektmanagement
Weiterentwicklung und Vereinheitlichung
von Prozessen, Techniken und Arbeitsmitteln
im Projektmanagement
Projektcontrolling
Bereitstellung von Checklisten und
Formblättern für Projekte
(z. B. Projektstecksteckbrief)
Auswahl und Bereitstellung von
Software für Projekte
Training und Coaching von Projektleitern
Welche Rollen gibt es in einem Projekt?
Nenne mindestens 3.
Auftraggeber
Lenkungsausschuss
Projektmanager
Projektmitarbeiter
Lieferanten
Projektbetroffene
…
Beschreibe die Begriffe Verantwortung, Befugnis, Kompetenz.
Verantwortung ist die Summe aller Verpflichtungen, die mit einer bestimmten Aufgabe
verbunden sind.
Befugnis ist die Berechtigung, bestimmte Entscheidungen zu treffen und bestimmte
Handlungen durchzuführen.
Kompetenz ist zum einen als Synonym der Befugnis zu verstehen und zum anderen ist es die
Fähigkeit, Wissen und Fertigkeiten situativ richtig einzusetzen. In den folgenden Betrachtungen
ist Kompetenz mit Befugnis gleichzusetzen!
Wofür wird die AKV-Matrix (Aufgaben - Kompetenzen - Verantwortung) verwendet?
Um Aufgaben, Kompetenz und Verantwortung für jede Rolle zu beschreiben und übersichtlich
darzustellen, wird die AKV-Matrix verwendet.
Die Tabelle hat 4 Spalten: Rolle, Aufgabe, Kompetenz, Verantwortung
Was bedeutet das Kongruenzprinzip?
Bei der Beschreibung der Rollen ist es wichtig, das Kongruenzprinzip zu beachten. Dieses verlangt
die Übereinstimmung zwischen Aufgabe, Kompetenz und Verantwortung.
Mit anderen Worten:
wer eine Aufgabe und somit die Verantwortung erhält, dem muss auch die notwendige Kompetenz
eingeräumt werden.
Daraus ergibt sich die einzuhaltende Reihenfolge:
Können – Wollen – Dürfen – Müssen
Was für Berichtsarten gibt es?
Bei den Berichtsarten wird zwischen den
zeitgesteuerten (z. B. Statusbericht) und
ereignisgesteuerten (Phasenabschlussbericht, Eskalationsbericht) Berichten unterschieden.
Um sicherzustellen, dass alle Berichte erstellt und an entsprechende Empfänger zugestellt werden,
sollte eine
Berichtsbedarfsmatrix (Informationsbedarfsmatrix) aufgestellt werden.
Diese sieht der Kommunikationsmatrix ähnlich.
Der Unterschied zwischen beiden liegt in der
Perspektive:
bei der Berichtsbedarfsmatrix steht der Bericht im Fokus und in der Kommunikationsmatrix der Sender
Beschreibe Dokumentenmanagement:
Die Erstellung von Berichten ist eng mit dem
Dokumentenmanagement verknüpft.
Ein Dokumentenmanagement dient zur Verwaltung von Dokumenten. Es wird i. d. R.
über datenbankgestützte elektronische Systeme realisiert, dem sogenannten DMS
(Dokumentenmanagement-System).
Unter Dokument versteht man alle Infos, die in Form von Texten, Abbildungen, Videooder Tonaufnahmen in abgeschlossener Form zusammengefasst werden.
Die Dokumentation hingegen ist der komplette Lebenszyklus von Dokumenten.
Nenne mindestens 3 Vorteile von DMS
- Wiederauffindbarkeit der Dokumente
Schneller Zugriff auf die Dokumente
Nachvollziehbarkeit von Entscheidungen,
Handlungen usw.
Transparenz
Reproduzierbarkeit – Dokumentierte Inhalte können erneut abgerufen werden
Nutzung der Dokumente für Lessons Learned
Dokumente als Nachweis bzw. Beweismittel
Was enthält ein Projektmanagement-Handbuch?
Begriffsdefinitionen
Vorgehensmodelle
Prozesse
Formulare / Checklisten
Vorgaben für Informations-,
Dokumentationswesen, Risikoanalyse,
Projektcontrolling,
Qualitätsmanagement, Konfigurations- und Änderungsmanagement usw.
Das Projektmanagement-Handbuch ist nicht zu verwechseln mit dem Projekthandbuch.
Das Projekthandbuch enthält alle zu einem Projekt gehörenden Dokumente und orientiert
sich am Projektmanagement-Handbuch und den hierdurch vorgegebenen Rahmen.
Nenne Ziele & Zielgruppen des Projektmarketings.
Sicherstellung des Projekterfolgs
Steigerung der Kundenzufriedenheit
Steigerung der Zufriedenheit der
Projektmitarbeiter
Positive Beeinflussung des Projektumfelds
„Wir-Gefühl“
Zielgruppen des Projektmarketings sind
alle externen und internen Stakeholder.
Das sind unter anderem der Auftraggeber (der Kunde), das Management und das Projektteam.
