Kompetenzbereich Practice (4.5.10 Planung und Steuerung) Flashcards
Script Level D - Teil 2
Womit wird ein Projekt gestartet? Was ist Inhalt des WS? Nenne eine mögliche Agenda.
Projekt-Start-Workshop
In diesem Workshop kommt das Projektteam erstmals zusammen, um sich mit dem Projektgegenstand
zu befassen. In ihm werden die Projektziele, die Projektorganisation, Verfahrensweisen usw. erarbeitet.
Eine mögliche Agenda für einen Start-Workshop wäre (1):
Begrüßung
Vorstellung der Teilnehmer
Ziele der Veranstaltung
Abfrage der Erwartungen der Teilnehmer
Vorstellung des Projekts
Eine andere mögliche Agenda für einen Start-Workshop wäre (2):
Aktueller Status und Zahlen, Daten, Fakten zum Projekt
Projektziele
Erfolgsfaktoren und Erfolgskriterien
Stakeholder
Chance und Risiken
Vorgaben für das Projektmanagement
Eine weitere mögliche Agenda für einen Start-Workshop wäre (3):
Rollenklärung
Kennenlernen des Teams
Festlegen von Regeln für die Zusammenarbeit
Erste Inhalte des Projektmanagementplans erarbeiten
Festlegung der weiteren Schritte
Was ist ein Kick-Off-Meeting?
Wer nimmt daran teil?
Der Startschuss für das Projekt fällt anschließend mit dem Kick-Off-Meeting. Hier werden die
Projektziele und das Projekt-Regelwerk offiziell in Kraft gesetzt.
Teilnehmer sind: Projektleiter, Lenkungsausschuss, Projektkernteam und der Auftraggeber
Wie kann der Projektstatus ermittelt werden?
Die Ermittlung des Projektstatus kann mit verschiedenen Kontrollmaßnahmen durchgeführt
werden:
Statusabfragen
Jour Fix
Regelkommunikation
Reviews
Abnahmen
Hierzu müssen die verwendeten Daten aktuell, korrekt, konsistent, vollständig, transparent,
nachvollziehbar, reproduzierbar und redundanzfrei sein.
Darüber hinaus müssen Kriterien festgelegt sein, die erfüllt sein müssen, damit eine Aufgabe
als erledigt gewertet werden kann (Definition of Done).
Welches sind mögliche Probleme bei der Fortschrittmessung?
Zeitverzögerte Datenerfassung (z. B. Rechnungen).
Falsche bzw. unvollständige Rückmeldungen zu
Terminen, zum Fertigstellungsgrad usw.
Fehlende Mengenmaßstäbe wegen Einmaligkeit des Projekts.
Abweichungen von den Planungen.
Wozu dient der Fertigstellungsgrad?
Der Fertigstellungsgrad dient zur kontinuierlichen Überwachung des Projekterfolgs.
Nenne die Abkürzungen / Begriffe des FGR/Fertigstellungsgrads.
PGK: Plan-Gesamtkosten
PK: Plankosten
Geplante Gesamtkosten an einem Stichtag.
IK: Ist-Kosten
Tatsächlich angefallene Kosten bis zum Stichtag.
FW: Fertigstellungswert
FW = PGK * FGR
Plan-Kosten, die dem Fertigstellungsgrad entsprechen
EGK: Erwartete Gesamtkosten
Prognostizierte Gesamtkosten bei geplanter Fertigstellung
Lineare Prognose EGKlin = PGK * (IK / FW)
Die Kosten entwickeln sich in der Zukunft gegenüber den geplanten Kosten genauso wie bisher.
Additive Prognose EGKadd = PGK + (IK – FW)
Die bisher beobachtete Kostenabweichung war nur ein einmaliger Effekt.
Welche Methoden gibt es um den FGR zu ermitteln?
Schätzen:
Schätzung durch den Arbeitspaketverantwortlichen
Messen:
Mengenproportionalität
Zeitproportionalität
Sekundärproportionalität
Welche Methoden gibt es um den FGR zu anzugeben?
Prozess-Start-/Prozess-Ende-Methode:
0/100 Methode: Vor und nach dem Start eines APs gilt: FGR = 0% und PK = 0; erst wenn das AP
abgeschlossen ist, gilt FGR = 100% und PK = PGK
50/50 Methode: (auch 0/50/100-Methode) Vor dem Start : FRG = 0% und PK = 0; ab Start gilt:
FGR = 50% und PK = 0,5 * PGK; bei Abschluss des APs FGR = 100%, sowie PK = PGK.
Statusschrittmethode (gewichtete Meilensteintechnik):
Orientierung an vorab definierten (Mikro-) Meilensteinen. Jedem Meilenstein werden durch
Aufwandschätzung ein Fertigstellungsgrad FGR und die geplanten Kosten PK zugeordnet.
Der Fertigstellungsgrad wird dann in Abhängigkeit vom erreichten Meilenstein ermittelt.
Welche Methoden durch Messung / Proportionalitäten gibt es ?
Mengenproportionalität:
Der Fortschritt zum Zeitpunkt X errechnet sich aus erreichter / verbrauchter Menge zum Zeitpunkt X
dividiert durch die geplante Gesamtmenge.
Bsp.: Für eine Mauer werden 150 Steine benötigt;
93 wurden bisher verarbeitet: FGR = 62%.
Zeitproportionalität:
Der Fortschritt errechnet sich aus bisher abgelaufener Zeit dividiert durch die insgesamt geplante Zeit.
Bsp.: Für den Bau der Mauer wurden insgesamt 3 Stunden veranschlagt;
2,5 Stunden sind um: FGR = 83%
Sekundärproportionalität:
Die Berechnung erfolgt analog zur mengen- und zeitproportionalen Betrachtung. Allerdings wir statt
der Menge bzw. der Zeit eine Sekundärgröße hinzugezogen.
Bsp.: Der Fortschritt bei der Besteigung eines 15-stöckigen Hochhauses soll über Treppen gemessen
werden. Anstatt der Anzahl der Stufen (mengenproportional) wird die Anzahl der bisher
zurückgelegten Stockwerke (Sekundärgröße) im Verhältnis zur Gesamtzahl der Stockwerke
gemessen.
Was ist das 90% Syndrom?
Das 90%-Syndrom ist ein in der Praxis häufig anzutreffendes Phänomen, dass der Projektfortschritt
(sehr schnell) auf 90% geschätzt wird, obwohl er deutlich niedriger liegt.
Eine mögliche Maßnahme gegen dieses Phänomen ist der Einsatz einer objektiven Methode der
Fortschrittsmessung, wie z. B. der mengenproportionalen Messung, der 0/100-Methode (bei
kurzen Vorgängen) oder der Statusschrittmethode. Diese Methoden sind unabhängig von subjektiven
Schätzwerten der Beteiligten.
Eine weitere Maßnahme besteht darin, neben dem Fortschritt zusätzlich die noch benötigte Zeit
bis zum Abschluss des Arbeitspakets (Restaufwand) als Kontrollgröße abzufragen.
Was ist ein Statusbericht?
Der Statusbericht ist ein zeitgesteuerter Bericht. D. h., er wird nach einem festgelegten Zeitplan
erstellt (z. B. jeden zweiten Freitag).
Ein Statusbericht ist ein formeller Bericht. Der Inhalt wird individuell in jeder Organisation vorgegeben
und ist nicht genormt. Er enthält Informationen wie z. B. Name des Projekts und des Projektleiters,
Datum des Berichts, den Projektfortschritt (beispielsweise in Form einer Ampel), Status Leistung / Zeit /
Budget, Risiken und weiteren Angaben über die nächsten Arbeitsschritte.
Welche weiteren Methoden der FGR gibt es?
Earned-Value-Analyse
Die Earned-Value-Analyse (EVA) ist eine Controlling-Methode, bei der mit Hilfe von Planund Ist-Daten Kennzahlen berechnet werden, die den Projektfortschritt hinsichtlich Kosten, Zeit und
Leistungsumfang bewerten. Darüber hinaus liefert das EVA Prognosen für das voraussichtliche
Projektende und die voraussichtlichen Projektkosten. Wichtigste Berechnungsgrundlage der
Kennzahlen ist der sog. Earned Value (Fertigstellungswert), der aus der Summe der geplanten
Aufwände für den zu einem bestimmten Stichtag erbrachten Leistungsumfang ermittelt wird.
Meilensteintrendanalyse:
Die Meilensteintrendanalyse (MTA) ist eine einfache Methode zur Überwachung der Termintreue
für Projekte aller Größen. Zu den vorab definierten Berichtszeitpunkten werden von den
Meilensteinverantwortlichen die voraussichtlichen Termine abgefragt, an denen ihr Meilenstein
erreicht werden kann. Diese Datumsangaben werden in einem Diagramm gegen die Berichtszeitachse
aufgetragen. Aus dem Verlauf der Prognoselinien können Rückschlüsse auf die aktuelle und künftige
Termintreue des Projekts gezogen werden.
Was ist Konfigurationsmanagement?
Das Konfigurationsmanagement hat zwei Aufgaben: (Kummerhof, 2020)
Sicherstellen, dass Umfang und Inhalt des Leistungsumfangs und der Lieferobjekte mit den
abgestimmten Anforderungen des Auftraggebers bzw. der Stakeholder übereinstimmen
Sicherstellen, dass alle Projektbeteiligte zu jeder Zeit mit der gleichen Version des Plans
der Lieferobjekte und des Leistungsumfangs arbeiten
Was ist Änderungsmanagement?
In jedem Projekt treten Änderungen auf, die gemanagt werden müssen.
Da Änderungen unvermeidlich sind, ist vorher darüber abzustimmen, wie man damit umgeht.
Nenne mindestens 3 Gründe die Änderungen (im Rahmen von Änderungsmanagement) notwendig machen:
Geänderte Kundenanforderungen
Geänderte Rahmenbedingungen
Neue Erkenntnisse
Falsche / unvollständige Informationen
über Ausgangslage
Umsetzungsprobleme
Zeitliche Verzögerungen
Budgetüberschreitungen
Technische Probleme
Vor allem Anforderungsänderungen haben i. d. R. gravierende Auswirkungen, wie z. B.:
Höhere Kosten durch zusätzlichen Aufwand
Zeitverzug
Überarbeitung von Plänen durch
inhaltliche Änderungen
Nachforderungen bzw. neue
Vertragsverhandlungen aufgrund der
neuen Anforderungen
Neue Risiken
Veränderter Ressourcenbedarf
Neuer Ressourcenbedarf, z. B. ein
Spezialist
Gegebenenfalls Projektunterbrechung,
weil die neuen Anforderungen zunächst
analysiert und bewertet werden müssen
Jedoch gehört nicht jede Änderung automatisch zum Änderungsmanagement. Änderungen von operativen
Aufgaben oder Vorgehensweisen, sowie beim eingesetzten Personal gehören nicht dazu.
Was ist Nachforderungsmanagement?
Das Nachforderungsmanagement oder auch Claim Management ist die Folge einer Abweichung
von ursprünglichen Planvorgaben. Dieses könnte z. B. auftreten, wenn zusätzliche Leistungen
erbracht werden müssen oder Leistungen entfallen und diese Abweichungen wirtschaftliche
Auswirkungen haben.
Ziel ist es, Ansprüche zu ermitteln, diese durchzusetzen oder Ansprüche der Gegenseite
abzuwehren.
Was ist Abnahme?
Das Abnahmeverfahren und die Abnahmekriterien sollten bereits bei Projektstart definiert sein.
Eine normale Vorgehensweise der Abnahme ist, dass der Projektleiter formal das Produkt an
den Auftraggeber übergibt und dieser die Erreichung der vereinbarten Ziele anhand der
Abnahmekriterien überprüft. Hierüber wird ein Abnahmeprotokoll geschrieben.
Eine Abnahme hat rechtliche Folgen:
Gefahren- und Haftungsübergang auf den
Auftraggeber
Beginn der Gewährleistungsfristen
Fälligkeit der Zahlung
Beweislast für Mängel geht vom Auftragnehmer auf den Auftraggeber über
Was ist Lessons Learned?
Nach einer Projektphase und nach Projektende sollte eine Lessons Learned Sitzung abgehalten
werden (auch Projektlernen genannt). Hierbei werden die Erfahrungen aus einem Projekt gesammelt
und aufbereitet und können somit für den weiteren Projektverlauf und zukünftige Projekte
genutzt werden.
Ziel dabei ist es, die Wiederholung von Fehlern zu vermeiden und die gewonnenen Erkenntnisse
zu nutzen. Dieses könne z. B. überarbeitete Checklisten oder Erfahrungen bei der Aufwandschätzung
sein.
Nenne mindestens 3 (von5) Techniken & Instrumente für Lessons Learned.
Checklisten
Mitarbeiterbefragungen
Kundenbefragungen
Nachkalkulationen
Kostenanalysen
Welche Ebenen des Projektlernens gibt es?
Sachebene (z. B. Nachkalkulation)
Beziehungsebene (z. B. Feedbackgespräche)
prozessbasiert (z. B. Stakeholder-Befragungen)
dokumentenbasiert (z. B. Checklisten)
Was ist ein Projektabschluss-Meeting?
Als letzten Schritt eines Projekts wird ein Projektabschluss-Meeting durchgeführt und ist das
Pendant zum Kick-Off-Meeting. In diesem erfolgt eine Analyse und Bewertung des Projekts:
sind die gesetzten Ziele erreicht worden? Darüber hinaus gilt es , die Erfahrungen aus dem
Projekt zu sichern und offene Aufgaben an Verantwortliche zu übergeben. Auch eine Wertschätzung
der Unternehmensleitung für die getätigte Projektarbeit gehört mit dazu (auch wenn dieses sehr
häufig nicht passiert)
Was ist ein Abschlussbericht
Zu einem Abschluss eines Projekts gehört selbstverständlich auch ein entsprechender
Abschlussbericht.
In ihm werden die geplanten Ziele für Kosten, Termine und Leistung mit den tatsächlich
erreichten Ergebnissen verglichen; Abweichungen werden begründet.
Darüber hinaus werden die Erkenntnisse aus dem Lessons Learned zusammengefasst:
was lief gut? was lief schlecht?
