Personalplannung Und personalsuche Flashcards
Aufgaben der Personalplannung
Den Personalbedarf zu bestimmen .
Es gibt quantitative und qualitative (welche Anforderungen an eine Stelle gestellt, Qualifikationen der MA) Planung
Auch kann individuell und Kollektiv sein.
Sekundärplannung (von der Investitation, Produktion, Absatzplanung, Finanzplanung, umsatzplanung)
Aufgabe der PAdministration - die entsprechenden Daten intern und extern zusammenzutragen, verwalten, analysieren und zur Verfügung stellen.
Beispiele- Seite 21
Kreis - Planung - Ausführung - Kontrolle
Instrumente der Planung
Checklisten (Terminplan für Budgetierung)
Planungstafel - Übersicht nach freien Stellen
Stellenpläne - Übersicht der sämtlichen Stellen
Formulare - Meldung von Zu und Abgänge
Grafiken - Visualisierung der Absenzen pro Wochentag
Übersichten - erfassen der Entwicklungen von MA bestimmter Bereiche
Diese Instrumente können auch elektronisch Ersteller und bewirtschaftet werden.
Rechtliche Grundlagen - meistens Datenschutzgesetz, OR und Persönlichkeitsschutz
Instrumente der quantitativen und qualitativen Planung
Quantitative; Intern Stellenpläne, organigramme , Überstunden, Budget Extern Gesetzliche Veränderungen Arbeitsmarktinformationen, Konjunktur
Qualitativ Intern Qualifikationen, Anforderungsprofile, nachfolgepläne . Extern Technologische Veränderungen Bildungsangebote.
Personalsuche und Auswahl allgemein
In der Verantwortung der Linie und Personalbetreuung
PA - Daten erfassen und Instrumente entwickeln
Zum Beispiel, Personalsuchverfahren Checkliste:
Ausschreibung, Medien , Teilnehmer, Unterlagen , Auswahlverfahren.
Personalsuchprozess wird in einzelne Schritte geteilt :
Bedarfmeldung - Werbung- Selektion- Anstellung - Einführung
Bedarfmeldung
Ist denkbar ein Bewilligungsverfahren vorzusehen
Mittels Personalauftrag oder - Antrag
Fragen im Zusammenhang mit der Bedarfmeldung
Welche Aufgaben werden in der Stelle ausgeführt
Welche Anforderungen müssen zur Ausübung der Aufhalten erfüllt werden sein
Wie werden die Anforderungen honoriert
Linienvorgesetze ist für die Inhalte verantwortlich.
PA stellt den Prozess und die Umsetzung der Vorgaben sicher und erstellt die Profile .
Dann leitet diese an die Rekrutierung und die Linie weiter.
Instrumente:
Formulare - Personalsuchauftrag, Stellenbechreibun
Checklisten - gesamte Personalsuchverfahren
Werbung
Wahl des Mediums :
Information beschaffen
Instrumente: Nachschlagewerke , Informationsblätter der Media
Ausschreibung (Inserat)
Formulierung und Gestaltung des Inserates , Kontrolle bei Erscheinen
Instrumente:
Checkliste „Inserate“, Stellenbeschreibung , Anforderungsprofil
Ausschreibung- Internet oder Social Media
Wahl des Kanals , Formulierung und Gestaltung, erfassen auf Internet
Instrumente:‘ä
Checkliste „e - Ausschreibung „
Stellenbeschreibung, etc
Intern
Wahl des Mittels
Instrumente:
Checkliste „interne Ausschreibung „
Externe Vermittlungen Weiterleiten der Information Instruktion des Beraters Kontrolle Instrumente: Formular „vakanzmeldung an Externe „
Die Informationen müssen auswertet werden
Grobanalyse bei der Selektion
Dossiereingang bestätigten (musterbrief)
Fehlende Unterlagen einfordern
Analysieren :
ABC -Analyse
Bewerberprofile mit dem Ausforderungsprofil grob vergleichen.
A : große Übereinstimmung
B: geringe, teilweise Übereinstimmung
C: zu geringe oder keine Übereinstimmung oder überquaifiziert
Als Ergebnis:‘Einladung, Vertröstenschreiben, Hinweis auf eine andere Vakanz , Absage (gig)
Feinanalyse der Selektion
Detaillierte Analyse der Bewerberprofile
Tätigkeit der PA
Berwerbungsschreiben - Beurteilung von Inhalt, Stil, Darstellung , wichtige Informationen herausheben
Lebenslauf - vollständig oder Lücken , Angaben zur Person, aus und Weiterbildung, stellenwechsel
Zeugnis- Abgleich mit dem Lebenslauf, Leistungen, Verhalten, Erfahrung, unklares, fehlendes, etc
Foto - gibt es oder nicht
Arbeitsproben - Abgleich mit klaren Vorgaben
Standantisierter Fragenbogen: Wichtige Informationen zu erfassen : Detaillierte Personalien Angaben über Kinder Ausländerstatus
Fragen, die nur mit der zu besetzenden Stelle zu tun haben oder direkten oder Inserenten Einfluss darauf haben (Betreibungen für Buchhalter)
Vorstellungsgespräch
Durch PA nur die Vorbereitung und manchmal als stiller Beobachter. Die umfassende Vorbereitung durch PA auch nicht sinnvoll .
Tätigkeit bei:
Vorbereitung
Einladung, interne Informationen an Betriffenw, Unterlagen bereitlegen
Instrumente:
Checkliste „gesprächsvorbereitung“ , musterbrief , Reservationformular um einen Raum zu reservieren
Gespräch - Gesprächsformular
Nachbearbeitung- Auswertung, kostenkontrolle.
Instrumente: Formular „Entschuldigungsanalyse“ oder „ Interviewauswertung“
Gespräche:
Auch abc Kriterien in Betracht ziehen (unerlässliche Qualufikatinen, soll und kann Qualifikationen)
Arten:
Standardisiert
Vorteile : alle Gespräche laufen gleich ab, einfach zu vergleichen, Anonymität ist gewährt
Strukturierte - die Gespräche sind individuellere , mehr Informationen erarbeitet werden können
Frei - Gesprächsführer muss über hohe Professionalität verfügen
Maximales Ergebnis kann erreicht werden
Auswertung
Eindrücke zu vertiefen, offene Fragen zu beantworten, den Bewerber zu beurteilen
Instrumente:
Referenzauskünfte:
Standartformular vorbereiten ( Angaben zur Stelke, Beziehung den Referenzgeber zum Bererber, Aufgaben, Fachkenntnisse, Leistungen, Grund des Austritts, etc), einholen des Einverständnisses
Test, Assesment - Einladung und Informationen, interne Informationen an Betroffene , Raum reservieren (musterbrief Einladung )
Gutachten (ärztliche und grafologische) - Terminvereinbarung, Informationen sammeln , etc
Aufgaben der PA bei der Anstellung
Vertrag :
Vertragsausstellung , Anstellungsreglemente bereitlegen, arbeitsbewilligung einholen, Meldung an Sozialversicherungen, fehlende Angaben und Unterlagen einfordern ( ahv-Ausweis), Datenerfassung für Lohnauszahlung (Kinderzulage, quellensteuer).
Instrumente: Standard-vertragsformulare , Formulare für Versicherungen, Checkliste über den gesamten Prozess.
Personaldossier : Dossier und Stammblatt erstellen
Instrumente:
Register, Mappen, Formular „stammblatt“
Vorbereitung für den Eintritt
Personaldossier
Ein Instrument, in dem sämtliche Unterlagen, die bei der Entstehung, Verlauf und Beendung des Arbeitsverhältnisses anfallen , abgelegt werden.
Entstehung: Bewerbungsunterlagen und vertragsunterlagen (Vertrag, Vereinbarungen)
Verlauf :
MA Gespräche (Probezeitbericht) , Laufbahn (Beförderung, Entwicklung) , finanzielles (Lohnentwicklung), Korrespondenz ( Bestätigungen, Informationen), Absenzen (Fehlzeiten, Mehrarbeit)
Beendigung: Austrittsunterlagen (Zeugnis, Notizen Austrittsgespräch)
Dossier werden nach bestimmten Kriterien gegliedert und abgelegt.
Nach Anstellungsart, nach Situation (Probezeit , aktiv, Rentner ) oder alphabetisch
Datenschutzgesetz wichtig
Elektronische Archivierung ist sinnvoll
Vorteil :
Zugriffsberechtigungen einwandfrei verwirtschaftet werden und Papier Dokumenten eingespannt werden.
Stammblatt
Ist ratsam , häufig benötige Angabzen auf einem Stammblatt zusammenfassen.
Stammblatt kann periodisch an MA verschickt werden oder in PIS zur Verfügung stehen. MA haben gezielten Zugriff.
MA können selbst ihre Daten aktualisieren
Und gemäß DSG kennen den Inhalt der gespeicherten Daten.
Einführung, Aufgaben der PA
Hauptsächlich in der Verantwortung der Linie
PA
Information an Betroffene Stellen (MA, Vorgesetzte)
Aufträge an interne Stellen (Informatik , Telefonizentrale, etc)
Kontakt mit Bewerber halten (Informationen, Geburtstagkarte)
Einladung zum 1. Tag
Abschlusskontrolle
Instrumente: Checkliste „Eintritt eines neuen MA“, schwarzes Brett, Formular „Aufträge bei Eintritt “
Ziele:
MA fühlen sich integriert, kennen Aufgabenbereiche und ihr Umfeld
MA können im Rahmen ihrer Komtenzen selber handeln und entscheiden
Maßnahmen:
Besichtigungen, kennenlernen , Schulungen , Gespräche, praktische Einsätze
Einführungsprogramm
Tätigkeit der PA
Ansprechpartner (Götti) einführen und instruieren
Betroffene informieren , Termine vereinbaren
Anmeldung zur Einführungsinformationsveranstaktung
Instrumente:
Checkliste „Einführungsprogramm“,
