Personaladministration Grundlagen Flashcards
Ziele der Personaladministration
- Personaldaten zu erfassen, bewirtschaften und verarbeiten
- Instrumente entwickeln und betreuen , die die Arbeit der Linienpartner erleichtern
- die Einhaltung der gesetzlichen Standards
- Sorgt für den internen und externen Informationsfluss nach Verarbeitung der entsprechenden Dokumente
Drehscheibenfunktion
Prozesse
Ein Instrument der Ablauforganisation , zeigt den Fluss von Informationen .
Das sind die einzelne Schritte , die aufzeigen, wie Einzeltätigkeiten schrittweise ausgeführt werden.
Vorteil :
Alle Schnittstellen kennen ihre Aufgabenn, die Tätigkeiten effizienter und einheitlicher abgewickelt werden.
Flow charts
Flussdiagramm, stellt den Prozess bildlich dar.
Instrumente
Formulare :
Erfassen die wesentlichen Informationen knapp und übersichtlich.
Soll sein - klar und verständlich, übersichtlich und ansprechend, alle notwendigen, zielführenden Informationen enthalten, Laufweg und Termine sind transparent.
Vorteil: arbeitserleichterung und Vereinheitlichung gewisser Abläufe, Vollständigkeit der Angaben.
(Mutationsformular, Zeugnisantrag).
Musterbriefe:
Vorteile - Zeiteinsparung bei gleichbleibenden Texten oder Textpassagen, Corporate Identity, Fehlerelimination. (Vertragsvorlage, mutationsbestätigung).
Checkliste :
Sämtliche Schritte eines Prozesses , die erledigt werden müssen.
Dient dem Verantwortlichen zur Kontrolle. (Zeugniserstellung).
Weitere Instrumente: Reglemente, Handbücher, personaldossier.
Informationsfluss intern
Jedes UN defeniert selbst, welche Anspruchsgruppen welche Informationen erhalten.
Dient , Transparenz zu schaffen.
Zudem gibt es interne Stelle, die auf Informationen angewiesen sind und diese weiterarbeiten. (Zum Beispiel, Informatik muss über den Abteilungswechsel informiert werden) .
Informationsfluss extern
Zum Beispiel
Kunden über ihren Ansprechpartner.
Sozialversicherungen
Kann persönlich übermittelt (top down )
Für allgemeine Informationen eignen sich Briefe, Lognbeilage, e-Mails, Intranet , etc.
PIS
Hilfsmittel, das durch Verdichten der Daten die Personalarbeit vereinfachen und rationeller gestalten soll.
Inhalt:
Personalstammdaten, Stellenbeschreibungen, Qualifikationen, Beförderungen.
Schnittstellen zu anderen ICT Anwendung stellen sicher, dass in betroffenen Bereichen einheitliche Datenbestände verwendet werden.Doppelwrfassungen erübrigen sich .
Beispiele der Schnittstellen:
Zeiterfassungsdatwn in PIS übernommen
Schnittstellen außerhalb der PIS:
Buchhandlungssysteme, Pensionskassen, Telefonverzeichnis.
Pis ist kein Insellösung , sondern Bestandteil eines gesamten MIS
Hauptaufgabe der Personaladministration im Zusammenhang mit PIs - Pflege der MA
Dateien in der Datenbank
Gefährde:
Daten können in falsche Hände geraten
Sämtliche Daten in einer einzigen zentralen Datei abgelegen sind und diese Datei zerstört wird.
Intranet
Ein internes Computernetzwerk
Mit dem Zugriff auf zentrale Datenbanken können Informationen leichter gefunden werden, Rückfragen eliminiert werden.
Umfragen klönen durch Intranet getätigt werden, firmeninterne Chatsrooms.
CRM - Customer Relationship Management (Aspekte der Kundenpflege)
ERP - Enterprise Resource Planning (wirtschaftlichen Belange)
Instrumente und Informationen können über Intranet gesteuert werden , Abläufe automatisiert werden (employee Self Service - Ferienantrag )
Wissensdatenbank - Austausch von Erkenntnissen.
Weitere ICT - Anwendungen
Textverarbeitungssysteme (Serienbriefe erstellen ) Datenbanken Tabellenkalkulation Grafikprogramm
Datenschutzgesetz
- Beschaffung der Daten:
Nur rechtmäßig bearbeitet werden - Sicherheit :
Wer ist nu berechtigt, Personaldaten einzusehen:
Der MA selbst
Der Verwalter der Dossiers in der Personalabteilung
Der Linienvorgesetzten bis zur Geschäftsleitung
Berechtige Personen gemäß gesetzlicher Pflicht ( AHV, Pensionskasse, Quellensteuer)
Ansonsten nur mit dem Einverständnis der MA - Auskunft
De Inhaber muss mitteilen:
Über alle über die Person vorhandenen Daten
Den Zweck des Bearbeitens sowie die Kategorien der bearbeiteten Personendaten. Datenempfänger
Ausnahme:
Wegen überwiegend Interessen von Drittperson oder Untersuchsverfahren
Noch nicht kommunizierte Entwicklungspläne müssen nicht offen gelegt werden . - bearbeiten
Was heißt ?
Beschaffen , aufbewahren , verwenden , umarbeiten , archivieren, vernichten
Verantwortung der Verwalterin:
Richtigkeit der Daten
Keine Personlichkeitsverletzung , keine unbefugte Weitergabe an Dritte
GIG
Der abgewiesenes Beweber hat einen Anspruch auf eine Entschädigung, wenn er innerhalb von 3 Monaten nach Absage Klage einreicht .
PAbteilung ist für die Festsetzung der Löhne nicht verantwortlich.
Weitere Gesetze : Arbeitsgesetz Sozialversicherungsgesetze Mitwirkungsgesetz Steuergesetz
Personalmarketing
Ziele :
Intern - sie richtige MA im UN bleiben , und zwar qualifiziert und motiviert, und Leistungen erbringen wollen
Extern - uN als attraktiver Arbeitgeber positioniert werden soll, hervorragende MA gewinnen soll.
PM schafft sich nicht nur Image, sondern auch die Kosten :
Fluktuationkosten reduziert werden
Die Kosten für die Personalsuche minimiert werden
Kunden können auch PM betreiben :
Daraus sind die Zieke abgeleitet:
Aufbau und Erhalt eines positiven Arbeitgebersimage
Erhält der Wettbewerbsfähigkeit.
Instrumente Seite 16, Buch 2
