Monitorar e Controlar (18)

Question 1

O que é o controlo e qual a sua finalidade?

Answer 1

Processo de monitorar, comparar e corrigir o desempenho.

• Finalidade do controlo
Assegurar que as atividades de trabalho são realizadas de modo a que os objetivos da organização sejam atingidos.

Question 2

Qual a importância do controlo e em que áreas é evidente a sua importância?

Answer 2

O controlo é o último elo de ligação nas funções de gestão e a sua importância é evidente nas seguintes áreas:

– Planeamento – o controlo permite aos gestores verificarem se os objetivos e planos estão a ser cumpridos e quais as ações a tomar no futuro.

– Empowerment – os sistemas de controlo fornecem informação e feedback sobre o desempenho dos empregados.

– Proteção do local de trabalho – o controlo possibilita a segurança física e reduz os incidentes negativos no local de trabalho.

Question 3

Quais são as 3 fases do processo de controlo?

Answer 3

➢ Medir o desempenho atingido.

➢ Comparar o desempenho atingido com os standards de desempenho estabelecidos.

➢ Implementar ações para corrigir os desvios encontrados ou os standards que não sejam adequados.

Question 4

Descreva a fase 1 do processo de controlo.

Answer 4

• Fase 1: Medir o desempenho atingido

– Como medir: observação pessoal, relatórios estatísticos, relatórios orais e relatórios escritos.
– O que medir: Escolher o que vai ser medido é geralmente mais crítico do que escolher como vai ser medido. Aquilo que é medido pode determinar os aspetos em que os empregados se vão esforçar mais.

Question 5

Descreva a fase 2 do processo de controlo.

Answer 5

• Fase 2: Comparar o desempenho atingido com o standard estabelecido

– Determinar o grau de variação entre o desempenho real e o standard estabelecido.

Intervalo de variação – parâmetros de variação aceitável entre o desempenho e o standard.

Question 6

Descreva a fase 3 do processo de controlo.

Answer 6

• Fase 3: Implementar ações

– Ações corretivas imediatas: corrigir os problemas para que o desempenho volte a níveis aceitáveis.

– Ações corretivas de base: identificar as causas que originaram os problemas e os desvios e, depois, corrigir essas causas.

– Rever o standard de desempenho: pode ter sido estabelecido demasiado baixo/fácil e assim o desempenho ultrapassa sempre os objetivos.

Nota: Os gestores têm de ter cuidado quando o standard é revisto para baixo.

Question 7

Quais são as decisões a tomar no processo de controlo?

Answer 7

Dependendo dos resultados, a decisão do gestor pode ser:

✓ não fazer nada
✓ corrigir o desempenho
✓ rever o standard

Question 8

O que é o desempenho/performance organizacional?

Answer 8

– Desempenho/Performance
Resultado de uma atividade.

– Desempenho/Performance Organizacional
Resultados acumulados de todas as atividades de trabalho da organização.

Question 9

Quais são as 3 medidas de desempenho organizacional?

Answer 9

• Produtividade - rácio dos outputs (ex.: produtos ou serviços) pelos inputs necessários para atingir esses outputs (ex.: horas de trabalho).
• Eficácia Organizacional – grau em que os objetivos foram atingidos.

• Rankings da indústria (ex.: inquéritos à satisfação dos clientes, trabalhadores; etc.)
= Comparabilidade!

Question 10

Como se pode controlar o desempenho dos empregados?

Answer 10

Através de ações disciplinares que são ações dos gestores para reforçar os standards de trabalho e as regras da organização. Devem ser proporcionais e progressivas.

Deve também fornecer feedback sobre desempenho – os gestores necessitam dar feedback aos subordinados para estes saberem como o seu trabalho está a ser avaliado.

Question 11

Quais são os 4 tipos de problemas de disciplina?

Answer 11

Presenças
Comportamentos no local de trabalho
Desonestidade
Atividades externas

Question 12

Quais são as 2 análises dos controlos financeiros?

Answer 12

– Análise de rácios: liquidez, endividamento, atividade, rentabilidade
– Análise Orçamental: standards quantitativos, desvios

Question 13

Quais são os 7 tipos de controlo?

Answer 13

• Controlo a priori (feedforward control) – antes da atividade ser realizada.
• Controlo concorrente (concurrent control) – enquanto a atividade está em progresso.
• Controlo a posteriori (feedback control) – depois da atividade ser realizada.

• Controlos financeiros
– Análise de rácios: liquidez, endividamento, atividade, rentabilidade
– Análise Orçamental: standards quantitativos, desvios

• Controlo da informação – Gestão de Sistemas de Informação utilizados para fornecer aos gestores informação de modo regular.
• Balance Scorecard – Ferramenta de mensuração do desempenho que investiga quatro áreas:
• Finanças
• Clientes
• Processos internos
• Recursos humanos, inovação e crescimento

• Benchmarking – Identificação das melhores práticas, internas ou externas (dos concorrentes ou não-concorrentes), que estão a conduzir a um melhor desempenho.
Quando utilizado como ferramenta de controlo, o benchmarking estabelece os standards de desempenho.

Question 14

O que é o balance scorecard?

Answer 14

Ferramenta de mensuração do desempenho que investiga quatro áreas:

• Finanças
• Clientes
• Processos internos
• Recursos humanos, inovação e crescimento

Question 15

O que é o benchmarking?

Answer 15

Identificação das melhores práticas, internas ou externas (dos concorrentes ou não-concorrentes), que estão a conduzir a um melhor desempenho.
Quando utilizado como ferramenta de controlo, o benchmarking estabelece os standards de desempenho.

Question 16

Alguns tópicos atuais de controlo.

Answer 16

Diferenças globais e culturais:

• Os métodos de controlo variam de país para país e compatibilidade pode não estar assegurada para integração dos vários sistemas.
• Determinados tipos de controlo podem não ser apropriados culturalmente.
• Os gestores têm de considerar a tecnologia disponível em cada país.
• Os gestores têm de respeitar as restrições legais de cada país.

Privacidade
– Possibilidade dos gestores monitorarem as atividades dos empregados (sujeito a restrições legais)

Furto
– Apropriação indevida de material da empresa para uso pessoal.

Violência
– A raiva ou frustração podem levar à violência, com consequências importantes sobre o clima organizacional e o desempenho. As estatísticas mostram que, todos os anos, mais de 2 milhões de Americanos são vítimas de violência no local de trabalho.

Controlo das interações com os clientes
– Service profit chain - Processo que liga os empregados aos clientes e estes ao desempenho organizacional.

– Corporate governance
Sistema utilizado para governar uma organização de modo a que os interesses dos seus proprietários sejam protegidos.