3.3 MEJORA DE PROCESOS ORGANIZACIONALES Flashcards
¿Qué es un proceso?
Es un conjunto de actividades planificadas que implican la participación de un número de personas y de recursos, materiales y de información, coordinados para conseguir un objetivo previamente identificado.
¿Cuál es la finalidad de la mejora de procesos?
Aumentar la eficiencia, reducir errores y mejorar la calidad del producto o servicio ofrecido.
¿Qué permiten los procesos organizacionales en las empresas?
Intercambiar información y habilidades de manera interna para alcanzar sus objetivos empresariales.
¿Cómo se clasifican los procesos en una empresa?
Se clasifican con base en la relación directa con clientes o si están enfocados en la entrega de valor.
¿Qué busca la mejora de procesos?
Ajustar un proceso para mejorarlo y hacerlo más efectivo, disminuyendo costos y maximizando rendimiento.
¿Por qué es vital ejecutar un análisis previo a la mejora de procesos?
Porque pretende crear estrategias para alcanzar los objetivos de la empresa.
¿Cuáles son algunos beneficios de la mejora de procesos?
- Aumentar la eficiencia
- Reducir costos
- Mejorar la calidad de productos y/o servicios
- Aumentar la satisfacción del cliente y empleados
- Identificar y eliminar errores
- Optimizar la gestión de recursos
- Adaptarse más rápido a cambios del mercado
¿Qué factores intervienen en un proceso de negocio?
- Materiales
- Tiempo
- Tecnología
- Infraestructura
- Recursos humanos
¿Cuáles son los tres tipos de procesos que pueden mejorarse en las empresas?
- Esenciales
- De soporte
- De gestión
Define los procesos esenciales.
Son los más importantes y requieren contacto directo con el cliente para entregar valor y satisfacer sus necesidades.
¿Cuál es la función de los procesos de soporte?
Apoyar los procesos esenciales para cumplir con el mismo objetivo sin tener contacto directo con los clientes.
¿Qué administran los procesos de gestión?
Las actividades que deben cumplir los encargados de los procesos esenciales y de apoyo.
¿Cuáles son señales de advertencia para mejora de procesos?
- Reelaboración de trabajos
- Demasiada fragmentación del proceso
- Grandes cantidades de información
- Fallas de coordinación
- Alto grado de conciliación
- Fuentes inconsistentes hacia partes externas
- Niveles insatisfactorios de utilización de recursos
- Controles de alto costo y bajo rendimiento
¿Qué es el mapeo de procesos?
Es cuestionarse quiénes participan, cuáles son sus funciones y qué objetivos deben cumplir.
¿Cuál es el objetivo de la automatización de procesos?
Facilitar la incorporación de mejoras en los procesos.
¿Qué se debe hacer al identificar un proceso a mejorar?
Analizar y comprender el proceso actual, identificar oportunidades de mejora y definir los objetivos y metas.
¿Qué metodologías se pueden utilizar para mejorar procesos?
- Método Kaizen
- Diagrama de Ishikawa
- Diagrama de Pareto
- Matriz Eisenhower
- Lean Six Sigma
¿Qué es el Equipo de Mejora de Procesos (EMP)?
Un grupo multidisciplinario de trabajadores que se dedica a la mejora de procesos en la organización.
¿Cuál es la misión del EMP?
Generar vida, cambio, crecimiento y aumento en la productividad mediante el incremento de la efectividad y eficiencia del proceso.
¿Qué actividades realiza el EMP?
- Aplicar la Metodología de Priorización y Mejora de Procesos
- Reunir información del proceso
- Establecer medidas y criterios de calidad
- Implementar el proceso mejorado
- Asegurar su adaptabilidad y mejora continua
¿Cuáles son los roles dentro del EMP?
- Asesor del EMP
- Responsable del proyecto de optimización
- Dueño del proceso
- Representante del área de Informática y DOP
- Representante del área de Auditoría
- Miembro adicional del EMP
¿Qué se espera de los procesos en una organización?
Que se desarrollen eficazmente y que todas las partes involucradas cumplan con su parte.
¿Qué se debe medir y evaluar en el nuevo proceso?
Establecer indicadores de rendimiento y realizar un seguimiento de los mismos.
¿Qué deben hacer las empresas periódicamente respecto a sus procesos?
Mejorar sus procesos para evitar la pérdida de armonía y fallos que requieran transformación.
