2.6 Ledning och styrning

Question 1

Styrproblemet

Answer 1

Att få organisationen och dess medlemmar att dra åt samma håll

• Det händer saker - svårt att kontrollera omvärlden
• Människor är inte maskiner, handlingsutrymme
• Vi är beroende av att människor vill göra ett bra arbete, men de kan ha gna intressen, bristande förmågor, missförstånd uppstår

Question 2

Hur löser man dessa problem? Hur skiljer sig samordning, styrning och ledarskap ifrån varandra?

Answer 2

Genom
• Samordning (horisontellt i organisationsschemat, produktionsprocessen)

• Styrning (vertikalt, hierarkin)
• Ledarskap (vertikalt, finns på alla nivåer)

Question 3

Hur ser samordning, styrning och ledarskap ut i små platta organisationer?

Answer 3

I små, platta organisationer sammanfaller samordning och ledarskap. Styrningen kan vara begränsad. t.ex. en hamburgerrestaurang

Question 4

Hur ser samordning, styrning och ledarskap ut i stora organisationer?

Answer 4

Utvecklad hierarki, men dessa är åtskilda.

Ex. en stor restaurangkedja
Samordning finns i de enskilda restaurangerna
Styrningen sker genom ledningen
Ledning finns på restaurangen och VD:n

Stora organisationer är komplexa. Man försöker skapa förutsägbarhet, men måste leva med en viss större eller mindre osäkerhet.

Styrning av organisationen, ledarskap i verksamheten (mix på alla nivåer)

Question 5

Ledningsproblemet, att leda organisationen, finns på två nivåer, vilka?

Answer 5

1. Huvudman/principal gentemot organisationsledningen - Principal-agency problemet.

Hur ska aktieägarna få företagets ledning att agera så som de vill?

2. Ledningen i toppen och medarbetarna - Intern ledning

Question 6

Vad är styrning och ledarskap? Hur ser det ut i stora respektive små organisationer?

Answer 6

Både styrning och ledarskap ser olika ut i olika organisationer.

• Styrning sker på distans, opersonlig, mål, med hjälp av tekniker och metoder, styrmedel
ex. budget, ekonomiska resultat mäts, ekonomistyrning

• Ledarskap utövas direkt mot andra, personlig interaktion och relationer, mänskligt samspel, direkt kontakt, motivera

Stora omfattande organisationer: Mycket mer styrning

Mindre organisation: Mer ledarskap ex. VD går inte till cafét och bestämmer

Question 7

Definiera styrning

Answer 7

Att med hjälp av olika administrativa tekniker och metoder (styrmedel ex regelverk, budget, it-system, personaladministrativ-system, broschyrer, koncernspråk) försöka få organisationen och dess medllemmar att dra åt samma håll (och som ledningen bestämt)

Question 8

Varför finns behov av styrning?

Answer 8

Behovet ökar när organisationen växer (geografiskt, antal anställda).

Svårt för en person att själv leda verksamheten direkt (kontrollspannet ökar när org. växer)

Hierarki (flera nivåer, kedja av beslut)

Question 9

Linjeorganisationen

Answer 9

En överordnad bestämmer över direkt underställd, från ledning till “golvet”. Underställd rapportrar till närmaste överordnad i en linje nerifrån-upp. Varje person har bara en chef (unity of command)

Question 10

Vad kan det finnas för problem med en stark hierarki i orgnaisaitoner? Vad skapar de för behov?

Answer 10

Risk för överbelastning på ledningen. Allt förs upp i orgnaisationen.
(tidskrävande om många inte har något beslutsfattande)

Hämmar initiativ och motivation hos medarbetarna

För renodlade linjeorganisationer kan de underlydande enheter kan ha långt till den beslutande nivån

Behov för:
decentrlisering och visst handlingsutrymme hos de underställda

Question 11

Vad kan en stark hierarki ge upphov till?

Answer 11

Decentralisering:
• Kollegial organisering
• Federativ organisering (självständiga företag har gått samman i en gemensam övergripande organisation)
• Divisionalisering, dotterbolag, resultatenheter

Handlingsutrymme:
• Autonomi
• Medbestämmande

Question 12

Hur skiljer sig en linjeorganisation från en kollegial organisation?

Answer 12

Linjeorganisationen är mer hierarkiskt och det finns mindre handlingsutrymme jämför med den kollegiala organisationen.

Question 13

Ge exempel på vad styrning kan vara

Answer 13

• Mål
• Beslutsfattande
• Ekonomi
• Regler
• Personalpolitik
• Kultur
• Kontroll
• Kommunikation
• Organisering och omorganisering
• Planer, visioner
• Beslut
• Budget, ekonomistyrning
• Reglementen, föreskrifter
• Rekrytering, utbildning
• Image, “vikänsla”, delade värderingar
• Granskning, uppföljning
• IT, interntidning, möten
• Abetsdelning

Question 14

Styrglapp

Answer 14

Att det lätt uppstår ett glapp mellan intentioner och resultat. Större i mer komplexa organisationer och oftast i linjeorganisationer. Detta skapar behov av kontroll, uppföljning och ny styrning.

Beror på att människor tolkar information olika, inte beter sig som ledningen vill mm

För att lösa dem genomförs omorganisationer. Decentralisera och bilda divisioner eller dotterbolag som är relativt självständiga gentemot huvudkontoret/moderbolaget.

Question 15

Unity of command

Answer 15

varje person har en chef

Question 16

Beslutsfattande

Answer 16

Kan delas in i
• strategiska - organisationens överlevnad och övergripande inriktning, långsiktig, fattas av högsta ledningsnivån
• taktiska - ex. marknadsföring, produktionsantal, fattas av mellanchefsnivån
• operativa beslut - ex. sjukanmälan, verksamhetsnivån

Rationellt antaganden för beslutsfattande:
Beslutsfattaren har
1) fullständig tillgång till info
2) möjlighet att beräkna och förutse alla konsekvenser
3) vet vad han/hon vill
4) inga störningar i processen finns

Question 17

Hur fattas beslut?

Answer 17

• inhämta information om alternativa lösningar
• konsekvenserna beräknas
• alternativet som bäst stämmer överens med organisationens egen nytta och vilja väljs

Question 18

lobbying

Answer 18

nnebär politiskt påtryckningsarbete, det vill säga att professionella företrädare för intressegrupper och särintressen i organiserad form framför sina åsikter till politiska makthavare. Lobbyister kan exempelvis vara anställda som PR-konsulter eller ombudsmän.

Question 19

Hur kan man påverka beslut

Answer 19

Ex:
• Tillföra information man vill beslutfattarna ska grunda sina beslut i (ofullständig info pga tid)
• Hänvisa till den rationella modellen för beslutsfattande genom att komma med nya oprövade alternativ för att fördröja/stoppa beslut som är på väg att fattas. Alternativet måste övervägas och jämföras
• Hänvisat till väl igenkända framgångsrika exempel på beslut. Spar tid och pengar. Imitation är vanligt vid beslutsfattande

Question 20

Styrmedel: Resursfördelning/ekonomistyrning

Answer 20

Ex.
• Budget för ett år där intäkter och kostnader beräknas. Starkt styrmedel då det begränsar vad organisationens underenheter har för resurser.
• Ekonomiska rapporter och redovisning. Ligger till grund för beslut

Question 21

Styrmedel: Mål

Answer 21

• Strategiska
• Taktiska
• Operationella

Problem då det kan vara svårt att koppla åtgärder till de oftast ganska vaga mål som uttrycks på den högre nivån. Kan fokusera för mycket på det som ät mätbart, ej sådant som är svårt att beskriva som mål.

Question 22

Styrmedel: Regler

Answer 22

• Lagar och förordningar
• Externa regler från t.ex. fackförbund, standrader
• Interna regler för verksamheten eller ordnings- och säkerhetsföreskrifter för antällda
• Instruktioner och arbetsbeskrivningar (underlättar om någon är sjuk)

Question 23

Styrmedel: Kommunikation

Answer 23

• Interna datakommunikationssystem som kan sprida meddelanden/info snabbt och till många
• Möten, omedelbar samordning. Ju högre upp i hierarkin desto mindre handlar mötena om verksamheten och mer kring den administrativa överbyggnaden
• Arbetsgrupper med fåtal som diskuterar detaljfrågor, gemensam samordning som kompletterar i -förväg-samordningen (hur regler ska tolkas, hur budget ska följas)
• Kommunikation utåt - information, förmedla den bild av organisationen man vill ska finnas hos allmänheten. Informationspolicy kring kontakter och media eller internethemsidan

Question 24

Styrmedel: Utbildning/inlärning (standardisering av förkunskaper)

Answer 24

• För att anpassa personerna till organisationens krav och verksamhet

Question 25

Styrmedel: Utnämningar/rekrytering

Answer 25

• HRM, human recource management. Uppgift om att rätt utbildad personal finns på plats i organisationen och trivs där.
–> • rekrytering, anställning, avskedanden, fortbildning, personalförmåner, friskvård, jämställdhet, etik

ex. Polisen vill rekrytera fler kvinnor och människor med annan etnisk bakgrund –> poliskår som avspeglar ett mångkulturellt samhälle –> högre legitimitet –> gör ett bättre jobb och effektivare

• Utlämningar, utse personer med specifika kvalifikationer/idéer som gör att ledningen idéer och intentioner lättare förverkligas

Question 26

Styrmedel: Kultur

Answer 26

• Organisationskultur med gemensamma unika förhållningssätt och normer

Question 27

Styrmedel: Kontroll

Answer 27

• Kontroll sker i efterhand. Ett sätt för ledningen att löpande följa upp och utvärdera vilken effekt styrförsöken har i organisationen.
• Delårsbokslut, kvartalsrapporter som stäms av med budgetutfall och resultat med den årliga budgeten. (ledningen kan vidta åtgärder, minska kostnader eller förändra planeringen)
• Nyckeltal
• Årsbokslut och utvärderingar
• Revision
• Stämpelklockor, räkneverk, övervakningskameror
• Kontroll utifrånn från myndigheter

Question 28

Styrmedel: Organisering

Answer 28

Ledning kan påverka genom att bestämma hur orgnaisationsstrukturen ska se ut, vem som ska vara chef…
Ex. tillsätta en projektgrupp med medlemmar från olika avdelningar. Kan arbeta utanför rutinerna och gneomföra uppdrag snabbare.

Question 29

Styrmodellen mål- och resultatstyrning

Answer 29

Mål- och resultatstyrning syftar till att fokusera på vilka resultat, kvalitet på den service och de tjänster som kommunen eller regionen tillhandahåller sina brukare och medborgare.

Politiska ledningen i Regeringskansliets departement sätter upp mål för myndigheterna. Anges i årliga regleringsbrev.

Myndigheterna ska omsätta dessa mål och återrapportera resultaten. Ligger till grund för nästa års mål.

Question 30

Fördelar och nackdelar med divisionalisering?

Answer 30

Ledningsmakten flyttas nedåt i organisationen så att beslut kan fattas närmareproduktionen. Reducerar styrglappet som finns i linjeorganisationen

Nackdel att samordningen mellan divisionerna riskerar att försämras då de i högre grad är självständiga. Försöker i första hand nå sina egna mål trots att de ingår i en större organisation = suboptimering

Question 31

Ge exempel på ett “evigt problem” som finns i organisationer

Answer 31

Decentralisering och centralisering. Skiftar över tid då de löser varandras problem, men ger upphov till nya problem.

Question 32

Vilka styrmedel finns?

Answer 32

• Resursfördelning/ekonomistyrning
• Mål
• Regler
• Kommunikation
• Utbildning/inlärning (standardisering av förkunskaper)
• Utnämningar/rekrytering
• Kultur
• Kontroll
• Organisering