Risico's productie- en verkoopproces Flashcards
Benoem 7 risico’s t.a.v. efficiëntie en effectiviteit van de bedrijfsvoering voor PRODUCTIEPROCES
OVERINVESTERING EN/OF ONDERINVESTERING IN PRODUCTIECAPACITEIT
(te hoge investeringskosten of verlies aan omzet)
- opstellen van investeringsplannen op
basis van markt- en verkoopverwachtingen
- autorisatie van investeringen altijd dor het
management op basis van de investeringsplanning
ONGEAUTORISEERDE PRODUCTIE
(overproductie)
- autorisatie van productieordeers dient niet door de productieafdeling te geschieden
- productie wordt geïnitieerd door de verkoopafdeling op basis van adequate voorspellingen van verkopen en/of
door de magazijnafdeling op basis van voorraadniveaus
- steekproefsgewijze detailcontroles door het hoofd van financiële administratie op de juiste autorisatie van
productieorders
INEFFICIËNTE PRODUCTIE
(te hoge productiekosten)
- controletechnische functiescheiding tussen het bedrijfsbureau (voorcalculatie; authorisatie), de
productieafdeling (productie; uitvoering) en de financiële administratie (nacalculatie; registreren)
- vastleggen van feitelijke gebruikte uren, en grondstoffen en de feitelijke productie door de productieafdeling
- harde gedetailleerde product- en productienormen recepturen)
- vergelijking voor- en nacalculateis om de efficiëntie resultaten vast te stellen
VERTRAAGD PRODUCTIEPROCES (TE LANGE DOORLOOPTIJD)
(te hoge productiekosten en/of niet tijdig kunnen opleveren en daardoor ontevreden klanten)
- adequate productieplanning door bedrijfsbureau
- unieke identificatie productieorders in het geautomatiseerde systeem
- permanente controles door bedrijfsbureau, productieafdeling en magazijnafdeling op de goederenstroom
- voortgangscontrole door bedrijfsbureau
DIEFSTAL VAN ONDERHANDEN WERK OF ONDERDELEN (DOOR DERDEN)
(verlies van activa)
- restricteren van de toegang tot de productieruimte voor nobevoegden (niet-productiepersoneel)
- productieruimte afsluiten indien geen productie plaatsvindt
- periodieke inventarisatie van onderhanden werk en/of onderdelen
GEEN VERBAND TUSSEN PRODUCTIE EN VERKOOP (BIJ PRODUCTIE OP VOORRAAD)
(ontevreden klanten of verlies aan winst bij te weinig productie of verliezen bij te veel voorraad)
- procedure waarbij productieniveaus worden gebasseerd op basis van adequaat marktonderzoek en
betrouwbare verkoopprognoses door verkoopafdeling
- adequate productieplanning met ruimte voor tussentijdse aanpassing
- adequate cashflowplanning in periodes met lagere verkopen
ONVOLDOENDE PRODUCTKWALITEIT
(klachten van klanten over productkwaliteit)
- onafhankelijke kwaliteitscontrole op grondstoffen
- onafhankelijke kwaliteitscontrole op eindproducten
- vernietigingsprocedure (met oa een protocol van vernietiging opgesteld aan de hand van het vierogenprincipe) voor producten van onvoldoende kwaliteit
Benoem 7 risico’s t.a.v. juistheid, accuratesse en volledigheid van de omzet en de kosten voor PRODUCTIEPROCES
ONBETROUWBARE STANDAARDEN
(slechte besluitvorming tav productie-efficientie)
- functiescheiding tussen de ontwerpafdeling of laboratorium en het bedrijfsbureau
- managementrichtlijnen tav het opstellen van standaarden en kwaliteitscontrole binnen het
ontwikkelingsproces
- dmv nacalculatieverschillenmogelijk standaarden optimaliseeren
ONBETROUWBARE VOORCALCULATIE DOOR BEDRIJFSBUREAU
(slechte besluitvorming tav productie-efficientie)
- functiescheiding tussen het bedrijfsbureau en de productieafdeling
- manaagementrichtlijnen tav kostencalculaties en te hanteren tarieven
- dmv nacalculatieverschillen mogelijk de voorcalculaties optimaliseren
INHUREN EXTRA PRODUCTIECAPACITEIT (EXTERNE PARTIJ, PERSONEEL)
(te hoge productiekosten)
- hanteren van gedragscodes die dergelijk gedrag verbiedt (bewust te dure vriend inhuren)
- managementrichtlijnen tav het inhuren van externe partijen of personeel
- alleen inhuren van vooraf gescreende vaste externe partijen
- autorisatie van inhuur van extra productiecapaciteit door inkoopafdeling op basis van (productie) begroting
- cijferbeoordeling op de omvang en kosten van de inkoop van de extra productiecapaciteit in relatie tot de
begroting en voorgaande jaren en gerubriceerd per externe relatie en inkoper
EXTERNE PARTIJ OF PERSONEEL WORDT VERGOED OP DECLARATIEBASIS
(te hoge productiekosten)
- managementrichtlijnen tav het declareren door externe partijen of personeel
- autorisatie van declaraties van externe partijen of personeel door productiechef (op basis van
productieplanning)
- cijferbeoordeling op de omvang van de gedeclareerde kosten van de externe partijen of personeel in relatie tot
de begroting en voorgaande jaren en gerubriceerd per externe relatie en personeelslid
- steeksproefgewijze detailcontroles op vanuit de cijferbeoordeling geconstateerde afwijkende declaraties (of
declaratiepatronen) van externe partijen of personeel
DIEFSTAL VAN ONDERHANDEN WERK OF ONDERDELEN (DOOR WERKNEMERS)
(verlies van activa)
- hanteren van gedragscode die dergelijk gedrag verbiedt
- restricteren van de toegang tot de productieruimte voor nobevoegden (niet-productiepersoneel)
- productieruimte afsluiten indien geen productie plaatsvindt
- periodieke inventarisatie van onderhanden werk en/of onderdelen
OVER- OF ONDERWAARDERING VAN ONDERHANDEN WERK
(verkeerde productiebeslissingen, incorrecte rapportages)
- functiescheiding tussen financiële administratie, bedrijfsbureau en productieafdeling
- voortgangscontrole door bedrijfsbureau op productie en rapportage over onderhanden werk
- steekpproefsgewijze detailcontroles door het hoofd van financiële administratie op de juiste waardering van
onderhanden werk
ONBETROUWBARE INFORMATIE OVER DE WAARDE VAN HET ONDERHANDEN WERK
(onjuiste tussentijdse facturering en onjuiste waardering van onderhanden werk)
- managementrichtlijn voor factureren van onderhanden werk en waardering van onderhanden werk
- detailcontroles door het hoofd van de financiële administratie op overeenstemming facturering van onderhanden werk en de status van onderhanden werk
- cijferbeoordeling op waardering van onderhanden werk
Benoem 1 risico t.a.v. naleving van wet- en regelgeving voor PRODUCTIEPROCES
OVERTREDEN VAN REGELS TAV ARBEIDSOMSTANDIGHEDEN (ARBO) EN MILIEUWETGEVING OF GELUIDSHINDER
(boetes en kosten ivm ‘t verbeteringen op deze gebieden)
- managementrichtlijnen tav het voldoen aan arbo-, mileu- en geluidshinderregelgeving
- training van productiepersoneel in ‘t naleven van de geldende arbo-, mileu- en geluidshinderregelgeving
- het instellen van een klachtenprocedure of klokkenluiderregeling gericht op het melden van overtredingen
van regels
- steeksproefgewijze detailcontroles door een compliance officer of het hoofd van de financiële administratie op
naleving
Benoem 6 risico’s t.a.v. efficientie en effectiviteit van de bedrijfsvoering voor VERKOOPPROCES
DIEFSTAL VAN WINKELGOEDEREN
(verlies van activa)
- beveiliging winkelvoorraden dmv bewaking aan de uitgang (artikelenbeveiliging icm detectiepoortjes) of
bewaking in de winkel (oogtoezicht personeel of bewakingscamera’s)
- periodieke inventarisatie winkelvoorraad
DIEFSTAL VAN KASGELD
(verlies van activa)
- beveiliging van kasgeld dmv een adequate registratie (kasregister) en een afsluitbare kassa (kassalade)
- dagelijkse inventarisatie van kasgeld
- managementrichtlijnen tav max hoeveelheid geld aanwezig
- oogtoezicht op kassamedewerkers
HANTEREN VAN INCORRECTE VERKOOPPRIJZEN
(verlies aan omzet en winstmarge (te lage prijzen) dan wel ontevreden klanten (te hoge prijzen)
- managementrichtlijnen tav het hanteren van een vaste prijslijsten met vaste kortingspercentages
- geprogrammeerde controles op de juiste invoer van de verkoopprijzen
- integrale controle op de integriteit van het prijsbestand door het hoofd van de financiële administratie of de
controller
- cijferbeoordeling op de verkoopprijzen van de verkopers
- steekproefsgewijze detailcontroles door het hoofd van de financiële administratie op de verkoopprijzen
HET VERLENEN VAN TE HOGE KORTINGEN DOOR DE VERKOPERS
(verlies aan omzet en winstmarge)
- managementrichtlijnen tav het verlenen van kortingen (kortingstabellen)
- geautomatiseerde controle (application control) opd e invoer van kortingen in het verkoopbestand
- cijferbeoordeling op de verleende kortingen van de verkopers
- steekproefsgewijze detailcontroles door het hoofd van de financiële administratie op de verleende kortingen
NIET FACTUREREN VAN KLANTEN
(verlies van activa en winstmarge)
- functiescheiding tussen factureren (verkooopafdeling) en uitgifte goederen (magazijnafdeling)
- hanteren van het systeem van voorfacturering
- geprogrammeerde procedure waarbij verzenddocumenten automatisch doorlopend genummerd worden en
periodiek afgestemd met de facturen
- verbandscontrole door het hoofd van de financiële administratie tussen de totaaltelling van de goederen die
zijn verzonden en de goederen die zijn gefactureerd
GROTE DEBITEURENPOSITIE
(hoge financieringskosten)
- procedure waarbij zo snel mogelijk gefactureerd wordt
- hanteren van een korte betalingstermijn
- stimuleren van snelle betaling door het verlenen van kortingen
- managementrichtlijn tav max. debiteurenpositie
- periodieke controle op de ouderdom van openstaande debiteurenposten waarna debiteuren worden
gemaand
- cijferbeoordeling op de ontwikkeling van de omvang van de debiteurenpositie gedurende de
rapportageperiode, in relatie tot vorig jaar en de begrote cijfers
Benoem 9 risico’s t.a.v. juistheid, accuratesse en volledigheid van de omzet en de kosten voor VERKOOPPROCES
VERKOOPORDERS, VERZENDOPDRACHTEN, VRACHTBRIEVEN, PIK/PAKLIJSTEN, FACTUREN EN OVERIGE VERKOOPDOCUMENTEN WORDEN VEELAL NIET GEMAAKT
(verkeerde assortimentsbeslissingen, onstaan van winkeldochters en nee-verkopen, leidend tot verslechtering van de financiële positie)
- gebruik van ‘point-of-slaes’-systemen die naast transactieondersteuning ook managementinformatie
verzorgen
- secundaire functiescheiding tussenkassamedewerkers en hoofdkassier
NIET OF TE WEINIG BETALEN DOOR KLANTEN AAN DE KASSA
(verlies van activa en winstmarge)
- hanteren van gedragscode die dergelijk gedrag verbiedt
- oogtoezich op de kassamedewerkers
- toekennen van waarde aan de kassabon (garantie, ruilen goederen alleen met bon) waardoor klanten een
kassabon wenden en de kassamedewerker de transctie moet vastleggen
- cijferbeoordeling op verkopen in relatie tot kastekorten en inventarisatieverschillen
HANTEREN VAN VERSCHILLENDE PRIJZEN (VOOR BEPAALDE PRODUCTEN OF KLANTCATEGORIËN
(verlies aan omzet en winstmarge (te lage prijzen) dan wel ontevreden klanten (te hoge prijzen))
- hanteren van gedragscode die dergelijk gedrag verbiedt
- managementrichtlijnen tav het hanteren van een vaste prijslijsten met vaste kortingspercentages
- cijferbeoordeling op de verkoopprijzen van de verkopers in relatie tot de begroting en voorgaande jaren en in
verhouding tot de verschillende prijscategorieën van alle verkopers
- steekproefsgewijze detailcontroles door het hoofd van de financiële administratie op een opvallend/afwijkend
verkooppatroon van de verkoper
HET VERLENEN VAN TE HOGE KORTINGEN DOOR DE VERKOPERS
(verlies aan omzet en winstmarge)
- managementrichtlijnen tav het verlenen van kortingen (kortingstabellen)
- geautomatiseerde controle (application control) op de invoer van kortingen in het verkoopbestand
- cijferbeoordeling op de verleende kortingen van de verkopers
- steekproefsgewijze detailcontroles door het hoofd van de financiële administratie op de verleende kortingen
VERKOPERS HANDELEN VOOR EIGEN GEWIN (WINKEL IN WINKEL)
(verlies van winstmarge)
- hanteren van gedragscode die dergelijk gedrag verbiedt
- functiescheiding tussen verkoopafdeling en de inkoopafdeling
- duidelijke communicatie van de verkoopprocedure naar de klant, waarbij leveranties altijd via de
magazijnafdeling gaan
- cijferbeoordeling op omzet (per artikel, periode en verkoper) en de winstmarge
VERKOPEN OP REKENING AAN NIET-KREDIETWAARDIGE KLANTEN
(oninbare vorderingen)
- managementrichtlijnen tav het hanteren en de hoogte van kredietliemieten
- kredietbeoordeling niet door verkoopafdeling maar door aparte afdeling kredietbeoordeling
- adequate registratie van kredietpositie klanten
- steekproefsgewijze detailcontroles op het omgaan met kredietlimieten
VERKOOPTRANSACTIES IN VREEMDE VALUTA
(koersverliezen)
- managementrichtlijnen tav max. valutapositie
- afdekken van mogelijke valutarisico’s doormiddel van termijntransacties
- steekproefsgewijze detailcontroles op valutaposities en de invloed van koerswijzigingen daarop
TE LAAT VERANTWOORDEN VAN KASGELD (SLEPEN VAN KASGELD)
(renteverlies op kasgeld en eventuele verlies van waarde kasgeld)
- hanteren van gedragscode die dergelijk gedrag verbiedt
- functiescheiding tussen het bewaren (kassier) en het registreren (financiële administratie)
- managementrichtlijnen tav max. hoeveelheid kasgeld
- onverwachte inventarisaties van kasgeld
LATER OF EERDER VERANTWOORDEN VAN VERKOPEN VANWEGE BONUSREGELINGEN
(te hoge kosten van de bonusregeling)
- hanteren van gedragscode die dergelijk gedrag verbiedt
functiescheiding tussen de verkoopafdeling (beschikkend) en de financiële administratie (registrerend)
- cijferbeoordeling op omzetpatronen in de tijd en bonuspatronen
- steekproefsgewijze detailcontroles op afwijkende omzet- en bonuspatronen
TE LAAT BETALEN DOOR DEBITEUREN
(renteverlies op debiteurenpositie)
- adequate debiteurenbewaking waarbij openstaande vorderingen waarvan de vervaldatum is verstreken direct
worden gesignaleerd (geprogrammeerde controle)
- hanteren van een aanmaningsprocedure indien debiteuren niet binnen de gestelde krediettermijn betalen
- hanteren van een incassoprocedure indien debiteuren in gebreke blijven
Benoem 1 risico’s t.a.v. naleving van wet- en regelgeving voor VERKOOPPROCES
OVERTREDEN VAN DE EUROPESE RICHTLIJN VAN HET CONSUMENTENRECHT (BIJV HET KUNNEN RETOURNEREN VAN AANKOPEN) OF DE E-COMMERCE WETGEVING
(boetes en kosten ivm het teniet doen van verkopen)
- managementrichtlijn t.a.v. het voldoen aan de richtlijn voor consumentenrecht en de e-commerce wetgeving
bij verkopen
- trainen van verkoopafdeling tav de Europese richtlijn voor consumentenrecht en de e-commerce wetgeving
- het instellen van een klachtenprocedure of klokkenluideerregeling gericht op het melden van overtredingen
van regels
- steeksproefgewijze detailcontroles door een compliance officer of het hoofd van de financiële administratie
op naleving
