8. CASUS PERSONEELSZAKEN

Question 1

Wat zijn de gevolgen van elk van de genoemde problemen?
Verouderde handmatige personeelsadministratie:

Answer 1

• geen automatische signalering mogelijk op vervaldata van aanstellingen, aanzeggingen, verlengingen,
  periodieken, toelagen e.d. waardoor dit afhankelijk wordt van de personen op de afdeling personeelszaken;
• geen automatische aanpassing stamgegevens in alle toepassingen waardoor inconsistenties kunnen ontstaan;
  trage verwerking van personele mutaties en veranderingen in stamgegevens waardoor salarisbetalingen te laat
  of onjuist kunnen zijn;
• geen automatische aanpassing aan veranderingen in loon- en inkomstenbelastingwetgeving waardoor fouten
  in de afdrachten en inhoudingen kunnen worden gemaakt;
• geen centrale opslag en verwerking van evaluaties en specifieke competenties waardoor kennisdeling hierover
  achterblijft en taaktoewijzing suboptimaal kan zijn.

Question 2

Wat zijn de gevolgen van elk van de genoemde problemen?
Communicatie via kladpapiertjes:

Answer 2

• onduidelijkheden;
• risico van weglaten gegevens;
• risico van kwijtraken briefjes;
• moeilijk controleerbare informatie.

Question 3

Wat zijn de gevolgen van elk van de genoemde problemen?
Ontbreken duidelijke functiebeschrijvingen:

Answer 3

• risico dat sommige activiteiten twee keer worden gedaan en andere noodzakelijke activiteiten niet;
• bij fouten de schuld op de andere afdeling afschuiven;
• inconsistenties;
• onduidelijkheid naar personeel en externe partijen zoals de belastingdienst, pensioenfonds, banken, en
  bedrijfsverenigingen.

Question 4

Wat zijn normaliter de taken van de afdeling personeelszaken en die van de loonadministratie?

Answer 4

• ondersteunen functionele afdelingen bij het werven, selecteren, opleiden, en trainen van personeel;
• ondersteunen functionele afdelingen bij het evalueren en belonen of straffen (inclusief ontslag) van personeel;
• registreren van stamgegevens per personeelslid;
• registreren van variabele gegevens per personeelslid;
• aanleveren basisgegevens aan de loonadministratie om aldaar de salarisbetalingen te kunnen uitvoeren;
• advisering over levensloopregelingen, pensioenregelingen, bedrijfsspaarregelingen en andere secundaire
  arbeidsvoorwaarden;
• onderhouden systeem van functiebeschrijvingen en ondersteunen functionele afdelingen bij het indelen in
  functies;
• ondersteuning van de functionele afdelingen bij gedwongen ontslag en arbeidsconflicten.

Question 5

Welke interne beheersingsmaatregelen kunnen de problemen oplossen?

Answer 5

• duidelijke functieomschrijvingen opstellen;
• standaardformulieren voor onderlinge communicatie;
• inrichten van een geautomatiseerd personeelsinformatiesysteem met relevante geprogrammeerde controles
  (bijvoorbeeld volgordecontroles op ingevoerde mutatieformulieren, voor- en natellingen van ingevoerde
  mutaties, geautomatiseerd standenregister voor de brutolonen).

Naast deze interne beheersingsmaatregelen moeten hier ook management controls worden toegepast (niet gevraagd in de opgave). Te denken valt hierbij aan beheersingsmaatregelen gericht op een cultuuromslag binnen beide afdelingen, workshops om elkaars werk beter te leren begrijpen, analyse van medewerkers die de problemen veroorzaken en mogelijk ontslag dan wel gerichte actie richting deze medewerkers om ze ongewenst gedrag af te leren en gewenst gedag aan te leren, frequentie rapportage eisen van beide afdeling over de voortgang van de werkzaamheden en de samenwerking met de andere afdeling, prikkels inbouwen als de samenwerking wordt verbeterd.