5. Handel en de processen: inkoop, voorraad en verkoop Flashcards
Uit welke stappen bestaat het inkoopproces?
- Geven van inkoopopdrachten.
- Uitvoering van de inkoopopdrachten
(inclusief offerteprocedure). - Goederenontvangst.
- Factuurcontrole.
- Schuldregistratie.
- Betaling factuur.
Welke risico’s kunnen worden onderkend binnen het inkoopproces?
- Beïnvloeding van inkopers door middel
van steekpenningen. - Te veel inkopen.
- Te duur inkopen.
- Goederen van inferieure kwaliteit kopen.
- Te weinig inkopen.
- Geen gebruikmaken van inkoopkortingen.
- Betalen voor niet geleverde goederen.
Wat is de controletechnische functie van de inkoopafdeling?
Beschikkend
Wat is de taak van de inkoopafdeling?
Zo goed mogelijk in te kopen.
Wat houdt het begrip bestelvoorraad in?
De bestelvoorraad is het voorraadniveau waarbij nieuwe voorraden besteld moeten worden.
Beschrijf kort op welke drie plaatsen het bereiken van de bestelvoorraad kan worden gesignaleerd?
- In het magazijn, door de magazijnmeester.
- Met behulp van de
kantoorvoorraadadministratie. - Door de inkoper zelf.
Welke handelingen moeten worden verricht om ontvangen inkoopopdrachten af te handelen?
- Nagaan welke leveranciers de gevraagde
artikelen kunnen leveren. - Nagaan wat de leverancierscondities zijn.
- Beslissen bij welke leveranciers de
bestelling moet worden geplaatst. - Een bestelorder maken en verzenden.
Welke functiescheiding is van belang wanneer er sprake is van een offerteprocedure?
dat het retour ontvangen (inclusief registratie van de retourontvangst) van de offertes door een andere functionaris plaats vindt dan degene die de offertes heeft aangevraagd.
Beschrijf (kort) de procedure bij ontvangst van bestelde goederen.
De magazijnmeester ontvangt de goederen in het magazijn, stelt vast of de ontvangen goederen (aantal / kwaliteit) overeenkomen met de inkooporder en legt de ontvangst vast in het magazijn ontvangstenbestand.
Beschrijf (kort) de factuurcontrole van bestelde goederen.
Medewerker factuurcontrole ontvangt de inkoopfactuur, stelt vast of de aantallen overeenkomen met de ontvangen aantallen volgens het magazijn ontvangstenbestand en de prijzen overeenkomen met de prijzen volgens de inkooporder. Tenslotte controleert hij/zij de rekenkundige juistheid. Wanneer akkoord wordt akkoord vastgelegd in crediteurenbestand.
Beschrijf (kort) de factuurcontrole van ontvangen diensten.
De afdeling factuurcontrole stelt vast of de diensten geleverd zijn en of de prijzen conform afspraak zijn. Hiertoe nemen zij contact op met de functionaris die opdracht heeft gegeven tot de dienst. Tevens stellen zij vast of de betreffende functionaris de bevoegdheid had en of er sprake is van een bedrijfsmatige uitgave. Tenslotte controleren zij de rekenkundige juistheid en leggen de factuur vast in het systeem.
Wat is de taak van de procuratiehouder in het kader van het inkoopproces?
De procuratiehouder is verantwoordelijk voor het verrichten van de betalingen. (Dit betreft een beschikkende functie).
Wat is de controletechnische functie van het magazijn?
Bewarend
Wat is het fundamentele verschil tussen een open en een gesloten magazijn?
Bij een administratief gesloten magazijn vindt er van de ontvangsten en afgiften een registratie plaats, bij een administratief open magazijn niet van de afgiften. Hierdoor is bij een administratief gesloten magazijn altijd bekend hoe hoog de voorraad zou moeten zijn. Bij een administratief open magazijn is de voorraad pas bekend na inventarisatie.
In welke gevallen is het mogelijk om te werken met een open magazijn?
Het is mogelijk om te werken met een open magazijn wanneer sprake is van grijpvoorraden (goedkope artikelen / grondstoffen / materialen, waarbij het uit kosten/baten oog¬punt niet zinvol is een gesloten magazijn te hanteren). Een gesloten magazijn kan ook worden toegepast bij duurdere artikelen waarbij een vast verband bestaat tussen de verbruikte grondstoffen en de gereedgekomen producten.
Welke risico’s kunnen ten aanzien van inkopen worden onderscheiden m.b.t. effectiviteit en efficiëncy (operations)
- te veel inkopen
- te weinig inkopen
- te duur inkopen
- inkopen van slechte kwaliteit
- geen gebruik maken van inkoopkortingen
Welke twee eisen kunnen worden gesteld aan het magazijn?
- Goederen kunnen niet worden onttrokken
uit het magazijn zonder autorisatie. - De goederen moeten er zo goed mogelijk
worden opgeslagen.
In welke gevallen is het noodzakelijk om een integrale inventarisatie uit te voeren?
- wanneer de voorraadadministratie niet
up-to-date is, - wanneer sprake is van een open magazijn
- wanneer er geen sprake is van een
gedetailleerde voorraadadministratie per
artikelsoort.
Met behulp van welke formule kan de economische voorraad worden berekend?
Technische voorraad + voorinkopen -/- voorverkopen.
Waarom is inzicht in de economische voorraadpositie van belang?
De economische voorraad is de voorraad waarover het prijsrisico wordt gelopen. Om een goed inzicht te hebben in de risico’s van de onderneming is het derhalve voor de directie van belang om inzicht te hebben in de economische voorraadpositie. Uiteraard wordt dit belang groter naarmate er sprake is van grotere prijsschommelingen.
Wat is de taak van de verkoopafdeling?
het genereren van opbrengsten uit producten of diensten die een organisatie kan leveren.
Wat is de controletechnische functie van de verkoopafdeling?
Beschikkend
Uit welke stappen bestaat het verkoopproces?
Samenstelling van offertes
Orderontvangst en orderacceptatie
Facturering
Goederenafgifte
Debiteurenadministratie (registratie / bewaking / incasso)
Welke drie vragen moeten worden beantwoord alvorens een verkoper een offerte op kan stellen?
- Kunnen de producten tijdig worden
geleverd? - Tegen welke prijzen en overige
leveringscondities kan worden geoffreerd? - Is de desbetreffende afnemer
kredietwaardig?
Hoe wordt de kredietlimiet voor bestaande klanten vastgesteld?
- omzetten beoordelen van de laatste jaren
- beoordelen betalingsgedrag uit verleden
- gebruik maken van kredietbureaus
- inzicht in financiële gegevens (zoals
jaarcijfers) - mogelijkheid van gestelde zekerheden
Wat is het fundamentele verschil tussen voor- en nafacturering?
Bij voorfacturering worden de goederen gepickt uit het magazijn op basis van de reeds opgestelde factuur. Bij nafacturering worden de goederen gepickt op basis van de verkooporder en wordt op basis van de magazijnafgiftemelding de factuur opgemaakt.
Welke informatie moet zijn opgenomen in een kasprocedure wanneer sprake is van con-tante verkopen?Welke risico’s zijn te onderkennen bij alle handelsorganisaties?
- procedure van opening van de dag
- procedure ten aanzien van ontvangsten
- procedure ten aanzien van uitgaven
- procedure ten aanzien van sluiting van de
dag - maximum kassaldo
- procedure ten aanzien van afstorten van
de kas
Welke risico’s zijn bij vrijwel alle handelsondernemingen relevant?
- Diefstal van goederen;
- Beïnvloeding van inkopers d.m.v.
steekpenningen; - Te duur inkopen;
- Geen gebruik maken van inkooporders;
- Inkopen van goederen van inferieure
kwaliteit; - Te veel inkopen;
- Te weinig inkopen;
- Betalen voor niet geleverde goederen;
- Veel toeleveranciers;
- Ontvangen van goederen van inferieure
kwaliteit; - Verantwoorden van andere goederen dan
ontvangen; - Te laat verantwoorden van goederen;
- Kapitaalintensieve voorraden;
- Waardevermindering, veroudering of
kwaliteitsverlies goederen; - Voorraadadministratie niet ‘up to date’;
- Afleverfouten;
- Winkel in winkel;
- Hanteren van incorrecte verkoopprijzen;
- Verlenen van te hoge korting door
verkopers; - Later of eerder verantwoorden van
verkopen i.v.m. bonusregelingen.
Wat zijn specifieke risico’s die zijn te onderkennen bij handelsorganisaties die tegen contante betaling leveren?
- Diefstal van kasgeld;
- Slepen met gelden;
- Niet of te weinig betalen door klanten aan
de kassa; - Geen verkoopdocument gemaakt;
Wat zijn specifieke risico’s die zijn te onderkennen bij handelsorganisaties die op rekening leveren?
- Verkopen op rekening aan niet
kredietwaardige klanten; - Niet factureren aan klanten;
- Grote debiteurenpositie;
- Te laat betalen door debiteuren.
Geef de BETA formule waarmee een soll-positie voor de verantwoorde opbrengsten kan worden opgesteld.
BV + I -/- EV = verkocht (hierbij dienen alle variabelen te worden opgenomen tegen dezelfde prijsgrondslag).
Wat is de controletechnische functie van de afdeling debiteuren?
Bewarende
De inventarisatie wordt ook wel ‘het sluitstuk van de interne controle’ genoemd. Wat wordt met deze uitspraak bedoeld?
De inventarisatie kan worden gezien als het sluitstuk op de interne controle. Wanneer in de formule zoals geformuleerd bij de voorgaande vraag de variabelen BV en/of EV niet juist zijn of niet overeenkomen met de daadwerkelijk aanwezig voorraad, dan is het mo-gelijk dat iemand goederen aan de onderneming heeft onttrokken zonder dat daar een opbrengst tegenover staat. Dit wordt zonder inventarisatie niet ontdekt.
Wat is de taak van de afdeling debiteuren?
De taak van de afdeling debiteuren is het vastleggen van de vorderingen per debiteur en het toezicht houden op de tijdigheid van de betaling door debiteuren.
Welke primaire processen kunnen worden onderkend bij handelsorganisaties?
inkoop
voorraadbeheer
verkoop
Geef gemotiveerd aan welke secundaire functiescheiding moet worden toegepast binnen de verkoopafdeling.
Er dient een secundaire functiescheiding te worden aangebracht tussen het vaststellen van de kredietwaardigheid en het aangaan van de verkooptransactie. Dit om te voorkomen dat de verkoopmedewerker verkoopt aan klanten die niet kredietwaardig zijn om zo zijn verkopen op peil te houden.
