Risico's inkoop- en voorraadproces Flashcards
Benoem 5 risico’s t.a.v. efficiëntie en effectiviteit van de bedrijfsvoering voor INKOOPPROCES
TE VEEL INKOPEN
(te hoge voorraadkosten)
- impuls voor inkkopen dient niet door inkoopafdeling te worden gedaan maar door verkoop of productie
- managementrichtlijnen mbt max. voorraadposities
- alle goederenontvangsten- en uitgiftes moeten worden vastgelegd in kantoorvoorraadadministratie
- cijferbeoordeling op voorraadniveau gedurende de rappportageperiode en in relatie tot vorig jaar en tot de
begrote cijfers
TE WEINIG INKOPEN
(ontevreden klanten)
- periodieke beoordeling van leveranciers t.a.v. bestelde levering
- managementrichtlijnenrichtlijnen mbt min. voorraadposities
- alle goederenontvangsten- en uitgiftes moeten worden vastgelegd in kantoorvoorraadadministratie
- cijferbeoordeling op voorraadtekorten gedurende de rapportageperiode en in relatie tot vorig jaar en tot de
begrote cijfers
GOEDEREN VAN INFERIEURE KWALITEIT INKOPEN
(ontevreden klanten)
- inkopen van vooraf gescreende leveranciers
- periodieke beoordeling van leveranciers t.a.v. prijs en kwaliteit
- kwaliteitscontrole van alle ontvangen goederen door managzijnmeester of aparte afdeling kwaliteitscontrole
- cijferbeoordeling op ontwikkeling van de ontvangst van inferieure goederen gedurende de rapportageperiode
en in relatie tot vorig jaar en tot de begrote cijfers
TE DUUR INKOPEN
(te hoge voorraadkosten)
- hanteren van offerteprocedure
- belonen van inkopers op basis van inkoopresultaat
- afstemmen van de inkoopprijs met de prijslijst voor de inkoop wordt gesloten
- cijferbeoordeling op inkoopprijzen gedurende de rapportageperiode
en in relatie tot vorig jaar en tot de begrote cijfers
- steeksproefgewijze detailcontroles op relatief hoge inkoopprijzen
GEEN GEBRUIK MAKEN VAN INKOOPKORTINGEN
(te hoge voorraadkosten)
- managementrichtlijnen m.b.t. gebruikmaken van inkoopkortingen
- geautomatiseerde procedure die facturen betaalbaar stelt op de vervaldatum van beschikbare kortingen
- cijferbeoordeling op inkoopkortingen gedurende de rapportageperiode in totaal en per inkoper
en in relatie tot vorig jaar
Benoem 2 risico’s t.a.v. juistheid, accuratesse en volledigheid van de omzet en de kosten voor INKOOPPROCES
ONJUISTE INKOOPRAPPORTAGES
(onvoldoende inzicht in de feitelijke prestaties van de inkoopafdeling)
- managementrichtlijnen t.a.v. de gewenste managementinformatie over de prestaties van de inkoopafdeling
- cijferbeoordeling op de inkooprapportages in relatie tot de begrote cijfers
- verbandscontrole tussen de inkoopcijfers uit de financiële administratie en inkooprapportages
BETALEN VOOR NIET GELEVERDE GOEDEREN
(verlies van geld)
- hanteren van gedragscode die dergelijk gedrag verbiedt
- drievoudige overeenstemmingscontrole door de procuratiehouder door afstemming van de in rekening
gebrachte goederen op de factuur met de bestelde goederen op de bestelorder en de ontvangen goederen in
het ontvangstrapport
- verbandscontrole tussen de totaaltelling van de bestelde goederen, de ontvangen goederen en de betaalde
goederen
Benoem 2 risico’s t.a.v. naleving van wet- en regelgeving voor INKOOPPROCES
BEÏNVLOEDING VAN INKOPERS DMV STEEKPENNINGEN
(te duur inkopen gezien de kwaliteit van de goederen)
- hanteren van gedragscode die het aannemen van steekpenningen verbiedt
- adequate screening en beloning van inkopers
- hanteren van een offerteprocedure
- cijferbeoordeling op de inkoopprijzen van de inkopers
- steekproefsgewijze detailcontroles door hoofd van de financiële administratie op de inkoopprijzen
NIET NALEVEN VAN EUROPESE REGELS BIJ INKOOP EN AANBESTEDING
(boetes en kosten ivm terugdraaien van inkopen)
- managementrichtlijn t.a.v. het voldoen
aan inkoop- en aanbestedingsregels
- trainen van inkopers in de Europese aanbestedingsregels
- het instellen van een klachtenprocedure
of klokkenluideerregeling gericht op het
melden van overtredingen van regels
- steeksproefgewijze detailcontroles door
een compliance officer of het hoofd van
de financiële administratie op naleving
Benoem 3 risico’s t.a.v. efficiëntie en effectiviteit van de bedrijfsvoering voor VOORRAADPROCES
ONTVANGEN VAN GOEDEREN VAN INFERIEURE KWALITEIT
(ontevreden klanten)
- kwaliteitscontrole van alle ontvangen
goederen door magazijnmeester of aparte
afdeling kwaliteitscontrole
- drievoudige overeenstemmingscontrole
door de procuratiehouder door
afstemming van de in rekening
gebrachte goederen op de factuur met de
bestelde goederen op de bestelorder en
de ontvangen goederen in
het ontvangstrapport
- cijferbeoordeling op de ontwikkeling van de ontvangst van inferieure goederen gedurende de
rappportageperiode en in relatie tot vorig jaar en tot de begrote cijfers
DIEFSTAL VAN MAGAZIJNGOEDEREN
(verlies van activa)
- creëren van een gesloten magazijn met slechts toegang door magazijnpersoneel
- alle goederenontvangsten en - afgiften moeten geschieden tegen kwijting
- alle goederenontvangsten en - afgiften dienen vastgelegd te worden in de kantoorvoorraadadministratie
- periodiek inventarisatie van voorraden
AFLEVERFOUTEN
(ontevreden klanten, omzetderving)
- functiescheiding tussen magazijn en expeditie waarbij de verkoopafdeling informatie verstrekt aan beide
afdelingen
- goed ontworpen pik/paklijsten
- instellen van een klachtenprocedure gericht op afleverfouten
- cijferbeoordeling op afleverfouten gedurende de rappportageperiode en in relatie tot vorig jaar en tot de
begrote cijfers
Benoem 4 risico’s t.a.v. juistheid, accuratesse en volledigheid van de omzet en de kosten voor VOORRAADPROCES
VERANTWOORDING VAN ANDERE (GOEDKOPERE) GOEDEREN DAN ONTVANGEN
(verlies van waarde van activa en onjuiste waardering activa)
- hanteren van gedragscode die dergelijk gedrag verbiedt
- functiescheiding tussen inkoopafdeling en magazijnafdeling
- automatisch bijwerken van de kantoorvoorraadadministratie aan de hand van geautoriseerde inkopen
- cijferbeoordeling, eventueel gevolgd door detailcontroles, op het aantal meningsverschillen tussen leverancier
en ontvangstafdeling over geleverde goederen gedurende de rappportageperiode en in relatie tot vorig jaar
en tot de begrote cijfers
TE LAAT VERANTWOORDEN VAN GOEDEREN (SLEPEN VAN GOEDEREN)
(verlies van waarde van goederen en het niet kennen van de werkelijke voorraadpositie)
- hanteren van gedragscode die dergelijk gedrag verbiedt
- automatisch bijwerken van de kantoorvoorraadadministratie and de hand van inkopen en verkopen
- functiescheiding tussen de inkoopafdeling, de verkoopafdeling en het magazijn
- onverwachte voorraadopnames
VOORRAADADMINISTRATIE NIET UP-TO-DATE
(voorraadtekorten of voorraad-overschotten)
- geprogrammeerde procedure waarbij de kantoorvoorraadadministratie automatisch wordt bijgewerkt aan de
hand van geautoriseerde inkopen
- geprogrammeerde controles op de correcte invoer van voorraadmutaties
- cijferbeoordeling op voorraadtekorten en - overschotten gedurende de rappportageperiode en in relatie tot
vorig jaar en tot de begrote cijfers
- extra inventarisaties om voorraadverschillen vast te stellen en de voorraadadministratie weer up to date te
maken
WAARDEVERMINDERING, VEROUDERING OF KWALITEITSVERLIES VAN GOEDEREN
(verlies van waarde van activa en onjuiste waardering activa)
- opslaan van goederen in een daartoe geschikt magazijn
- periodieke samenstelling van overzicht van goederen waarvan geruime tijd geen afgiften hebben
plaatsgevonden (ter vaststelling van veroudering)
- periodieke detailcontrole op waardevermindering van goederen aan de hand van marktnoteringen/prijzen
- periodieke inventarisatie van voorraden ter vaststelling van kwaliteitsverlies
- afkeuren van goederen door van magazijn onafhankelijke afdeling (financiële administratie)
Benoem 1 risico’s t.a.v. naleving van wet- en regelgeving voor VOORRAADPROCES
HET NIET NALEVEN VAN WET- EN REGELGEVING TAV HET HOUDEN VAN VOORRADEN ZOALS GEVAARLIJKE, BRANDBARE OF SCHADELIJKE STOFFEN
(boetes en kosten mbt het saneren of afvoeren van voorraden)
- managementrichtlijn tav het voldoen aan regelgeving met betrekking tot het houden van voorraden
- trainen van magazijnmedewerkers in het volgens de geldende regelgeving houden van voorraden
- het instellen van een klachtenprocedure of klokkenluiderregeling gericht op het melden van overtredingen
van regels
- steeksproefgewijze detailcontroles door een compliance officer of het hoofd van de financiële administratie op
naleving
