ET05 - Gestão Documental Flashcards
1 Gestão documental
Organização, preservação e acesso eficiente aos documentos ao longo de seu ciclo de vida.
Processo de gerenciamento de documentos desde sua criação ou recebimento até sua disposição final.
Documento
Conceito
DBTA:
Unidades de registro de informações, quaisquer que seja o suporte ou o formato.
Documento
Elementos
Suporte
Forma
Formato
Gênero
Espécie
Tipo
Documento - Elementos
Suporte
Material sobre o qual as informações são registradas
Papel, filme magnético, etc.
Documento - Elementos
Forma
Estágio de preparação e transmissão
Original, cópia, minuta, rascunho
Documento - Elementos
Formato
Configuração física que assume um documento, de acordo com o suporte e o modo como foi confeccionado
Livro, caderno, cartaz, microfilme, etc.
Documento - Elementos
Gênero
Configuração que assume um documento de acordo com o sistema de signos (linguagem) utilizado na comunicação do conteúdo
Textuais, audiovisuais, fonográficos, iconográficos
Documento - Elementos
Espécie
Configuração que assume um documento de acordo com a disposição e a natureza das informações.
Relatório, ata, boletim, certidão, etc.
Documento - Elementos
Tipo
Configuração que assume uma espécie documental de acordo com a atividade que a gerou.
Relatório de atividades, relatório de fiscalização, ata de reunião da diretoria.
Documentos
Valores
Primário -> administrativos, fiscais ou legais
Secundário -> valores históricos, culturais, probatórios ou informativos
Documento de arquivo
Conceito
Forma física ou digital de registro que possui valor histórico, legal ou administrativo e é mantido por sua organização em longo prazo
Documento de arquivo
Características
Forma física ou digital
Preservação a longo prazo, muitas vezes devido a requisitos legais ou regulatórios
Valor histórico ou administrativo, podem ser utilizados para fins de referência, pesquisa ou prestação de contas
Documento digital
Conceito
Registros eletrônicos de informação que são armazenados e acessados por meio eletrônico.
Podem ser criados digitalmente ou convertidos.
Documento Digital
Características
Formato eletrônico
Facilidade de manipulação -> podem ser facilmente editados, compartilhados, copiados e distribuídos, facilitando a colaboração e o fluxo de trabalho
Vulnerabilidade a alterações e perda de dados -> estão sujeitos a riscos como corrupção de dados, perda de arquivos devido a falhas de hardware ou software, e ataques de segurança cibernética.
Processo eletrônico
Aquele em que todos os documentos são criados, armazenados, gerenciados e compartilhados em formato digital
Gestão documental é totalmente baseada em sistemas e softwares de gerenciamento de documentos eletrônicos, como sistemas de gerenciamento de conteúdo empresarial (ECM) ou soluções de gestão de documentos digitais (DMS).
Processo Eletrônico
Características
Documento digital
Acesso Remoto
Eficiência operacional
Processo híbrido
Combina elementos físicos e digitais na gestão de documentos.
Processo Híbrido
Combinação de formatos
Transição gradual
Flexibilidade
Espécie
Diferentes categorias ou tipos de registros de informações que uma organização pode gerar, receber ou utilizar em suas atividades cotidianas
ciclo de vida dos documentos
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Teoria das três idades
Modelo amplamente reconhecido na gestão documental que descreve as diferentes fases pelas quais os documentos passam ao longo do tempo, com base em sua relevância e uso.
- Fase corrente
- Fase Intermediária
- Fase permanente
Teoria das três idades
Fase corrente
Primeira idade
Uso ativo e frequente para fins operacionais
Essenciais para atividades diárias e acessíveis facilmente
Armazenados em áreas de trabalho ou sistemas de arquivos de fácil acesso
Próxima ao usuário
Acesso restrito ao produtor
Alta relevância
Valor primário (administrativo, fiscal ou legal)
Teoria das três idades
Fase intermediárias
Segunda fase
Ainda possuem valor administrativo, fiscal ou legal, mas são acessados com menos frequência
Transferidos para armazenamento de médio prazo e mantidos por período determinado antes de serem arquivados ou descartados.
Distante do usuário
Acesso restrito ao produtor ou pessoa autorizada
Média relevância
Valor primário (administrativo, fiscal ou legal)
Teoria das três idades
Fase permanente
Terceira idade
Documentos com valor secundário (histórico, cultural, probatório ou informativo)
Preservados em arquivos permanentes ou coleções especiais para integridade e acessibilidade a longo prazo.
Fácil acesso
Acesso público
Média relevância
Valores secundários (históricos, culturais, probatórios ou informativos)
Transferência
Processo de mover documentos de uma fase do ciclo de vida para outra.
Fase corrente
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Fase intermediária
Os documentos transferidos são encaminhados para armazenamento adequado, onde são preservados e acessíveis conforme necessário.
Descarte
Eliminação ou destruição de documentos que não possuem mais valor ou utilidade para a organização.
Deve ser realizado de acordo com políticas e procedimentos estabelecidos pela organização e em conformidade com re-gulamentações legais e requisitos de privacidade de dados.
Recolhimento
Processo de coletar e reunir documentos dispersos em vários locais ou sistemas de armazenamento para centralizá-los em um local específico ou em um sistema de gestão documental.
Fase intermediária
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Fase permanente
