ET05 - Gestão Documental

Question 1

1 Gestão documental

Answer 1

Organização, preservação e acesso eficiente aos documentos ao longo de seu ciclo de vida.

Processo de gerenciamento de documentos desde sua criação ou recebimento até sua disposição final.

Question 2

Documento
Conceito

Answer 2

DBTA:
Unidades de registro de informações, quaisquer que seja o suporte ou o formato.

Question 3

Documento
Elementos

Answer 3

Suporte

Forma

Formato

Gênero

Espécie

Tipo

Question 4

Documento - Elementos
Suporte

Answer 4

Material sobre o qual as informações são registradas

Papel, filme magnético, etc.

Question 5

Documento - Elementos
Forma

Answer 5

Estágio de preparação e transmissão

Original, cópia, minuta, rascunho

Question 6

Documento - Elementos
Formato

Answer 6

Configuração física que assume um documento, de acordo com o suporte e o modo como foi confeccionado

Livro, caderno, cartaz, microfilme, etc.

Question 7

Documento - Elementos
Gênero

Answer 7

Configuração que assume um documento de acordo com o sistema de signos (linguagem) utilizado na comunicação do conteúdo

Textuais, audiovisuais, fonográficos, iconográficos

Question 8

Documento - Elementos
Espécie

Answer 8

Configuração que assume um documento de acordo com a disposição e a natureza das informações.

Relatório, ata, boletim, certidão, etc.

Question 9

Documento - Elementos
Tipo

Answer 9

Configuração que assume uma espécie documental de acordo com a atividade que a gerou.

Relatório de atividades, relatório de fiscalização, ata de reunião da diretoria.

Question 10

Documentos
Valores

Answer 10

Primário -> administrativos, fiscais ou legais

Secundário -> valores históricos, culturais, probatórios ou informativos

Question 11

Documento de arquivo
Conceito

Answer 11

Forma física ou digital de registro que possui valor histórico, legal ou administrativo e é mantido por sua organização em longo prazo

Question 12

Documento de arquivo
Características

Answer 12

Forma física ou digital

Preservação a longo prazo, muitas vezes devido a requisitos legais ou regulatórios

Valor histórico ou administrativo, podem ser utilizados para fins de referência, pesquisa ou prestação de contas

Question 13

Documento digital
Conceito

Answer 13

Registros eletrônicos de informação que são armazenados e acessados por meio eletrônico.

Podem ser criados digitalmente ou convertidos.

Question 14

Documento Digital
Características

Answer 14

Formato eletrônico

Facilidade de manipulação -> podem ser facilmente editados, compartilhados, copiados e distribuídos, facilitando a colaboração e o fluxo de trabalho

Vulnerabilidade a alterações e perda de dados -> estão sujeitos a riscos como corrupção de dados, perda de arquivos devido a falhas de hardware ou software, e ataques de segurança cibernética.

Question 15

Processo eletrônico

Answer 15

Aquele em que todos os documentos são criados, armazenados, gerenciados e compartilhados em formato digital

Gestão documental é totalmente baseada em sistemas e softwares de gerenciamento de documentos eletrônicos, como sistemas de gerenciamento de conteúdo empresarial (ECM) ou soluções de gestão de documentos digitais (DMS).

Question 16

Processo Eletrônico
Características

Answer 16

Documento digital

Acesso Remoto

Eficiência operacional

Question 17

Processo híbrido

Answer 17

Combina elementos físicos e digitais na gestão de documentos.

Question 18

Processo Híbrido

Answer 18

Combinação de formatos

Transição gradual

Flexibilidade

Question 19

Espécie

Answer 19

Diferentes categorias ou tipos de registros de informações que uma organização pode gerar, receber ou utilizar em suas atividades cotidianas

Question 20

ciclo de vida dos documentos

Answer 20

.

Question 21

Teoria das três idades

Answer 21

Modelo amplamente reconhecido na gestão documental que descreve as diferentes fases pelas quais os documentos passam ao longo do tempo, com base em sua relevância e uso.

1. Fase corrente
2. Fase Intermediária
3. Fase permanente

Question 22

Teoria das três idades
Fase corrente

Answer 22

Primeira idade

Uso ativo e frequente para fins operacionais

Essenciais para atividades diárias e acessíveis facilmente

Armazenados em áreas de trabalho ou sistemas de arquivos de fácil acesso

Próxima ao usuário

Acesso restrito ao produtor

Alta relevância

Valor primário (administrativo, fiscal ou legal)

Question 23

Teoria das três idades
Fase intermediárias

Answer 23

Segunda fase

Ainda possuem valor administrativo, fiscal ou legal, mas são acessados com menos frequência

Transferidos para armazenamento de médio prazo e mantidos por período determinado antes de serem arquivados ou descartados.

Distante do usuário

Acesso restrito ao produtor ou pessoa autorizada

Média relevância

Valor primário (administrativo, fiscal ou legal)

Question 24

Teoria das três idades
Fase permanente

Answer 24

Terceira idade

Documentos com valor secundário (histórico, cultural, probatório ou informativo)

Preservados em arquivos permanentes ou coleções especiais para integridade e acessibilidade a longo prazo.

Fácil acesso

Acesso público

Média relevância

Valores secundários (históricos, culturais, probatórios ou informativos)

Question 25

Transferência

Answer 25

Processo de mover documentos de uma fase do ciclo de vida para outra.

        Fase corrente
            ||
             \/
      Fase intermediária

Os documentos transferidos são encaminhados para armazenamento adequado, onde são preservados e acessíveis conforme necessário.

Question 26

Descarte

Answer 26

Eliminação ou destruição de documentos que não possuem mais valor ou utilidade para a organização.

Deve ser realizado de acordo com políticas e procedimentos estabelecidos pela organização e em conformidade com re-gulamentações legais e requisitos de privacidade de dados.

Question 27

Recolhimento

Answer 27

Processo de coletar e reunir documentos dispersos em vários locais ou sistemas de armazenamento para centralizá-los em um local específico ou em um sistema de gestão documental.

     Fase intermediária
            ||
             \/
      Fase permanente