Überprüfung der Compliance: Vorbereitung von Audits und Erstellung Auditpläne

Question 1

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Answer 1

• es wird der internationale IDW PS 980 - Standard verwendet
• Durchführung von Audits bzw. Selfassessments bis zur Ermittlung des
  Erfüllungsgrades und der Erstellung von Reports
• Vor dem Audit muss von der Leitungsebene ein interner Auditverantwortlicher

Question 2

Was sind Audits?

Answer 2

= systematische, unabhängige und dokumentierte Prozesse zur
Erlangung von Nachweisen (Aufzeichnungen, Tatsachenfeststellungen etc.) und deren objektiver Auswertung,
um zu ermitteln, inwieweit die betrachteten Auditkriterien (Politiken, Verfahren oder Anforderungen, welche als
Referenzen dienen) erfüllt sind” (DIN EN ISO19011)

• gehören zur “Check-Phase”
• interne oder externe Aufits

Question 3

Prinzipien zur Vorbereitung von Audits

Answer 3

• Auditoren ethisches Verhalten (Vertrauen, Integrität, Vertraulichkeit); sollen wahrheitsgemäß, sorgfältig und präzise berichten; erforderliche Qualifikationen
• Auditprozess (Unabhängigkeit, Unparteilichkeit und
  Objektivität)
• Auditplan (Art und Anzahl, Ressourcen, benötigte Dokumente)
• Interviewpartner (ausgewählt und auf ihre Aufgabe vorbereitet; erfolgreicher Audit hängt von kompetenten, integren,
  loyalen und kommunikativen Interviewpartnern ab)

Question 4

Todsünden bei Audits

Answer 4

• vom Auditor aufgedeckte, offensichtlich vorsätzliche Lügen und Betrügereien
• Diskreditierung der eigenen Organisation oder andere Mitarbeiter, flapsige Antworten
• Verschweigen von Fakten, die in der Dokumentation erwähnt sind,
• grob unhöfliches, emotionales Verhalten gegenüber dem Audit-Team
• unzureichende Kenntnisse der festgelegten Auditsprache,
• Termine des Auditplanes sind nicht einzuhalten

Question 5

Beobachter bei Audits

Answer 5

Personen, die das Audit aus Interesse an der Durchführung, den Inhalten, an den
teilnehmenden Personen etc. begleiten, aber nicht auditieren oder als Interviewpartner tätig sind

Question 6

Erstellen von Auditplänen

Answer 6

• Festlegung der Ziele der Audits sowie deren Umfang mit Rollen, Verantwortlichkeiten, Ressourcen und
  Verfahren sowie der Art des Audits mit internen und externen Anforderungen,
• Festlegung des Auditumfangs (Organisationseinheiten, Standorte, Elemente, Termin),
• Festlegung der zu auditierenden Personen,
• Referenzdokumente (z.B. Richtlinien, Handbücher etc.),
• Bekanntgabe der Namen aller Auditoren,
• Festlegung der Sprache für Audit und Bericht,
• Datum und Ort des Audits,
• Benachrichtigung der zu auditierenden Organisationseinheiten,
• Festlegung des voraussichtlichen Zeitpunkts und der Dauer der Audittätigkeiten,
• Festlegung der Anforderungen im Hinblick auf Vertraulichkeit,
• Verteiler für Auditbericht, geplantes Fertigstellungsdatum des Berichts,
• Umsetzung des Auditplans, Überwachung der Durchführung der Audits, Bewertung der Aufzeichnungen auf
  Vollständigkeit und Angemessenheit. Vorschläge zur Verbesserung des Auditplans,
• Wartung und Verbesserung des Auditplans