Grundsätze ordnungsgem Führung und Aufbewahrung (GoBD)

Question 1

Was umfasst eine ordnungsgemäße Archivierung?

Answer 1

1. ordnungsgemäße Umwandlung von Papierdokumenten (Scannen)
2. Einsatz ordnungsgemäßer Speichersysteme
3. ordnungsgemäße Wiedergabe der Dokumente
4. ordnungsgemäße Verfahrensdokumentation

Question 2

Wie muss Scannen erfolgen nach GoBD?

Answer 2

• braucht schriftliche Organisationsanweisung
• bzgl. wer das vornehmen darf
• zu welchem Zeitpunkt
• bildliche oder inhaltliche Übereistimmung mit Original
• wie erfolgt Qualitätskontrolle auf Vollständigkeit
• wie Protokollierung von Fehlern

Question 3

Wie muss ordnungsgem. Speichersystem nach GoBD aussehen?

Answer 3

• gesicherte Aufbewahrung
• jederzeit abrufbar

Question 4

Wie muss ordnungsgem. Wiedergabe nach GoBD erfolgen?

Answer 4

• dass ohne Weiteres Zugriff erfolgen kann
• wenn Dokumente bearbeitet werden muss, muss Original verwahrt und Bearbeitungsvorgang schriftlich festgehalten

Question 5

Wie muss ordnungsgem. Verfahrensdokumentation nach GoBD erfolgen?

Answer 5

• enthält Regeln für Verarbeitung (Entstehen, Indizierung, Verarbeitung, Speicherung, Wiederfinden, materielle Auswertbarkeit, Absicherung gegen Verlust und Verfälschung) GoBD 152
• muss nachgewiesen, dass Praxis auch Verfahren entspricht (insb. Versionen der Programme “Programmidentität” GoBD 154)