Deel 2 - Hoofdstuk 1: Organisaties en hun structuur

Question 1

Wat is een organisatie?

Answer 1

Een menselijke samenwerking die doelgericht en blijvend is.

Question 2

Wat zijn de vijf belangrijke kenmerken van een organisatie?

Answer 2

• menselijke factor: de mens is een belangrijke rol in een organisatie.
• samenwerkingsvorm: mensen worden in een organisatie beschouwd als een groep met gezamenlijke doelstellingen.
• doelgerichtheid: een organisatie is gericht op het bereiken van relatief specifieke doelstellingen.
• continuïteit: een organisatie is niet gericht op een eenmalige gebeurtenis, maar gaat om een blijvende samenwerkingsvorm.
• formalisatie: er is expliciet voor een welbepaalde structuur gekozen, er zijn “rollen” gedefinieerd.

Question 3

Wat zijn de drie kenmerken van formalisatie?

Answer 3

• machtsverdeling in lagen
• formele communicatie, regelgeving en methoden
• werkverdeling naar functie (bijv. productie-, inkoop- en verkoopspersoneel)

Question 4

Wat zijn de factoren die een organisatiestructuur beïnvloeden?

Answer 4

• Grootte van de organisatie
• Levensfase
• Strategie
• Organisatieomgeving (intern & extern)
• Gebruikte technologie

Question 5

Wat zijn de redenen voor het ontwerpen van een organisatiestructuur?

Answer 5

• instellen van lijnen van autoriteit en hiërarchie: dit moet voor iedereen duidelijk zijn, zodat er gedurende de uitvoering van activiteiten geen misverstand over kan bestaan
• bewerkstellingen van goede communicatie

Question 6

Leg “autoriteit” uit.

Answer 6

De autoriteit geeft aan wie het recht heeft om bepaalde orders te geven in een organisatie, hetgeen we ook wel macht of bevoegd gezag noemen.

Question 7

Leg “hiërarchie” uit.

Answer 7

De hiërarchie geeft aan hoe de verdeling van gezag of autorieit, maar ook van verantwoordelijkheid in een organisatie in verticale lagen is verdeeld.

Question 8

Welke type structuren zijn te herkennen in een organisatiestructuur?

Answer 8

• functiestructuur
• productgerichte structuur
• geografische structuur
• marktegerichte structuur

Question 9

Leg de “functiestructuur” uit.

Answer 9

Deze structuur beschrijft de verschillende functies in de organisatie.

Question 10

Wat is een functie?

Answer 10

Een groepering van verschillende taken.

Question 11

Wat is een taak?

Answer 11

De kleinste opsplitsbare eenheid van arbeid.

Question 12

Wat verstaan we onder bevoegdheid?

Answer 12

Het recht om beslissingen te nemen die voor het uitvoeren van een taak nodig zijn.

Question 13

Wat zijn de twee delen van een taak?

Answer 13

• Een taak is de bevoegdheid, maar ook de plicht, van iemand om een bepaalde activiteit uit te voeren.
• Bij de toewijzing van de taak hoort ook de verantwoordelijkheid voor de uitvoering van de taak.

Question 14

Wat verstaan we onder verantwoordelijkheid?

Answer 14

Enerzijds de verplichting om een taak naar beste kunnen uit te voeren en anderzijds de plicht om over de uitvoering van die taak te rapporteren.

Question 15

Wat past men toe om een functie goed te kunnen omschrijven?

Answer 15

Functieanalyse

Question 16

Wat zijn de vier hoofdthema’s van functieanalyse?

Answer 16

• arbeidsinhoud: de aard van het werk
• arbeidsomstandigheden: de omstandigheden waaronder het werk uitgevoerd moet worden
• arbeidsverhoudingen: de relatieve macht die men heeft, aan wie men verantwoording moet afleggen en hoe zwaar die verantwoording is, over de hoogte van de positie die men inneemt in het bedrijf
• arbeidsvoorwaarden: de primaire (salariëring), en secundaire (vb. wagen) arbeidsvoorwaarden

Question 17

Wat is een competentieprofiel?

Answer 17

Welke kennis, vaardigheden, attitudes,… moet iemand bezitten om die functie naar behoren te kunnen uitvoeren.

Question 18

Uit wat zijn afdelingen gecreëerd?

Answer 18

Groepering van overeenkomstige functies

Question 19

Leg de “productgerichte, geografische of marktgerichte” structuur uit.

Answer 19

In grotere organisaties worden de afdelingen soms gesplitst op basis van gebied, product of markt.

Question 20

Wat is de span-of-control?

Answer 20

Dit is de beperking van elke leidinggevende over het aantal medewerkers hij kan aansturen.

Question 21

Wat beïnvloed de omvang van de span-of-control?

Answer 21

• capaciteit van de leider
• capaciteit van de medewerkers
• moeilijkheidsgraad van de taken
• beschikbare hulpmiddelen
• gekozen organisatiestructuur
• complexiteit van de omgevingsfactoren van de organisatie

Question 22

Tussen hoeveel personen ligt algemeen de span-of-control?

Answer 22

5 - 15 personen

Question 23

Verklaar het organigram.

Answer 23

Question 24

Door welke motieven kan men zich laten leiden bij het bepalen van de arbeidsverdeling en organisatiestructuur?

Answer 24

• bestuursmotief
• kostenmotief
• gedragskundig motief
• maatschappelijk motief

Question 25

Verklaar het bestuursmotief.

Answer 25

Bij de keuze voor een bepaalde arbeidsverdeling moet men ervoor zorgen dat de organisatie bestuurbaar blijft.

Daarnaast moet toezicht op de uitvoering van taken in een organisatie mogelijk zijn.

Question 26

Verklaar het kostenmotief.

Answer 26

Bij de keuze voor een bepaalde arbeidsverdeling moet men tevens in de gaten houden dat de gekozen organisatiewijze wel betaalbaar moet blijven.

De arbeidsverdeling moet efficiënt werken mogelijk maken.

Question 27

Verklaar het gedragskundig motief.

Answer 27

De taken moeten de werknemer de mogelijkheid tot ontplooiing bieden en mogen niet te eentonig zijn.

De taken moeten de uitvoerder tevens enige verantwoordelijkheid en beslissingsbevoegdheid geven.

Question 28

Verklaar het maatschappelijk motief.

Answer 28

Bij de keuze voor een bepaalde taakverdeling moet men rekening houden met maatschappelijke eisen (normen, waarden en wetten).

Question 29

Welke drie organisatievormen kunnen we erkennen?

Answer 29

• Lijnstructuur
• Stafstructuur
• Lijn-stafstructuur

Question 30

Leg de lijnstructuur uit.

Answer 30

Iedere medewerker heeft één directe baas.

Het is een zeer hiërarchische organisatievorm waarbij je leiding krijgt van het niveau boven jou en je leiding geeft aan het niveau onder jou.

Elk niveau heeft zijn eigen taken en verantwoordelijkheden.

De informatiestroom in deze structuur verloopt vertical: opdrachten lpen van boven naar beneden, informatie over het werk loopt van beneden naar boven.

In een lijnorganisatie is er een keten van bevel en het principe van de scalaire keten.

Question 31

Wat zijn de voordelen van een lijnorganisatie?

Answer 31

• iedereen weet waar hij aan toe is door de eenheid van leiding en bevel. Er kan geen tegenstrijdigheid zijn in de opdrachten die worden gegeven
• de eenvoudige lijnstructuur is simpel en doorzichtig
• het toezicht is eenvoudig
• er kan een snelle besluitvorming op afdelingsniveau plaatsvinden

Question 32

Wat zijn de nadelen van een lijnorganisatie?

Answer 32

• de coördinatie tussen afdelingen kan alleen plaatsvinden via een leidinggevende die beide afdelingen onder zijn hoede heeft
• indien het aantal lagen stijgt, vertraagt dit de communicatie aanzienlijk omdat alle communicatie via de leidinggevenden moet lopen
• als in de lijn iemand onvoldoende capaciteiten heeft, dan verstoort dit de werking van de hele lijn
• inzetten van specialisten is moeilijker, want hun besluitvaardigheid is eerder beperkt (tenzij ze bovenaan staan, wat ook niet ideaal is).

Question 33

Verklaar de depth-of-control.

Answer 33

Het aantal lagen in de organisatie noemt men de depth-of-control.

Dit geeft aan hoeveel lagen (in)directe ondergeschikten de directeur heeft.

Hoe minder lagen, hoe vlakker men de organisatie noemt.

Question 34

Verklaar de keten van bevel.

Answer 34

Elke positie in de organisatie is via een keten van bevelvoerders verbonden met de top van de organisatie.

Question 35

Verklaar het principe van de scalaire keten.

Answer 35

Dit principe geeft aan dat informatie of bevelen die van boven naar beneden gaan, over alle tussenliggende schakels van de keten gaan.

Het mag niet zo zijn, dat schakels of organisatielagen gepasseerd worden.

Question 36

Leg de stafstructuur uit.

Answer 36

In de stafstructuur wordt - vanuit de functionele structuur - een leidinggevende aangesteld voor elk specialisme.

Leidinggevenden met elk hun eigen specialisme geven dus samen opdrachten aan alle medewerkers.

Question 37

Wat zijn de voordelen van de staforganisatie?

Answer 37

• Specialisten worden goed ingezet, hun aanwezige competenties worden goed benut.
• Er zal niet zozeer gekozen worden voor “zwakkere” directeurs.

Question 38

Wat zijn de nadelen van de staforganisatie?

Answer 38

• De beleidslijnen en de aansturing ervan geeft onduidelijkheid
• Geen duidelijkheid over leiding
• Ontstaan van coördinatieproblemen
• Trage besluitvorming: de verschillende directeurs moeten vaak overleggen.

Question 39

Leg de lijn-stafstructuur uit.

Answer 39

Om de manager uit de lijnstructuur te ontlasten en bovendien van expertise te voorzien die hij mist, kan men hem ondersteunen door staffunctionarissen.

We krijgen dan een lijnorganisatie, waarbij het management wordt ondersteund door stafafdelingen of staffunctionarissen.

De staffunctionarissen moeten de lijnmanagers van advies voorzien over zaken binnen hun expertisegebied.

De beslissingen worden echter genomen door de lijnmanager, die verantwoordelijk is voor de beslissing.

De staffunctionaris zit altijd redelijk hoog in de hiërarchie. Hij moet immers diegene informeren en adviseren die de beslissingen moeten nemen.

In de meeste organisatie is er een lijn-stafstructuur.

Een voorbeeld van een stafafdeling is de “personeelszaken”.

Question 40

Wat zijn de voordelen van een lijn-staforganisatie?

Answer 40

• de lijnmanager krijgt meer tijd om zich op de leiding van de organisatie te concentreren
• voor allerlei ‘bijzaken’ buiten zijn kennisgebied kan de lijnmanager vertrouwen op de expertise van de staffunctionarissen. Als de lijnmanager de toegevoegde waarde van de expertise van de staf goed gebruikt, kan hij betere beslissingen nemen
• het principe van eenheid van bevel blijft, evenals bij de lijnorganisatie, gewaarborgd. Er zijn consequente beleids- en aansturingslijnen.

Question 41

Wat zijn de nadelen van een lijn-stafstructuur?

Answer 41

• het feit dat de stafafdeling extra geld kost
• de besluitvorming duurt iets langer, gezien het advies wordt ingewonnen bij de staffunctionaris
• de staf zelf is niet verantwoordelijk voor de door de lijnmanager genomen beslissingen. Als de adviezen te vaak worden genegeerd, treedt ontevredenheid op bij de staf.
• bovendien bestaat er een spanningsveld tussen de praktijkgerichtheid van de lijnmanager en de theoretische oriëntatie van de staffunctionarissen.

Question 42

Verklaar de informele organisatie.

Answer 42

De informele organisatie betreft de informele structuur van zelfgezochte sociale verbanden in een organisatie.

Question 43

Wat is het voordeel van een informele organisatie?

Answer 43

De informele weg is vaak korter dan de formele weg. Dit maakt de organisatie sneller en dus efficiënter en effectiever.