arquivologia Flashcards
o que é informação?
conjunto orgânico de dados inscritos em um determinado suporte
ideia contida em um suporte
o que é documento?
unidade de informação registrada em um suporte físico ou digital que é criada, recebida ou mantida por uma organização ou indivíduo como parte de seu cotidiano
o que é arquivo administrativo?
atividades-meio
o que é arquivo técnico?
atividades-fim
o que são arquivos correntes?
aqueles de uso frequente, que estão sendo resolvidos e que possuem valor primário
quais as atividades dos arquivos correntes?
protocolo, expedição, arquivamento, empréstimo/consulta e destinação
quais os valores dos arquivos correntes?
valor administrativo, fiscal, jurídico
como deve ser o acesso à arquivos correntes?
fácil
Os arquivos setoriais cumprem as funções de _________ de um setor de trabalho ou de vários setores.
arquivo corrente
o que são arquivos intermediários?
já foram resolvidos, ainda podem ser questionados e aguardam eliminação ou recolhimento
o arquivo intermediário é subordinado?
sim, ao arquivo permanente
para que são usados os símbolos/notações nos arquivos permanentes?
apenas para a localização no momento de atender consultas
os documentos transferidos aos arquivos intermediários conversam a classificação dada a eles pelos arquivos correntes?
sim
o que são arquivos permanentes?
já prescreveram, mas são guardados por ser valor histórico, cultural, probatório
quais as atividades dos arquivos intermediários?
- arranjo (forma de organizá-lo)
- descrição e publicação
- conservação
- referência
qual a finalidade da tabela de temporalidade?
estabelecer prazo de guarda e dispor sobre a destinação final
o arquivo permanente é de uso restrito?
não, ele é aberto ao público e sua guarda é definitiva (não retorna mais)
o que é um arquivo?
consistem em documentos, registros e informações que são produzidos, recebidos e mantidos por um indivíduo ou organização no curso de suas atividades
o que é a gestão documental?
é a responsável por administrar documentos em todas as fases do ciclo de vida
o que é o princípio da proveniência?
deixar docs de uma instituição agrupados
um fundo fechado pode ser reaberto?
sim
o que é um fundo?
conjunto de docs de uma mesma proveniência
qual a diferença entre proveniência e ordem original?
proveniência: arranjo externo
ordem original: arranjo interno
o que é a organicidade?
estabelece que as relações administrativas se espelham nos conjuntos documentais.
o que é o princípio da cumulatividade/naturalidade?
o arquivo é uma formação progressiva, natural e orgânica
modo como os documentos se acumulam no curso das transações, diferenciando-se, assim, das coleções reunidas de forma artificial e arbitrária.
o que é o princípio da integridade?
fundos devem ser preservados sem dispersão a fim de preservar seus valores de prova e informação
qual é a primeira divisão do fundo?
grupo ou seção
o que é o princípio da pertinência?
agrupar por assunto ou tema sem levar em conta a proveniência ou classificação original
o que é o princípio da territorialidade?
permanecer o mais perto possível do território/local que foram criados
o que é o princípio da autenticidade?
preservação da integridade e veracidade dos docs ao longo do tempo
e eles representam fielmente a realidade que retratam
o que é transferência?
corrente —> intermediário
o que é recolhimento?
intermediário —-> permanente
corrente —-> permanente
o que é arquivamento?
- a ação tomada quando cessada a tramitação, visando a guarda do documento
- é uma operação física de acondicionamento e armazenamento
quais os métodos de arquivamento padronizado?
variadex
automático
soundex (nomes que soam iguais)
quais os sistemas diretos de arquivamento?
geográfico e alfabético
quais os sistemas indiretos?
ideográfico e numérico
qual o sistema semi-indireto de arquivamento?
alfanumérico
quais as etapas de arquivamento?
inspeção (ter certeza que veio certo)
estudo
classificação (escolha do método)
codificação
ordenação
guarda
assim que receber um arquivo você…
COA:
- classificação - intelectual (averiguar código)
- ordenação - intelectual (reunir)
- arquivamento - física(acondicionamento e armazenamento) (após cessada a tramitação)
quais as classificações de arquivo?
- quanto à entidade mantenedora
- quanto à abrangência
- quanto à natureza dos docs
- quanto ao estágio de evolução
quais as classificações quanto à entidade mantenedora?
- público
- institucional (igrejas etc)
- comercial (empresas)
- familiar/pessoal
quais as classificações quanto à abrangência?
- centralizados
- descentralizados
quais as classificações quanto à natureza dos documentos?
especial (disquete) - suporte
especializado (médico) - é o arquivo técnico
quais as classificações quanto à natureza do assunto dos documentos?
ostensivos (abertos) ou sigilosos
quais as classificações de documento? descreva-as
- suporte: base física dos documentos
- forma: rascunho, minuta…
- formato: configuração física (caderno)
- gênero: signos utilizados (escrito)
- espécie: (certidão)
- tipo/tipologia: atividade + espécie (certidão de nascimento)
- natureza do assunto: ostensivo/sigiloso
quais os tipos de documentos públicos?
- funcional (funções)
- organizacional (de acordo com a estrutura)
- por assunto
quais as fases do processo de documentação?
- recolhimento
- leitura
- classificação
o que são arquivos confidenciais?
embora não requeiram alto grau de segurança, seu conhecimento por pessoa não autorizada pode ser prejudicial
o que é o plano de classificação?
distribui docs em classes, do geral para os particulares
tipos: funcional, organizacional e temático
quais as atividades do setor de protocolo?
-recebimento
-registro: identifica metadados
-autuação
-classificação: separa (de acordo com usuário externo)
-expedição/distribuição
—destinatário externo: expedição
—destinatário interno: distribuição
-controle/movimentação
como o protocolo pode se apresentar geograficamente?
centralizado: geral
descentralizado: setorial
o que o setor de protocolo faz com docs sigilosos?
separa e encaminha
o que é a CPAD?
comissão permanente de avaliação de docs - estabelece critérios e diretrizes
quais as atividades da preservação?
conservação, armazenamento e restauração
quais são os fatores que dificultam a preservação? FQB
- físicos (umidade, temperatura, luminosidade)
- químicos (poeira, sujeira, fumaça)
- biológicos (baratas, fungos, bactérias e ser humano)
quais os cuidados do dia a dia com os docs, a fim de preservá-los?
- evitar dobrar
- lavar as mãos antes
- evitar amarrar
- evitar perfurar
qual a diferença entre acondicionamento e armazenamento?
- acondicionamento: embalagem
- armazenamento: local ou mobília
o que é a conservação?
características fisioquímicas do ambiente e dos docs e estender a vida útil
quais as operações de conservação?
desinfestação, limpeza, alisamento e restauração
o que faz a desinfestação?
combate aos insetos
+ eficiente: fumigação
o que faz a limpeza?
pano macio
escova
aspirador de pó
***** espanador não é adequado - espalha
o que faz o alisamento?
coloca em bandejas de aço
passa por umidificação alta
passados a ferro folha por folha, em máquinas elétricas
o que faz a restauração?
aumenta a resistência do papel ao envelhecimento natural e às agressões externa (depois de já ter sido danificado)
material usado deve ser de baixo custo e fácil aquisição
o que é a restauração com tecido?
folhas de tecido muito fino com amido
amido aumenta a chance de insetos e fungos
reduz legibilidade e flexibilidade
o que é a restauração com silking?
tecido de grande durabilidade e adesivo a base de amido
afeta a qualidade permanente
difícil execução e alto custo
o que é a restauração com laminação?
- envolve o doc com uma folha de papel de seda e outra de acetato de celulose e coloca na prensa hidraúlica
- torna imune à fungos e pragas
- dispensa adesivo
o que é a restauração com encapsulação?
película de poliéster e fita adesiva de duplo revestimento
quem detém o Arquivo Nacional?
o Poder Executivo Federal
quem possui arquivo federais?
leg
jud
exec
min relações exteriores
min exército
min marinha
min aeronaútica
docs permanentes são…
inalienáveis e imprescritíveis
o Arquivo Nacional pode criar unidades regionais?
sim
qual a responsabilidade de quem desfigura ou destrói docs?
se forem de valor permanente ou considerados de interesse público e social - resp penal, civil e administrativa
o que é a microfilmagem?
um método de gerenciar e armazenar informações através da captação de imagens dos documentos em formato analógico, por um processo fotográfico.
o que é o desentranhamento?
a retirada de folhas ou documentos do processo de forma definitiva, mediante justificativa, que ocorrerá quando houver interesse do órgão ou entidade ou a pedido do interessado.
o que é a tramitação?
o curso do documento pelos vários setores para que se possa decidir o assunto que está sendo tratado.
passam por consecutivas etapas até chegarem ao cumprimento de sua função administrativa
o que é a confiabilidade?
deve-se assegurar que os documentos arquivísticos sejam produzidos no momento em que ocorre a ação ou imediatamente após, por pessoas diretamente envolvidas na condução das atividades e devidamente autorizadas.
tem a capacidade de sustentar os fatos que atesta.
o que é o princípio da acessibilidade?
deve-se garantir a transmissão de documentos para outros sistemas sem perda de informação e de funcionalidade
Um documento arquivístico acessível é aquele que pode ser localizado, recuperado, apresentado e interpretado.
quais as fases da gestão de documentos?
Produção de Documentos, Utilização de Documentos, Avaliação e Destinação de Documentos
o que é anexação?
É a juntada de antecedentes
o que é um documento antecedente?
É o documento que se junta a outro por se tratar do mesmo assunto e da mesma pessoa.
o que é um documento precedente?
documento que se junta a outro por tratar do mesmo assunto, mas de pessoas diferentes.
o que é a desclassificação?
ato por meio do qual a autoridade competente libera para a consulta os documentos anteriormente classificados com sigilosos
distribuição das atividades de arquivo corrente
Protocolo (recebimento e classificação, registro e movimentação)
Expedição
Arquivamento - o arquivo propriamente dito
Empréstimo e consulta
Destinação
descentralização é aplicável apenas à…
fase corrente dos arquivos.
Os arquivos privados identificados como de interesse público e social poderão ser depositados …
a título revogável, ou doados a instituições arquivísticas públicas.
Após expedição, cópias de documentos devem
ser arquivadas.
A organização setorial somente existe na…
fase corrente.
arquivo em depósito
consiste no conjunto de documentos colocados sob a guarda de um arquivo permanente, os quais pertencem a seu acervo.
biblioteca
é o material, em sua maioria impresso, e não produzido pela instituição, dispostos de forma ordenada para estudos, pesquisas e consultas.
A classificação ________ é dada aos assuntos que não devem ser do conhecimento do público em geral.
reservada
A classificação de um documento como ____________ é dada ao assunto que, embora não requeira alto grau de segurança, trata de tema cujo conhecimento por pessoa não autorizada pode ser prejudicial a um indivíduo ou criar embaraços administrativos.
confidencial
A classificação ______ é dado aos assuntos que requeiram alto grau de segurança e cujo teor ou características podem ser do conhecimento de pessoas que, sem estarem intimamente ligadas ao estudo ou manuseio, sejam autorizadas a deles tomar conhecimento, funcionalmente.
secreto
O método alfabético pode ser subdividido em
específico, geográfico, mnemônico e Variadex.
O método Variadex consiste em
dar cores a um grupo de letras para buscar a informação do material de arquivo.
O método mnemônico consiste em
combinar apenas, letras do alfabeto, como forma de auxiliar a memória, para quando for necessário, recuperar informações junto aos documentos de arquivo.
O método alfanumérico decimal consiste em
utilizar a combinação de letras e números e tem por eixo um plano prévio de distribuição dos documentos em dez grandes classes.
Define-se documento como o registro de uma informação que
independe da natureza do suporte que a contém.
graus de sigilo
secreto, ultrassecreto e reservado
arquivos públicos
são os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exercício de suas atividades, por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias.
imparcialidade
é a característica segundo a qual os registros documentais são inerentemente verdadeiros, mas isso não quer dizer que as pessoas que intervêm em sua criação são livres de preconceitos
A confiabilidade de um documento arquivístico está relacionada à sua …
acurácia, fidedignidade e autenticidade.
acurácia
refere-se à correção, precisão e veracidade do conteúdo do documento.
autenticidade
está relacionada à aceitação de que o documento é o registro genuíno do fato e que não foi alterado ou corrompido desde a sua produção. A análise da identidade e integridade do documento também é uma característica da autenticidade.
fidedignidade
relacionada à capacidade do documento de ser uma boa representação dos fatos que registra.
