arquivologia Flashcards
1
Q
o que é informação?
A
conjunto orgânico de dados inscritos em um determinado suporte
ideia contida em um suporte
2
Q
o que é documento?
A
unidade de informação registrada em um suporte físico ou digital que é criada, recebida ou mantida por uma organização ou indivíduo como parte de seu cotidiano
3
Q
o que é arquivo administrativo?
A
atividades-meio
4
Q
o que é arquivo técnico?
A
atividades-fim
5
Q
o que são arquivos correntes?
A
aqueles de uso frequente, que estão sendo resolvidos e que possuem valor primário
6
Q
quais as atividades dos arquivos correntes?
A
protocolo, expedição, arquivamento, empréstimo/consulta e destinação
7
Q
quais os valores dos arquivos correntes?
A
valor administrativo, fiscal, jurídico
8
Q
como deve ser o acesso à arquivos correntes?
A
fácil
9
Q
Os arquivos setoriais cumprem as funções de _________ de um setor de trabalho ou de vários setores.
A
arquivo corrente
10
Q
o que são arquivos intermediários?
A
já foram resolvidos, ainda podem ser questionados e aguardam eliminação ou recolhimento
11
Q
o arquivo intermediário é subordinado?
A
sim, ao arquivo permanente
12
Q
para que são usados os símbolos/notações nos arquivos permanentes?
A
apenas para a localização no momento de atender consultas
13
Q
os documentos transferidos aos arquivos intermediários conversam a classificação dada a eles pelos arquivos correntes?
A
sim
14
Q
o que são arquivos permanentes?
A
já prescreveram, mas são guardados por ser valor histórico, cultural, probatório
15
Q
quais as atividades dos arquivos intermediários?
A
- arranjo (forma de organizá-lo)
- descrição e publicação
- conservação
- referência
16
Q
qual a finalidade da tabela de temporalidade?
A
estabelecer prazo de guarda e dispor sobre a destinação final
17
Q
o arquivo permanente é de uso restrito?
A
não, ele é aberto ao público e sua guarda é definitiva (não retorna mais)
18
Q
o que é um arquivo?
A
consistem em documentos, registros e informações que são produzidos, recebidos e mantidos por um indivíduo ou organização no curso de suas atividades
19
Q
o que é a gestão documental?
A
é a responsável por administrar documentos em todas as fases do ciclo de vida
20
Q
o que é o princípio da proveniência?
A
deixar docs de uma instituição agrupados
21
Q
um fundo fechado pode ser reaberto?
A
sim
22
Q
o que é um fundo?
A
conjunto de docs de uma mesma proveniência
23
Q
qual a diferença entre proveniência e ordem original?
A
proveniência: arranjo externo
ordem original: arranjo interno
24
Q
o que é a organicidade?
A
estabelece que as relações administrativas se espelham nos conjuntos documentais.
25
o que é o princípio da cumulatividade/naturalidade?
o arquivo é uma formação progressiva, natural e orgânica
modo como os documentos se acumulam no curso das transações, diferenciando-se, assim, das coleções reunidas de forma artificial e arbitrária.
26
o que é o princípio da integridade?
fundos devem ser preservados sem dispersão a fim de preservar seus valores de prova e informação
27
qual é a primeira divisão do fundo?
grupo ou seção
28
o que é o princípio da pertinência?
agrupar por assunto ou tema sem levar em conta a proveniência ou classificação original
29
o que é o princípio da territorialidade?
permanecer o mais perto possível do território/local que foram criados
30
o que é o princípio da autenticidade?
preservação da integridade e veracidade dos docs ao longo do tempo
e eles representam fielmente a realidade que retratam
31
o que é transferência?
corrente —> intermediário
32
o que é recolhimento?
intermediário —-> permanente
corrente —-> permanente
33
o que é arquivamento?
- a ação tomada quando cessada a tramitação, visando a guarda do documento
- é uma operação física de acondicionamento e armazenamento
34
quais os métodos de arquivamento padronizado?
variadex
automático
soundex (nomes que soam iguais)
35
quais os sistemas diretos de arquivamento?
geográfico e alfabético
36
quais os sistemas indiretos?
ideográfico e numérico
37
qual o sistema semi-indireto de arquivamento?
alfanumérico
38
quais as etapas de arquivamento?
inspeção (ter certeza que veio certo)
estudo
classificação (escolha do método)
codificação
ordenação
guarda
39
assim que receber um arquivo você...
COA:
- classificação - *intelectual* (averiguar código)
- ordenação - *intelectual* (reunir)
- arquivamento - *física*(acondicionamento e armazenamento) (após cessada a tramitação)
40
quais as classificações de arquivo?
- quanto à entidade mantenedora
- quanto à abrangência
- quanto à natureza dos docs
- quanto ao estágio de evolução
41
quais as classificações quanto à entidade mantenedora?
- público
- institucional (igrejas etc)
- comercial (empresas)
- familiar/pessoal
42
quais as classificações quanto à abrangência?
- centralizados
- descentralizados
43
quais as classificações quanto à natureza dos documentos?
especial (disquete) - suporte
especializado (médico) - é o arquivo técnico
44
quais as classificações quanto à natureza do assunto dos documentos?
ostensivos (abertos) ou sigilosos
45
quais as classificações de documento? descreva-as
- suporte: base física dos documentos
- forma: rascunho, minuta...
- formato: configuração física (caderno)
- gênero: signos utilizados (escrito)
- espécie: (certidão)
- tipo/tipologia: atividade + espécie (certidão de nascimento)
- natureza do assunto: ostensivo/sigiloso
46
quais os tipos de documentos públicos?
- funcional (funções)
- organizacional (de acordo com a estrutura)
- por assunto
47
quais as fases do processo de documentação?
- recolhimento
- leitura
- classificação
48
o que são arquivos confidenciais?
embora não requeiram alto grau de segurança, seu conhecimento por pessoa não autorizada pode ser prejudicial
49
o que é o plano de classificação?
distribui docs em classes, do geral para os particulares
tipos: funcional, organizacional e temático
50
quais as atividades do setor de protocolo?
-recebimento
-registro: identifica metadados
-autuação
-classificação: separa (de acordo com usuário externo)
-expedição/distribuição
---destinatário externo: expedição
---destinatário interno: distribuição
-controle/movimentação
51
como o protocolo pode se apresentar geograficamente?
centralizado: geral
descentralizado: setorial
52
o que o setor de protocolo faz com docs sigilosos?
separa e encaminha
53
o que é a CPAD?
comissão permanente de avaliação de docs - estabelece critérios e diretrizes
54
quais as atividades da preservação?
conservação, armazenamento e restauração
55
quais são os fatores que dificultam a preservação? FQB
- físicos (umidade, temperatura, luminosidade)
- químicos (poeira, sujeira, fumaça)
- biológicos (baratas, fungos, bactérias e ser humano)
56
quais os cuidados do dia a dia com os docs, a fim de preservá-los?
- evitar dobrar
- lavar as mãos antes
- evitar amarrar
- evitar perfurar
57
qual a diferença entre acondicionamento e armazenamento?
- acondicionamento: embalagem
- armazenamento: local ou mobília
58
o que é a conservação?
características fisioquímicas do ambiente e dos docs e estender a vida útil
59
quais as operações de conservação?
desinfestação, limpeza, alisamento e restauração
60
o que faz a desinfestação?
combate aos insetos
+ eficiente: fumigação
61
o que faz a limpeza?
pano macio
escova
aspirador de pó
***** espanador não é adequado - espalha
62
o que faz o alisamento?
coloca em bandejas de aço
passa por umidificação alta
passados a ferro folha por folha, em máquinas elétricas
63
o que faz a restauração?
aumenta a resistência do papel ao envelhecimento natural e às agressões externa (depois de já ter sido danificado)
material usado deve ser de baixo custo e fácil aquisição
64
o que é a restauração com tecido?
folhas de tecido muito fino com amido
amido aumenta a chance de insetos e fungos
reduz legibilidade e flexibilidade
65
o que é a restauração com silking?
tecido de grande durabilidade e adesivo a base de amido
afeta a qualidade permanente
difícil execução e alto custo
66
o que é a restauração com laminação?
- envolve o doc com uma folha de papel de seda e outra de acetato de celulose e coloca na prensa hidraúlica
- torna imune à fungos e pragas
- dispensa adesivo
67
o que é a restauração com encapsulação?
película de poliéster e fita adesiva de duplo revestimento
68
quem detém o Arquivo Nacional?
o Poder Executivo Federal
69
quem possui arquivo federais?
leg
jud
exec
min relações exteriores
min exército
min marinha
min aeronaútica
70
docs permanentes são...
inalienáveis e imprescritíveis
71
o Arquivo Nacional pode criar unidades regionais?
sim
72
qual a responsabilidade de quem desfigura ou destrói docs?
se forem de valor permanente ou considerados de interesse público e social - resp penal, civil e administrativa
73
o que é a microfilmagem?
um método de gerenciar e armazenar informações através da captação de imagens dos documentos em formato analógico, por um processo fotográfico.
74
o que é o desentranhamento?
a retirada de folhas ou documentos do processo de forma definitiva, mediante justificativa, que ocorrerá quando houver interesse do órgão ou entidade ou a pedido do interessado.
75
o que é a tramitação?
o curso do documento pelos vários setores para que se possa decidir o assunto que está sendo tratado.
passam por consecutivas etapas até chegarem ao cumprimento de sua função administrativa
76
o que é a confiabilidade?
deve-se assegurar que os documentos arquivísticos sejam produzidos no momento em que ocorre a ação ou imediatamente após, por pessoas diretamente envolvidas na condução das atividades e devidamente autorizadas.
tem a capacidade de sustentar os fatos que atesta.
77
o que é o princípio da acessibilidade?
deve-se garantir a transmissão de documentos para outros sistemas sem perda de informação e de funcionalidade
Um documento arquivístico acessível é aquele que pode ser localizado, recuperado, apresentado e interpretado.
78
quais as fases da gestão de documentos?
Produção de Documentos, Utilização de Documentos, Avaliação e Destinação de Documentos
79
o que é anexação?
É a juntada de antecedentes
80
o que é um documento antecedente?
É o documento que se junta a outro por se tratar do mesmo assunto e da mesma pessoa.
81
o que é um documento precedente?
documento que se junta a outro por tratar do mesmo assunto, mas de pessoas diferentes.
82
o que é a desclassificação?
ato por meio do qual a autoridade competente libera para a consulta os documentos anteriormente classificados com sigilosos
83
distribuição das atividades de arquivo corrente
Protocolo (recebimento e classificação, registro e movimentação)
Expedição
Arquivamento - o arquivo propriamente dito
Empréstimo e consulta
Destinação
84
descentralização é aplicável apenas à...
fase corrente dos arquivos.
85
Os arquivos privados identificados como de interesse público e social poderão ser depositados ...
a título revogável, ou doados a instituições arquivísticas públicas.
86
Após expedição, cópias de documentos devem
ser arquivadas.
87
A organização setorial somente existe na...
fase corrente.
88
arquivo em depósito
consiste no conjunto de documentos colocados sob a guarda de um arquivo permanente, os quais pertencem a seu acervo.
89
biblioteca
é o material, em sua maioria impresso, e não produzido pela instituição, dispostos de forma ordenada para estudos, pesquisas e consultas.
90
A classificação ________ é dada aos assuntos que não devem ser do conhecimento do público em geral.
reservada
91
A classificação de um documento como ____________ é dada ao assunto que, embora não requeira alto grau de segurança, trata de tema cujo conhecimento por pessoa não autorizada pode ser prejudicial a um indivíduo ou criar embaraços administrativos.
confidencial
92
A classificação ______ é dado aos assuntos que requeiram alto grau de segurança e cujo teor ou características podem ser do conhecimento de pessoas que, sem estarem intimamente ligadas ao estudo ou manuseio, sejam autorizadas a deles tomar conhecimento, funcionalmente.
secreto
93
O método alfabético pode ser subdividido em
específico, geográfico, mnemônico e Variadex.
94
O método Variadex consiste em
dar cores a um grupo de letras para buscar a informação do material de arquivo.
95
O método mnemônico consiste em
combinar apenas, letras do alfabeto, como forma de auxiliar a memória, para quando for necessário, recuperar informações junto aos documentos de arquivo.
96
O método alfanumérico decimal consiste em
utilizar a combinação de letras e números e tem por eixo um plano prévio de distribuição dos documentos em dez grandes classes.
97
Define-se documento como o registro de uma informação que
independe da natureza do suporte que a contém.
98
graus de sigilo
secreto, ultrassecreto e reservado
99
arquivos públicos
são os conjuntos de documentos produzidos e recebidos, no exercício de suas atividades, por órgãos públicos de âmbito federal, estadual, do Distrito Federal e municipal em decorrência de suas funções administrativas, legislativas e judiciárias.
100
imparcialidade
é a característica segundo a qual os registros documentais são inerentemente verdadeiros, mas isso não quer dizer que as pessoas que intervêm em sua criação são livres de preconceitos
101
A confiabilidade de um documento arquivístico está relacionada à sua ...
acurácia, fidedignidade e autenticidade.
102
acurácia
refere-se à correção, precisão e veracidade do conteúdo do documento.
103
autenticidade
está relacionada à aceitação de que o documento é o registro genuíno do fato e que não foi alterado ou corrompido desde a sua produção. A análise da identidade e integridade do documento também é uma característica da autenticidade.
104
fidedignidade
relacionada à capacidade do documento de ser uma boa representação dos fatos que registra.
105
