4.4 – La tenue des dossiers

Question 1

Est-ce que ing est obliger tenir des dossier?

Answer 1

oui, Reglement sur la tenue des dossiers et des cabinets de consultation des ingenieurs,

Question 2

Quels type de doc au job?

Answer 2

Un registre de mandats;
* Un dossier general du projet;
* Un dossier technique du projet;

ou si pas possible
* Une reference au contrat ou au projet; * Une description du travail effectue;
* Un dossier technique du projet;
* Une copie des etudes, rapports et autres documents prepares par lui-meme et pertinents a son travail.

Question 3

Sanctions?

Answer 3

Oui possible obligation client a accès

Question 4

Gestion electronique ou Gestion integree?

Answer 4

integee électronique et papier

Question 5

4 volet GID

Answer 5

1. Acquisition 2. Classement 3. Stockage 4. Diffusion (confidentiel, pas courriel, assure authentification)

Question 6

comment garder intégrité numérique?

Answer 6

signature numerique de l’Ordre, Signer numeriquement sesdocuments en version PDF/A

Question 7

Pourquoi numériser?

Answer 7

substitution ou consultation

Question 8

Requis numérisation?

Answer 8

• Le processus administratif de transfert peut etre pris en charge par
  l’employeur. II peut etre execute par toute personne formee acette tache.
• Le processus de transfert doit, a tout moment, preserver la confidentialite du document ou document technologique d’ingenierie, qu’il soit authentifie ou non.
• Le processus de transfert n’exige pas qu’un ingenieur ayant deja authentifie un document d’ingenierie sur support papier authentifie de nouveau de quelque fa~on que ce soit, le document d’ingenierie resultant du transfert. C’est le processus de transfert qui doit preserver l’integrite du document. (assurer durée de vie, conservee dans un lieu distinct ou dans un coffre-fort al’epreuve du feu et de l’eau.)

Question 9

Responsabilité ing?

Answer 9

s’assurer qu’il existe une politique de numerisation de dossiers et de destruction de documents decrivant les regles specif1ques arespecter, ou
□ engager une f1rme specialisee dans la numerisation et l’archivage.

Question 10

3 volet classement?

Answer 10

a) Nommage des documents (version, AAAAMMJJ;
b) Etablissement des metadonnees (propriété et recherche facile; Bien refleter le contenu du document; Etre univoques; Etre ecrites au singulier, courtes et concises)
c) Structure des repertoires.(spécifique)

Question 11

When client retire doc, faut avoir note signé client ou ing avec nature et date retraite de dossier

Question 12

Critère support stockage

Answer 12

• Etre adapte au volume des documents;
• Etre adapte ala frequence de consultation;
• Etre adapte a!’importance des donnees; et
• Permettre un acces rapide.

Question 13

Éléments stockage des documents

Answer 13

a) Support de stockage
b) Organisation du stockage
c) Duree de conservation
d} Lieu de stockage (courte terme sécurisé accès limite)

Question 14

Précaution d’ingenierie authentif1e sans la signature numerique de l’Ordre.

Answer 14

Transmettre le document technologique d’ingenierie accompagne d’une lettre signee par l’ingenieur et contenant les mises en garde pertinentes .
* Transcrire ces mises en garde dans le document technologique d’ingenierie.
* Consigner au dossier general une copie de ces informations ainsi que de la lettre.

Question 15

Pq destruction?

Answer 15

!’elimination de documents devenus inutiles (elagage) en cours ou en
fin de projet;
* la numerisation;
* !’expiration de la duree prescrite
de conservation.

Question 16

Quoi déterminer avant destruction

Answer 16

politque et tenue de registre

Question 17

durée minimum de garde?

Answer 17

10 ans (fin de travaux ou dernier service)

Question 18

Combien jours trouvé cessionnaire en cas définitive?

Answer 18

21 jours (par choix)

Question 19

Combien jours trouvé gardien provisoire en cas partielle?

Answer 19

15 jours (autres)

Question 20

Éléments registre de temps?

Answer 20

i. La date de !’entente intervenue entre lui et son client relativement ases
services professionnels;
ii. Le nom du client, son adresse et son numero de telephone;
iii. Une description sommaire du mandat;
iv. La designation du projet, le cas echeant;
v. L’inscription du temps utilise par l’ingenieur et sesemployes ala realisation
d’un projet ainsi que la copie de toutes notes d’honoraires et de paiement;