Tradecraft GSO: procurement Dialog 02 Blanket Purchase Agreement Set Up Flashcards
Pejabat General Service (GSO): Selamat pagi, nama saya Daniel dan saya menelepon dari kedutaan A.S. Saya ingin berbicara dengan seseorang tentang membuat kesepakatan bisnis antara kedutaan A.S. dan perusahaan Anda. Apakah ada seseorang yang bisa saya ajak bicara tentang hal ini?
General Services Officer (GSO): Good morning, my name is Daniel and I am calling from the U.S. embassy. I would like to talk to someone about establishing an agreement between the U.S. embassy and your business. Is there someone I can speak with about this?
Manajer Toko Perangkat Keras (HDW): Tentu, ini Joko, saya adalah pemiliknya. Kami telah melakukan beberapa transaksi kecil dengan kedutaan dan kami akan tertarik untuk mengembangkan hubungan bisnis kami. Apa jenis kesepakatan yang Anda pikirkan?
Hardware Store Manager (HDW): Certainly, this is Joko, I am the owner. We have had several small transactions with the embassy and we’d be interested in growing our business relationship. What type of agreement do you have in mind?
GSO: Yang ingin kami buat adalah kesepakatan yang menunjukkan staf kedutaan yang ditugaskan dapat membeli barang dari perusahaan Anda dan daftar harga barang standar. Jenis kesepakatan ini memungkinkan kami melakukan pembelian lebih efisien.
GSO: What we would like to establish is an agreement that identifies embassy staff authorized to purchase items from your business and a standard list of prices for items. This type of agreement allows us to make our purchases more efficiently.
GSO: Kami akan memberi Anda daftar item yang sering kami gunakan seperti baut, sekrup, cat, dan bola lampu dan dari daftar ini Anda akan memberi kami daftar harga terperinci. Apakah anda tertarik dengan hal ini?
GSO: We would provide you with a list of items that we frequently use such as bolts, screws, paints, and light bulbs and from this list you would provide us with a detailed price list. Would you be interested in this?
HDW: Ya tentu saja. Tetapi bisnis saya terlalu kecil untuk memberi kredit. Bagaimana cara pembayaran dilakukan?
HDW: Yes, certainly. However, my business is too small to give credit. How would payment be rendered?
GSO: Pertanyaan bagus. Biasanya kami merekonsiliasi tagihan kami di akhir bulan. Pejabat yang ditugaskan akan membawa dokumentasi untuk pembelian dan kemudian kembali ke kedutaan dengan barang-barang tersebut dan tanda terima. Kami kemudian melaporkan pembelian ke departemen keuangan kami untuk pembayaran.
GSO: Good question. Normally we reconcile our bills at the end of the month. The authorized person would bring documentation for the purchase and then return to the embassy with the supplies and a receipt. We then report the purchase to our finance department for payment.
HDW: Ini akan sulit untuk saya. Mungkinkah Anda merekonsiliasi tagihan Anda lebih sering dari satu kali per bulan?
HDW: This will be difficult for me. Is it possible for you to reconcile your bills more frequently than once per month?
GSO: Saya mengerti. Kami akan melihat kemungkinan rekonsiliasi penagihan pada tanggal 15 dan 30 setiap bulannya. Kalau kami bisa melakukan ini, maukah Anda mempertimbangkan kesepakatan? Juga, saya harus menyebutkan bahwa kesepakatan ini dapat menghasilkan peningkatan bisnis dengan kami.
GSO: I understand. Let us look into reconciling the billing on the 15th and 30th of each month. If we can do this, would you be willing to consider the agreement? Also, I should mention that this agreement could result in an increase in business with us.
HDW: Ya, saya tertarik dengan kesepakatan tersebut, kalau kami mengirimkan faktur dua kali per bulan, berapa lama waktu yang dibutuhkan sampai kami dapat menerima pembayaran?
HDW: Yes, I am interested in the agreement, but if we submit invoices twice per month, how long will it take for us to receive payment?
GSO: Secara umum departemen keuangan kami dapat memproses Transfer Dana Elektronik dalam waktu dua minggu. Menurut peraturan kami, pemerintah A.S. harus membayar faktur dalam waktu 30 hari.
GSO: In general our finance department can process an Electronic Funds Transfer within two weeks. According to our regulations, the U.S. government must pay any invoice within 30 days.
GSO: Saya akan melihat tagihan dua bulanan. Saya juga akan mengirimkan daftar barang yang mungkin kami beli. Kami perlu rincian harga untuk semua item dalam daftar. Ketika kita mencapai kesepakatan, saya juga akan mengirimkan daftar personil kedutaan yang akan diizinkan untuk membeli dari Anda dan juga daftar barang yang disetujui untuk diambil.
GSO: Let me look into the twice-monthly billing. I will also send you a list of items that we may purchase. We will need a detailed price list for all of the items on the list. When we reach agreement, I will also send a list of embassy personnel who would be authorized to purchase from you as well as a list of items approved for pick-up.
HDW: Baik, kedengarannya menarik. Apa Anda bersedia mampir ke perusahaan kami sehingga kita bisa mendiskusikannya lebih lanjut secara langsung?
HDW: Ok, that sounds interesting. Would you be available to stop by our business so we can discuss this further in person?
GSO: Tentu saja. Setelah saya mengkonfirmasi rincian penagihan, saya akan menghubungi Anda untuk menentukan waktu supaya kita bisa bertemu dan membahas rincian perjanjian.
GSO: Of course. Once I confirm the billing details, I will contact you to set up a time for us to meet and review the details of the agreement.
HDW: Bagus sekali. Saya menantikan balasan anda.
HDW: Very good. I look forward to hearing from you.
GSO: Terima kasih dan Selamat siang.
GSO: Thank you for your time. Have a nice day.
