Tradecraft GSO: Procurement Dialog 01 Pre-Proposal Conference Flashcards
Pejabat Urusan Kontrak (CO): Selamat pagi dan selamat datang di kedutaan A.S., nama saya David dan saya adalah Pejabat Urusan Kontrak untuk kedutaan. Kita di sini hari ini untuk mendiskusikan proposal yang akan Anda ajukan sebagai tanggapan atas permintaan penawaran kami S-01234 untuk kontrak baru untuk pengelolaan taman.
Contracting Officer (CO): Good morning and welcome to the U.S. embassy, my name is David and I am the Contracting Officer for the embassy. We are here today to discuss the proposals that you will submit in response to our solicitation S-01234 for a new gardening contract.
Pejabat Urusan Kontraktor (CO): Izinkan saya untuk memperkenalkan rekan-rekan saya; Di sebelah kiri saya, Bu Francine Supervisor Bagian Pengadaan kami, dan di sebelah kanan saya, Pak James Manager Fasilitas kami. Mari kita mulai dengan beberapa formalitas. Pertama, setiap pertanyaan yang diajukan di sini hari ini harus diserahkan ke kedutaan A.S. secara tertulis. Selain itu, pertanyaan beserta jawaban yang diberikan akan dimuat di situs kedutaan untuk memastikan bahwa setiap orang memiliki akses ke informasi yang sama.
Contracting Officer (CO): Please allow me to introduce my colleagues; to my left we have Francine our Procurement Section Supervisor, and to my right we have James our Facilities Manager. Let’s begin with some formalities. First, any questions that are asked here today must be submitted to the U.S. embassy in writing. In addition, the questions along with any answers provided will be posted on the embassy website to ensure that everyone has access to the same information.
Supervisor Bagian Pengadaan: Seperti yang Anda tahu, proposal lengkap Anda dijadwalkan pada pukul 12:00 pada tanggal 1 Juni 18 hari dari sekarang. Anda harus menyerahkan SF-33 yang telah selesai (blok 12 sampai 18) dan bagian B dan K. Sertakan nama manajer proyek Anda, bukti bahwa Anda menjalankan bisnis yang sudah mapan, dan daftar referensi klien sebelumnya.
Supervisory Procurement Staff Member: As you know, your complete proposals are due by 12:00pm on the first of June, 18 days from now. You must submit a completed SF-33(blocks 12 through 18) and sections B and K. Please include the name of your project manager, evidence that you operate an established business, and a list of past client references.
Supervisor Bagian Pengadaan: Selain itu, setiap perusahaan harus terdaftar sebagai badan usaha dengan nomor “DUNS” dan jika berhasil, Anda perlu mendaftar di “System for Awards Management (SAM)” kami.
Supervisory Procurement Staff Member: In addition, each company needs to be registered as a business entity with a “DUNS” number and if successful, you will need to register in our “System for Awards Management (SAM)”.
Manajer Fasilitas: Terima kasih Francine. Seperti yang David sebutkan, nama saya James dan saya adalah Manajer Fasilitas di kedutaan ini. Saya ingin memanfaatkan kesempatan ini untuk menyoroti beberapa rincian il teknis yang sangat penting untuk Anda pahami. Pertama, kontrak mensyaratkan bahwa kontraktor melengkapi semua bahan, pakaian, dan perlengkapan yang sesuai persyaratan untuk melaksanakan proyek tersebut. Kedutaan tidak mengizinkan perusahaan Anda meminjam atau menggunakan perlengkapan dan stok kami untuk menyelesaikan pekerjaan Anda. Kedua, dalam kontrak mengharuskan Anda memberi pupuk dan mengapur tanah dua kali per tahun. Pertama, Anda harus mendapatkan persetujuan pejabat kantor kontrak untuk pelaksanaan pemberian semua jenis bahan kimia atau pupuk apapun. Anda juga harus memastikan penanganan, aplikasi, pembersihan, dan pembuangan bahan kimia atau pupuk yang aman secara ramah lingkungan yang digunakan untuk mendukung usaha pengendalian hama dan penyakit Anda sebagai bagian dari Rencana Pemeliharaan Lahan Anda.
Facilities Manager: Thank you Francine. As David mentioned, my name is James and I am the Facilities Manager here at the embassy. I’d like to take this opportunity to highlight a few technical details that are very important for you to understand. First, the contract requires that the contractor furnishes all materials, clothing, and supplies to comply with the project. The embassy will not allow your business to borrow or use our equipment and supplies to complete your work. Second, the contract requires that you fertilize and lime the soil twice per year. First you must obtain contracting officer approval for the application of any and all chemicals or fertilizers. You must also ensure the safe handling, application, removal, and environmentally-sound disposal of any chemicals or fertilizers used to support your pest and disease control efforts as part of your Grounds Maintenance Plan.
Pejabat Urusan Kontrak (CO): Terima kasih James dan Francine. Pada saat ini, kita sekarang dapat membuka kesempatan untuk beberapa pertanyaan mengenai permintaan penawaran tersebut.
Contracting Officer (CO): Thank you James and Francine. At this time, we can now open the floor to a limited number of questions regarding the solicitation.
Penawar 1: Perusahaan kami tidak memiliki akses ke internet. Apa kedutaan bisa mendaftarkan kami sehingga kami bisa mendapatkan nomor DUNS?
Offeror 1: Our company doesn’t have access to the internet. Can the embassy register us so we can obtain a DUNS number?
Supervisor Bagian Pengadaan: Sayangnya, kami tidak diizinkan melakukan ini atas nama Anda. Namun, kami memiliki informasi untuk dibagikan kepada Anda mengenai prosesnya dan Anda dapat mendaftar di komputer mana pun, termasuk di kafe internet, misalnya. Anda cukup pergi ke http://fedgov.dnb.com/webform dan ikuti instruksinya.
Supervisory Procurement Staff Member: Unfortunately, we are not permitted to do this on your behalf. However, we have information to share with you regarding the process and you can register on any computer, including at an internet café, for example. You simply go to http://fedgov.dnb.com/webform and follow the instructions.
Penawar 2: Kami akan memasukkan penawaran pada tanggal 1 Juni, kapan kami tahu tentang pemenang kontrak dari kedutaan dan kapan Anda mengharapkan kami untuk memulai?
Offeror 2: We are going to submit on the first of June, what is the timeline for hearing back from the embassy and when do you expect us to start?
Pejabat Urusan Kontrak (CO): Benar, paket penawaran akan jatuh tempo dalam 18 hari pada tanggal 1 Juni. Kami akan dapat memberi tahu Anda mengenai pemenang tersebut dalam waktu sekitar 30 hari dan kami berharap dapat memulai kontrak dalam waktu 70 hari.
Contracting Officer (CO): Correct, the proposal package is due in 18 days on the first of June. We will be able to notify you regarding the award within approximately 30 days and we would expect that you could start the contract within 70 days.
Manajer Fasilitas: Perlu dicatat bahwa kami mengharapkan staf saat ini, mereka yang bekerja pada kontrak perawatan taman saat ini, punya pilihan untuk bergabung dalam kontrak baru.
Facilities Manager: We should note that we expect current staff, those working on the current gardening contract, to have the option to join the new contract.
Penawar 3: Bagaimana kita menentukan berapa banyak orang yang ada dalam kontrak saat ini dan berapa gaji mereka?
Offeror 3: How do we determine how many people there are on the current contract and what their salaries are?
Supervisor Bagian Pengadaan: Itu pertanyaan bagus. Kami akan memberikan jumlah karyawan dalam kontrak yang sekarang; Tetapi kami menyerahkan kepada Anda untuk menentukan gaji yang sesuai untuk disertakan dalam proposal Anda. Terserah kepada karyawan yang sekarang ini untuk memutuskan untuk bergabung dengan kontrak baru atau tidak.
Supervisory Procurement Staff Member: That is a good question. We will provide the number of employees on the current contract; however, we must leave it up to you to determine the appropriate salary to be included in your proposal. It is up to these current employees to decide to join the new contract or not.
Penawar 3: Saya perlu membeli tanaman dan peralatan terlebih dahulu; Apa saya bisa menerima pembayaran dimuka untuk membeli bahan untuk memulai proyek?
Offeror 3: I will need to buy plants and equipment in advance; can I receive an advanced payment for materials in order to begin the project?
Pejabat Urusan Kontrak (CO): Tidak, seperti yang Pak James sebutkan, semua bahan harus disediakan oleh kontraktor dan kami tidak diizinkan untuk membayar dimuka. Kami akan membayar Anda untuk layanan dan barang yang kami terima.
Contracting Officer (CO): No, as James mentioned, all materials must be furnished by the contractor and we are not permitted to advance funds. We will pay you for services received and items delivered.
