Tradecraft GSO: Performance Management Dialog 02 IDP Counseling session

Question 1

GSO: Good morning, please come on in.

Answer 1

GSO: Selamat pagi, silahkan masuk.

Question 2

Property Clerk: Thank you.

Answer 2

Karyawan Bagian Properti: Terima kasih.

Question 3

GSO: I wanted to talk to you today about your Individual Development Plan or IDP. The IDP is a document that serves as a guide for you to improve your capabilities.

Answer 3

GSO: Saya ingin berbicara dengan Anda hari ini tentang Rencana Pengembangan Individu atau IDP Anda. IDP adalah dokumen yang berfungsi sebagai panduan bagi Anda untuk meningkatkan kemampuan Anda.

Question 4

Property Clerk: Have I done something wrong?

Answer 4

Karyawan Bagian Properti: Apa saya melakukan kesalahan?

Question 5

GSO: No. Allow me to explain. As a supervisor, I have the responsibility to review staff performance and find ways to help employees improve their skills.

Answer 5

GSO: Tidak. Izinkan saya untuk menjelaskannya. Sebagai atasan, saya punya tanggung jawab untuk meninjau kinerja staf dan mencari cara untuk membantu karyawan meningkatkan keterampilan mereka.

Question 6

This is not a reprimand for poor performance, but rather a way for us to identify the areas that you may need to improve or the training that you might need to do your job better.

Answer 6

Ini bukan teguran untuk kinerja yang buruk, melainkan cara bagi kita untuk mengidentifikasi area yang mungkin perlu Anda tingkatkan atau pelatihan yang mungkin perlu dilakukan pekerjaan Anda dengan lebih baik.

Question 7

Property Clerk: Okay, but is it some sort of mandatory requirement?

Answer 7

Karyawan Bagian Properti: Baiklah, tapi apakah itu persyaratan wajib?

Question 8

GSO: Well, it is more of an agreement. Why don’t we start with an example and I’ll walk through the process with you.

Answer 8

GSO: Nah, ini lebih merupakan kesepakatan. Mengapa kita tidak memulai dengan sebuah contoh dan saya akan membahas proses itu bersama Anda?

Question 9

Your responsibilities include entering property data into the ILMS system, correct?

Answer 9

Tanggung jawab anda termasuk memasukkan data properti ke dalam sistim ILMS, benarkah?

Question 10

Property Clerk: Yes, but it can be difficult because we don’t have much time for this task.

Answer 10

Karyawan Bagian Properti: Ya, tapi bisa jadi sulit karena kita tidak punya banyak waktu untuk tugas ini.

Question 11

GSO: Okay, but the data is very important. For example, we recently ran into a situation while reviewing the inventory for the mission and realized that several shipments of new furniture were not entered into the system.

Answer 11

GSO: Baiklah, tapi datanya sangat penting. Sebagai contoh, kita baru-baru ini mengalami situasi saat memeriksa inventaris kedutaan dan menyadari bahwa beberapa pengiriman perabotan (mebel) baru tidak masuk ke dalam sistim.

Question 12

This results in inaccurate numbers and causes us to have to reschedule planning meetings in order to obtain a complete and accurate record of our actual inventory.

Answer 12

Hal ini menyebabkan jumlah yang tidak akurat dan menyebabkan kita harus menjadwal ulang rapat perencanaan untuk mendapatkan catatan inventaris kita yang lengkap dan akurat.

Question 13

Property Clerk: I know it is important, but with our workload, we just don’t have the time to spend hours in front of the computer

Answer 13

Karyawan Bagian Properti: Saya tahu itu penting, tapi dengan beban kerja kita, kita tidak punya waktu untuk menghabiskan berjam-jam di depan komputer.

Question 14

GSO: I understand the workload is a challenge but there should be time in each day set aside to record the data and enter the data into the system. You mentioned that it takes hours in front of the computer; can you explain why it takes so long?

Answer 14

GSO: Saya mengerti beban kerja merupakan tantangan tapi harus ada waktu disisihkan setiap hari untuk mencatat data dan memasukkan data ke dalam sistem. Anda menyebutkan bahwa dibutuhkan berjam-jam di depan komputer; Bisakah Anda menjelaskan mengapa hal itu memakan waktu begitu lama?

Question 15

Property Clerk: Sometimes our connection is very slow…and to be honest, I have never felt very comfortable with the new system.

Answer 15

Karyawan Bagian Properti: Terkadang koneksi kita sangat lambat … dan sejujurnya, saya tidak pernah merasa sangat nyaman dengan sistem yang baru.

Question 16

GSO: Didn’t you receive training on the system when the ILMS team visited?

Answer 16

GSO: Bukankah Anda mendapat pelatihan tentang sistem waktu ILMS berkunjung?

Question 17

Property Clerk: I received some, however, we had a VIP visit during that week and I was called away to provide assistance to support the visit. I missed several days of training.

Answer 17

Karyawan Bagian Properti: Saya mendapat beberapa, akan tetapi, kita ada kunjungan VIP selama minggu itu dan saya dipanggil untuk memberikan bantuan untuk mendukung kunjungan tersebut. Saya kelewatan beberapa hari latihan.

Question 18

GSO: This is why we prepare an IDP. I was under the impression that you were simply not scheduling enough time each day. However, what you really need is more training.

Answer 18

GSO: Inilah sebabnya mengapa kita menyiapkan IDP. Saya mendapat kesan bahwa Anda tidak menjadwalkan waktu yang cukup setiap hari. Namun, yang sebenarnya Anda butuhkan adalah lebih banyak latihan.

Question 19

Property Clerk: I’m sorry I’ve been trying to learn the system on my own, but I find it hard without a real person giving me instruction.

Answer 19

Karyawan Bagian Properti: Maaf saya telah mencoba mempelajari sendiri sistem ini, tapi saya merasa sulit tanpa orang yang ahli yang memberi saya instruksi.

Question 20

GSO: I understand. Here is how I would propose we address this situation; first, let’s try to find you the ILMS training that you need either via the online modules or a regional training. Second, let’s schedule a 45 minute block twice per week to sit down and review the data entry requirements. How does that sound to you?

Answer 20

GSO: saya mengerti Inilah bagaimana saya akan mengusulkan agar kita mengatasi situasi ini; Pertama, mari kita cari pelatihan ILMS yang Anda butuhkan melalui modul online atau pelatihan regional. Kedua, mari kita menjadwalkan blok 45 menit dua kali per minggu untuk duduk dan meninjau persyaratan entri data. Bagaimana itu terdengar untuk Anda?

Question 21

Property Clerk: I think that would help a lot. But we should also train someone else who can serve as a back-up should I be out or on vacation.

Answer 21

Karyawan Bagian Properti: Saya pikir itu akan sangat membantu. Tapi kita juga harus melatih orang lain yang bisa dijadikan back up seandainya saya keluar kantor atau berlibur.

Question 22

GSO: That’s a good point. I will review the training opportunities and available modules. Can you come up with a list of two staff members who would be good back-ups for you?

Answer 22

GSO: Itu bagus. Saya akan melihat kesempatan pelatihan dan modul yang tersedia. Apa Anda bisa membuat daftar dua anggota staf yang akan menjadi back-up yang baik untuk Anda?

Question 23

Property Clerk: Yes.

Answer 23

Karyawan Bagian Properti: Ya.

Question 24

GSO: Great. So for your IDP I will write up a plan for additional ILMS training as well as on-the-job training twice per week. Our goal will be to have 100% of the property entered into the ILMS system within two days of receipt. Does that sound reasonable to you?

Answer 24

GSO: Bagus Jadi untuk IDP Anda, saya akan membuat rencana untuk pelatihan ILMS tambahan serta pelatihan di tempat kerja dua kali seminggu. Tujuan kita adalah punya data properti 100% yang masuk ke sistem ILMS dalam waktu dua hari sejak diterimanya. Apakah itu masuk akal untuk Anda?

Question 25

Property Clerk: I think so. With the training and help, I should be able to enter the data more quickly.

Answer 25

Karyawan Bagian Properti: Saya kira begitu. Dengan pelatihan dan bantuan, saya harus bisa memasukkan datanya lebih cepat.

Question 26

GSO: Great. Please send me a list of alternate staff members to consider for training by the end of the day. I will write this up for you to review and hopefully we’ll find some training opportunities for you.

Answer 26

GSO: Bagus Kirimkan saya daftar anggota staf alternatif untuk dipertimbangkan untuk pelatihan pada akhir hari. Saya akan menulis ini untuk Anda lihat dan mudah-mudahan kita akan mendapatkan beberapa kesempatan pelatihan untuk Anda.

Question 27

Property Clerk: Okay. Thank you.

Answer 27

Karyawan Bagian Properti: Baik, terima kasih.