Skipulagning vinnutíma, forgangsröðun verkefna og úthlutun verkefna

Question 1

Hvað er tímastjórnun?

Answer 1

Tímastjórnun vísar til þess að gera áætlun um nýtingu tímans með hliðsjón af þeim markmiðum sem við höfum.

Hægt að stjórna tímanum en hægt er að skipuleggja hann þannig að einstaklingurinn geti gert meira á minni tíma.

Question 2

Að skipuleggja tímann sinn krest hvers?

Answer 2

Að skipuleggja tímann sinn krest þess að einstaklingurinn hafi hæfileika í að setja sér markmið, forgangsraða, gera áætlun, skipuleggja og minnka tímann sem eyddur er í óþarfa.

Question 3

Er tímastjórnun sjálfstjórnun?

Answer 3

Já Tíma stjórnun er því í raun sjálfstjórnun og sagt er að sá sem getur ekki stjórnað tíma sínum geti í raun engu stjórnað- hvorki sjálfum sér né öðrum.

Question 4

Hvers vegna er mikilvægt að skipuleggja tímann?

Answer 4

1. Aukin krafa um meiri afköst á styttri tíma því þarf að nýta tímann sem best
2. Tryggja hjúkrunarmeðferð sjúklinga og öryggi þeirra. Getum ekki sleppt þessum lágmarks grunnþörfum sjúklings. Í vinnu hefur það áhrif á gæði hjúkrunarmeðferðar og öryggi sjúklings. Hjúkrunarfræðingar sem ekki skipuleggja hjúkrurnarmeðferðina gera fleiri mistök. Því er nauðsynlegt að hjúkrunarfræðingar skipuleggi vinnudaginn vel með því að skipuleggja hjúkrunarmeðferð sjúklinganna, forgangsraða þeim og útdeili verkefnum. Þannig er hægt að tryggja að það sem er mikilvægast að gera fyrir sjúklinginn verði tryggt og að verkefni verði ekki útundan (missed care) eins og grunnþarfir sjúklinga. Það er sérstaklega mikilvægt að nýútskrifaðir hjúkrunarfræðingar gefi sér tíma til þess.
3. Aðferð til að minnka streitu og álag og auka afköst
4. Tímastjórnun hjá hjúkrunarnemum dregur markvisst úr kvíða og streitu

Question 5

Árangursrík tímastjórnun snýst um að:

Answer 5

• Ná markmiðum í námi og starfi
• Framkvæma meira á styttri tíma
• Skipuleggja eigin vinnu
• Njóta vinnunnar/námsins
• Auka skilvirkni

Question 6

Jafnframt leiðir árangursrík tímastjórnun til hvers?

Answer 6

• Meiri tími er ti lað vinna að verkefnum sem skipta máli fyrir faglegan þroska
• Betra jafnægi milli vinnu og einkalífs: ljúka verkefnum á réttum tíma og komast heim á réttum tíma til fjölskyldunnar
• Meiri starfsánægja
• Meiri tími til að sinna því sem er skemmtielgt

Question 7

Árangursrík tímastjórnun og hjúkrunarfræðinemar, fer þetta saman?

Answer 7

Já

• Betri námsárangur
• Kvíði minnkar
• Minni streita
• Meiri ánægja í námI
• Meira jafnvægi milli náms/vinnu og einkalífs -> meiri tími fyrir fjölskyldu, vinum…..

Question 8

Hver eru þrjú grunnþrep í tímastjórnun

Answer 8

1. GEFA SÉR TÍMA TIL AÐ GERA ÁÆTLUN OG FORGANGSRAÐA
   Fyrsta þrepið felur í sér kröfu um að tími er tekinn frá til að skipuleggja- gera áætlun og forgangsraða. Að gera áætlun er fyrsta þrepið því á því byggist hæfileikinn til að skipuleggja sig. Huga að öllum verkefnum sem þú sérð fyrir þér að verða á vaktinni. Mikilvægt að hafa áætlunina ekki og stífa afþví það getur alltaf eitthvað komið uppá.
2. FRAMKVÆMA ÞAÐ SEM ER EFST Á FORGAGNSLISTA, LJÚGA EINU VERKI ÁÐUR EN BYRJAÐ ER Á NÝJU
   Framkvæma það verkefni sem er efst á forgangslistanum brýnasta/brýnasta og mikilvægast verkefninu og ljúka því áður en byrjað er á nýju verkefni. Verður að framkvæma í réttri röð.
3. FORGANGSRAÐA AFTUR VERKEFNUM SEM EFTIR ERU OG Á GRUNVELLI NÝRRA UPPLÝSINGA
   Þriðja þrepið felur í sér að forgangsraða á grundvelli nýrra upplýsinga, forgangsraða aftur verkefnum sem eftir eru og á grundvelli nýrra upplýsinga. T.d kemur eitthvað óvænt upp á. Hjá byrjendum eru algengustu mistökin sú að vanmeta þörfina á því að gera áætlun- skipuleggja tímann og gefa sér ekki nægan tíma til að gera tímaáætlun

Question 9

Hvernig er best að byrja að skipuleggja tímann?

Answer 9

1. Halda dagbók í eina viku
2. Gera áætlun - setja markmið:
3. Forgangsraða markmiðum:
4. vinnudagbók - hafa yfirsýn yfir verkefnin

Question 10

1. Að halda dagbók í eina viku hvað er átt við með því?

Answer 10

Skrá atburðina niður og að degi loknum er svo hægt að skoða skráninguna og sjá þá hverjir eru helstu tímaþjófarnir. Hægt er að sjá hvaða truflanir eru að taka mestan tímann, hvaða símtöl eða heimsóknir voru óþörf, óskilvirk eða of löng.
Með tímaskráningu uppgötvar einstaklingurinn oft að hann er ekki að nota tíma sinn í mikilvægustu verkefnin.

Question 11

Hvað er paretooreglan?

Answer 11

fyrstu 20% af tímanum sem við notum í ákveðið verkefni gefi okkur strax 80% af árangrinum. Þetta þýðir jafnframt að afgangurinn af tímanum 80% gefur okkur aðeins 20% af árangrinum.
Samkvæmt þessari reglu þá þýðir að ef þú ert með 10 mikilvæg verkefni fyrir framan þig þá munu 2 þeirra færa þér 80% af árangrinum. Boðskapurinn er: byrja alltaf á mikilvægustu verkefnunum.

Question 12

Gera áætlun - setja markmið: hvað er SMART?

Answer 12

S: skýr, sértæk sem hægt er að ná
M: mælanleg
A: alvöru
R: raunhæf
T: tímasett

SKRIFA ÞAU NIÐUR

Sagt er að 5% MANNA SETJI SÉR MARKMIÐ OG HIN 95 SÉU AÐ HJÁLPA ÞEIM AÐ NÁ ÞEIM.

Question 13

Forgangsröðun verkefna - 1.þrep í hverju felst það?

Answer 13

Með því að setja markmið og forgangsraða ákveðum við hvað á að gera og hvað á að gera og hvað á ekki að gera.
Til þess að forgangsraða verkefnum verður að taka mið af þeim markmiðum bæði langtíma og þau sem gerð eru til styttri tíma.
Síðan flokkar þú þau niður í :
- Það verður þú að gera
- Það sem þú ættir að gera ef það er mögulegt
- Það getur þú gert ef þú hefur tíma aflögu

Question 14

Hvað er pickels jar therory

Answer 14

Þýðir í rauninni að þú átt að setja á listann hjá þér þau verkefni sem eru í mestum forgangi og síðan að fylla upp í eyðurnar með þeim verkefnum sem eru ekki eins mikilvæg. Setja fyrst stóru steinana (mikilvægustu verkefnin)….síðan þá smærri (sem eru næst mikilvægust) og fylla upp í með sandi (verkefnum sem eru ekki eins mikilvæg….þannig kemst meira af stórum steinum fyrir í krukkunni…ef byrjað er öfugt komast miklu færri af stóru steinunum fyrir

Question 15

Forgangsröðun verkefna 2. Þrep, hvernig er það?

Answer 15

Flokkum í raun í 4 flokka:
- Mikilvæg og brýn (áríðandi) verkefni
- Mikilvæg en ekki brýn verkefni
- Brýn en ekki mikilvæg verkefni
- Hvorki brýn né mikilvæg verkefni
- Muna að verkefni sem eru mikilvæg eru ekki öll brýn og verkefni sem eru brýn eru ekki öll mikilvæg

Question 16

Hvað er The time management matrix

Answer 16

1. Mikilvægt og brýnt: Krest þess að það sé gert strax og nota þann tíma sem þarf til þess.
   Dæmi: - 1.Krísur, áríðandi vandamál, verkefni á lokatíma, viðgerðir, tímastjórnun, kvartanir, bilanir, áföll HJARTASTOPP
2. Mikilvæg en ekki brýn: Krest þess ekki að það sé gert strax núna en eigi að síður þarf að skipuleggja tíma fyrir þessi verkefni annars er þeim ýtt til hliðar. 65%-80% tímans ætti að fara í þau.
   DÆMi:Skipulagning , áætlanagerð, markmiðsetning, leit að nýjum tækifærum, heilsurækt, forvarnir, RITGERÐ SEM Á AÐ SKILA EFTIR 3 VIKUR
   3.Ekki mikilvægt en brýnt. Krefst þess að það sé gert strax en litlum tíma eytt í það.
   DÆMI: - Í þessum flokki eru flestar truflanir , póstur-skýrslur og flestir fundir—Vinsæl verkefni. Þessi verkefni draga fólk að sér. Fólk verður yfirleitt þrælar þessara verkefna = MIKILVÆGUSTU VERKEFNIN Á HAKANUM
   4.Verkefni sem eru ekki brýn né mikilvæg. Tímaþjófar, flóttaverkefni óþarfa póstur. TÍMASÓUN. Verkefnu sem engu skila og haf engan tilgang.
   DÆMI: - Hver og einn verður að gera það upp við sig hvaða verkefnum er brýnt að vinn að.
   5.Gerið lista yfir 5 verkefni sem þið þurfið að gera í dag og forgangsraðið verkefnunum
   6.Gerið lista yfir 5 verkefni sem þið þurfið að ljúka í vikunni og forgangsraðið þeim

Question 17

Hvað er vinnudagbók?

Answer 17

EITT AÐAL VERKFÆRI þess sem skipuleggur vinnutíma sinn. Hægt er að nota ýmis tölvuforrit og farsíma m.a

Question 18

Hvernig heldur maður vinnudagbók?

Answer 18

1. Skrifið niður öll verkefni sem liggja fyrir næstu viku, mánuð, ár
   Verkefnalisti yfir öll verkefni er mjög mikilvægur-sýnir hvaða verkefnum er ólokið
2. Áætlið tíma sem þau taka
3. Forgangsraðið þeim
4. Strika yfir eða gera sýnilegt þegar verkefnunum er lokið mjög mikilvægt

Muna að 60mín nýtast betur en 6x10 mín

Question 19

Hvað er talið að margar mínútur á dag sé hæfilegur tími til að hafa vinnudagbók?

Answer 19

Talið er að 5-10 mínútur á dag sé hæfilegur tími til slíks, sumir segja að það sé mikilvægasti tími dagsins

Question 20

Aðferðir við að skipuleggja vinnutíman?

Answer 20

1. Skipuleggja vinnuaðstöðu - hafa allt við hendina (tæki og tól)
2. Flokka svipuð verk saman og safn saman verkefnum sem eru lík eða þarf að gera á sama stað
3. Áætla tímann sem verkið tekur
4. Skrá strax niður hjúkrunarmeðferð sem hefur verið framkvæmd
5. Reyna alltaf að ljúga vinnudeginum á settum tíma

Question 21

Aðrar aðferðir við skipulagningu á vinnutíma:

Answer 21

• Úthluta verkefnum til samstarfsmanna sem vinna undir þinni stjórn
• Hafa tíma til að vinna í friði
• Einbeita sér að einu verki í einu
• Þekkja sjálfan sig – nota ,,besta’’ tíma dagsins

Question 22

Algengar aðferðir við skipulagningu á vinnutíma

Answer 22

• Byrja á stórum og erfiðum verkefnum
• Gera stór verkefni að mörgum litlum
• Skipuleggja fundi
• Stjórna símanotkun- tíma á netinu
• Takmarka og meðhöndla truflanir
• Forðast að leysa vandamál annnara: þau vandamál sem aðrir bera ábyrgð á, beina starfsmanninum að því að leysa vandamálið sjálfur og finna lausnirnar sjálfur– en leysa þau sem maður ber ábyrgð á
• Geta sagt nei
• Reyna alltaf að ljúka vinnudeginum á réttum tíma

Question 23

Hvað er gott að gera varðandi skipulag í starfi sem hjúkrunarfræðingur?

Answer 23

• Mæta snemma og skipuleggja vinnuna
• Gera lista yfir verkefni – útdeila
• Forgangsraða verkefnunum
• Áætla tíma sem verkefnin taka
• Hafa svigrúm fyrir verkefni sem ekki eru á listanum og koma óvænt
• Læra að segja nei

Question 24

Forgangsröðunar gildrur

Answer 24

1. Gera það sem kemur fyrst upp í hendurnar: Gera það sem kemur fyrst upp í hendurnar–à FELUR í sér að fólk bregst við hlutunum eins og þeir gerast en gera ekki áætlun um hvernig eigi að nota tímann-àhugsa fyrst og framkvæma síðan
2. Útdeila ekki verkefnum: Ætla sér að gera allt sjálfur
3. Sinna þeim sem hæst hafa: Einstaklingurinn verður fórnarlamb þess sem hafa hæst til að koma beiðni sinni á framfæri (þeirra sem hringja oft t.d.). Þ.e. það sem þeir þurfa bráðast —núna strax—-einstaklingurinn bregst þá við tímaramma annarra en sín eigin
4. Gera það sem aðrir vanrækja: þá finnst einstaklingnum hann skuldbundinn til að gera það sem aðrir bjóðast ekki til að gera. Til að koma í veg fyrir að slíkt gerist verður einstaklingurinn að ákveða hvað er á ábyrgð hans og hvað ekki.
5. Bíða eftir innblæstri: einstaklingurinn bíður þangað til andinn komi yfir þá. Hæpið að slíkt gerist. Hjúkrunarfræðingurinn veit að það eina sem dugar til að klára verkinn er vinna.
6. Frestunarárátta: það að fresta verkefninu þangað til einhvern tímann seinn Tilhugsunin um krefjandi verkefni veldur morgum kvíða Þeir sem glíma við frestunaráraáttu fara margir eins og kettir í kringum heitan graut og sniðganga mikilvæg verkefni svo sem að skila ritgerð og fl. Frestun er vandamál sem getur minnkað afköst og haft áhrif á sjálfstraust og starfsframa viðkomandi. Ástæðan talin vera verkkvíði lítið þol fyrir frústration, þörfin fyrir undirbúning verkefnis er mikil, of mikil vinna léleg vinnuaðstað o.fl.
   Verkefnum er frestað það sem það getur virst ógnandi, óyfirstíganlegt eða er leiðinlegt.

Question 25

Ástæður fyrir því að okkur mistekst að skipuleggja tíma okkar

Answer 25

• Framkvæmum það sem okkur finnst skemmtilegra að gera áður en við gerum það sem okkur finnst leiðinlegra að gera
• Gerum fyrst það sem er auðvelt að gera áður en við gerum það sem er erfiðara að gera
• Gerum fyrst það sem tekur lítinn tíma áður en við gerum það sem tekur meiri tíma
• Bregðumst við kröfum frá öðrum
• Framkvæmum fyrst það sem er brýnt áður en við gerum það sem er mikilvægt
• Gerum hluti á síðustu stundu rétt fyrir ,,deadline‘‘

Question 26

Hverjir eru tímaþjófar í starfi?

Answer 26

• Truflanir
• Heimsóknir
• Ómarkvissir fundir
• Skortur á upplýsingum
• Ónóg tækniþekking
• Frestun
• Óhæfir starfsmenn
• Internetið og síminn

Question 27

Hverjir eru tímaþjófar í námi

Answer 27

• Fréttamiðlar
• Fundir
• Óákveðni og frestun
• Skipulagsleysi
• Geta ekki sagt nei
• Þreyta og streita
• Sjónvarp
• Félagslíf