Arbeiten für die Stadt I (4) Flashcards
STANDARDS UND RICHTLINIEN
Ko G Na T Wi E Si
interner Standards
* für die Arbeitserledigung relevanten Kenntnisse
* Ausstattung der Büroarbeitsplätze
* Standard-Anwendungen und
* relevante Vorgaben, Richtlinien und Anleitungen.
Standards
* einheitliche Art und Weise der Arbeitsdurchführung,
* die eine hohe Qualität
* von Dienstleistungen und Produkten sicherstellen soll
* und gleichzeitig
* eine Arbeitserleichterung bietet.
* Standards wirken als „rote Fäden“
* zu unterschiedlichen Aufgabenstellungen.
* Sie unterstützen damit das vernetzte Arbeiten
* und die Erreichung gemeinsamer Leistungen
Besondere Bedeutung wird bei Standards beigemessen:
Kommunikation, Gleichstellung, Nachhaltigkeit, Transparenz, Wirtschaftlichkeit und Effizienz sowie Sicherheit
Kommunikation Interne Kommunikation
die formale interne Kommunikation iist im Organisationshandbuch der Dienststelle beschrieben
Interne Kommunikation
* innerhalb einer Organisation, (Arbeitskolleginnen, Vorgesetzten und Mitarbeiterinnen, Dienststellen).
* hat keine direkte Wirkung nach außen.
* Es gibt formale Kommunikation, die eine bestimmte Form hat, und
* informelle Kommunikation, die nicht geregelt ist
Formale Kommunikation (FK)
* im Rahmen von Jour fixes,
informelle Kommunikation
* wenn sich Kolleginnen in der Mittagspause unterhalten.
Ziele der formalen internen Kommunikation
* die Mitarbeiterinnen können ihre Arbeit erfüllen
* der Dienstbetrieb läuft bestmöglich ab.
* Zusammenhänge, die für die Arbeit wichtig sind, werden verständlich dargestellt.
* Informationen werden von der Dienststellenleitung und von den Mitarbeiterinnen aktiv angeboten und
* können jederzeit von beiden Seiten eingefordert werden.
* Mitarbeiterinnen können gegenüber der Dienststellenleitung relevante Informationen aus ihren Arbeitsbereichen einbringen.
* die formale interne Kommunikation ist im Organisationshandbuch der Dienststelle beschrieben.
* In der formalen Kommunikation ist auch geregelt, wer den Kontakt zu den politischen Vertreterinnen der Stadt pflegt.
Informelle Kommunikation (IK) Die informelle Kommunikation ist Kommunikation ohne organisatorische Vorgaben, zum Beispiel der Austausch unter Kolleginnen beim gemeinsamen Mittagessen. Informelle Kommunikation findet in jeder Organisation statt. Unterschiedliche Formate fördern informelle Kommunikation, den Austausch von Wissen und Erfahrung unter Kolleginnen und die Vernetzung.
Externe Kommunikation
Externe Kommunikation
* ist nach außen gerichtet
* muss besondere Standards erfüllen.
* Die Anforderungen unterscheiden sich je nach Fachgebiet.
externe Kommunikation mit Vertreterinnen der Medien besondere Vorgaben:
* offiziell dafür vorgesehenen Personen
* Abteilungsleiterinnen,
* * Öffentlichkeitsarbeiter,
* Mediensprecher der Büros der Geschäftsgruppen und
* Mitarbeiterinnen der MA 53 - Kommunikation und Medien
Social Media bei Bedienstete
* vieler Vorteile
* aber das Netz vergisst nichts
* das Wie und Worüber kommuniziert wird, prägt
* das Bild der Stadt in der Öffentlichkeit.
Corporate Design (CD)
* MA 53 -Kommunikation und Medien konz; ** koo** und entw
* legt Wert auf Klar; Einf; Wied
Für die Wiener Stadtverwaltung gilt
* ein nach innen und außen einheitliches Corporate Design (CD) oder Markendesign.
* Das CD der Stadt Wien wird **von der MA 53 -Kommunikation und Medien konzipiert, koordiniert und entwickelt.
* Das CD legt Wert auf Klarheit, Einfachheit und Wiedererkennbarkeit und
* macht die Services und Inhalte der Stadt unverwechselbar.
* Die Anwendung des CD ist im gesamten Magistrat und seinen Unternehmungen verpflichtend.
Das CD umfasst
* nicht nur das Stadt Wien-Logo
* sondern beispielsweise auch die Gestaltung und Formatierung von Texten in Geschäftsstücken, PowerPoint-Präsentationen, E-Mail-Signaturen, Visitenkarten
Dafür gibt es im Intranet
* unter https://www.intern.magwien.gv.at/web/m53/cd-vorlagen
* Vorlagen und
* Dokumentmuster
* Schriftgrößen,
* Zeilenabstände,
* die Positionierung von Bildern,
* die Verwendung von Farben und ähnliches dürfen nicht geändert werden. Das Logo und die Schrift „Wiener Melange“:
Beschriftungen
- im Schriftverkehr - Muster als Anlage zum „Erlass Büroordnung für den Magistrat der Stadt Wien“.
- Benennung von Verkehrsflächen - Richtlinien der Wiener Nomenklaturkommission
Das CD der Stadt Wien gewährleistet einen einheitlichen Auftritt nach außen z.B.: - Schriftstücke - Plakaten, - Berufskleidung, - Dienstfahrzeugen
Kernmarke: (rotes Wappen + Schriftzug Stadt Wien)
Kernmarkensystem:
Entsprechend des Nahverhältnisses zur Stadt Wien
* Orbit 1 – Monolithisch: Stadt Wien mit Bezeichnung der Dienststelle
* Orbit 2 – Zeitlich befristetes Co-Branding: einzelne Dienststellen, Projekte und Initiativen haben neben dem Stadt Wien-Logo ein eigenes Logo.
* Orbit 3 – Gestützt: Für die Stadt Wien: Das gilt für Unternehmen, Fonds und Holding
Briefgestaltung:
* im Schriftverkehr gibt es ein Muster als Anlage zum „Erlass Büroordnung für den Magistrat der Stadt Wien“. Suche im Erlass-Sammelsystem: search - ess - Wien Intern Live (magwien.gv.at)
* gelten die Rechtschreibregeln
* die allgemeinen Anforderungen an Höflichkeit
* und gute Verständlichkeit.
Benennung von Verkehrsflächen,
* (Straßen-, Gassen- oder Platzbezeichnungen und von sonstigen topographischen Bezeichnungen)
* Richtlinien der Wiener Nomenklaturkommission verbindlich.
Leicht verständliche Sprache
Kundinnenfreundlichkeit bedeutet in der Kommunikation,
* in Schrift, Bildern und in der Sprache,
* alle gleichermaßen respektvoll anzusprechen.
* In den Medien und Schreiben der Stadt Wien daher Formulierungen oder Bilder die alle Teile der Gesellschaft einschließen.
* Die Bildsprache soll unterschiedliche Lebensrealitäten und Hintergründe berücksichtigen, also zum Beispiel Alter, Geschlecht, Herkunft, Behinderung und ähnliches.
Öffentlichkeitsarbeit
Die Öffentlichkeitsarbeit einer Dienststelle
* wird in den Dienststellen von Öffentlichkeitsarbeiterinnen übernommen, die fachspezifische Schulungen erhalten.
* Sie sind Teil des Netzwerks, das die MA 53 – Kommunikation und Medien unter anderem im Rahmen des KOM-Treffs betreut.
* muss mit der MA 53- Kommunikation und Medien (koordiniert und steuert die Öffentlichkeitsarbeit der Stadt) und
* den zuständigen Mediensprecherinnen des Stadtratbüros abgestimmt werden.
Umgang mit Medien
Nur wenn
* Freigabe oder
* Auftrag der Dienststellenleitung
* dient dem Schutz von Mitarbeiterinnen, die keine Routine im Umgang mit Medien haben.
* Medienvertreterinnen kennen diese Regelung, versuchen aber immer wieder direkt Informationen von anderen Mitarbeiterinnen zu erhalten.
Gleichstellung, Diversität, Barrierefreiheit
verpflichtet, alle M, unabh v G und Geschlechtsi, A, ethZ, R, W, B, s O respektvoll und wertschätzend zu behandeln und ihnen einen gleichb Zugang zu Gütern und Dienstleistungen zu gewährleisten
Unter die Begriffe fällt:
* Vermeidung jeglicher Diskriminierung im Verwaltungshandeln,
* vorausschauende Berücksichtigung unterschiedlicher Bedürfnislagen bei der Gestaltung der Stadt und ihrer Leistungen
* verpflichtet, alle Menschen, unabhängig von Geschlecht und Geschlechtsidentität, Alter, ethnischer Zugehörigkeit, Religion, Weltanschauung, Behinderung, sexueller Orientierung respektvoll und wertschätzend zu behandeln und ihnen
* einen gleichberechtigten Zugang zu Gütern und Dienstleistungen zu gewährleisten
Gender Mainstreaming
auch von der EUvorgegebene Strategie
* Ziel ist, bei der P, Dund B von Maßnahmen und Gesetzen,
- Entgegenwirken von Ungerechtigkeiten aufgrund des Geschlechts
- auch von der
Europäischen Unionvorgegebene Strategie - Ziel ist, bei der Planung, Durchführung und Bewertung von Maßnahmen und Gesetzen,
- die Lebens und Arbeitsbedingungen der Geschlechter zu beachte.
- Denn nur wenn die Unterschiede erkannt und berücksichtigt werden,
- können Benachteiligungen vermieden werden.
- seit fast zwei Jahrzehnten fixer Bestandteil der Wiener Stadtverwaltung. In Wien wird darauf geachtet, dass die
- Leistungen und
- Angebote der Stadt Frauen und Männern, Mädchen und Burschen
- gleichermaßen zur Verfügung stehen und
- die Gleichstellung der Geschlechter gefördert wird.
Die 5 Gender Mainstreaming Grundsätze:
Sprache: Daten; Zugangsberücksich; Mitwirk; Controlling
- Sprache Bildauswahl zu achten
- Datenerhebung und Datenanalyse Leitfaden Genderstatistik und Equality Daten https://www.gleichstellungsmonitor.at/
- Zugang und Nutzung von Dienstleistungen Bei allen Dienstleistungen ist zu prüfen, ob bei der Planung und Gestaltung die oft unterschiedlichen Lebenssituationen von Frauen und Männern berücksichtigt werden. Eine gute Basis für die Überprüfung ist die 4-R-Methode:https://www.intern.magwien.gv.at/web/mdo/gm/4r
- an Entscheidungs Mitwirkung denn das Geschlechterverhältnis hat in allen Arbeits- und Entscheidungsebenen Auswirkungen auf Prozesse und Ergebnisse.
- an Steuerungssysteme wie Controlling und Qualitätsmanagement alle Evaluierungen Budgetprozess
Weitere Informationen bietet das Handbuch „Gender Mainstreaming - leicht gemacht“, Wienbibliothek - Digitale Publikationen / Gender Mainstreaming - leicht gemacht und das E-Learning-Tool Genderfit mit den 5 Gender Mainstreaming Grundsätzen.
Diversitätsmanagement
- Was ist das Ziel von Integrationsorientierten Diversitätsmanagement
- Diienstleistungen Zielgerecht
- Das Ziel des Integrationsorientierte Diversitätsmanagement ist es:
*Dienstleistungender Stadtverwaltung zielgruppengerecht anzubieten entsprechend der
* “soziokulturelle Herkunft”
* dem Alter und Geschlecht
Dabei soll auch das Personal in seiner Vielfalt die Bevölkerung Wiens widerspiegeln.
Den Dienststellen steht zur Umsetzung der Diversitätsstrategie der „Diversity Check“ als Download zur Verfügung. Damit können die Dienststellen regelmäßig ihre Diversitätsmaßnahmen evaluieren. Link zu Diversity Check: https://www.wien.gv.at/menschen/integration/weiterbildung/weiterbildungmagistrat.html
Die Berücksichtigung von Diversität – im Sinne von Nutzung der persönlichen Stärken – bei der Zusammensetzung von Teams trägt wesentlich zum Erfolg von Projekten bei.
Barrierefreiheit (auch im Internet)
Im Artikel 7 der österreichischen Bundesverfassung ist verankert:
* „Niemand darf wegen seiner Behinderung benachteiligt werden.
* Die Republik (Bund, Länder und Gemeinden) bekennt sich dazu,
* die Gleichbehandlung von behinderten und nichtbehinderten Menschen
* in allen Bereichen des täglichen Lebens zu gewährleisten.“
Die Stadt Wien nimmt das Thema Barrierefreiheit sehr ernst. Dies erfordert einen vielfältigen Zugang
* (Bauwesen, Personalmanagement etc.) und betrifft auch die
* Gestaltung der Internet-Seiten. Informationen und Interaktionen in wien.gv.at sind so aufbereitet, dass sie auch von Menschen mit Einschränkungen (Sehschwäche, Blindheit, motorische Einschränkung etc.) ohne weiteres bedient und genutzt werden können.
Die grundsätzlichen Voraussetzungen zur barrierefreien Nutzung bestehen darin, dass alle wichtigen Informationen und Navigationselemente auf einer Webseite nicht nur
* als Bilder,
* sondern auch als Text vorliegen und
* von Browser und Screenreader lesbar sind.
* Die barrierefreie Gestaltung ist auch dann nützlich, wenn keine Tastatur oder ComputerMaus zur Verfügung steht, der Bildschirm sehr klein ist (Handy) oder bei langsamer Internet-Verbindung.
Nachhaltigkeit – Klimaneutrale Verwaltung
Die Zielsetzung der ökologischen Nachhaltigkeit
* fließt als Grundprinzip in alle Arbeitsbereiche ein.
* Die Stadt Wien hat als Umweltmusterstadt bereits vor dem Jahr 2000
* im gesamten Magistrat **Umweltmanagementsysteme (UMS) ** eingerichtet.
* Durch gezielte umweltrelevante Maßnahmen in den Bereichen
* Energie * Abfallwirtschaft * Beschaffung * Mobilität * Wasser soll Wien kontinuierlich umweltfreundlicher
* und bis 2040 überdies klimaneutral werden
PUMA
- das flächendeckende
- Umweltmanagementprogramm in der Wiener Stadtverwaltung,
- alle Mitarbeiterinnen einbindet
- und auf die kontinuierliche Verbesserung der Umweltleistung abzielt. läuft seit 1999
- und unterstützt die Magistratsabteilungen und andere teilnehmende Organisationen dabei, selbständig in folgenden
Bereichen effizienzsteigernde und kostenwirksame Umweltmaßnahmen zu setzen: EnergieAbfallwirtschaft und RessourcenmanagementMobilitätWasserverbrauchBewusstseinsbildung
In jeder teilnehmenden Dienststelle kümmert sich eine PUMA-Beauftragter um die Umsetzung des jeweils für ein Jahr erstellten „Umweltprogramms“ (neue Umweltmaßnahmen). Beraten wird sie dabei vom PUMA-Kernteam, den “ Zentralen PUMA Beauftragten” und den PUMA-Beratungsausschüssen.
umgesetzten Maßnahmen im Umwelthandbuch - Beitrag zum Wiener Klimafahrplan, zur „Smart Klima City Wien Strategie“ und zu den “ Sustainable Development Goals” (SDGs) der Vereinten Nationen
140 flächendeckende PUMA-Maßnahmen umgesetzt, 400 dienststellenspezifische Maßnahmen,
- Abschalten der Beleuchtung, - Schließen der Fenster - In Räumen mit Mehrfachnutzung, - Verantwortung der Besprechungsleitung
* „Umweltfreundliches Verhalten im Dienst“: Broschüre
* PUMA E-Learning
* PUMA-Beauftragter der Dienststelle,
* PUMA-Tätigkeitsberichte
* PUMA - Internetseite
ÖkoKauf Wien
- das ökologische und nachhaltige Beschaffungsprogramm der Stadt.
- Bereits seit 1998 werden im Magistrat Produkte möglichst umweltfreundlich eingekauft und verwendet -
Die wichtigsten Kriterien dabei sind: - Schonung der Ressourcen,
- ökologische Produktion,
- Energieeffizienz,
- Reparaturfähigkeit,
- Vermeidung von Emissionen sowie
- Vermeidung gefährlicher und toxischer Materialien.
Weitere Informationen über ÖkoKauf Wien finden sich auf der Homepage der Stadt Wien.
Abfallwirtschaft und Abfallentsorgung
- jährlich zirka eine Million Tonnen kommunale Abfälle
- Zur Wahrung der Entsorgungssicherheit
- und im Sinne der Daseinsvorsorge ist es der Stadt Wien ein großes Anliegen,
- die Abfälle in Eigenverantwortung zu sammeln
- und soweit als möglich selbst zu behandeln.
- Dazu trägt auch die bewusste Mülltrennung am Arbeitsplatz bei.
Allgemeine Vorschrift für das Ausscheiden von Unterlagen
Skartierungsordnung regelt die Rahmenbedingungen und die Vorgehensweise für das Aufbewahren und das Ausscheiden von Unterlagen in den Dienststellen.
* Entsprechend der Büroordnung für den Magistrat der Stadt Wien hat
* jede Dienststelle gemäß Skartierungsordnung einen Akten- und Skartierungsplan zu führen.
* Darin sind im Einvernehmen mit der MA 8 - Wiener Stadt- und Landesarchiv die Aufbewahrungsfristen in der Dienststelle und die archivischen Bewertungsentscheidungen festzuhalten.
Ergebnis des Aussonderungsprozesses kann die
* Archivierung oder
* die Vernichtung sein.
Unter Archivierung wird die
* Verwahrung oder
* Speicherung von Unterlagen nach Ablauf der Skartierungsfrist verstanden
* dient der dauernden Erhaltung
* nach Erfüllung des ursprünglichen Zwecks für die jeweilige Dienststelle
* ist der **MA 8 **- Wiener Stadt- und Landesarchiv vorbehalten.
Eine bewusste Aufbewahrungsstrategie trägt - neben der Rechtssicherheit - durch Reduktion des Volumens auch zur ökologischen Nachhaltigkeit bei.
Transparenzdie Beschlüsse aller Landesgesetze seit Juni 1983
in der Informationsdatenbank des Wiener Landtages und Gemeinderates (Infodat) online abrufbar.
die
* möglichst **bedarfsorientierte interaktive Informations- und Kommunikationsmöglichkeiten **
* die Nachvollziehbarkeit,
* Maßnahmen zur Sicherung rechtskonformer Vorgehensweisen
* vom öffentlichen Voranschlag über Rechnungsabschluss bis zum Wiener Antikorruptionsprogramm
* Das Regierungsprogramm 2020 enthält im Kapitel „Transparente Stadt“ zahlreiche Ideen und Vorhaben, mittels derer die bereits umgesetzte Transparenz weiter ausgebaut werden soll.
* Dem Transparenzgedanken folgend sind die Beschlüsse aller Landesgesetze seit Juni 1983 in der Informationsdatenbank des Wiener Landtages und Gemeinderates (Infodat) online abrufbar.
* Die Transparenz von Entscheidungen basiert in ihren Grundanforderungen auf der Wiener Stadtverfassung, die z.B. die Transparenz des Rechnungsabschlusses vorsieht.
Exzellente Daten über die Stadt Wien
Daten als Basis für ihre weiterführenden Planungen.
* den stabilen und langlebigen Kern des Informationsmanagements in der Stadt Wien dar,
* der digitale IQ der Stadt wird durch die Daten erhöht.
* Sie bilden das Fundament für Information und Wissen und sind für eine
* smarte, intelligente und digitale Stadt ein wesentlicher Produktionsfaktor.
Data Excellence (DX) umfasst die Summe aller Maßnahmen, um den Wert der Daten nachhaltig zu maximieren. Open Government Data (OGD) dass die Stadt Zahlen und Daten der Verwaltung öffentlich für jegliche Nutzung zur Verfügung stellt. (Einbahnen, Wiener Linien, historische Luftbildaufnahmen, Messdaten von Luftschadstoffen, WLAN-Standorte, ViennaViz ist eine Web-Applikation der Stadt Wien, um Daten zu visualisieren und zu kommunizieren. Sie soll Öffentlichkeitsarbeiterinnen dabei unterstützen, Daten schnell, unkompliziert und ohne Layout- und Programmierkenntnisse auf Webseiten der Stadt Wien darzustellen.
Interne und externe Anspruchsgruppen und Kundinnen erleben ViennaViz-Datenvisualisierungen interaktiv im Design der Stadt Wien. https://www.intern.magwien.gv.at/web/m23/viennaviz
Wozu sind alle Bd gemäß GOM verpflichtet?
Gemäß – GOM sind alle Bd verpflichtet, die ihnen übertragenen Aufgaben in einer Weise zu besorgen, die gewährleistet:
* Gesetzmäßigkeit,
* Ordnungsmäßigkeit,
* Sparsamkeit,
* Wirtschaftlichkeit und
* Zweckmäßigkeit
- Was ist für die Beschaffung zu beachten?
Für die Beschaffung sind die
* Zuständigkeiten gemäß GEM zu beachten.
* Grundsätzlich ist die MA 54 - Zentraler Einkauf für die Beschaffung zuständig.
Ausnahmeregelungen sind festgelegt
* Im Beschaffungserlass
* für die IT-Ausstattung ist die MA 01 - Wien Digital zuständig.
* Dienstkraftwagen von der MA 48 - Abfallwirtschaft, Straßenreinigung und Fuhrpark beschafft.
Die Abwicklung einer Beschaffung erfolgt über
* die Standardanwendung SAP.
* gilt auch für die Beauftragung von externen Beratungsleistungen.
Werden im Rahmen eines Projektes externe Expertisen benötigt,
* dann werden diese Leistungen am freien Markt zugekauft.
* In den Dienststellen gibt es VergabeReferentinnen, die
* in diesen Fällen anzusprechen sind.
* Die Vergabe-Referentinnen verfügen über Kenntnisse hinsichtlich der unterschiedlichen Beschaffungsmöglichkeiten und sind in der Lage, die für den Einzelfall geeignete Variante auszuwählen.
Zu beachten sind:
* Jedenfalls Wertgrenzen
* Teilweise** sind Ausschreibungen auch öffentlich kundzumachen und
* unterschiedliche Fristen einzuhalten
Unbedingt** zu beachten ist,
* dass Ausschreibungsunterlagen nicht vorzeitig geöffnet werden dürfen,
* sondern erst im Rahmen der Ausschreibungsverhandlung.
ÖkoKauf Wien ist das
* Programm für die ökologische Beschaffung der Stadt Wien, womit Produkte möglichst umweltfreundlich eingekauft und verwendet werden.
