Arbeiten für die Stadt I (5)

Question 1

Was stellt der Umgang mit Geschäftsstücken dar?

Answer 1

Der Umgang mit Geschäftsstücken stellt eine zentrale, standardisierte Tätigkeit dar.

Question 2

1. Was versteht man unter Geschäftsstücken?
2. Was begründet einen Akt?

Answer 2

1. Unter Geschäftsstücken werden alle Poststücke und Unterlagen verstanden, die ‘aufgrund ihres Inhaltes einer Erledigung bedürfen’. Dazu zählen auch Aktenvermerke (z.B. über telefonisch vorgebrachte Anbringen) und Niederschriften (z.B. über persönlich vorgebrachte Anbringen).
2. Geschäftsstücke können einen Akt begründen oder zu einem bereits bestehenden Akt einlangen.

Question 3

Sonstige Sendungen

Answer 3

dazu zählen Zeitschriften, Gesetzblätter, Werbematerial, private Schreiben an Mitarbeiterinnen, Plakate etc.

Question 4

1. Was wird unter einem Akt verstanden? und welchen Akten gibt es?

Answer 4

• die geordnete Sammlung
• von protokollierten Geschäftsstücken zur
• authentischen Dokumentation
• eines Vorganges verstanden.
  2. Es wird unterschieden nach:
   Elektronischer Akt: ein in digitaler Form geführter Akt.
   Physischer Akt: ein in Papier geführter Akt.
  Hybridakt: ein elektronischer Akt, der auch Teile auf Papier (z.B. Pläne, Schriftstücke aufgrund von gesetzlichen Vorschriften) oder anderen Medien (z.B. CDs) umfasst.
   Handakt: ein Arbeitsbehelf für die Bearbeitung eines Vorgangs; kann eine physische Kopie oder ein Ausdruck des Originalaktes bzw. von Auszügen daraus sein und weitere nicht aktenwürdige Teile umfassen.

Question 5

Entgegennahme von Schriftstücke?

Answer 5

Schriftstücke werden auf verschiedenen Wegen übermittelt:
E-Mail
 ELAK
 Post
 Dienstpost
 Hausbriefkasten
 persönliche Übergabe (z.B. durch Botinnen)

Question 6

1. Wie oft sind elektronische Postfächer zu kontrollieren?
2. Mails isbn. von Bürgern sollten jedenfalls bestätigt werden- wenn beantwortet in Werktagen länger als 24h.
3. Wann eine Empfangsbestätigung?
4. Wann Abwesenheitsassistens?

Answer 6

1. Elektronische Postfächer sind mehrmals täglich auf das Einlangen von Geschäftsstücken zu prüfen.
2. • Der Empfang eingehender E-Mails von außerhalb des Magistrats (insbesondere von Bürgerinnen)
   • sollte bestätigt werden, wenn die Bearbeitung länger als 24 Stunden (in Werktagen gemessen) dauert.
   • Eine Empfangsbestätigung ist auszustellen, wenn diese nach der Art des Anbringens zweckmäßig erscheint
   • oder wenn die E-Mail zur Bearbeitung an eine andere Dienststelle weitergeleitet wird. Diese Empfangsbestätigung ist eine psychologisch wertvolle Maßnahme für den Absender (z.B. “Wir haben Ihre E-Mail empfangen und werden Ihnen so bald wie möglich eine Antwort übermitteln.”)
3. Bei Abwesenheit soll durch Aktivieren des elektronischen „Abwesenheitsassistenten“ auf die Abwesenheit hingewiesen werden. Darin ist auf ein Ersatzpostfach bzw. eine Vertretung zu verweisen. Mitarbeiterinnen, die an ein persönliches elektronisches Postfach eine E-Mail erhalten, bei
   der es sich um ein Geschäftsstück handelt, haben deren büroordnungsgemäße Behandlung zu veranlassen.

Question 7

Wie ist mit Geschäftsstücken im ELAK umzugehen?

Answer 7

Arbeitsvorräte im ELAK sind ebenfalls mehrmals täglich auf das Einlangen von Geschäftsstücken zu prüfen. Diese können auch durch Nutzung einer Stellvertreterinnenfunktion von einem Vertreter ausgelesen werden. Bei zeitlich begrenzter Abwesenheit sind im Vorfeld ein Abwesenheitszeitraum und ein Stellvertreter bekannt zu geben

Question 8

Rsa Rsb und Geschäftsstücke

Answer 8

Die Post - Dienststelle-Hausbrieffachanlage-kann für die Dienststelle ein Postfach- beim nächstgelegenen Postamt eingerichtet sein.
Achtung: Hausbrieffachanlage und Postfächer müssen mindestens einmal pro Arbeitstag entleert werden, auf jeden Fall zu Dienstbeginn.
Erfolgt die Zustellung mittels Rückschein (RSa, RSb) oder Zustellnachweis, ist dieser auf Ordnungsmäßigkeit der Zustellung zu überprüfen und dem Geschäftsstück anzuschließen. Wenn der Zustellnachweis (Rückschein) wieder bei der Dienststelle rücklangt, ist er auf die Ordnungsmäßigkeit der Zustellung zu überprüfen.

Question 9

Einlangen per Dienstpost

Answer 9

• raschen und kostengünstig
• Beförderung von Schriftstücken und Sendungen innerhalb des Magistrats
• Aufgabe wird von der Zentralen Poststelle wahrgenommen, die in der Magistratsabteilung 6 eingerichtet ist.

Question 10

Einlangen in Hausbriefkästen

Answer 10

Hausbriefkästen (Einwurfkästen) sind in ständig zugänglichen Bereichen von Amtshäusern montiert, damit jederzeit - auch außerhalb der Öffnungszeiten - Sendungen, die für städtische Dienststellen bestimmt sind, eingeworfen werden können. Hausbriefkästen müssen an jedem Arbeitstag mindestens einmal (zu Dienstbeginn) entleert werden.** Auf den entnommenen Sendungen** wird der Zeitpunkt der Entnahme (Datum und Uhrzeit) vermerkt.

Question 11

Einlangen durch persönliche Übergab

Answer 11

• Persönlich überreichte Schriftstücke sind während der gesamten Dienststunden und nicht nur während der Parteienverkehrszeiten entgegen zu nehmen, sofern die Dienststelle als Empfängerin angegeben ist.
• Die Übernahme eines in der Dienststelle ausgehändigten Schriftstückes bedarf einer Übernahmebestätigung.
• Wenn festgestellt wird, dass die eigene Dienststelle für die Angelegenheit nicht zuständig ist, muss dies mitgeteilt werden. Es kann sodann angeboten werden, das Schriftstück an die zuständige Dienststelle weiterzuleiten. Dabei sind aber Fristen zu beachten!
• Fehlende Vergebührungen sind kein Grund für die Verweigerung, ein Schriftstück entgegen zu nehmen. In diesem Fall ist zur Behebung, allenfalls unter Setzung einer angemessenen Frist, aufzufordern. Dieser Umstand ist auf dem Schriftstück zu vermerken.
• Ist für die Erledigung eines Schriftstückes der Tag des Einlangens von Bedeutung (z.B. Rechtsmittel, fristgebundene Eingaben), ist die Tatsache der persönlichen Überreichung festzuhalten. Zweckmäßig ist ein Vermerk neben dem Eingangsstempel

Question 12

Prüfung der Geschäftsstücke auf weitere
Veranlassung Vorlage an Dienststellenleitung erforderlich

Answer 12

Folgende Poststücke sind unverzüglich dem Dienststellenleiter vorzulegen:
 anonyme Anbringen, welche Anschuldigungen gegen Mitarbeiterinnen
enthalten,
 Anzeigen gegen Bedienstete,
 Beschwerden über Bedienstete,
 anonyme Anbringen, welche die Behörde zum gesetzlichen Einschreiten verpflichten.

Question 13

Was versteht man unter Abgabenachricht?

Answer 13

• E-Mails und Schriftstücke in Papierform, die zwar an die Dienststelle gerichtet sind,
• für deren Erledigung diese aber nicht zuständig ist,
• sind mit einem Eingangsvermerk unverzüglich
• an die zuständige Dienststelle weiterzuleiten.
• Der Absender ist darüber zu verständigen.
• Diese Verständigung kann sowohl telefonisch als auch schriftlich erfolgen und enthält die Information, an welche (zuständige) Dienststelle das Schreiben weitergeleitet wurde. Man nennt diese Verständigung Abgabenachricht

Question 14

Was sind Irrläufer - und was ist zu beachten?

Answer 14

• irrtümlich eingelangt
• sind nicht zu protokollieren
• keine Abgabenachricht

Question 15

Verdächtige physische Poststücke

Answer 15

• informieren Vorgesetzte sowie
• die MA 68 -Wache Rathaus, Tel. 4000-8880, zu informieren

Question 16

Verdächtige E-Mail

Answer 16

• nicht öffen
• MA 01 - Wien Digital weiterzuleiten.
• kein verschicken bzw. Weiterleiten von unerwünschten E-Mail-Massen- oder Werbesendungen per E-Mail

Question 17

Vertrauliche Sendungen

Answer 17

• ungeöffnet der Person zu übergeben, an die sie gerichtet sind. * ein Geschäftsstück handelt, so muss es entsprechend der Büroordnung weiterbearbeitet werden.
• Eine an eine Dienststelle gerichtete vertrauliche Sendung muss der Leitung der Dienststelle ungeöffnet vorgelegt werden.
• Die Leitung kann anordnen, dass auch andere Sendungen ungeöffnet vorzulegen sind

Question 18

Angebote

Answer 18

• Angebote, aufgrund von Ausschreibungen
• gelten besondere Bestimmungen (z.B. gesetzliche Regelungen, ÖNORMEN, Erlässe).
• Auf dem Briefumschlag, der das Angebot enthält, sind der Tag und Uhrzeit des Einlangens zu vermerken.
• Alle Angebote sind in der Reihenfolge ihres Einlangens in ein gesondertes Verzeichnis einzutragen.
• Die Umschläge sind bis zur Angebotsöffnung verschlossen aufzubewahren.

Question 19

Rechnungen

Answer 19

sind unverzüglich an die MA 6 - Scanzentrum weiterzuleiten. physisch eingelangten dürfen vor dem Scannen durch die MA 6 - Scanzentrum weder Stempel noch handschriftliche oder sonstige Vermerke angebracht werden

Question 20

dienststellenübergreifender Akt?

Answer 20

im ELAK im Rahmen der elektronischer Aktenführung in einem gemeinsamen Akt gemäß Büroordnung

Question 21

1. Wann wird von Kanzleiauftrag gesprochen?
2. Wie kann er erteilt werden?

Answer 21

1. standardisierte Kommunikationsthemen zwischen Kanzlei (Assistenz), Referentinnen sowie Führungskräften _ Abgesehen von der Zeichnungsberechtigung betrifft dies z.B. Fragen der Reinschriften, Terminvorlagen, Abfertigungen oder Aktenablagen.
2. “Kanzleiaufträgen” können mündlich oder schriftlich erteilt werden.

Question 22

Erstellung von Schriftstücken

Answer 22

Schriftstücke sind grundsätzlich elektronisch zu erstellen. Im Sinn der Effizienz sind dazu auch Vorlagen und Textbausteine zu nutzen. Der Umgang mit E-Mails ist im Erlass „Internet und elektronische Kommunikation; offizielle Dienststellen-Postfächer“ geregelt und wird durch die IKT-strategische Richtlinie „E-Mail“ und die Outlook-Verhaltensempfehlungen mit Hilfestellungen für den Umgang mit E-Mails ergänzt.

Question 23

E-Mail-Weiterleitung

Answer 23

• Die Zuständigkeiten der Magistratsdienststellen entsprechend der GEM sind im E-MailVerkehr unbedingt zu beachten.
• Grundsätzlich soll angestrebt werden, dass offizielle Schreiben, die per E-Mail übermittelt werden, an das offizielle Postfach der Dienststelle des Magistrats (post@___.wien.gv.at) gerichtet werden.
• Die E-Mail-Adressen der Dienststellen-Postfächer sind im Intranet abrufbar.
• Wird eine E-Mail an eine andere Dienststelle zur Erledigung zuständigkeitshalber weitergeleitet, ist der Absenderin über die Weiterleitung zu informieren

Question 24

Erledigung per E-Mail

Answer 24

Grundsätzlich sollte jede Erledigung (Antwort) eines Geschäftsstückes, das per E-Mail eingelangt ist, auch wiederum per E-Mail versendet werden. Bei der Erledigung (Antwort) einer E-Mail wird empfohlen, die ursprüngliche E-Mail in der Antwort-E-Mail mitzusenden.

Question 25

Unterschriften

Answer 25

Wer außer dem Dienststellenleiter zeichnungsberechtigt ist, wird in der Unterschriftenregelung im Organisationshandbuch dokumentiert.
Vorbehaltlich gesetzlicher oder sonstiger Einschränkungen sind Unterschriften grundsätzlich elektronisch zu erstellen.

Question 26

Amtssignatur

Answer 26

Für Erledigungen, die von der Stadtverwaltung in ihrer Funktion als Behörde vorgenommen werden, ist die Amtssignatur zu verwenden.

Question 27

Akteneinsicht

Answer 27

Nur einem bestimmten Personenkreis darf Akteneinsicht gestattet werden. Die dabei zu beachtenden wichtigen Vorkehrungen sind in der Büroordnung festgelegt

Question 28

Magistratsintern

Answer 28

An magistratsinterne Adressatinnenkann die Übermittlung und Zustellung von Geschäftsstücken erfolgen durch:
 ELAK: Die Übermittlung von Erledigungen bzw. von Akten oder Aktenteilen an andere Dienststellen hat grundsätzlich im elektronischen Protokollsystem mit den dafür vorgesehenen Funktionen zu erfolgen
 E-Mail: Ist eine Übermittlung per ELAK nicht vorgesehen oder nicht erforderlich, ist in solchen Ausnahmefällen per E-Mail zuzustellen.
 Dienstpost via Zentraler Poststelle: Die Übermittlung in Papierform hat im Wege der zentralen Poststelle mittels Dauerkuvert zu erfolgen. In Ausnahmefällen kann dies direkt durch einen Boten oder die Post erfolgen. Wichtig: Bei manchen Erledigungen ist die Kenntnisnahme durch die dafür vorgesehenen Stellen (z.B. eine andere oder vorgesetzte Dienststelle) auf dem Schriftstück sichtbar zu machen. Dazu werden Videndenvermerke („Vorher zur Einsicht“) gut sichtbar auf der ersten Seite (unterhalb des Datums) angebracht. Das Schreiben wird in der vorgesehenen VidendenReihenfolge weitergeleitet und jeweils von derzuständigen Stelle mit Datumsvermerk und Unterschrift abgezeichnet. Dem Erlass über die Büroordnung ist ein Muster-Brief mit Videndenvermerken angeschlossen (siehe nachfolgenden Ausschnitt des Muster-Briefs)

Question 29

1. Wann darf an Externe eine E-mail geschickt werden?
2. Wo ist die duale Zustellung realisiert- was bedeutet sie?
3. Wann die Post?
4. Was bedeutet RSb
5. Wann braucht man einen Boten?
6. Wen ein schriftstück nich abgeholt wird )

Answer 29

1. Die Übermittlung und Zustellung von Geschäftsstücken an externe Adressatinnen kann erfolgen durch:
    Elektronische Medien: Die Nutzung elektronischer Medien (E-Mail) ist anzuwenden, wenn die Partei selbst ein solches Telekommunikationsmittel im konkreten Verfahren verwendet hat und wenn einer solchen Übermittlung von der Partei nicht ausdrücklich widersprochen wurde.
2. ** Duale Zustellung**: Die Duale Zustellung ermöglicht sowohl die Elektronische Zustellung nach Zustellgesetz als auch die herkömmliche Zustellung auf dem Papierweg. Die Duale Zustellung ist im ELAK realisiert. verbindliche, magistratsexterne Kommunikation zu bevorzugen und für Erledigungen, für die ein Zustellnachweis erforderlich ist, zu verwenden. Ist die elektronische Zustellung möglich, ist diese zu nützen. Erst wenn diese nicht möglich ist, ist auf dem Papierweg zuzustellen.
3.  Post: Wenn durch einen Kanzleiauftrag nichts Anderes angegeben ist, erfolgt sie mit einem gewöhnlichen Brief. Schreibt der Kanzleiauftrag einen Aufgabenachweis vor, so muss der Brief als „Einschreiben“ aufgegeben werden. Vielfach wird ein Zustellnachweis benötigt und deshalb ist im Kanzleiauftrag auch ein Auftrag über die Art der Zustellung enthalten.
4. Im Inland gibt es die Möglichkeit eines Rückscheinbriefes, z.B. „RSb“.
5.  Boten: Die Zustellung durch einen eine Botin erfolgt nur in besonders dringenden Fällen und aufgrund eines Kanzleiauftrages. Ist ein Zustellnachweis erforderlich, ist ein Zustellschein zu verwenden, der zu unterschreiben ist. Der Zustellschein ist dann dem entsprechenden Geschäftsstück anzuschließen.
6.  Öffentliche Bekanntmachung: Eine Öffentliche Bekanntmachung erfolgt durch Anschlag an der Amtstafel, dass ein zuzustellendes Schriftstück bei der Behörde zur Abholung bereit liegt. Der Tag der Anbringung und der Tag der Abnahme sind auf dem Anschlag zu vermerken.

Question 30

1. Wo ist die abschließende Erledigung eines Aktes festgelegt?
   Ablage, Registratur und Skartierung
2. Was ist für die Ablage nicht zulässig
3. Wie sind physische Akten zu ordnen?
4. Wer hat einen Akten- und Skartierungsplan zu führen?

Answer 30

1. Die abschließende Erledigung eines Aktes ist in der Büroordnung genau geregelt.
2. Sofern nicht besondere Rechtsvorschriften bestehen, ist bei elektronischer Aktenführung eine gesonderte Ablage als physischer Akt nicht zulässig.
3. Werden physische Akten geführt, sind diese, nach den im Organisationshandbuch festgelegten Kriterien geordnet in der Registratur aufzubewahren.
4. Jede Dienststelle hat einen Akten- und Skartierungsplan zu führen (siehe Skartierungsordnung).