Tool & Technique Flashcards

1
Q

Brainstorming

A

Để làm gì?
- Để thu thập ý kiến, thông tin, idea của một nhóm người trong 1 thời gian ngắn

Hỏi:

  • Trong Integration thì sao? ==> list out ra các project approach
  • Trong Collect Requirement, để list out ra hết các Requirement
  • Trong Plan Quality, list out ra các quality approach phù hợp với dự án
  • Trong Identify Risk, list ra risk + risk category
  • Trong Identify Stakeholder, list ra tất cả stakeholders
How well did you know this?
1
Not at all
2
3
4
5
Perfectly
2
Q

Focus Group

A

Để làm gì?
- Để thảo luận giữa các chuyên gia

Hỏi?

  • Trong Develop Charter thì sao? ==> Để thảo luận về project, về overall risk của project …
  • Trong Develop Project Plan, để thảo luận về management approach
  • Trong Collect Requirement, để thảo luận về stakeholder expectation.
How well did you know this?
1
Not at all
2
3
4
5
Perfectly
3
Q

Meeting Management

A

Trước khi meeting:

  • Phải có agenda, objective của meeting
  • Đảm bảo là người tham gia phải được mời hết

Trong khi meeting:

  • Đảm bảo là meeting phải finish trong time frame.
  • Đảm bảo là mọi người phải tham gia đầy đủ
  • Chỉ discuss vào topic cần thiết.
  • Quản lý conflict, expectation, và issue

Họp xong?
- Document lại các actions và PIC cho từng actions.

How well did you know this?
1
Not at all
2
3
4
5
Perfectly
4
Q

Observation/ Conversation

A

Purpose
- To identify issues within team, conflict between people or individual performance issues
How?
- View an individual in their environment and how they do the work
- External View = Job shadowing
- Internal View = Participant observer: using experience to get uncover hidden requirement
When use this?
- Collect Requirement: When difficulty to get requirement
- Monitor Communications: When update and communicate the project performance OR response to requests from stakeholder for information
- Manage Stakeholder Engagement: To stay in touch with stakeholders

How well did you know this?
1
Not at all
2
3
4
5
Perfectly
5
Q

Benchmarking

A

Để làm gì?

  • Trong Collect Requirement, để xác định các best practices, improvements, đưa ra chuẩn để đo đạc performance.
  • Trong Plan Quality, để quyết định các Quality Metric
  • Trong Plan Stakeholder, để đưa dự án đến đẳng cấp thế giới, world class

Làm thế nào?
Compare - So sánh

Notes:
- Kết quả của quá trình so sánh là nằm ở EEF

How well did you know this?
1
Not at all
2
3
4
5
Perfectly
6
Q

Checklist

A

Để làm gì?
- Đưa ra 1 danh sách các việc cần làm và kiểm tra xem có quên việc nào không

Sử dụng trong Develop Plan thế nào?
==> Đưa ra dánh sách các hành động và các thông tin bắt buộc cần phải thực hiện

Sử dụng trong Manage and Control Quality thế nào?
==> Đưa ra các required steps và requirements

Sử dụng trong Identify Risk
==> Đưa ra danh sách các risk trong các dự án tương tự
==> Đưa danh sách các lesson learned
==> Đưa ra danh sách các occurred risk
Từ đó hỗ trợ việc xác định các risk cho dự án hiện tại

How well did you know this?
1
Not at all
2
3
4
5
Perfectly
7
Q

Interview

A

Để làm gì?

  • Để thu thập ý kiến riêng của 1 ng hoặc 1 nhóm ng
  • Cần môi trường trust, confidential để lấy được ý kiến honest, unbiased.

Hỏi?

  • Trong Develop Project Charter thì sao? ==> để thu thập ý kiến về high-level requirement, assumption và contraints, approval criteria
  • Trong Develop Project Plan, để thu thập ý kiến về từng KA
  • Trong Collect Requirement, thu thập thông tin về requirement
  • Trong Plan Quality, thu thập thông tin về Quality requirement
  • Trong Risk Management, thu thập ý kiến về New Risk, Risk assessment, Risk estimate
How well did you know this?
1
Not at all
2
3
4
5
Perfectly
8
Q

Questionnaires and Survey

A

Để làm gì?
- Để thu thập thông tin từ 1 lượng người rất lớn bằng 1 tập hợp các câu hỏi.

Hỏi?

  • Trong Collect Requirement thì sao? ==> thu thập requirement từ stakeholder
  • Trong Control Quality thì sao? ==> thu thập customer satisfaction
  • Trong Identify Stakeholder thì sao? ==> thu thập stakeholder information.
How well did you know this?
1
Not at all
2
3
4
5
Perfectly
9
Q

Alternatives Analysis

A

Để làm gì?
- Đưa ra list các lựa chọn sau đó phân tích các lựa chọn đó.

Hỏi?
- Trong Monitor and Control Work, phân tích các actions (corrective và preventive)
- Trong Change Control, phân tích các Change Requests
- Trong Plan Scope, phân tích các approach
- Trong Plan Schedule, phân tích các cách thứ xây dựng schedule và mức độ chi tiết của schedule
- Trong Estimate Activities Duration, phân tích:
+ Cần resource nào (make or buy, level nào, available ra sao)
+ Làm thế nào để complete
+ Cost
- Trong Plan Cost ==> Phân tích các fundings options
- Trong Estimate Cost ==> make or buy?
- Trong Manage Quality ==> quality options
- Trong Estimate Activities Resource ==> solutions để thực hiện hoạt động này
- Trong Control Resource ==> lựa chọn tốt nhất để ultilize resource
- Trong Plan Risk Response ==> Phân tích các cách response
- Trong Monitor Stakeholder ==> Phân tích các cách response

How well did you know this?
1
Not at all
2
3
4
5
Perfectly
10
Q

Cost-benefit Analysis

A

Để làm gì?
- Để so sánh giá và lợi ích đem lại của 1 vấn đề.

Hỏi?

  • Trong Monitor and Control ==> So sánh giá và lợi ích của các Corrective Actions
  • Trong Change Control ==> So sánh giá và lợi ích của Change Request
  • Trong Quality Management ==> So sánh giá và lợi ích liên quan đến Cost of Quality
  • Trong Plan Risk Response ==> So sánh giá và lợi ích của Risk Response
How well did you know this?
1
Not at all
2
3
4
5
Perfectly
11
Q

Performance Reviews

A

Để làm gì?
- Để đo performance, rồi so sánh nó với baselines sau đó phân tích tình trạng hiện tại.

Hỏi?
Trong Monitor and Control ==> So sánh performance với:
- Schedule, Cost, Scope baseline
- Quality Metric
Trong Resource ==> So sánh để đưa ra chiến thuật ultilize resource
Trong Procurement ==> so sánh với agreement. Tiến hành lúc kết thúc hợp đồng hoặc bất cứ khi nào trong thời hạn hợp đồng.

How well did you know this?
1
Not at all
2
3
4
5
Perfectly
12
Q

Reserves Analysis

A

Để làm gì?
- Để kiểm soát tình trạng của phần dự trữ bao gồm contigency và management.

Hỏi
- Contigency để dự trự cho cái gì?
==> Cho những thứ chưa biết
==> Được định nghĩa rõ ràng ở schedule, cost documents.
==> có thể được thể hiện bằng burndown Chart.

  • Management để dự trữ cho cái gì?
    ==> Cho unforeseen work within scope. Nhưng cái không nhìn thấy được từ đầu mà thuộc scope.

Hỏi

  • Trong Estimate Activity Duration ==> để xác định schedule reserves trong contigency. Duration estimate có thể chứa schedule reserves hoặc không.
  • Trong Estimate Cost ==> để xác định budget reserves. Cost estimate có thể chứa contigency reserves hoặc ko.
  • Trong Determin Budget ==> để xác định management reserves
  • Trong Control Cost ==> để kiểm soát và monitor reserves, từ đó quyết định xem có nên xin thêm không, hoặc có nên giải phóng các dự trữ không cần thiết để tối ưu sử dụng tài nguyên cho tổ chức.
  • Trong Monitor Risk ==> Risk xảy ra sẽ impact đến contigency reserves. ==> Khi này mình cần xác định xem dự trữ còn đủ dùng ko.
How well did you know this?
1
Not at all
2
3
4
5
Perfectly
13
Q

Root cause Analysis

A

Để làm gì?

  • Để xác định root cause và đưa action
  • Thường là một phần của Problem Solving

Hỏi
- Dùng trong Monitor and Control Work thế nào?
==> Tìm ra root cause của sự khác biệt giữa actual vs planned từ đó đưa ra các Change Request
- Dùng trong Manage Quality thế nào?
==> Tìm ra root cause của sự khác biệt về process từ đó đưa ra các gợi ý để improve process
- Dùng trong Control Quality thế nào?
==> Tìm ra root cause của Defect để từ đó sửa lỗi
- Dùng trong Identify Risk thế nào?
==> Tìm ra root cause của Risk hoặc Opp đã xảy ra, từ đó đưa ra các phương án prevent.
- Dùng trong Stakeholder như thế nào?
==> Tìm ra root cause của sự khác biệt giữa actual và desired của stakeholder Engagement để đưa ra preventive action như là change engagement level của họ.

How well did you know this?
1
Not at all
2
3
4
5
Perfectly
14
Q

Emotional Intelligence

Applied Manage Team

A

==> control your own emotion and how you respond

==> Understand where people coming from and their emotional state

How well did you know this?
1
Not at all
2
3
4
5
Perfectly
15
Q

Data Presentation

A
  1. Affinity Diagrams
  2. Mind mapping
  3. Project Reports:
    - Status Reports = Tell the project story
    - Work Performance report
  4. Stakeholder Engagement Matrix
How well did you know this?
1
Not at all
2
3
4
5
Perfectly
16
Q

War room

Applied in Manage Team

A

Lôi mọi người vào phòng và brainstorming, produce ideas.
Mọi người trong room đều xem được đang thảo luận gì và freedom đóng góp ý kiến.
War room có thể là 1 căn phòng hoặc là 1 virtual room.

How well did you know this?
1
Not at all
2
3
4
5
Perfectly
17
Q

Presentations

A

Use to provide the clear information to stakeholders
A formal delivery of information / document

Effective presentation should take the following:

  • The audience, their expectations, needs, objectives
  • Audience Engagement: Pose questions. Ask for their point of view.
  • Verbal, non-verbal communication, and visual effects.
How well did you know this?
1
Not at all
2
3
4
5
Perfectly
18
Q

Analogous Estimate

A

How to:

  • Based on historical information (actual cost)
  • Top-down
  • Expert Judgement
  • Fast, not accurate

Historical data như thế nào mới dùng được?

  1. Accuracy: Phải chính xác
  2. Quantifiable parameters: Các param phải đo đếm được
  3. Models are scalable for any size of project: Không phụ thuộc vào size của project
19
Q

Parametric Estimate

A

How to:

  • Based on historical information + Parameters
  • Example: Cost per unit

Have 2 types

  1. Regression Estimate
    - Factors = historical
  2. Learning Curve
    - repeative activities
    - the cost decrease
20
Q

Leadership

A
  • Leading = direct + align people + motivate.
  • Leadership style:
    ==> Directing: Do this!
    ==> Coaching: helps others to archive their goal.
    ==> Supporting: the project manager provides assistance along the way.
    ==> Delegating: Follow this process. The leader monitor progress.
21
Q

Influencing

A
  1. Persuasive (Thuyết phục) = Why we want work done = Tell people work done on time
  2. Active Listening
  3. Aware of project team interactions and issues
  4. Maintain trust while also managing the project team
22
Q

Decision Making

A
  1. Focus on Project Goal
  2. Follow a decision making process
    - Identify the decision
    - Collect information
    - Identify the alternative decsion
    - Add weight for options and choose
    - Take action
    - Review your result
  3. Study EEFs
  4. Analyze information data
  5. Develop personal qualities of project team member (phẩm chất của member)
  6. Keep people involved and stimulate team creativity (giữ mọi người tham gia vào quá trình quyết định và khuyến khích sáng tạo)
  7. Consider the risk
  8. Be approachable
23
Q

Problem Resolving

A
  1. Identify the problem.
  2. Define the problem
  3. Investigate: Gather Data
  4. Analyze Data: Root cause analyse
  5. Resolve: Select a solution to the problem and implement
  6. Check the solution = has the problem been fixed?
24
Q

Halo Effect

A

Jane is a great software developer
==> Jane would “naturally” be a great project manager for software projects
==> No evidence of project abilities

25
Q

Proactive

A
  1. Tìm Root Cause
  2. Meetings:
    - ngồi 1:1, ngồi lại với nhau tìm vấn đề, cách giải quyết
    - Faciliate để buy-in
  3. Inform
26
Q

PMIS

A

Để làm gì?

  • Để thu thập, tổng hơp work perfromance data
  • Trong EEF

Dùng trong Direct and Manage Work
==> Tự động generate ra KPI

Dùng trong Schedule Management như thế nào?
==> Chứa scheduling software để hỗ trợ
==> Với Sequence Activity: hỗ trợ thêm và thay đổi thứ tự của các activities
==> Với Develop Schedule: hỗ trợ việc vẽ nên schedule model
==> Với Control Schedule: hỗ trợ tracking planned date vs actual date, báo cáo sự khác biệt, và dự đoán.

Dùng trong Cost Management như thế nào?
==> Có thể gồm speaded sheet hoặc Simulator software
==> Với Estimate Cost: hỗ trợ phân tích cost estimate
==> Với Control Cost: hỗ trợ hiển thị đồ họa các chỉ số để thể hiện trend, forecast

Dùng trong Resource Management như thế nào?
==> Chứa resource management software hỗ trợ
==> Với Estimate activity Resource: hỗ trợ làm RBS, Resource Calendar, tracking resource available, resource rate.
==> Với Manage Team: Hỗ trợ kết hợp resource vào các activity hiển thi trên schedule model
==> Với Control Resource: hỗ trợ resource ultilize

Dùng trong Communication Management như thế nào?
==> Gồm các management tool, communication tool, Social Media.

Dùng trong Implement Risk Response như thế nào?
==> Để đam bảo response được liên kết với các thành phần như cost, activities, schedule…

27
Q

Context Diagram

A

Show a flow of data or flow of process on a system

Mục đích là để thể hiện sự tương tác của các actor với solution

28
Q

Nominal Group Technique

A

5 steps:

(1) Generates ideas and then vote on and rank idea based on usefulness
(2) Each participant brainstorms the problem or opportunity with their idea.
(3) The facilitator will add all ideas to the white broad
(4) Each idea is discussed for clarity and understanding
(5) Privately vote each idea from 1 to 5 to find the highest score.

29
Q

Voting

A
  • Unamity - Tất cả đều đồng ý
  • Majority - Lớn hơn 50% đồng ý
  • Plurality - Nhóm lớn hơn đồng ý. (Đảng phái)
  • Dictatorship - Power decides. Hitle.
30
Q

Funding Limit Reconciliation

Sự điều hòa funding

A
  1. Funding is limited
  2. Compare Planned with Actual to find the Variance
  3. Define Corrective Actions = Re-estimate
    - Cut scope
    - Request for more money (cần Project Funding Requirements)
31
Q

Earned Value Management

A
BAC = Budget at Complete = constraint
EV = Earned Value = % Complete of BAC
PV = Plan Value = % should be completed of BAC
CV = Cost variance = EV - AC
SV = Schedule variance = EV - PV
CPI = Cost Performance Index 
       = how well on cost? (>1 good)
       = EV/AC
SPI = Schedule Performance Index
      = how well on time? (>1 good)
EAC = Estimate at complete
    TH1: Based on current performance
         = AC + (BAC - EV)
    TH2: Standard formula
         = BAC/ CPI
    TH3: SPI and CPI factors
         = AC + (BAC-EV)/ (SPIxCPI)
ETC = Estimate to complete = forecast 
        = EAC - AC
TCPI = To Complete Performance Index 
         = Can you meet the BAC or EAC? (> 1 not meet)
         = (BAC - EV) / (BAC or EAC - AC)
32
Q

Cost of Quality

A

CoQ = prevention + appraisal (thẩm định) + failure cost (poor quality cost = lost + rework)
==> Decision about CoQ over a product’s life cycle are concern of program manager trở lên.

33
Q

Three-point Estimate

A
Triangular distribution 
(O+P+M)/3
Beta 
- (O+P+4M)/6
- SD = Standard Deviation = Căn bậc 2 của tổng Variance
- Variance = (P-O)/6
34
Q

The buyer has negotiated a cost-plus-incentive fee contract with the seller. The contract has a target cost of $300,000, a target fee of $40,000, a share ratio of 80/20, a maximum fee of $60,000, and a minimum fee of $10,000. If the seller has actual costs of $380,000, how much fee will the buyer pay?

A

= target fee + share benefit ( 20% x -8K)

35
Q

Simulation

A

Để làm gì?

  • Để giả định một cách tổng thể các scenario có thể xảy ra
  • Chủ yếu là dùng phần mềm Monte Calors, một phần của PMIS.
  • Đầu vào của nó thường là influence diagram

Hỏi
- Dùng trong Develop Schedule thế nào?
==> Để xác định xem độ khả thi của schedule models
==> Từ đó hỗ trợ xây dựng schedule model có tính khả thi cao
- Dùng trong Quantitative Risk thế nào?
==> Để phân tích cost của risk qua biểu đồ S-curve
==> Từ đó giúp focus vào cái risk nào có cost cao nhất để để xử lý.

36
Q

Stakeholder Analysis

A

Để làm gì?
- Thu thập và phân tích thông tin về stakeholder để chọn lựa xem cần quan tâm đến ai nhất.

Hỏi
- Dùng trong Plan Risk thế nào?
==> Để xác định thái độ về risk (risk appetite) của các stakeholders
- Dùng trong Indentify Stakeholder thế nào?
==> Để thu thập thông tin về stakeholders
- Dùng trong Plan Stakeholder thế nào?
==> Dùng kết quả của quá trình phân tích stakeholder để so sánh với các thông tin của tổ chức.
- Dùng trong Monitor Stakeholder thế nào?
==> Để xác định thông tin của stakeholder ở bất cứ thời điểm nào trong dự án.

37
Q

SWOT analysis

A

Để làm gì?
- Phân tích các đặc điểm của dự án dựa vào các category cụ thể là SWOT = strengths, weaknesses, opportunities, and threats

Hỏi
- Dùng trong Indentify Risk thế nào?
==> Để xác định các risk và opp

38
Q

Feedback

A

Để làm gì?
- Để chắc chắn thông tin từ stakeholder được nhận và hiểu đúng.
- Feedback được thu thập từ các nguồn sau:
+ Nói chuyện
+ Thảo luận và quá trình xác định issues
+ Họp, Báo cáo, Surveys
- Dùng trong stakeholder và communciation.

39
Q

Conflict Management

A

Để làm gì?

  • Để đưa sự tập trung của stakeholder về đúng objective của dự án
  • Cần giải quyết các xung đột kịp thời để có được high-performance, greater productivity, positive relationship.
  • Cũng cần hiểu là xung đột là ko thể tránh khỏi, xung đột tăng sự sáng tạo và better in making decision.

Hỏi - Các cách giải quyết Conflict là gì?

  1. Withdraw/ avoid = Rút lui khỏi cuộc tranh cãi = hoãn lại vấn đề để tìm hướng giải quyết tốt hơn hoặc để người khác giải quyết giúp.
  2. Smooth/ Accomodate = Lờ ý kiến của 1 người nào đó đi, để đạt được thỏa thuận chung.
  3. Compromise/ Reconcile = Lose - Lose = Tìm ra cách giải quyết vấn đề khác đi, thỏa mãn mỗi ng 1 tý = để xử lý vấn đề một cách tạm thời hoặc giải quyết một phần vấn đề.
  4. Force/ Direct = Win - Lose = dùng ý kiến của 1 người để áp đặt = để xử lý các conflict mà cần gấp
  5. Collaborate/ Problem solve = Win - Win = Tổng hợp ý kiến thành ý kiến chung, để thực hiện được cần thái độ đóng góp.

Hỏi - Win Win là loại nào?
==> Collaborate/ Problem Solve

Hỏi - Win Lose là loại nào?
==> Force/ Direct

Hỏi - Lose Lose là loại nào?
==> Compromise / Reconcile

40
Q

Negotiation

A

Dùng trong Acquire Resource thế nào?
==> Để đàm phán lấy được resource về dùng

Dùng trong Develop Team thế nào?
==> Để thỏa thuận với team members. Từ đấy build trust

Dùng trong Control Resource thế nào?
==> Đàm phán để có thêm resource, hoặc để thay đổi resource hoặc đàm phán về giá resource

Dùng trong conduct Procurement thế nào?
==> Đàm phán về giá cả, và thường để xây dựng mối quan hệ với seller - buyer

Dùng trong Manage Stakeholder thế nào?
==> đàm phán với stakeholder để giải quyết các xung đột

41
Q

Trend Analysis

A

Dùng để làm gì?

  • Để dự đoán tương lai bằng cách đo đữ liệu theo period by period - theo từng đoạn thời gian, rồi thể hiện lên các biểu đồ và dự đoán xu thế của dữ liệu đã thu thập.
  • Được coi như một phương pháp để preventive
  • Kết quả của quá trình phân tích được sử dụng để đưa ra recommend cho actions.

Hỏi:
Dùng ở Direct và Manage Project Work như thế nào?
==> Giúp PM nhận ra cảnh báo về những vấn đề có thể xảy ra. Nhờ đó có thể có đủ thời gian để đưa ra các phương án giải quyết vấn đề.

Dùng ở Close Project như thế nào?
==> Xác nhận lại models của tổ chức đã được sử dụng để thực hiện các thay đổi cho models đó cho dự án tương lai.

Dùng ở Control Scope, Control Schedule, Control Cost
==> Kiểm tra project performance trong 1 khoảng thời gian để xác định xem performance đã được improve hay không.

Dùng ở Control Resource
==> Kiểm tra sự sử dụng resource theo thời kỳ để quyết định resource cần dùng cho thời kỳ tiếp theo
==> Kiểm tra performance của resource theo thời gian để xác định xem có improve hay không

Dùng ở Control Procurement
==> Cung cấp EAC (Estimated At Complete) để dự đoán cost performance.

42
Q

Audits

A

Để làm gì

  • Mục đích chính là để đưa ra các lesson learn và áp dụng các best practice để gián tiếp nâng cao năng suất của tổ chức.
  • Thực hiện bằng cách so sánh những gì đang thực thi với 1 chuẩn nào đó, được tiến hành bởi 1 team không phụ thuộc dự án, ở ngoài dự án, hoặc ở ngoài tổ chức.
  • Audit được tiến hành random, nhưng format và mục tiêu của nó cần được define trước khi tiến hành audit.

Hỏi
Dùng trong Manage Quality thế nào
==> Quality Audit = xem là các hoạt động đảm bảo chất lượng của dự án có đáp ứng với chuẩn của tổ chức hay chưa, các best practices của dự án và của các dự án khác đã được áp dụng hay chưa (bao gồm cả việc kiểm tra CR đã được thực thi hay chưa).

Dùng trong Monitor Risk thế nào
==> Risk Audit = để kiểm tra xem hoạt động, process quản lý risk có hiệu quả hay không, do đó cần phải làm thường xuyên và được mô tả trong Risk Plan.

Dùng trong Procurement thế nào
==> Procurement Audit = kiểm tra xem quá trình thực hiện thỏa thuận trong hợp đồng có đúng, hiệu quả không, và hoàn thành đến đâu rồi.
==> Quyền hạn, các bước tiến hành audit procurement cần phải được ghi vào hợp đồng trước đó
==> Nhờ Procurement Audit, PM của buyer có thể thay đổi buyer project plan theo tiến độ bên seller

43
Q

Inspection

A

Để làm gì?

  • Để đo đạc, kiểm tra và xác nhận
  • Từ đó hỗ trợ đưa ra quyết định

Có các loại inspection nào?

  • Review
  • Product Review
  • Walkthrough

Dùng ở Validate Scope như thế nào?
==> Đo đạc và kiểm tra Work và Deliverables bằng việc so sánh nó với requirements, và acceptance criteria

Dùng ở Control Quality như thế nào?
==> Đo đạc và kiểm tra Product xem nó có thỏa mãn các chuẩn đã đề ra không

Dùng ở Conduct Procurement như thế nào?
==> Đo đạc và kiểm tra tiến độ xem nó có thỏa mãn các điều khoản hợp đồng như cost, quality, schedule không

Dùng ở Manage Stakeholder như thế nào?
==> Xác định và kiểm tra xem Engagement hiện tại só với Dự tính thế nào.