Tool & Technique Flashcards
Brainstorming
Để làm gì?
- Để thu thập ý kiến, thông tin, idea của một nhóm người trong 1 thời gian ngắn
Hỏi:
- Trong Integration thì sao? ==> list out ra các project approach
- Trong Collect Requirement, để list out ra hết các Requirement
- Trong Plan Quality, list out ra các quality approach phù hợp với dự án
- Trong Identify Risk, list ra risk + risk category
- Trong Identify Stakeholder, list ra tất cả stakeholders
Focus Group
Để làm gì?
- Để thảo luận giữa các chuyên gia
Hỏi?
- Trong Develop Charter thì sao? ==> Để thảo luận về project, về overall risk của project …
- Trong Develop Project Plan, để thảo luận về management approach
- Trong Collect Requirement, để thảo luận về stakeholder expectation.
Meeting Management
Trước khi meeting:
- Phải có agenda, objective của meeting
- Đảm bảo là người tham gia phải được mời hết
Trong khi meeting:
- Đảm bảo là meeting phải finish trong time frame.
- Đảm bảo là mọi người phải tham gia đầy đủ
- Chỉ discuss vào topic cần thiết.
- Quản lý conflict, expectation, và issue
Họp xong?
- Document lại các actions và PIC cho từng actions.
Observation/ Conversation
Purpose
- To identify issues within team, conflict between people or individual performance issues
How?
- View an individual in their environment and how they do the work
- External View = Job shadowing
- Internal View = Participant observer: using experience to get uncover hidden requirement
When use this?
- Collect Requirement: When difficulty to get requirement
- Monitor Communications: When update and communicate the project performance OR response to requests from stakeholder for information
- Manage Stakeholder Engagement: To stay in touch with stakeholders
Benchmarking
Để làm gì?
- Trong Collect Requirement, để xác định các best practices, improvements, đưa ra chuẩn để đo đạc performance.
- Trong Plan Quality, để quyết định các Quality Metric
- Trong Plan Stakeholder, để đưa dự án đến đẳng cấp thế giới, world class
Làm thế nào?
Compare - So sánh
Notes:
- Kết quả của quá trình so sánh là nằm ở EEF
Checklist
Để làm gì?
- Đưa ra 1 danh sách các việc cần làm và kiểm tra xem có quên việc nào không
Sử dụng trong Develop Plan thế nào?
==> Đưa ra dánh sách các hành động và các thông tin bắt buộc cần phải thực hiện
Sử dụng trong Manage and Control Quality thế nào?
==> Đưa ra các required steps và requirements
Sử dụng trong Identify Risk
==> Đưa ra danh sách các risk trong các dự án tương tự
==> Đưa danh sách các lesson learned
==> Đưa ra danh sách các occurred risk
Từ đó hỗ trợ việc xác định các risk cho dự án hiện tại
Interview
Để làm gì?
- Để thu thập ý kiến riêng của 1 ng hoặc 1 nhóm ng
- Cần môi trường trust, confidential để lấy được ý kiến honest, unbiased.
Hỏi?
- Trong Develop Project Charter thì sao? ==> để thu thập ý kiến về high-level requirement, assumption và contraints, approval criteria
- Trong Develop Project Plan, để thu thập ý kiến về từng KA
- Trong Collect Requirement, thu thập thông tin về requirement
- Trong Plan Quality, thu thập thông tin về Quality requirement
- Trong Risk Management, thu thập ý kiến về New Risk, Risk assessment, Risk estimate
Questionnaires and Survey
Để làm gì?
- Để thu thập thông tin từ 1 lượng người rất lớn bằng 1 tập hợp các câu hỏi.
Hỏi?
- Trong Collect Requirement thì sao? ==> thu thập requirement từ stakeholder
- Trong Control Quality thì sao? ==> thu thập customer satisfaction
- Trong Identify Stakeholder thì sao? ==> thu thập stakeholder information.
Alternatives Analysis
Để làm gì?
- Đưa ra list các lựa chọn sau đó phân tích các lựa chọn đó.
Hỏi?
- Trong Monitor and Control Work, phân tích các actions (corrective và preventive)
- Trong Change Control, phân tích các Change Requests
- Trong Plan Scope, phân tích các approach
- Trong Plan Schedule, phân tích các cách thứ xây dựng schedule và mức độ chi tiết của schedule
- Trong Estimate Activities Duration, phân tích:
+ Cần resource nào (make or buy, level nào, available ra sao)
+ Làm thế nào để complete
+ Cost
- Trong Plan Cost ==> Phân tích các fundings options
- Trong Estimate Cost ==> make or buy?
- Trong Manage Quality ==> quality options
- Trong Estimate Activities Resource ==> solutions để thực hiện hoạt động này
- Trong Control Resource ==> lựa chọn tốt nhất để ultilize resource
- Trong Plan Risk Response ==> Phân tích các cách response
- Trong Monitor Stakeholder ==> Phân tích các cách response
Cost-benefit Analysis
Để làm gì?
- Để so sánh giá và lợi ích đem lại của 1 vấn đề.
Hỏi?
- Trong Monitor and Control ==> So sánh giá và lợi ích của các Corrective Actions
- Trong Change Control ==> So sánh giá và lợi ích của Change Request
- Trong Quality Management ==> So sánh giá và lợi ích liên quan đến Cost of Quality
- Trong Plan Risk Response ==> So sánh giá và lợi ích của Risk Response
Performance Reviews
Để làm gì?
- Để đo performance, rồi so sánh nó với baselines sau đó phân tích tình trạng hiện tại.
Hỏi?
Trong Monitor and Control ==> So sánh performance với:
- Schedule, Cost, Scope baseline
- Quality Metric
Trong Resource ==> So sánh để đưa ra chiến thuật ultilize resource
Trong Procurement ==> so sánh với agreement. Tiến hành lúc kết thúc hợp đồng hoặc bất cứ khi nào trong thời hạn hợp đồng.
Reserves Analysis
Để làm gì?
- Để kiểm soát tình trạng của phần dự trữ bao gồm contigency và management.
Hỏi
- Contigency để dự trự cho cái gì?
==> Cho những thứ chưa biết
==> Được định nghĩa rõ ràng ở schedule, cost documents.
==> có thể được thể hiện bằng burndown Chart.
- Management để dự trữ cho cái gì?
==> Cho unforeseen work within scope. Nhưng cái không nhìn thấy được từ đầu mà thuộc scope.
Hỏi
- Trong Estimate Activity Duration ==> để xác định schedule reserves trong contigency. Duration estimate có thể chứa schedule reserves hoặc không.
- Trong Estimate Cost ==> để xác định budget reserves. Cost estimate có thể chứa contigency reserves hoặc ko.
- Trong Determin Budget ==> để xác định management reserves
- Trong Control Cost ==> để kiểm soát và monitor reserves, từ đó quyết định xem có nên xin thêm không, hoặc có nên giải phóng các dự trữ không cần thiết để tối ưu sử dụng tài nguyên cho tổ chức.
- Trong Monitor Risk ==> Risk xảy ra sẽ impact đến contigency reserves. ==> Khi này mình cần xác định xem dự trữ còn đủ dùng ko.
Root cause Analysis
Để làm gì?
- Để xác định root cause và đưa action
- Thường là một phần của Problem Solving
Hỏi
- Dùng trong Monitor and Control Work thế nào?
==> Tìm ra root cause của sự khác biệt giữa actual vs planned từ đó đưa ra các Change Request
- Dùng trong Manage Quality thế nào?
==> Tìm ra root cause của sự khác biệt về process từ đó đưa ra các gợi ý để improve process
- Dùng trong Control Quality thế nào?
==> Tìm ra root cause của Defect để từ đó sửa lỗi
- Dùng trong Identify Risk thế nào?
==> Tìm ra root cause của Risk hoặc Opp đã xảy ra, từ đó đưa ra các phương án prevent.
- Dùng trong Stakeholder như thế nào?
==> Tìm ra root cause của sự khác biệt giữa actual và desired của stakeholder Engagement để đưa ra preventive action như là change engagement level của họ.
Emotional Intelligence
Applied Manage Team
==> control your own emotion and how you respond
==> Understand where people coming from and their emotional state
Data Presentation
- Affinity Diagrams
- Mind mapping
- Project Reports:
- Status Reports = Tell the project story
- Work Performance report - Stakeholder Engagement Matrix
War room
Applied in Manage Team
Lôi mọi người vào phòng và brainstorming, produce ideas.
Mọi người trong room đều xem được đang thảo luận gì và freedom đóng góp ý kiến.
War room có thể là 1 căn phòng hoặc là 1 virtual room.
Presentations
Use to provide the clear information to stakeholders
A formal delivery of information / document
Effective presentation should take the following:
- The audience, their expectations, needs, objectives
- Audience Engagement: Pose questions. Ask for their point of view.
- Verbal, non-verbal communication, and visual effects.