Communication Flashcards
COMMUNICATION MANAGEMENT
DEFINITION
Là các bước để đảm bảo là nhu cầu về thông tin của dự án và stakeholder phải được thỏa mãn từ đó giúp chuyển đổi thông tin một cách hiệu quả qua quá trình thực thi các hoạt động dự án.
Gồm 2 bước chính là lên plan và làm theo plan.
KEY CONCEPTS
(1) Bản chất của Communication là gì?
Communication bản chất là sự chuyển giao thông tin một cách có chủ đích hoặc không tự nguyện.
(2) Thông tin được chuyển đổi thành các dạng nào?
- Written form = văn bản, bao gồm cả cứng và mềm
- Spoken = lời nói, bao gồm cả face to face hoặc remote
- Formal - Informal
- Thông qua gestures = giọng điệu nhấn nhá
- Thông qua media = tranh ảnh, hành động, hay sự lựa chọn dùng các từ ngữ
- Choice of words = lựa chọn các từ ngữ nhằm mục đích nhấn mạnh ý.
(3) Các hoạt động Communication gồm những gì?
- Meetings, presentation
- Email
- Social Media
- Project Report
- Project Documents
(4) Vai trò của PM trong Communication là gì?
- PM dành 90% thời gian để communication
- PM là cầu nối giữa team members với other stakeholders, là những người mà có văn hóa khác, nền tảng tổ chức khác, sự quan tâm, chú ý và ảnh hưởng khác nhau.
(5) Communication có các kiểu nào?
- Internal - External
- Formal (reports, meetings, meeting agenda và minute, stakeholder briefing and presentatiopn)
- Informal (email, social media, websites, informal and adhoc discussion)
- Hiearichical focus: Vị trí của các stakeholder.
+ Upward = Trên
+ Downward = Dưới
+ Horizontal = Ngang bằng
- Official = annual reports, reports to goverment
- Unofficial = là những communication activity tập trung vào nhận diện dự án và xây dựng mối quan hệ giữa stakeholder và project team qua việc sử dụng các cách thức informal
- Verbal (lời nói và giọng điệu voice inflection) và nonverbal (cử chỉ và hành động), written (social media và website, media release)
(6) Kết quả của quá tình Communication là gì?
- Communication xây dựng nên các mối quan hệ cần thiết để giúp cho dự án thành công
- Các hoạt động communication và sản phẩm của nó sẽ giúp communication được sâu và rộng.
- Bản chất việc gửi và nhận thông tin giữa các stakeholder sẽ luôn tồn tại một số vấn đề, communication sẽ giúp việc gửi và nhận thông tin được hiệu quả.
(7) Thế nào là communication thành công?
- Thứ nhất, đúng nhu cầu về thông tin của dự án và stakeholder
- Thứ hai, đúng format và cách thức, nội dung và người gửi.
(8) Làm gì để giảm misunderstanding? 5C
- Correct grammar and spelling
- Concise expression and elimination of excess words: Diễn đạt ngắn gọn và loại bỏ các từ thừa
- Clear purpose and expression to the needs of the reader: Mục đích rõ ràng và thể hiện nhu cầu của người đọc
- Coherent logical flow of ideas: Luồng ý tưởng logic mạch lạc
- Controlling flow of words and ideas: Kiểm soát luồng từ và ý tưởng bằng graphic hoặc summery
(9) 5 Cs này cần được support bởi các communication skill nào?
- Active Listening
- Culture Awareness
- Stakeholder Analysis
- Enhancement of skill = tăng cường kỹ năng của các team member bằng cách sau:
+ Thuyết phục cá nhân, nhóm đó thực hiện hành động
+ Động viên (motivate), khuyến khích (encourge), và trấn an (reassurance)
+ Chỉ bảo thêm (coaching) để nâng cao performance và đạt được kỳ vọng.
+ negotiate để đạt được các thỏa thuận giữa các nhóm hoặc để giảm các delays
+ Loại bỏ các conflict để đề phòng impacts của nó.
(10) Các yếu tố để các hoạt động communication hiệu quả?
- Làm rõ mục đích của communication - define it purpose
- Hiểu càng nhiều các tốt về receivers - meeting needs, and preferences
- Điều hướng và đo đạc được sự hiệu quả của communication.
TRENDS AND EMERGING PRACTICES
(1) Đảm bảo là stakeholder sẽ join vào các buổi họp và hoạt động project review. (timely and regularly)
(2) Tăng cường hoạt động social computing ==> build relationship + trust
(3) Các tiếp cận nhiều mặt về communication để đáp ứng nhiều đối tượng khác nhau ở các văn hóa, độ tuổi khác nhau.
TAILORING CONSIDERATIONS
- Stakeholder Expectations
- Physical locations
- Technology
- Languages
- Knowledge management
CONSIDERATIONS FOR AGILE/ADAPTIVE
(1) Cần nhanh và thường xuyên
(2) Motivate team member để chủ động access vào thông tin, checkpoint cho team member thường xuyên, và cố gắng colocate team member càng nhiều càng tốt.
(3) Transparent thông tin, meeting review thường xuyên
10.1 Plan Communication Management
WHAT
- Là bước để tạo plan cho các hoạt động communication trong dự án dựa vào nhu cầu thông tin của từng stakeholder, của dự án, sự sẵn sàng của OPA.
THE KEY BENEFIT
- Đưa ra approach để communicate năng suất và hiệu quả.
THE KEY INPUT/ OUTPUT - Key input: \+ Charter \+ Resouce Plan, Stakeholder Plan \+ Requirement Doc \+ Stakeholder Register - Key output: \+ Communication Plan \+ Stakeholder Plan Updates \+ Stakeholder Register Updates \+ Projet Schedule Updates
NOTE
(1) Khi nào làm communication plan?
- Xuyên suốt dự án, update thường xuyên
- Làm càng sớm càng tốt
- Ở một số dự án, communication plan được làm ngay từ lúc indentify stakeholder và khi mà project management plan đang được làm.
(2) Communication Requirement Analysis
- Purpose: Để xác định nhu cầu thông tin của Stakeholder
- How:
+ Làm rõ Stakeholder responsibility, relationship, interdependencies. Nếu làm remote thì cần quan tâm đến logistic
+ Xác định information để giao tiếp gồm loại gì, format thế nào, có value gì, mức độ thường xuyên trong giao tiếp và ai sẽ là người chuẩn bị.
+ Xác định kênh để giao tiếp: Internal hay external. Số cá nhân, vị trí của họ
+ CREATE R and R, Organization Chart, Project Structure, Department Structure
+ Development Approach: Xem là mình làm theo Waterfall hay Agile, vì Agile thì phải có rule mỗi meeting ….
+ Legal Requirements: Ví dụ TQ cấm dùng Facebook
(3) Communication Technology
- Purpose: Để chọn tool sẽ sử dụng để truyền tin
- Khi chọn cần cân nhắc các yếu tố: Are U SEE? - Availability - Urgency - Sensitivity - Environment - Easy to Use
(4) Communication Model
- Basic Model: Sender –> Encode –> Transmit –> Decode –> Receiver
- Interactive Model: Basic Model –> Acknowledge (recieved) –> Feedback/ response
- Noted:
+ Sender chịu trách nhiệm cho việc truyền thông điệp, đảm bảo clear và hoàn hảo và đảm bảo message được hiểu đúng.
+ Reciever chịu trách nhiệm nhận tin và acknowledge, feedback.
(5) Communication Method
Các loại chính:
- Interactive: ng ng. Ex: meetings, phone call, instant message, social media, video call
- Push: ng –> máy. Ex: letters, memos, reports, email, faxes, voice mail, blogs.
- Pull: máy –> ng. Ex: Web Portal, intranets, e-learning, lesson learned database, knowledge repository.
(6) Communication Approach cần có trong Communication Plan:
- Interpersonal Communication: face to face, 1-1
- Small Group Communication: Among 3-6
- Public Communication: 1 to many
- Mass Communication: many to anonymous
- Network và Social Communication: many to many
(6) Communication styles assessment
- Purpose: Sử dụng cho các stakeholder đặc biệt
- How: Xác định xem communication style của stakeholder đó là gì, sau đó xem họ thích gì (method, format, content), rồi có thể sử dụng Stakeholder Engagement Assessment Matrix để xem có GAP ko, có cần thay đổi các hoạt động communicate ko.
(7) Political Awareness
- Purpose: Mục đích chính là để có thái độ open và accept với structure của tổ chức. PM phải nhận ra được các mối quan hệ power formal hoặc informal trong tổ chức.
(8) Culture Awareness
- Purpose: Mục đích chính là hiểu được rằng giữa các cá nhân sẽ có văn hóa khác nhau. PM cần xây dựng được approach để đáp ứng được sự khác biệt này.
(7) Plan Communication cần discuss với team để quyết định cách thức tốt nhất.
(8) Communication Plan chứa gì?
- Escalate Process
- Người chịu trách nhiệm cho việc đưa ra các thông tin nhạy cảm/ bảo mật.
- Resource allocate để làm các hoạt động communicate bao gồm cả time, cost
- Cách thức để update và refine lại Communication plan
- Flow charts of information flow
- Workflow với thứ tự authorization.
- List of reports, meeting plans và template, guideline cho chúng
- Contraints
10.2 Manage Communications
WHAT
Là bước đảm bảo thời điểm mà thông tin được collect, được tạo ra, đóng góp, lưu trữ, quản lý, theo dõi.
Trả lời cho câu hỏi Có làm hay không?
THE KEY BENEFIT
- Tạo điều kiện cho information flow giữa team member và stakeholders.
THE KEY INPUT/ OUTPUT - Key Input \+ Communication Plan, Stakeholder Plan \+ Work Performance Reports, Risk Report, Quality Report \+ Change Log, Issue Log \+ Stakeholder Register - Key Output \+ Project Communications \+ Các inputs đều sẽ update.
NOTE
(1) Cần phải xác định tất cả các yếu tố ảnh hưởng đến sự hiệu quả của communication như chọn technology, method hay technique.
(2) Cần phải linh động trong việc thay đổi cách thức communicate theo nhu cầu của stakeholder.
(3) Các yếu tố nào ảnh hưởng đến việc thực thi các hoạt động communication?
1. Timezones
2. Langagues
3. Working hours
4. Technology
5. Cultural
(4) Các loại Project Reports (Data Presentation)?
1. Status Reports = Current State
- Where the project stands (at that moment) to the performance measurement baseline (cost, schedule, scope)
- Includes Earn Value Report
2. Trend Report = compare current with last report
- In a same duration, to see improvement
3. Variance Report = compare current with planned
4. Progress Report = What happened from last report
5. Forcast Report = What will be happened in next report
- helps in resource ulitization
- Include Project Performance Report (related to Cost, Schedule, Risks, Issues, Quality)
6. Work Performance Report chứa cả Status Report và Progress Report
10.3 Monitor Communications
WHAT
Là bước đảm bảo nhu cầu về thông tin trong dự án được thỏa mãn
Trả lời cho câu hỏi: Làm có tốt không?
THE KEY BENEFIT
- Là để thay đổi information flow được defined trong stake plan và com plan
THE KEY INPUT/ OUTPUT - The key Input: \+ Resource, Com, Stake Plan \+ Work Performance Data \+ Project communication \+ Issue Log, Lesson Learned Register - The key output: \+ Work Performance Information \+ CR
NOTE:
(1) Các hoạt động thuộc phần Monitor Communication?
- Các hoạt động communicate và sản phẩm của nó có đạt được kỳ vọng hay ko?
- Các impact bởi hoạt động communicate và sản phẩm của nó cần được đánh giá và điều chỉnh để đảm bảo concept trong communication plan là đúng người đúng nội dung đúng thời điểm đúng cách thức.
- Một số cách thức đặc biệt:
+ Customer statisfaction survey
+ Collect Lesson Learned
+ Quan sát team
+ Review issue log
- là trigger cho hoạt động update communication plan.
(2) Change request thuộc phần này thường dẫn dến việc gì?
- Sự thay đổi stakeholder communication requirement.
- Procedure mới để giải quyết bottlenecks
