PROCUREMENT Flashcards
Procurement Management
DEFINITION
- là bước thuê hoặc lấy resource cần thiết từ phía bên ngoài team.
- bao gồm cả các bước liên quan đến việc tạo hợp đồng hoặc thỏa thuận MOAs, SLAs
KEY CONCEPTS
(1) Vai trò của PM trong Procurement là gì?
- Người PM ko cần phải là expert trong lĩnh vực procurement hay law hay regulation, nhưng phải có những hiểu biết nhất định để đưa ra các quyết định chính xác.
- PM ko có quyền ký kết hợp đồng mà cần phải tìm người có thẩm quyền ký. Hoặc phải được ủy quyền mới được ký thay.
(2) Hợp đồng là gì?
- Thỏa thuận giữa người mua và người bán là hợp đồng. Hợp đồng có thể đơn giản hoặc phức tạp tùy thuộc vào sản phẩm, luật hiện hành.
- Hợp đồng cần phải ghi rõ kết quả mong muốn, bao gồm cả việc transfer knowledge từ seller cho buyer.
- Những gì không có trong hợp đồng sẽ được coi là không hợp pháp (cannot be legally enforced) ==> PM cần phải nhớ đến sự ảnh hưởng của culture và local law phải được ghi vào hợp dồng để hợp thức hóa.
- Hợp đồng sẽ gồm Term and Conditions để ghi rõ ràng nhưng gì buyer sẽ chi trả cho những gì seller làm.
Những gì đội dự án của buyer cần làm là đảm bảo những điều khoản trong hợp đồng map với yêu cầu hiện tại của dự án mình và phải tuân theo policy của tổ chức.
- Tùy thuộc vào từng lĩnh vực, một thỏa thuận có thể được coi là hợp đồng, SLA, understanding, MOA, purchase order.
- Dựa vào các lĩnh vực mà seller sẽ có các tên khác nhau như contractor, vendor, services provider, or supplier.
(3) Procedure and Policy của tổ chức ảnh hưởng thế nào đến Procurement?
- Chứa quyền hạn xem ai là người được ký kết hợp đồng với vai trò là đại diện của tổ chức.
- Hợp đồng thường phải trải qua giai đoạn review và approve bởi 1 department riêng trong tổ chức và phải follow policy procedure của tổ chức.
(4) Sau khi ký kết hợp đồng thì sao?
- The buyer trở thành customer của seller và trở thành key stakeholder của seller.
- Seller team sẽ đi theo tất cả các process tính từ đầu đến close. Từ đó provide sản phẩm hoặc dịch vụ đã ký kết.
- Term and Condition - SOW - Technical SOW sẽ là đầu vào cho các process của seller.
- Seller sẽ trở thành buyer của sub-contractor.
(5) Mối quan hệ giữa seller và buyer bị ảnh hưởng bởi size dự án như thế nào?
- Nếu dự án big size, phần việc hành chính hoặc mua bán được giao cho 1 team hoặc 1 bộ phận trong công ty, vì thế ngừoi đứng đầu team này, bộ phận này sẽ đảm nhận nhiệm vụ thương thảo và ký kết hợp đồng (Centralized purchasing)
- Nếu dự án small size hoặc start-up, họ sẽ không có đội ngũ để làm các thủ tục hành chính, thì PM được cho là có quyền ký kết hợp đồng trực tiếp. Gọi là mô hình decentralized purchasing.
- Với dự án xuyên quốc gia, thì pháp lý là vấn đề quan trọng và cần phải được ký kết qua hợp đồng hợp pháp.
(6) Những lý do để cancel 1 contract?
1. Quality and performance Issue
2. No longer needed
3. Vi phạm Terms of contract
I/ Key Concepts - KA này focus vào:
1. Purchasing the product or services for the project
==> Plan ==> Acquiring the product or services
2. Choosing a source ==> Administering the contract ==> Closing the Contract
TRENDS AND EMERGING PRACTICES
(1) Sử dụng online tool:
- Giúp cho buyer có 1 nơi duy nhất để quảng cáo opp đến seller, seller thì nhờ đó lấy được bid doc dễ dàng và submit proposal online.
- với domain là xây dựng, nhà máy, thì cần biết đến BIM - Building Information Management. Phần mềm này cho phép giảm các effort liên quan đến việc làm claim.
(2) Cần phải chú ý vào Risk Management
- Seller sẽ ko thể control toàn bộ risk được. Do đó buyer cần phải chấp nhận. Và risk management có thể được ghi vào như là một điều khoản của hợp đồng.
(3) Thay đổi process làm hợp đồng, với xu hướng ngày nay là hợp đồng xuyên quốc gia nhiều, do đó cần có 1 form mà sử dụng chung cho nhiều quốc gia được. Tiếp nữa là mối quan hệ lâu dài sẽ giúp buyer giảm được số lượng các bước trong việc ký kết và còn đem lại rất nhiều lợi ích
(4) Vận chuyển và chuỗi cung ứng:
- Khi gặp sự cố với việc cung ứng, thời hạn cung cấp có thể bị delay, chậm ==> cần phải chọn nhà cung cấp khác để tránh.
- Có thể đặt hàng trước khi nó được design để tiết kiệm thời gian.
- Vì thế không chỉ cần xác định nhà cung cấp chính mà còn phải xác định các nhà cung cấp phụ đề phòng.
- Một vài hợp đồng còn yêu cầu nhà cung cấp phải cung cấp số lượng tối thiểu.
(5) Webcam:
- Một số dự án thì nơi làm việc là nơi công cộng do đó cần phải set up 1 số webcam để theo dõi nhằm giảm claim, disagreement, tăng tính commit.
(6) Dùng thử:
- Một số dự án lớn, thì có bước là trial engagement để tiến hành thử nghiệm 1 phần nhỏ trước khi ký kết cả 1 hợp đồng lớn. Điều này giúp họ đánh giá được các seller tiềm năng.
TAILORING CONSIDERATIONS
- Độ phức tạp của procurement: nhiều contract cùng 1 lúc hoặc tại các thời điểm khác nhau..
- Vị trí địa lý: cùng chỗ hay đa quốc gia
- Chính quyền: local law
- Sự sẵn sàng của seller
CONSIDERATIONS FOR AGILE/ADAPTIVE
1. Tạo mối quan hệ chia sẻ giữa seller và buyer để share risk và cả reward.
2. Sử dụng MSA - Master services agreement.
==> Cho phép bổ sung thêm các phụ lục để đáp ứng sự thay đổi
12.1 Plan Procurement
WHAT
- Lưu lại quyết định liên quan đến procurement
- Xác định approach và danh sách các seller tiềm năng
KEY BENEFITS
- Trả lời cho câu hỏi, make or buy? và nếu buy thì sẽ tiến hành như thế nào và làm thế nào để lấy được kết quả tốt từ seller.
KEY INPUT/ OUTPUT
- Input:
+ Charter, Biz Document
+ Scope, Quality, Resource Plan, Scope Baseline
+ Milestone List
+ Project Team assignment, Resource Requirement
+ Requirement Doc, Req Trace Matrix
+ Risk Register, Stakeholder Register
- Output
+ Make-or-Buy Decision
+ Procurement Plan (Procurement Stategy)
+ Procurement SOW, Bid Doc, Source selection Criteria, Independency Est
+ CR
NOTES
(1) Các bước thực hiện trong Procurement là gì?
Thường là các bước sau:
1. Chuẩn bị tài liệu SOW/ TOR (Terms of Reference)
2. Estimate và chuẩn bị budget
3. Quảng bá cơ hội
4. Xác định short list qualified seller
5. Chuẩn bị bid doc (để seller có thể submit được proposal của họ)
6. Đánh giá proposal của seller về mặt technical và quality
7. Đánh giá proposal về mặt cost
8. Đánh giá tổng hợp cả về quality và cost rồi chọn ra the best.
9. Đàm phán các điều khoản rồi ký kết hợp đồng
==> Lịch của dự án có thể ảnh hưởng đến việc hoàn thành các bước này
(2) Contract Type có những loại gì?
1. Fixed Price
==> Giá cố định, requirement rõ ràng, ko mong muốn có nhiều change
==> chia làm 3 loại nhỏ là
- Firm Fixed Price: cố định. Change khi SOW change.
- Fixed Price incentive fee: Giá có thể thay đổi dựa vào performance của seller dựa vào agreed-upon metric. Giá mà vượt quá Cost ceiling thì là seller chịu.
- Fixed Price with economic price adjustment: Nếu làm ăn nhiều năm, hoặc đơn vị tiền tệ khác nhau. Giá thay đổi dựa vào 1 số điều kiện nhất định.
2. Cost-reimbursable contracts
==> Giá là giá thực tế seller làm + Fee = seller profit.
==> Dùng cho các TH mà SOW sẽ change nhiều
==> Chia làm 3 loại
- Cost plus fixed fee: Fixed fee. Fee change khi SOW change.
- Cost plus incentive fee: Share cost giựa vào fomular đã thỏa thuận.
- Cost plus award fee: fee dựa vào đánh giá của buyer.
3. Time Material contract: Là sự kết hợp của 2 loại trên.
(3) Các kiểu chọn seller thường dùng?
1. Giá thấp nhất thì chọn
2. Độ tin tưởng: chọn dựa vào: experience, expertise, references…
3. Technical/ Quality: Chấm điểm về chất lượng, rồi negotitation về giá sau.
4. Cả Quality và Cost: Xem xét cả giá và quality cùng lúc.
5. Sole Source: Seller đưa ra bảng giá đi kèm với các option về technical.
6. Fixed budget: Giá cố định, sau đó request for proposal, các seller sẽ nộp proposal của họ với mức giá cố định đó và đáp ứng được bao nhiêu % SOW. Chọn seller có % đáp ứng cao nhất.
(4) Procurement Plan chứa thông tin gì?
- Role and Responsibility liên quan đến Procurement
- Contraint và Assumption liên quan đến Procurement
- Thông tin liên quan đến tiền tệ
- Prequalified sellers
(5) Procurement Stategy là tài liệu gì
Mô tả objective của procurement lần này, chứa các thông tin:
- Delivery method
- Contract Type
- Procurement phases: thứ tự các phase, deliverables ở mỗi phases, các mốc để đo performance, điều kiện để chuyển sang các phase khác nhau. Cả cách thức transfer knowledge giữa các phase.
(6) BID Documents là tài liệu gì?
Là tài liệu để cung cấp cho seller, từ đó họ sẽ làm proposal gửi lại cho buyer lựa chọn.
==> Thường chứa rule về nội dung, timeline và trách nhiệm cho seller.
Gồm 3 loại chính:
- RFI - Request for information: Cần thông tin về sản phẩm
- RFQ - Request for Quotation: Cần thông tin về làm thế nào để đáp ứng yêu cầu của buyer, và hết bao nhiêu tiền.
- RFP - Request for Proposal: Cần thông tin về solution giải quyết vấn đề hiện tại.
(7) SOW chứa các thông tin gì?
Tài liệu này được xây dựng từ Scope baseline và chỉ định nghĩa những phần việc liên quan đến hợp đồng của vendor đó.
SOW có thể được thay đổi trước khi ký kết thỏa thuận.
Chứa thông tin:
- Mô tả về item
- Metrics: Quality, Performance
- Các yêu cầu về services, method, reports cần thiết, quality
- Performance data, báo cáo về performance
- Currency và payment schedule
- Acceptance criteria
- Warranty
At the end of the procurement project, the procurement product sẽ = với SOW.
(8) Term Of Reference là tài liệu gì?
Là tài liệu mô tả công việc mà vendor (contractor) cần phải thực hiện.
==> Sẽ có standard cần follow
==> Data cần submit for approval
==> Data and services need to provide to the contractor in performing the contract.
==> The schedule for submission
==> the review time required
(9) Các lý do để quyết định Make or buy?
1. Less costly
2. Use in-house skill
3. Control of Work
4. Control of intellectual property
5. Learn new skill
6. Available staff
7. Focus on core project work
12.2 Conduct Procurement
WHAT
- Là bước để nhận được proposal từ seller, đánh giá và chọn 1 seller
KEY BENEFITS
- Chọn được seller chất lượng và ký kết hợp đồng pháp lý
KEY INPUT/ OUTPUT - Input \+ Scope, Communication, Risk, Procurement, Configuration Plan. Scope Baseline \+ Procurement Doc + Seller Proposal \+ Lesson Learned Register \+ Project Schedule \+ Requirement Doc \+ Risk, Stake Register - Output \+ Selected Seller \+ Agreements \+ CR
NOTES
(1) Bidder Conference mục đích là gì?
Là để đảm bảo các seller hiểu rõ về procurement này.
Ko seller nào được đối xử ưu tiên.
(2) Negotiation được tiến hành bởi ai?
Được tiến hành bởi procurement team. PM và team sẽ là ngừoi trình bày và cung cấp sự hỗ trợ.
(3) Ai là người chọn seller?
Người chọn seller sẽ xem tất cả các seller proposal dựa vào selection source criteria. Sau khi negotiation xong thì gửi cho senior management approve thì mới được award
(4) Agreement chứa thông tin gì?
- Incencitive and penalti = thưởng phạt rule
- Insurance and performance bonds = Các điều khoản bảo hiểm trong th thiên tai hoặc performance của seller có vấn đề
- Nhà thầu phụ
- Change Request handling
- Terminate clause
Control Procurement
WHAT
- Quản lý mối quan hệ, performance của seller từ đó make CR nếu cần.
KEY BENEFITS
- Đảm bảo cả buyer và seller performance đều đạt được yêu cầu dựa vào các điều khoản hợp đồng
KEY INPUT/ OUTPUT - Input \+ Requirement, Risk, Procurement, Change Plan. Schedule Baseline \+ Requirement Doc. Requirement Trace \+ Milestone \+ Quality Report \+ Assumption, Risk register \+ Stakeholder register \+ LLR - Output \+ Closed Procurement \+ Work Performance Information \+ CR \+ Procurement Updates
NOTES
(1) Mục đích của Process này là gì?
- Mối quan hệ giữa PM và Contract Manager:
Ở một số tổ chức, có đội riêng tách biệt với PM. Thì PM và Contract Manager cần làm việc chặt chẽ với nhau.
- Mối quan hệ giữa seller và buyer
+ Buyer là ng chịu trách nhiệm chính cho các hoạt động quản lý hợp đồng
+ Mình hiểu là cả seller và buyer đều có mục đích chung là hoàn thành hợp đồng đã ký kết. Như vậy process này để đảm bảo seller và buyer follow theo hợp đồng.
+ Một cách tự nhiên, mình cần hiểu là mối quan hệ giữa seller - buyer là buyer cần phải aware được các action cần làm để kiểm soát.
+ buyer và multi sellers: Với dự án lớn, thì mình còn cần phải quản lý communicate giữa các procurement với nhau.
(2) Vậy PM sẽ làm gì để đảm bảo seller follow đúng hợp đồng:
1. Direct and manage project work ==> vì sẽ ảnh hưởng đến mình
2. Report performance của vendor
3. Perform quality control - Inspection - xem deliverable của vendor có ok ko?
4. Perform integrated change control
5. Monitor and control Risks
(3) Control Procurement gồm các hoạt động nào?
Bước 1: Buyer cần tiến hành các hoạt động quản lý hợp đồng với seller
- Contract change control
+ Hợp đồng có thể change về Term and condition, change về SOW, về giá cả và mô tả về sản phẩm
+ PM cần xác định change là gì communicate change giữa các sellers nếu bị ảnh hưởng và với project team.
+ Giải quyết changes mà impact đến nhiều seller
+ Refine Procurement plan và schedule nếu cần
- Audit công việc của seller và review Performance Report của Seller
+ Thu thập data, documents, rồi phân tích. EVM với Analysis.
+ Báo cáo thường xuyên cho tổ chức của buyer
+ Tiến hành kiểm tra định kỳ hoặc random để xem Vendor performance (Audit + Inspection)
==> Nếu not OK thì follow theo term and condition trong hợp đồng
- Monitor payments to sellers
+ Payement cần phải follow theo hợp đồng, code of ethic.
+ Payment cần link với 1 output nào đó như là deliverables hoặc documents…
+ Trả tiền qua Payment System hoặc Financial Management System hoặc Account payable system
Bước 2. Tiến hành các hoạt động quản lý Claim
- Claim xuất hiện khi có tranh chấp (dispute), những thay đổi ko được approve (contested change), disagreement
- Cần follow Term of the Contract để giải quyết tranh chấp (alternative dispute resolution)
- Lúc giải quyết tranh chấp thì Negotiation là tốt nhất.
Bước 3. Tiến hành các hoạt động đóng contract
- Đánh giá lại performance của seller xem là có đạt hết các điều hoản hợp đồng ko
- Review lại Performance và process của toàn bộ seller procurement.
- Review lại sản phẩm cuối và đồng ý nhận hàng. Sau đó ký vào biên bản giao nhận chính thức hoàn thành hợp đồng.
- Archive data
(4) Tại sao lại cần Requirement Plan khi làm Control Procurement
==> Để mô tả làm thế nào mà yêu cầu của buyer được phân tích, lưu trữ và quản lý
(5) Tại sao lại cần Risk Management Plan?
==> Mô tả cách thức mà các hoạt động quản lý risk được tạo bởi seller có thể được tổ chức và triển khai.
(6) Tại sao lại cần Change Management Plan?
==> Chứa thông tin làm thế nào để các change tạo bởi seller sẽ follow theo các bước nào?
(7) Sẽ có những thay đổi nào liên quan đến hợp đồng?
- Sự thay đổi về Term and condition trong hợp đồng
- Thay đổi về SOW
- Pricing
- Description về sản phẩn
