SCOPE Flashcards
Scope Management
DEFINITION
Gồm các bước để đảm bảo dự án gồm tất cả các công việc cần phải làm và chỉ những việc cần phải làm thôi.
==> Chủ yếu là định nghĩa là kiểm soát cái gì thuộc và không thuộc phạm vi dự án.
KEY CONCEPTS
(1) Term Scope có thể được hiểu là
- Product Scope = Feature + Functions
+ so sánh với product requirement
+ product backlog trong adaptive
- Project Scope = work to be completed
+ chứa Product Scope
+ so sánh với project plan
(2) Scope Management trong Predictive
- Scope được define từ đầu.
- Collect Requirement, Define Scope, Create WBS được thực hiện 1 lần lúc đầu dự án. Sau đó nếu có thay đổi thì quan Change Control.
- Validate Scope thực thi cho mỗi deliverable.
- Control Scope là on-going process
- Scope Baseline = Scope Statement + WBS + WBS dic. Và sau khi được approved thì sẽ cần qua Change Control để update.
(3) Term “Requirement” được hiểu là tất cả các điều kiện, hoặc điều khoản mà cần phải có để product thỏa mãn được thỏa thuận ban đầu.
TRENDS AND EMERGING PRACTICES
- Cần phải làm việc chặt chẽ với BA để:
- Xác định các vấn đề hoặc problem
- Định nghĩa business needs
- Đưa ra lời khuyên về solutions
- Document lại các yêu cầu - Cần phải làm việc rõ ràng:
- BA thì chịu trách nhiệm về requirement
- PM thì chịu trách nhiệm về delivery
- Mỗi ngừoi cần phải hiểu và ở đúng chỗ của mình.
TAILORING CONSIDERATIONS
- How much knowledge and requirement we need dựa vào project size và loại requirement
- Làm validation và control như thế nào.
- Development approach = agile or not
- Độ ổn định của requirement
- Governance: policy hay procedure
CONSIDERATIONS FOR AGILE/ADAPTIVE
- Scope ko được fully define từ đầu. Sẽ có process để refinement scope
- The overall scope được decomposite thành product backlog. Đầu mỗi iteration, team sẽ xem có bao nhiêu cái product backlog quan trong nhất sẽ được thực thi vào interation đó. Ba bước Collect Requirement, Define Scope, Create WBS được lặp lại.
- Mỗi iteration, customer, sponsor sẽ review lại delivarables. Hai bước Validate Scope, Control Scope sẽ được lặp lại.
- Scope baseline = Backlogs = Product requirements + User Stories
5.1 Plan Scope Management
WHAT:
- Là bước để tạo ra plan định nghĩa how to define, validate và control project scope + product Scope
THE KEY BENEFITS
- đưa ra guideline và định hướng làm thế nào để quản lý scope trong suốt quá trình dự án.
THE KEY INPUT/ OUTPUT
- Key Input:
(1) Project Charter -> High level requirement. Plan
(2) Quality -> considerations for quality policies - Key Output:
(1) Plan Scope
(2) Plan Requirement
NOTES:
(1) Bước này sẽ phân tích các thông tin sau:
- Charter
- All other Plan
- Historical data trong OPA
- EEF
(2) Phân biệt Plan Scope vs Plan Requirement:
- Scope Plan: How to Create Scope Statement, Create WBS, Get Approval + Maintain Scope Baseline, Get formal acceptance of the deliverables
- Requirement Plan: How to Plan, track, report requirement activities + How to do Configuration activities + How to Prioritize the Requirement, Use which metrics + Requirement Traceability matrix
5.2 Collect Requirements
WHAT
- Là bước để quyết định, viết vào tài liệu, quản lý stakeholder need và requirements để meet project objectives
THE KEY BENEFITS
Cung cấp chuẩn (basis) để define project scope và product scope
THE KEY INPUT/ OUTPUT
- Input:
(1) Charter, Assumption Log, Business Document, Agreement
(2) Scope Plan, Requirement Plan, Stakeholder Plan
(3) Stakeholder Register - Output:
(1) Requirement Document
(2) Requirement Traceability Matrix
NOTES:
(1) Sự thành bại của dự án bị ảnh hưởng trực tiếp bởi active stakeholder khi involve vào quá trình khám phá và phân tách requirement.
(2) Requirement bao gồm số hóa hoặc tài liệu hóa các mong muốn của sponsor, customer, other stakeholder.
Không phải tất cả requirement collect được đều thuộc project scope.
(3) Requirement Traceablitity Matrix chứa các thông tin sau:
- Business need, objective or goals
- Project Objective
- Project Scope, WBS
- Product Design
- Product Development: Coding, Cost, Schedule
- Test Strategy, scenario, activitties
- High-level Requirement to more detailed requirement: liên kết với mỗi requirement.
(4) Requirement Types
- Business Requirement - High-level Requirement
- Stakeholder Requirement - Needs of stakeholders
- Solution Requirement - function + nonfunction = SRS
- Transition Requirement - current state to future state
- Project Requirement - Actions, processes
- Quality Requirement - Validate requirement
5.3 Define Scope
WHAT
- là bước mô tả chi tiết Project Scope và Product Scope
THE KEY BENEFITS
Nó mô tả phạm vi dự án (project boundaries) và acceptance criteria
THE KEY INPUT/ OUTPUT
- Input:
(1) Project Charter, Assumption Log
(2) Scope Plan
(3) Requirement Document - Output: Scope Statement
NOTES:
(1) Bởi vì ko phải tất cả requirement thu thập được đều thuộc project scope. Nên bước này sẽ chọn ra final requirement
(2) Product Analysis gồm các loại
- Product breakdown: Phân tích product có sẵn
- Requirement Analysis: phân tích yêu cầu mà BA lấy được
- System Analysis và System Engigneering: Phân tích cách mà system hoạt động, xây dựng system thế nào, thay đổi nó ra sao.
- Value Analysis và Value Engineering: Phân tích value mà các component mang lại.
(3) Project Scope Statement
- Cung cấp common understanding giữa các stakeholders
- Có thể chứa các explicit scope exclusion hỗ trợ trong việc manage stakeholders expectation
- Giúp cho dự án có thể làm detail plan, làm guideline khi execute.
- cung cấp baseline để xác định sự thay đổi sẽ thuộc hay ko thuộc phạm vi dự án
- Mức độ chi tiết của Scope Statement sẽ thể hiện mức độ control scope của dự án
- Chứa các thông tin:
+ Project scope description
+ Major deliverables: mô tả detail
+ Project Acceptance Criteria
+ Project Exclusions
+ Assumption & Contraint
5.4 Create WBS
WHAT
- là bước chia nhỏ Scope thành các work package
THE KEY BENEFITS
Đưa ra được 1 framework về cái gì sẽ được deliver
THE KEY INPUT/ OUTPUT
- Input:
(1) Scope Plan
(2) Scope Statement
(3) Requirement Document - Output:
(1) Scope Baseline= Scope Statement + WBS, WBS Dictionary
NOTED
(1) WBS:
- Lowest level = Work Package, được đánh số bằng Code of Account
- Là một Planning Tool, có thể sử dụng WBT ( WBS Template - lấy từ historical data)
- Visualize what is in the project và defines what in scope what out of scope
- Control Account:
+ Là một điểm để quản lý sự tổng hợp của Scope, Budget, Schedule qua EVM.
- Plan Package:
+ Biết nội dung công việc nhưng không chứa activities.
(2) WBS Dictionary
- Mô tả detail, activity, schedule information cho 1 work package
- Chứa các thông tin:
+ Code of Account: Định danh mỗi Work Package
+ Mô tả về công việc
+ Assumption & Constraint cho WP
+ Related Schedule như Milestones, Schedule Activities
+ Resource Required, Responsible organization
+ Cost Estimate
+ Quality Requirement
+ Acceptance Criteria
+ Technical Reference
+ Contract Information
5.5 Validate Scope
WHAT
- là bước lấy được formal acceptance của completed deliverables
THE KEY BENEFITS
Mang lại tính khách quan cho acceptance process và tăng xác suất chấp nhận sản phẩm, dịch vụ hoặc kết quả cuối cùng bằng cách xác nhận từng deliverables.
THE KEY INPUT/ OUTPUT
- Input:
(1) Scope Plan, Requirement Plan
(2) Scope Baseline
(3) Verfied Deliverables
(4) Requirement document, Requirement Trace Matrix - Output =
(1) Accepted deliverable
(2) Work Performance Information
(3) Change Request
NOTES
(1) Control Quality thường được thực hiện trước Validate Scope. Tuy nhiên có thể vẫn được thực hiện song song.
5.6 Control Scope
WHAT
- là bước monitor status của project và product Scope
- là bước quản lý sự thay đổi của scope baseline: Xác định nguyên nhân và mức độ khác biệt của actual so với scope baseline và quyết định actions.
THE KEY BENEFITS
Scope basline được maintain trong suốt quá trình dự án
THE KEY INPUT/ OUTPUT
- Input:
(1) Scope Plan, Requirement Plan, Configuration Plan, Change Plan
(2) Scope Baseline, Performance Measurement Baslines
(3) Work Performance Data - Output =
(1) Change request
(2) Work performance information
