RESOURCE Flashcards
RESOURCE MANAGEMENT
DEFINITION
Là bước để xác đinh, lấy và quản lý resource cần cho sự thành công của dự án.
Bước này đảm bảo đúng resource sẽ available đúng thời điểm.
KEY CONCEPTS
(1) Các yếu tố ảnh nào hưởng đến team?
- Môi trường, Địa lý, Văn hóa, Chính trị
- Communication
- Change Management
(2) Resource Management gồm những công việc gì?
- Là allocate và sử dụng resource cần cho dự án một cách hiệu quả
==> Để làm được thì tổ chức cần có data về nhu cầu về resource , nguồn cung ứng resource
- Nếu ko lấy được critical resource, sẽ dẫn đến điều gì?
==> Delay dự án
- Nếu lấy resource kém chất lượng sẽ dẫn đến điều gì?
==> Chất lượng sản phẩm cuối sẽ bị ảnh hưởng, tăng khả năng phải rework.
- Nếu lấy thửa resource thì sao?
==> Operation cost tăng cao ==> giảm profit của tổ chức
- Nếu lấy ít quá, thì sao?
==> Ko làm thỏa mãn được stakeholder ==> giảm profit
TRENDS AND EMERGING PRACTICES
(1) Resource Management Method - Cách quản lý resource
- Lean Management: maximize value and minimize waste
- Just-in-Time = KANBAN
- Kaizen = plan do check act
- Total productive maintenance (PTM) = tăng hiệu quả toàn diện khác với TQM tăng hiệu quả về quality thôi.
- Theory of contraint (TOC) tập trung vào giải quyết các ràng buộc, thắt cổ chai
(2) Emotional Intelligent
==> Team sẽ hoạt động hiệu quả hơn, giảm turn-overate
(3) Self-Organizing team ==> Cần generalizing specialist. (full-stack)
(4) Virtual team ==> Cần communication technology
==> Ưu điểm: tận dụng được nguồn lực expert tại khu vực, kết nối được các office ở các khu vực khắp nơi với nhau, tận dụng được nguồn lực bị khuyết tật
==> Nhược điểm: Phụ thuôc vào communication technology, cảm thấy bị chia cách, gaps khi trao đổi thông tin, khó khăn trong tracking tiến độ, sự khác biệt về timezone.
TAILORING CONSIDERATIONS
(1) Sự đa dạng - Diversity của team
(2) Physical location
(3) Resource đặc biệt theo ngành
(4) Cách acquire human resource = full time hay part time
(5) Quản lý team
(6) Life cycle approach
CONSIDERATIONS FOR AGILE/ADAPTIVE (1) Self-organization team (2) Collaboration Ưu điểm: ==> tăng hiệu suất ==> tăng khả năng giải quyết vấn đề ==> kết hợp nhuần nhuyễn giữa các activities và nhờ vào tăng cường communicate, sharing knowledge, và linh động trong assign công việc. Nhược điểm ==> Chỉ thích hợp với rapid change ==> Khó dự đoán
9.1 Plan Resource Management
WHAT
Là bước để xác định làm thế nào để estimate, lấy được resource, quản lý và sử dụng nó một cách hiệu quả.
THE KEY BENEFIT
Đưa ra được cách thức quản lý resource hiệu quả dựa vào loại và độ phức tạp của dự án
THE KEY INPUT/ OUTPUT - Input \+ Project Charter \+ Quality Plan, Scope Baseline \+ Project Schedule \+ Requirement Document \+ Risk Register, Stakeholder Register - Output: \+ Resource Plan \+ Team Charter \+ Assumption Log + Risk Register Update
NOTES
(1) Role and Responsibility có thể được mô tả bằng các cách nào?
- Hierarchical Chart (Biểu đồ cây) - có thể nhìn thấy relationship để reporting
==> WBS: chia theo deliverables
==> OBS: chia theo phòng ban
==> RBS: chia theo resource category and resource type
- Matrix Chart (Biểu đồ dạng bảng) - RACI
==> có thể nhìn thấy rõ relationship để gắn với work package, thường dùng trong các dự án lớn. (R: Responsible, A: Accountable, C: Consult, I : Inform)
- Text (Mô tả bằng chữ) - Job/ Position Description, thường dùng khi đi tuyển dụng
(2) Resource Plan chứa những gì?
- Cách thức để xác định, lấy resource
- Hướng dẫn để lấy được resource
- Role and Resonpsibility
- Định hướng training cho team member
- Cách thức để develop team
- Cách thức để control resource
- Recognition Plan: Recoginition and reward như thế nào.
(3) Team Charter
Là tài liệu để cả team thống nhất cách hành xử trong dự án - Ground Rules, code of conduct
- Cần được review định kỳ để team member khỏi quên với phục vụ team member mới
- Tài liệu này sẽ được thực hiện tốt nhất khi mà các thành viên trong tổ chức cùng chung ta làm nên nó. (team member develop it or have opportunity to contribute)
==> Team Charter chứa các thông tin gì?
- Team Value
- Guildeline để communicate, để meeting
- Descion making process
- Conflict Resolution process
- Team Agreements
9.2 Estimate Activity Resource
WHAT
Là bước để estimate resource cần cho activity: loại nào, số lượng ra sao.
THE KEY BENEFIT
- Quyết định loại, số lượng, đặc điểm của resource cần để thực thi công việc
THE KEY INPUT/ OUTPUT - Input: \+ Resource Plan, Scope Baseline \+ Acitivity List, Act Attribute, \+ Resource Calendars \+ Assumption Log, Risk Register \+ Cost Estimate - Output \+ Resource Requirement \+ RBS \+ Basis of Estimate
NOTE:
(1) Resource Requirement là tài liệu gì?
- Là tài liệu xác định type, số lượng resources và dùng trong bao lâu
- Ex: if 2 senior programmers are required for 4 months or if 3 junior programmers are required for 5 months.
(2) Xem activity attribute để lấy được thông tin resource requirement
(3) Sử dụng Alternative Analysis để cân nhắc giữa các lựa chọn resource.
9.3 Acquire Resource
WHAT
Là bước để lấy resource
THE KEY BENEFIT
Nó outline và guideline cho những resource được chọn và assign activity cho chúng/họ.
THE KEY INPUT/ OUTPUT - Input \+ Resource Plan, Procurement Plan, Cost Baseline \+ Project Schedule \+ Resource Calendar, Resource Requirement \+ Stakeholder Register - Output \+ Physical Resource Assignment \+ Project Team Assignment \+ Resource Calendar \+ CR
NOTE
(1) Resource có thể lấy ở internal hoặc external. Với resource lấy từ external cần thông qua procurement process.
(2) PM có thể không có quyền với việc quản lý resource. Do đó cần follow theo những factor sau:
- Negotiate với người quản lý resource để lấy được resource
- Thất bại trong việc lấy resource sẽ dẫn dến ảnh hưởng về cost, schedule, sự hài lòng của khách hàng, giảm chất lượng và tăng risk. Thiếu resource sẽ dẫn đến dự án không thành công và tệ nhất là bị cancel
- Nếu như resource mà không có thì phải sử dụng resource tạm thời thay thế.
(3) Resource Calendar là tài liệu gì?
- Khoảng thời gian mà resource cần cho dự án sẽ available. Bao gồm cả timezone, work hours, vacation time, local holiday,
(4) Project Team Assignment chứa thông tin gì?
Chứa Name, địa chỉ, thông tin, Skills và competencies etc. của Team Members
(5) Khi xảy ra các problem related to Resources thì cần làm gì?
Step 1: Luôn Negotiates với các party liên quan trước:
1. Chính Resource ấy
2. Functional Managers
Step 2: Nếu không được thì Escalate (Escalation Process nằm trong Communication Management Plan):
1. Sponsor
2. Program / Portfolio Manager
9.4 Develop Team
WHAT
Là bước để tăng khả năng, sự tương tác của team member, tạo môi trường tổng quan cho cả team nhằm tăng performance
THE KEY BENEFIT
- Tăng cường team work, tăng khả năng, động viên, giảm trở ngại ==> tăng performance.
THE KEY INPUT/ OUTPUT - Input \+ Resource Plan \+ Project Schedule, \+ Resource Calendar, Team Charter, Project Team Assignment - Output \+ Team Performance Assessment \+ CR
NOTE
(1) Vai trò của PM trong việc develop Team như thế nào?
- PM cần phải có skill để xác định, xây dựng, bảo trì, động viên, dẫn dắt và truyền cảm hứng cho team để đạt được team performance cao.
- Team work là critical factor cho sự thành công của dự án ==> xây dựng 1 team effective là nhiệm vụ chính của PM.
- PM có thể tạo một môi trường và động viên team bằng cách đưa ra các thử thách và cơ hội, thường xuyên feedback và support khi họ cần và cuối cùng là ghi nhận và khen thưởng cho good performance.
(2) Làm thế nào để đạt được high team performance?
- Open and effective communication ==> Team language
- Team bulding ==> nâng cao skill của nhân viên
- Develop Trust
- Manage conflict
- Collaborative in problem solving và decision making.
(3) Tuckman - 5 steps nào?
Step 1: Forming
- First met ==> Chỉ biết highlevel information
Step 2: Storming
- hostility Thù địch
- mức độ phụ thuộc vào độ willing to work together
Step 3: Norming
- Team accept their role and begin to product work
- reply to one another + complete their work
Step 4: Performing
- Well together, Trust each other
- Issue and problem are resolved quickly
Step 5: Adjourning
- Tan rã
==> Thời hạn của mỗi stage phụ thuộc vào độ động của team, team size, hay team leadership. PM cần phải đưa team qua tất cả các stage để đạt hiệu quả tốt nhất.
(4) Team Building cần lưu ý gì?
- Đặc biệt hiệu quả khi làm việc remote, ít có cơ hội gặp nhau face to face.
- Là cần thiết ngay từ khi initate dự án và cần được tiến hành thường xuyên và xuyên suốt dự án.
(5) Training cần lưu ý gì?
- Scheduled training thì mô tả ở resource plan
- Sau khi quan sát và trò chuyện, thẩm định project performance có thể sẽ tiến hành các informal training.
(6) Team performance Assessment là gì?
- Là sự đánh giá về hiệu quả làm việc của team
- Thường đánh giá dựa trên các yếu tố sau:
+ Tăng skill cho cá nhân để làm việc được assign hiệu quả hơn
+ Tăng khả năng team work
+ Giảm turnover rate
+ Tăng sự đoàn kết giữa các cá nhân bằng openly share information, experience
(7) Phân biệt Team Performance Assessments vs Project performance appraisals?
9.5 Manage Team
WHAT
- Giám sát team member performance, đưa ra feedback, resolve issue.
==> Manage Team = Manage conflict
THE KEY BENEFIT
- Bước này sẽ gây ảnh hưởng đến hành vi của cá nhân trong team, quản lý conflict và resolve issue.
THE KEY INPUT/ OUTPUT - Input \+ Resource Plan \+ Work Performance Report \+ Team Performance Assessment \+ Team assignment, Team Charter \+ Issue Log, Lesson Learned Register - Output \+ CR
NOTE
(1) Vai trò của PM trong manage Resource?
- PM cần nhạy cảm trong cả việc sẵn sàng và khả năng giúp đỡ team member để họ perform work hiệu quả, và cần phải thay đổi management, leadership style khi cần thiết.
(2) Tại sao lại phát sinh xung đột?
- khan hiếm resource (scarce)
- ưu tiên về thời gian (schedule priority)
- personal work style (kiểu làm việc của cá nhân)
- ý kiến trái chiều về technical
==> Ground rule sẽ làm giảm conflict
(3) Ai là người chịu trách nhiệm cho việc giải quyết xung đột?
==> Tất cả các thành viên dự án đều có trách nhiệm giải quyết xung đột
==> Nhưng khi nó được escalate lên PM, thì PM cần phải có trách nhiệm đưa ra 1 giải pháp hợp lý.
(4) Khi có conflict, mình cần làm gì?
- Tập trung vào hiện tại, ko được nhìn lại lịch sử
- Tập trung vào issue chứ ko phải vấn đề về con người
- Luôn chọn hướng giải quyết hướng tới mục tiêu lớn
- Đầu tiên là trao đổi trực tiếp và private với tâm thế collaboration (hợp tác với nhau). Nếu vẫn tiếp tục thì có thể cần nặng tay, thi hành kỷ luật nếu cần. (Take Disciplinary action.)
(5) Có các cách giải quyết Xung đột thế nào?
- Withdrawal / Avoiding = 1 Give up = bỏ qua để chuẩn bị tốt hơn hoặc được resolve bởi người khác
- Smoothing/ Accommodating = It is not important = bỏ qua nó = Tập trung vào vùng đồng ý thay vì vùng không đồng ý
- Compromising / Reconcile = Both people have to give up something = Lose - Lose = Dĩ hòa vi quý, mỗi ng nhường 1 tý
- Forcing/ directing = The person have power will make decision = Lose - Lose = thường sử dụng khi khẩn cấp
- Collaborative = Problem Solving = Together = Cùng nhau openly để giải quyết.
(6) Management Style có những loại nào?
1. Autocartic: PM make all decisions
2. Democratic: Member involved with the decisions
3. Laissez Faire: Allow Team Leader make the decision
4. Exceptional: PM manages by exceptions (reactive)
(7) Trình tự về conflict resolution và escalate?
1. Các party, cá nhân liên quan tự giải quyết trước
PM tham gia để facilitation —> reach conclusion, effective
2. Nếu không được nữa thì formal disciplinary actions (formal written)
3. Không được nữa thì escalate lên Functional Managers, Sponsor, etc. (Escalate luôn là cuối cùng, bí lắm hẵng escalate, luôn tìm tất cả các giải pháp khác trước khi escalate)
9.6 Control Resource
WHAT
- Đảm bảo physical resource được assign và được allocate vào dự án như planned.
- So sánh với plan để đưa ra corrective action nếu cần.
THE KEY BENEFIT
- Đảm bảo resource được assign đúng thời điểm, đúng chỗ
THE KEY INPUT/ OUTPUT - Input \+ Resource Plan \+ Work Performance Data \+ Project Schedule \+ RBS, Resource requirement \+ Physical Resource Assignment \+ Agreements - Output \+ Work Performance Information \+ CR
NOTE
(1) Problem Solving gồm các bước nào?
- Xác định và định nghĩa vấn đề = tìm ra và chia nhỏ vấn đề
- Investigate = collect data về nó
- Phân tích = tìm ra root cause của vấn đề
- Solve = chọn giải pháp tối ưu
- Check the solution = Kiểm tra xem problem đã được fixed chưa
Motivation Theory
(1) Maslow’s Hỉearchy of Needs
- 5 needs drive our reason to work:
1st: Physiological needs = water, food, air = basic to alive
2nd: Safety needs = need a safe environment
3rd: Social needs = becomes friends with colleagues
4th: Esteem needs = feel your value, feel you contributed, take price on your work
5th: Self actualization = what you do is the purpose you alive
==> Nếu ko cung cấp đủ nhu cầu tầng dưới sẽ ko thể lên được tầng trên ==> Muốn motivate member cần cung cấp đủ nhu cầu tầng dưới
(2) Herberg’s Theory of Motivation
Cái cân - 1 bên là Hygiene Factors, 1 bên là Motivate factor.
- Hygiene Factors = Working condition, Personal life, Relationship at work, Security, Status, Salary
==> Nếu ko có thì cũng ko ảnh hưởng peformance
- Motivation factor = Responsibility, Self-actualization,
Professional growth, Recognition
==> Nếu có thì tăng performance
(3) David McClelland’s Theory of Needs
- Nhu cầu của con người sẽ được nâng dần theo thời gian
- shaped by life experience
1. Archivement: challenging but reachable ==> they like recognition (Thời trẻ trâu thích thử thách, muốn thể hiện và muốn được công nhận.)
2. Affiliation: Những người sẽ làm việc tốt nhất khi họ làm việc cùng những người khác ==> They seek for approval (Tìm kiếm sự chấp thuận, ổn định)
3. Power: Những người tham vọng ==> They like to organize and influence others
Organization Management Theory
(1) McGregor’s - Theory X
- Phong cách quản lý độc đoán - Authoritarian
- Cho rằng bản chất mỗi người là lazy, selfish, hate to work, động lực làm việc của họ chỉ là tiền.
- Như vậy cần phải định hướng và kiểm soát họ - Direct and Control
(2) McGregor’s - Theory Y
- Phong cách tự quản lý
- Cho rằng bản chất mỗi người đều có trách nhiệm, tự định hướng và tự quản lý bản thân tốt - Self Direct and Control.
- Do đó không cần người quản lý, họ sẽ tự commit với tổ chức.
(3) William G. Ouchi’s - Theory Z
- Phong cách quản lý kiểu Nhật Bản
- Cho rằng mỗi người sẽ phải đi theo 1 chặng đường career path rõ ràng, một cách từ từ - slow promotion & long-term. Bên trên họ luôn cần những quản lý cấp cao hơn.
- Như vậy tổ chức phải commit với nhân viên về career path cho mỗi người và có mức thưởng cho người làm lâu năm
