STAKEHOLDERS Flashcards
PROJECT STAKEHOLDER MANAGEMENT
DEFINITION
Là nhóm các bước để:
- xác định người, nhóm hoặc tổ chức mà có thể impact hoặc bị impact bởi dự án
- phân tích yêu cầu và sự ảnh hưởng của họ đến dự án
- xây dựng chiến lược quản lý để có được sự tương tác hiệu của của họ vào những quyết định hoặc quá trinhd thực thi dự án.
KEY CONCEPTS
(1) Việc xác định và engage một cách đúng đắn tất cả các stakeholders theo định hướng đã đề ra có thể quyết định thành bại của dự án.
(2) Để tăng khả năng thành công, việc identify Stakeholder cần tiến hành càng sớm càng tốt, ngay sau khi project charter được approved.
(3) Sự đánh giá của stakeholder có thể được coi là một mục tiêu của dự án. Chìa khóa để quản lý stakeholder enagement hiệu quả là communicate với họ thường xuyên và liên tục. Từ đó sẽ có được:
- hiểu được yêu cầu của họ
- xác định được issue đã xảy ra
- quản lý xung đột
- involve stakeholder engagement thích hợp vào các quyết định hoặc hoạt động của dự án
(4) Hoạt động xác định stakeholder cho dự án có tính lặp. Hoạt động xác định, sắp xếp, và enagement cần được review và update liên tục hoặc ít nhất là khi:
- chuyển giao giữa các project phases
- Current stakeholder không còn involve vào dự án nữa hoặc có stakeholder mới.
- Có sự thay đổi trong tổ chức hoặc sự mở rộng của stakeholdẻ community.
TRENDS AND EMERGING PRACTICES
(1) Xác định tất cả các stakeholders chứ không phải 1 nhóm nhỏ
(2) Đảm bảo tất cả team member cùng tham gia hoạt động stakeholder engagement
(3) review stakehodler community thường xuyên, thường song song với review risk
(4) Co-creation with the stakeholder who most affected to the project
(5) Lưu lại value của stakeholder enagement cả postive và negative.
TAILORING CONSIDERATIONS
(1) Sự đa dạng của Stakeholder (Stakeholder Diversity) Có bao nhiêu stakeholder? Có bao nhiêu sự đa dạng văn hóa giữa họ?
(2) Sự phức tạp giữa mối quan hệ của các stakeholders
(3) Công nghệ liên lạc (Communication Technology) Có available không? Loại nào tốt nhất?
CONSIDERATIONS FOR AGILE/ADAPTIVE
(1) Involve directly not layer management
(2) Dynamic co-creation process ==> giảm risk, build trust, support change, giảm cost, tăng khả năng thành công
(3) Transparency information = cho tất cả stakeholder vào cuộc họp của dự án.
13.1 Identify Stakeholder
WHAT
Là bước xác định stakeholder một cách thường xuyên, phân tích và lưu trữ lại thông tin liên quan đến interest, involvement, independecies, influence và potential impact đến khả năng thành công của dự án
THE KEY BENEFIT
Cho phép xác định mức độ tập trung cho từng stakeholder hoặc tùng nhóm.
KEY INPUT/ OUTPUT
- Input:
(1) Project Charter, Agreements, business document, Requirement Document
(2) Communication Plan, Stakeholder Plan
(3) Change Log, Issue Log - Output: Stakeholder Register
NOTES
(1) Cần hiểu về chính trị và power structure của tố chức
(2) Cần hiểu biết về môi trường và văn hóa, industry
(3) Stakeholder Analysis đưa ra list stakeholders với các thông tin như
- Interest
- Rights
- Ownership
- Knowledge
- Contribution
(2) Các loại biểu đồ:
- 2 yếu tố: Power/ Interest Grid hoặc Power/ Influence Grid hoặc Impact/ Influence Grid
- 3 yếu tố: Stakeholder Cube hoặc Salience Model (power + urgency + Legitimacy) áp dụng cho large complex.
(3) Hướng ảnh hưởng:
- Upward/ Downward
- Outward/ Sideward
(4) Stakeholder Register gồm:
- Indentify Information
- Assessment Information
- Stakeholder classification
13.2 Plan Stakeholder Engagement
WHAT
Là bước xây dựng chiến lược để involve stakeholder dựa vào yêu cầu, sự quan tâm, sự ảnh hưởng và sự có thể gây ảnh hưởng của họ đến dự án.
THE KEY BENEFITS
Đưa ra được 1 kế hoạch có thể hành động được để tương tác hiệu quả với các stakeholder
THE KEY INPUT/ OUTPUT - Input: (1) Resource Plan, Communication Plan, Risk Plan (2) Assumption Log, Change Log, Issue Log (3) Risk Register, Stakeholder Register (4) Project Charter, Agreements - Output: Stakeholder Plan
NOTES:
(1) Stakeholder Plan:
- Được tạo ra càng sớm càng tốt và cần được review update thường xuyên.
- First version được tạo ra ngay sau khi stakeholder community được identify
- Thay đổi nếu stakeholder community thay đổi
(2) Trigger to change:
- Start new project or phase
- Có sự thay đổi của tổ chức hoặc ngành
- có cá nhân mới vào, hoặc ra
- Change, Risk, Issue
(3) Stakeholder Engagement Assessment Matrix
- Unaware
- resistant
- Neutral
- Supportive
- Leading
13.3 Manage Stakeholder Engagement
WHAT
Là bước để liên lạc và làm việc với stakeholder để đạt được mong muốn và yêu cầu của họ, xác định issue và lấy được sự involve cần thiết.
THE KEY BENEFITS
- Tăng sự support giảm sự phá hại
THE KEY INPUT/ OUTPUT
- Input
(1) Communication Plan, Risk Plan, Stakeholder Plan
(2) Stakeholder Register
(3) Change log, issue log, Lesson Learn Register - Output
(1) Change Request
(2) Issue Log update
(3) Stakeholder Register update
(4) Communciation Plan , Stakeholder Plan update
NOTES:
(1) Manage Stakeholder sẽ gồm các hoạt động như là:
- Lấy được, confirm và maintain stakeholder commitment
- Quản lý expectation của họ bằng cách negotiate và communication
- Xác đinh issue hoặc concerns cái mà có thể sẽ thành issue
- Clarify và resolve issue đã được xác định
==> Đảm bảo stakeholder hiểu được project goals, project risk và đảm bảo cách họ contribute sẽ giúp tăng khả năng thành công cho dự án
(2) Các meetings
- Desicion Making Meeting
- Issue Resolution Meeting
- Lesson Learn and retrospective
- Kick-off Meeting
- Sprint Planning
- Status Update
13.4 Monitor Stakeholder Engagement
WHAT
Là bước để điều hướng staholder relationships và thay đổi chiến lược
THE KEY BENEFITS
Nó maintain hoặc tăng cường sự hiệu quả và hiệu năng của các hoạt động stakeholder engagement khi mà project tăng trưởng hoặc môi trường thay đổi
THE KEY INPUT/ OUTPUT
- Input:
(1) Resource Plan + Communication Plan + Stakeholder Plan
(2) Stakeholder Register
(3) Work Performance Data, Project Communications
(4) Risk Register, Issue Log - Output:
(1) Work Performance Information
(2) Change Request
NOTES
(1) Meetings:
- Status Meeting, Standup Meeting, Retrospective Meeting,
