Project Environments Flashcards
What is PM Powers?
- Position Power: Formal - Authoritative - Legitimate
- Informational Power: Keeps information to keep power
- Referent Power: Respected or Admired because of the last project
- Situational Power: based on the situation
- Personal or Charismatic Power: based on warm and friendly
- Reward Power: Who can reward them
- Ingratiating (Tăng trưởng) Power: based on flattery (nịnh hót) = False. Will down overtime.
- Pressure based power: restrict choices
- Guilt-based power: Cảm giác tội lỗi
- Persuasive Power: Thuyết phục
- Avoiding Power: Refuse to act, get involved, make the decision.
List out 10 Organization Structure Types
Organization Structure Types
- Organic and simple (tổ chức nhỏ)
- Người ngợm linh động, không chuyên nghiệp, không gắn bó với tổ chức, làm part-time nhiều
- Quyền lực của PM thấp hoặc không có
- Tiền nằm trong tay chủ doanh nghiệp, không có administrator staff. - Functional (Centralized)
- Người chia thành các phòng ban rõ ràng nhiệm vụ, rất chuyên nghiệp.
- PM chả có mấy quyền lực, muốn làm dự án phải chơi vs các trưởng nhóm. PM lúc này được gọi là Project expeditor
- Tiền nằm trong tay Trưởng phòng, không có administrator staff - Multi divisional
- Người chia vào các phòng ban, mỗi phòng ban lại có các bộ phận rất nhỏ, do đó tính gắn bó thấp. part-time nhiều ==> rất dễ dẫm chân nhau
- PM có ít quyền, phải làm việc với các Trưởng phòng, PM lúc này được gọi là Project Coordinator
- Tiền nằm trong tay Trưởng phòng, có part-time administrartor hỗ trợ - Matrix
- Người vẫn ở trong các phòng ban nhưng gắn bó lâu dài
- 1 người có thể làm nhiều dự án 1 lúc ==> ko tập trung, tranh nhau người
- 1 người phải báo cáo cho cả trưởng phòng cả PM ==> phải báo cáo nhiều
- Có partime administrator hỗ trợ
* ** Weak
- PM part-time = Project Coordinator < Function Manager
- Tiền = Trưởng phòng
* ** Balance
- PM part-time = Function Manager
- Tiền = Trưởng phòng + PM
* ** Strong
- PM full-time = Function Manager
- Tiền = PM
- Cost thường tăng do thừa nhân lực - Project oriented (Composite, Hybrid)
- Người full time nhưng ko nằm trong 1 phòng ban nào cả, hết dự án là lại về pool bơi ==> Hay bị mất tập trung vì lo lắng lúc gần hết dự án.
- Người chỉ nằm ở 1 dự án thôi nên độ tập trung rất cao. Ít phải tranh chấp người. Do đó communication cũng dễ quản lý
- PM full time và max quyền luôn - Virtual
- Người nằm rải rác các nơi trên thế giới, do dó cần đầu mối liên lạc ở mỗi vùng. ==> communication tiện vì có đầu mối, nhưng cũng bất tiện, dễ bị tắc nếu đầu mối có vấn đề
- PM ít quyền vì nếu nó to chúng nó dỗi ko làm nữa thì chả làm gì được :). Quyền lực phải chia nhỏ cho các đầu mối. Tiền cũng chia theo. - Hybrid
- Dành có các dự án đặc biệt, PM sẽ có những quyền lực đặc biệt được chỉ định riêng. Thường merge các loại trên vào lẫn lộn chứ ko rõ ràng.
- Ví dụ: thành lập ban phòng chống Covid - PMO Structure
- PMO sẽ kiểm soát tất cả các dự án để đạt được 1 sự đồng nhất.
==> PM vs Team, Customer ko connect được vs nhau
Business Document
What is a Project Benefits Management Plan?
Business Document gồm 2 phần
1. Project Benefit Management Plan:
- Contains: Expected Value mà dự án đem lại, nó map thế nao với strategy của tổ chức, và timeframe to recognize the value = phases, short-term, long-terms, on-going
- Tài liệu này giúp tạo ra, tối đa hóa và duy trì các lợi ích cho dự án
2. Project Business Cases
- Contains: Feasibility (Tính khả thi của dự án), Validity (Hiệu quả mà dự án mang lại), Future decisions based on the finances (các quyết định dựa vào tình hình tài chính)
- Tài liệu này giúp dự án xác định được:
** Organization strategies, goals, and objectives ==> Root cause or contributors of an opportunity (đánh giá được mình đóng góp thế nào cho tổ chức, nguyên nhân vì sao lại có dự án này và cơ hội nó đem lại)
** Gap analysis of capabilities (Sự khác biệt giữa tính khả thi và năng lực hiện tại)
** Known risks
** Critical success factors (Các yếu tố thành công then chốt - tính khả thi)
*** Decision criteria ==> analysis Situation (Các điều kiện đưa ra quyết định dựa vào phân tích tình hình hiện tại)
Ex: Bình ổn = Làm cả những feature Optional (Không cần thiết)
Biến động = Desired (Ok nhưng làm sau)
Khủng hoảng = Chỉ làm Required feature.
What is PMO Types?
Project Management Office Types
1. Supportive - consultative role, templates, training
Hướng dẫn thôi, đưa tài liệu, templates, tiến hành training, tư vấn
2. Controlling - compliance through a framework, specific forms, and templates, governance
Kiểm soát một phần bằng cách đưa ra các framework, PM phải follow
3. Directive - directly manages the project as the PMO owns and control the project life cycle
Kiểm soát dự án luôn rồi, PM là chân chạy xung quanh thôi
Business Value = Giá trị đem lại cho tổ chức hoặc đem lại cho khách hàng
- Tangible Value: Giá trị hữu hình
- Monetary assets (Tài sản, Tiền tệ)
- Stockholder equity (Vốn cổ đông)
- Fixture and tools (Tạo ra các Công cụ mới)
- Market share (Nâng tầm kiểm soát thị trường) - Intangible Value: Giá trị vô hình
- Goodwill and reputation (Thiện chí, danh tiếng)
- Brand recognition (Nhận diện thương hiệu)
- Public benefit (Lợi ích cộng đồng)
- Trademarks (Nhãn hiệu hàng hóa)
- Strategic alignment (Liên kết chiến lược với tổ chức khác)
When a project end?
Lý do để đóng dự án
Project end when:
- Objective met (Hoàn thành dự án)
- The objective cannot met or will not be met (Không thể đạt được mục tiêu ban đầu)
- Funds are depleted (Hết tiền đầu tư)
- need no longer exists (Không còn cần thiết nữa)
- resources are no longer available (Không có đủ vật liệu)
- Legalities or convenience terminates the project (Vi phạm pháp luật)
What is PM Responsibility?
Nhiệm vụ của 1 PM trong 1 Project là gì?
- Lead team to achieve objectives
- Balance the competing objectives (Scope, Schedule, Cost, Quality)
- Communicate with stakeholders
- Contribute to business value
Do đó PM phải có 3 giá trị sau:
- Knowledge: Understanding Project Management
- Performance: accomplish as a PM
- Personal: Behaviors, effectiveness, character, leadership
PM phải trưởng thành dần
- Performing: Đi theo process đã định sẵn
- Process: Tự đưa ra được các process
- Cognitive (Nhận thức): Nhận thức được sự ảnh hưởng của thời thế và thay đổi theo
- Context: Dự đoán được tương lai, có đóng góp lớn cho cộng đồng (thành thần rồi)
7 reasons open a Project
Tại sao người ta lại tạo ra các project?
Need of
- Market
- Organizational
- Customer
- Social
Changes of
- Technological advance
- Legal requirement
- Ecological impacts (Environment impacts)
