COST Flashcards
COST MANAGEMENT
DEFINITION
là các bước để plan, estimate, budget, finance, funding manage, control cost để dự án có thể hoàn thành đúng với approved budget
KEY CONCEPTS
(1) Cost Management chủ yếu tập trung vào việc quản lý cost của resources cần cho dự án và sự ảnh hưởng của các project decision đến việc giảm cost.
(2) Different Stakeholder have different way at different time to measure cost.
TRENDS AND EMERGING PRACTICES
(1) EVM
(2) ES = extendsion of EVM
- ES = Earned Schedule, AT = Actual Time
- Nếu ES - AT > 0, good
(3) Trong trường hợp dự án bị giới hạn tài chính, thì scope và schedule phải thay đổi với cost constraint.
(4) Project Cost Gồm những gì?
- Cost of Resource (human and physical)
+ Direct cost (Cannot be shared) vs Indirect cost: Can share
+ Variable cost (Based on conditions) vs Fixed cost (Constant Or Recurring - trả định kỳ hoặc maintainence)
- Life Cycle Cost:
+ Predict Lifecycle: Maintain the deliverables of the previous phases
+ Adapt Lifecycle: Periodly pay for resources example water, electrics, gas.
TAILORING CONSIDERATIONS
- Knowledge Management:
- Formal Knowledge Management: Tổ chức có sự quản lý Knowledge chính thức không?
- Financial Database (x dollars for a square) Có historical data về Financial Database không? - Estimating and budgeting Policies. Tổ chức có sẵn các policy, procurement, process ko?
- Earned Value Management. Có sử dụng EVM ko?
- Governance: Audit where money actual spent and Policies một cách chính thức ko?
- Agile: Formula in agile
CONSIDERATIONS FOR AGILE/ADAPTIVE
(1) Scope chưa detail từ đầu ==> chưa có detail cost estimate từ đầu ==> Sử dụng lightway estimate
(2) Detail estimate sẽ được thực hiện cho trường hợp just-in-time tức là short-term planning.
7.1 Plan Cost Management
WHAT
Là bước định nghĩa project cost sẽ được estimate, budget, quản lý, kiểm tra kiểm soát như thế nào
THE KEY BENEFIT
Đưa ra được guide để quản lý cost xuyên suốt dự án.
THE KEY INPUT/ OUTPUT
- Input
(1) Project Charter
(2) Schedule Plan, Risk Plan - Output: COST PLAN
NOTES
(1) Cost Plan:
- Chứa một tập hợp framework cho mỗi step thuộc KA
- Chứa thông tin về tool và technique sẽ sử dụng
- Cụ thể gồm những thành phần sau:
+ Đơn vị đo - Unit of measure (US, MM, VND…)
+ Độ Tập Trung - Level of Precision
+ Độ Chính Xác - Acurracy
+ Organization procedure Links = Control Account = link with WBS
+ Control thresholds
+ Cost Estimate approach (Analogous/ parametric/ Bottom-up/ 3 points)
+ Rule of performance measurement (EVM)
+ Report formats
7.2 Estimate Costs
WHAT
Là bước xây dựng tài nguyên về tài chính để hoàn thành dự án
THE KEY BENEFIT
Quyết định được tài chính cần thiết
THE KEY INPUT/ OUTPUT
- Input
(1) Cost Plan, Quality Plan,
(2) Scope Baseline
(3) Project Schedule
(4) Resource Requirement
(5) Risk Register - Output:
(1) Cost estimate
(2) Basis of estimate
NOTES
(1) Cost estimate:
- là sự dự đoán về tài chính dựa vào những thông tin đã biết tại thời điểm estimate. ==> Nó sẽ được review và update trong dự án vì khi đó các thông tin sẽ được thêm vào và các assumption được tested.
- Nó sẽ gồm tất cả các chi phí từ lúc khởi tạo đến khi kết thúc dự án.
- Khi estimate cost cần quan tâm:
+ Shared resource
+ Cost trade-off (đi mua)
+ Risk
(2) Độ chính xác của estimate gồm:
- Rough of Magnitude (ROM) - (-25% to 75%) = wild estimate
- Preliminary estimate (-15% to 50%) = when project initiate
- Budget estimate (-10% to +25%) = when project initiate
- Defininate estimate (-5% to + 10%) = when project in-progress
- Final estimate (100%) = when close
7.3 Determine Budget
WHAT
Là bước tính tổng các estimated cost của từng activity hoặc workpackage để tạo thành cost baseline.
THE KEY BENEFIT
Xác định được cost baseline để monitor và control về sau.
THE KEY INPUT/ OUTPUT
- Input
(1) Cost Plan, Resource Plan,
(2) Scope Baseline
(3) Cost estimate - Output:
(1) Cost Baseline
(2) Project Funding Requirement
NOTES
(1) Cần Historical Information Review: Xem lại historical data xem có sử dụng được không.
(2) Cần Project Funding Requirements (Yêu cầu tài trợ cho dự án)
- Tại một số thời điểm dự án sẽ cần thêm các nguồn tài chính, do đó cần yêu cầu tài trợ thêm.
- Khoản tài trợ cho dự án thường map với một ngày cố định trong Project schedule được gọi là Project Step funding.
(3) Financing: Để lấy tiền về cho dự án
(4) Project Budget = Management Reserve + Cost Baseline
(4) Cost baslines = Control Account = Contigency Reserve + sum (Work Package Estimate = Activity Contigency Reserve + Activity Estimate)
7.4 Control Costs—The process of monitoring the status of the project to update the project costs and manage
changes to the cost baseline.
- Monitor status of the project cost
- Tracking costs
- Communicating the cost status - Maintain the cost baselines (Sự ảnh hưởng của changes request)
- Variance management and corrective actions
- Balancing project risk and reward
When the cost is incurred? Chi phí phát sinh khi nào? - Decision is made - Order is placed - Item delivery - Actual payment
