INTEGRATION Flashcards
Integration Management
DEFINITION
(1) Chứa các process và các hoạt động liên quan đến việc định nghĩa, combine, và tổng hợp các process và hoạt động ở trong toàn bộ Project Management Process Group
(2) Project Integration là cần cân nhắc những vấn đề gì?
Cần cân nhắc 5 vấn đề:
- Resource allocation
- Cân bằng giữa các yêu cầu
- Kiểm tra các chiến lược thay thế
- Thay đổi các process để đạt được mục tiêu dự án
- Quản lý sự phụ thuộc giữa các KA
KEY CONCEPTS
(1) Integration là trách nhiệm của ai?
- Là của PM, không ủy quyền hoặc chuyển giao cho người khác được.
(2) Ai là người chịu trách nhiệm cuối cùng về toàn bộ dự án?
- PM
(4) Các hoạt động trong Project Integration Management
- Develop Project Charter -> Đảm bảo align giữa delivery date, project life cycle, benefits realization plan.
- Develope Project Plan -> để đạt được objective.
- Manage Knowlegde -> Sử dụng kiến thức và tạo ra knowledge
- Direct and Manage Project Work -> Quản lý performance, changes bằng cách Đo, tracking, monitoring hoạt động dự án
- Change Control -> Đưa ra các quyết định bằng cách collect, analyze and communicating project information cho stakeholder liên quan
- Close Project/ Phase -> Hoàn thành và kết thúc phase or project. Manage transition nếu cần.
TRENDS AND EMERGING PRACTICES
(1) Sử dụng automation tool = PMIS
(2) Sử dụng visual Tool = provide real-time overview of project status
(3) Project Knowledge Management
(4) Tăng cường trách nhiệm của PM như là bắt đầu vào dự án sớm từ bước khởi tạo, là cầu nối giữa team với các đầu mối liên quan như functional manager, senior manager, operation management…
(5) Hybrid methodologies như Agile
TAILORING CONSIDERATIONS
- Project Life Cycle and Development Life Cycle
- Management Approaches
- Knowledge Management, Lesson Learned
- Change Management: Làm thế nào để quản lý change trong dự án?
- Governance (using existing or create new one): Report cho ai?
- Benefits: Làm thế nào để benefit được report?
CONSIDERATIONS FOR AGILE/ADAPTIVE
(1) Team member là domain expert ==> Team member sẽ quyết định làm thế nào để plan và quyết định các thành phần nào sẽ integrate với nhau
(2) PM focus on xây dựng collaborative decision-making environment để đảm bảo khả năng đáp ứng với thay đổi
4.1 Develop Project Charter
WHAT
Là bước tạo ra Project Charter, tài liệu mà:
- formally authorizes the existence of a project
- provides the project manager with the authority to apply organizational resources to project activities.
THE KEY BENEFIT
- Link giữa Organization Strategy với Project Objective
- Create a formal record of the project
- Shows the organization’s commitment to the project.
THE KEY INPUT/ OUTPUT
- Input:
(1) Business Document = Business Case + Benefit Management Plan
(2) Agreement - Output:
(1) Project Charter
(2) Assumption Log
NOTES
(1) Cho PM involve vào quá trinh tạo ra Project Charter là để hiểu tốt hơn về project purpose, objectives, expected benefits. Từ đó sẽ chọn resource hợp lý.
(2) Business Case chứa:
- Bussiness Need
- Cost - Benefit Analysis
(3) 7 lý do để open 1 dự án
- Need: Market Demand, Customer Need, Organization Need, Social Need
- Technological advance , Legal Requirement, Ecological Impact
(4) Project Charter chứa những thông tin gì?
- Project Purpose: Tại sao lại có dự án?
- Measurable project objectives: Làm thế nào để biết dự án thành công hay không?
- Overall Risk: Khó khăn mà dự án gặp phải
- High-level Requirement: Có những yêu cầu nào trong dự án?
- Các yếu tố chính: Key deliverables + Milestones list + Key stakeholders + Pre-assignment team
4.2 Develop Project Management Plan
WHAT
Là bước để định nghĩa, chuẩn bị, hợp nhất tất cả các plan thành phận lại với nhau thành Project management Plan.
THE KEY BENEFITS
- To communicates among the project
- A guide for PM
- Provides project structure, documentation, baselines
THE KEY INPUT/ OUTPUT
- Input
(1) Project Charter
(2) Các Plans - Output: Project Management Plan
NOTES:
(1) Project Plan chứa những gì?
- Các Plan nhỏ bên trong: 3S - 2R - 2C - P - Q +
Change Plan + Configuration Plan
- Performance Measurement Baselines
- Cost Baseline, Schedule Baseline, Scope Baseline (Scope Satement, WBS, WBS dictionary)
- Development Approach, Project Life Cycle Approach
(2) Project Kick-off Meetings
- Thường diễn ra ở cuối planning đầu executing. Tuy nhiên với dự án nhỏ, nó có thể diễn ra ngay ở initiating. Với dự án lớn, trước executing. Với dự án nhiều phase, ở đầu mỗi phase.
- Để communicate project objective, gain commitment và explain the role and responsibility
4.3 Direct and Manage Project Work
WHAT
Là bước để dẫn dắt và thể hiện các việc đã được định nghĩa trong project management plan
Và thực thi Approved Change
THE KEY BENEFITS
Cung cấp một sự quản lý tổng thể cho project work, deliverables ==> tăng khả năng thành công
THE KEY INPUT/ OUTPUT
- Input:
(1) Plans
(2) Change Log, Approved Change
(3) Project Schedule - Output
(1) Deliverables
(2) Work Performance Data
(3) Issue Log, Change Request
NOTES
(1) Issue Log chứa:
- Issue Type
- Reporter
- Description
- Priority
- Assignee
- Status
- Due Date
- Solution
(2) Change Request gồm
- Preventive Action
- Corrective Action
- Defect Repair
- Update
4.4 Manage Project Knowledge
WHAT
Là bước sử dụng knowledge có sẵn của tổ chức
và tạo ra các knowledge mới để đạt được mục tiêu dự án và đóng góp cho tổ chức.
THE KEY BENEFITS
- Knowledge trước được tận dụng để tạo ra hoặc cải thiện cho dự án
- Knowledge dự án tạo ra sẽ hỗ trợ cho các dự án tương lai
THE KEY INPUT/ OUTPUT
- Input
(1) All Plans
(2) Lesson Learned Register
(3) Deliverables - Output
(1) Lesson Learned Register
(2) OPA Updates
NOTES
(1) Knowledge chia làm 2 loại
- Explixit = dễ mô tả
- Tactit = khó mô tả
(2) Knowledge Management Techniques - 10 loại
Loại 1: Học n - n: Story Telling = kể chuyện cho nhau nghe
Loại 2: Học n - n: Knowledge faire and cafes - “tents” = Đóng vai, đóng kịch
Loại 3: Tự học: Creativity and ideas managements (brainstorming, mindmapping…)
Loại 4: Tự học: Disscusion forum và focus group
Loại 5: Tự học: Interested group
Loại 6: Học 1 - 1: Work shadow - follow, “shadow” an expert
Loại 7: Học 1 - 1: Resverse shadowing - Expert follow you, coaching you
Loại 8: Học 1 - n: Trainning events
Loại 9: Học 1 - n: Networking with colleagues
Loại 10: Học n - n: Meetings
(3) Information Management = to create and connect people to information
- Cách thức để số hóa kiến thức explicit
- Lesson Learn Register
- Library Services
- Information Gathering
- PMIS includes Document Management System.
(4) Lesson Learned Register chứa:
- Impact, recomendation, proposed actions with the situation
- challeges, problems, realized risk and opportunities
- Cuối dự án, nó chuyển giao cho OPA và thành một phần của Lesson Learn Repository
4.5 Monitor and Control Project Work
WHAT
Là bước tracking, reviewing và reporting progress của dự án so với mục tiêu đã đề ra trong plan
THE KEY BENEFITS
Cho mọi người hiểu current state của dự án, từ đó nhận thức và đưa ra action phù hợp.
Cho mọi người có thể dự đoán future status của dự án.
THE KEY INPUT/ OUTPUT
- Input
(1) All Plans
(2) Work Performance Information
(3) Cost forecast, Schedule forecast
(4) Issue Log, Risk Register,
(5) Quality Report, Risk Report - Output
(1) Change request
(2) Work Performance Report
(3) Cost Forecast, Schedule Forecast
(4) Issue Log, Risk Register, Lesson Learned Register
NOTES
(1) Các bước gồm:
- Compare actual vs plan ==> đánh giá xem có cần action gì ko ==> Report performance, progress, forcast
- Checking individual risk
- Check lại accurate của các documents
- Monitor implementation of approved changes
- Đảm bảo project is aligned với business needs
(2) Work Performance Report
- Information in Form để cảnh báo và đưa ra quyết định hoặc actions.
- Example: Status Report và Progress Report
- Có thể chứa: charts, risk summaries, contract performance information
4.6 Perform Integrated Change Control
WHAT
- Là bước xem lại các change request
- Approving changes
- Quản lý change để các deliverables, OPA, Document, Plans và communicate quyết định đến các stakeholder liên quan.
THE KEY BENEFITS
Cho phép những change đã được ghi nhận được đánh giá một cách tổng thể.
THE KEY INPUT/ OUTPUT
- Input
(1) Change Plan, Configuration Plan
(2) Baselines: Scope, Cost, Schedule
(3) Change Request
(4) Work Performance Report, Risk Report, Requirement Trace Matrix, Basis of Estimate - Output
(1) Approved Change Request
(2) Change Logs
NOTES
(1) Từ đầu đến cuối dự án
(2) Ảnh hưởng cả project scope lẫn product Scope
(3) Raise bởi bất kỳ ai và bất cứ khi nào
(4) Change Request có thể được khởi tạo verbally, nhưng sau đó phải document lại
(5) Change Request sẽ luôn được đưa ra quyết định bởi người có thẩm quyền thường là sponsor hoặc project manager.
(6) 7 bước change thần thánh
Bước 1: Tập trung ngăn chặn các change ko cần thiết
Bước 2: Xác định root cause of change (đến từ sponsor, customer, hay performance khác xa so vs plan)
Bước 3: Đánh giá impact
Bước 4: Create Change Request
Bước 5: Change Control
- Nếu thay đổi không ảnh hưởng đến baseline, PM thường quyết định
- Nếu có CCB, CCB review, đánh giá và đưa ra quyết định và communicate về quyết định đó đến mọi người.
- Nếu Customer hoặc Sponsor không thuộc CCB, Thì họ sẽ đưa ra quyết định cuối cùng
Bước 6: Update tài liệu và inform các stakeholder liên quan
Bước 7: Implement Approved Change
4.7 Close Project or Phase
WHAT
Là bước kết thúc tất cả các hoạt động của dự án hoặc phase hoặc hợp đồng
THE KEY BENEFITS
- Thông tin được lưu trữ lại
- Các công việc đã lên kế hoạch đều được hoàn thành
- Resource thì được giải tán để tái sử dụng
THE KEY INPUT/ OUTPUT
- Input:
(1) Project Charter, Agreements, Business Document
(2) Accepted Deliverables
(3) All Plans
(4) - Output:
(1) Final product, service, result
(2) Lesson Learned Register
(3) Final Report
CLOSE PROJECT GỒM CÁC HOẠT ĐỘNG
(1) Các hoạt động liên quan đến đánh giá sự hoàn thành và exit criteria của project/ phase:
- Đảm bảo deliverables là up to date và all issues are resolved
- Confirm the delivery and formal acceptance từ customer
- Đảm bảo là đã nhận hết tiền
- Đóng hết các account, phân công nhân sự, xử lý các tài nguyên thừa
- Create Final Report
(2) Các hoạt động liên quan đến Đóng một contract
- Confirm acceptance cho seller work
- Đóng lại các open claim
- Update các record về final version
- Lưu lại thông tin để sau dùng
(3) Các hoạt động NHẤT ĐỊNH phải có:
- Collect lại hết record và lưu trữ vào OPA
- Audit xem success hay fail
- Chuyển giao công nghệ
- Xác định các lesson Learned, các suggestion để improve policy, procedure cho tổ chức
- Lấy được Customer Statisfaction
(4) Nếu dự án bị terminate (đóng trước hạn)
- Investigate và lưu trữ lại lý do trươc khi đóng
- Để investigate thì cần involve tất cả các stakeholders
- Partial or interim deliverables may also be included
NOTES: (1) Meetings được dùng để: - confirm là deliverables đã được accepted - đánh giá là exit criteria đã được met - formalize complete 1 contract - đánh giá feedback của khách hàng - thu thập lesson learned - transfer thông tin - Ăn mừng (2) Final Report will contain: - Tổng kết chung về Project/ Phase - Nhìn lại Scope, Quality, Cost, Schedule objective: \+ Reasons for variances \+ Evidence that completion was met \+ Nếu không đạt được thì đã đạt được bao nhiêu %, và estimate để hoàn thành nốt là thế nào. - Tổng kết về đạt được bussiness need. \+ Nếu không đạt được thì đã đạt được bao nhiêu %, và estimate để hoàn thành nốt là thế nào. - Tổng kết lại Risk và Issue
