TIP & TRICK Flashcards
Nếu có changes về Procurement ví dụ như Issue, Correct Deliverables nhưng không liên quan đến thay đổi Contracts / Agreements
TH1: Liên quan đến ISSUE, DELIVERABLES. Nhưng ko cần thay đổi CONTRACTS/ AGREEMENTS
==> Follow Perform ICC (Formal Change Control Procedure hoặc đi qua Change Control System)
==> Lưu ý: trong lúc Follow ICC thì có thể Review Procurement Management Plan và Contracts
TH2: Cần thay đổi CONTRACTS/ AGREEMENTS
==> Xem lại Terms trong Contracts / Agreements và review lại Procurement Management Plan
==> Follow Contract Change Control Procedure / Change Control System
Khi muốn update gì thì luôn nhớ
Follow PICC
Meeting với team hay stakeholder đánh giá lại tình huống
Tránh các option tự làm 1 mình, tự quyết định
Khi dự án đang chạy, có PM mới thay thế, PM mới cần làm gì để biết thêm thông tin?
- Review Reports để biết Status (Status Reports, Work Performance Reports)
- Review Charter để nắm thông tin High-Level, Get familiar, nắm objectives, etc.
- Meetings với Project Team
Nếu dự án có PM chưa có kinh nghiệm
- Review OPA (Lessons Learned Repository) (lưu ý nếu không có historical information thì KHÔNG review OPA)
- Sử dụng Expert Judgment (SMEs)
- Build Prototypes để lấy early feedback
- Training Team
- Outsource bên ngoài
Khi có dự án, làm về NEW THINGS, trước đó chưa từng làm
[Keyword = no experience, unfamiliar, no historical]
- Sử dụng Expert Judgment (SMEs)
- Outsource bên ngoài
- Build Prototypes để lấy early feedback
- Training Team (cẩn thận vì nếu trong Internal chưa có experience thì không chọn options này hoặc chọn khi không còn option nào khác)
Khi có vấn đề liên quan đến Communication xử lý thế nào?
TH1: Vấn đề chỉ liên quan đến cá nhân
==> Gặp cá nhân đó (Meetings riêng —> tìm hiểu rõ vấn đề, root cause để giải quyết)
TH2: Nếu vấn đề liên quan đến team, số đông
==> Meetings và kết hợp Faciliate để tăng hiệu quả (enhance effectiveness, efficiency)
==> Reach mục tiêu, buy-in, cross-functional
TH3: Các vấn đề về chia sẻ, lấy thông tin nhưng Stakeholder ngại, vấn đề confidential, personal issue, privately
==> Interviews
Th4: Nếu cần theo target audience, nhóm nhỏ tập trung để nhận diện 1 vấn đề cụ thể gì đó
Target audience, SMEs / Prequalified Stakeholders (Dev PC / Dev PMP)
==> Focus Group
Các câu hỏi liên quan đến keywords: Reports, Escalate Process, ai có authority release thông tin, Communication Technology, Who/How/What/When communicate, Channels, Right Information
review lại Communications Management Plan
Làm gì khi Lỗi (issue) xảy ra?
TH1: Lỗi xảy ra lần 1. Chưa được xử lý.
Cần Update Issue Log (ghi nhận owner, tìm cách xử lý, tracking, đảm bảo quản lý issue hiệu quả)
==> Nếu Issue là của dự án thì update vào Issue Log.
==> Còn Issue của dự án khác thì Inform Stakeholders / PM của dự án khác.
TH2: Lỗi đã xử lý xong
[Keywork: Issue Resolved / Prevent for Future Works, Future Projects / Avoid Reoccur]
1. Update Issue Log (1st) (ghi nhận đóng lỗi, cập nhật resolution)
==> Nếu Issue là của dự án thì update vào Issue Log. ==> Còn Issue của dự án khác thì Inform Stakeholders / PM của dự án khác.
2. Update Lessons Learned Register (ghi nhận kinh nghiệm, bài học, cải thiện)
3. Cuỗi mỗi phase hoặc close project thì transfer Lessons Learned Register vào Lessons Learned Repository (OPA)
TH3: Lỗi xảy ra lần thứ 2
[Keyword: Re-occurred]
1. Xem Lessons Learned Register + Issue Log (xem câu hỏi có option nào, đa số sẽ xem LLR trước)
2. Nếu liên quan đến Risk xảy ra lần thứ 2 mà không có đáp án LLR thì tập trung vào đáp án Risk Register hoặc Risk Report
Nếu trường hợp cần review cho future phases của dự án
- –> Xem Lessons Learned Register trước; nếu không có LLR thì xem OPA (Lessons Learned Repository)
- –> Có thể tập trung vào các đáp án như Lessons Learned Meetings hoặc Restrospectives (Agile) - là các buổi họp để rút kinh nghiệm, cải thiện performance
Nếu trong quá trình làm dự án (Plan / Executing) phát hiện ra Risk mới (newly identified) hoặc Unplanned Risk (Risk chưa plan)
TH1: Risk chưa xảy ra (Not Occur) hay chưa impact đến dự án
- Update Risk Register hoặc các T&T liên quan đến (Identify Risks) (trong lúc Identify Risks này đã có preliminary Risk Responses, temporary Risk Owner, Triggers
- rồi Assess / Evaluate Risk đó bằng Qualitative / Quantitative (đánh giá Probability & Impact, confirm Risk Owner, Rankings, Numerical Assessment, Watch List, etc.)
- Confirm Risk Responses, Trigger (Plan Risk Responses)
TH2: Risk ĐÃ xảy ra (Occurred) và impact đến dự án
a/ Workaround (Proactive)
b/ Nếu không có Workaround thì xem các đáp án như Review Risk Management Plan (có các thông tin để phản hồi, response đúng mực cho Risk) (Proactive)
c/ Update Risk Register (Reactive)
d/ Hoặc các options như inform Stakeholders về Risks
Nếu Risk xảy ra và có impact quá lớn (Serious / Unviable) dẫn đến dự án Unviable (nói chung không khả thi hoặc tác động thay đổi rất lớn nữa)
- Inform / Escalate lên Sponsor / Steering Committee / Stakeholders
- Perform ICC
- Raise Risk Level
Nếu Planned Risk (có Risk Response Plan) xảy ra
- Implement Risk Response (không cần Change Request, nhớ thêm PMIS và Influencing Risk Owner)
—> Nếu implement xong mà ảnh hưởng đến Baseline thì submit change requests (Outputs của Implement Risk Responses) - Review Risk Register (trong Risk Register có Risk Response, Risk Owner)
- Luôn luôn PM phải proactive và influence Risk Owner (Risk owner chịu responsible để implement risk response plan)
Nếu Risk Owner đi vắng hay bận thì Project Manager (Ultimate Accoutable) phải trigger Risk Response Plan và inform lại cho Stakeholder
Nếu Risk xảy ra và có impact quá lớn (Serious / Unviable) dẫn đến dự án Unviable (nói chung không khả thi hoặc tác động thay đổi rất lớn nữa)
- Inform / Escalate lên Sponsor / Steering Committee / Stakeholders
- Perform ICC
- Raise Risk Level
